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Unser BPO Ansatz

Überprüfung

  • Identifizieren vonAnforderungen und Zielen (z.B. strategischer Plan);
  • Identifizieren von Problemen höchster Bedeutung bezüglich Organisation, Personen, Prozessen und Systemen;
  • Entwickeln von möglichen Lösungen (Abteilungsorganisation, Mitarbeiter, Verfahrensweisen, Strukturwandelund Systemorientierung);
  • Identifizieren potentieller Techniklösungen;
  • Analysierenlaufender Kosten;
  • Durchführen von Überprüfungen der Personalpolitik und der Personalnebenkosten auf hohem Niveau, um Veränderungspotentiale zu ermitteln.

Projektierung

  • Personalinterviews führen, um arbeits- und kontrolltechnische Defizite zu identifizieren und um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu beurteilen;
  • Auf hohem Niveau Prozessvisualisierungen anlegen, um Strukturwandelmöglichkeiten zu identifizieren;
  • Detaillierte Überprüfung von Personalpolitik und Sozialleistungen;
  • Vollständige Auswahl von Technologielösungen;
  • Ausarbeiten von Projektlösungen, Zeitplanung, Ressourceneinsatz und Rahmenbedingungen;
  • Ausarbeiten der Kalkulation.

Umsetzung

  • Ausarbeitung einer Dienstleistungs-Outsourcing-Vereinbarung (BPO Agreement);
  • Verpflichtung geeigneter Ressourcen für die Umsetzung;
  • Entwicklung und Kommunikation des Mitarbeiter Strukturwandelplans;
  • Vertragsausführung, Wechsel und Einstellung von Mitarbeitern und Aufnahme der Tätigkeit.

Ablauf

  • Laufende Arbeitsprozesse;
  • Leistungsmessung;
  • Kontinuierliche Verbesserung.

Ablaufplan

Auf unserer Erfahrung basierend schlagen wir die folgende Vorgehensweise vor:

Phase 1 – Überprüfung

In dieser Phase würden wir den Kunden besuchen, um das Geschäft und das Organisationsschema zu verstehen, und wir würden die verschiedenen Betriebsbereiche überprüfen, wie beispielsweise Akten einsehen, Meetings beobachten, Geschäftsabläufe nachvollziehen, ein Arbeitsprogramm vorbereiten, um welches wir gebeten wurden, mit den zugehörigen Vorleistungen und Fristen für die zu erbringenden Leistungen.

Phase 2 – Projektierung

Basierend auf den gesammelten Informationen würden wir die besten Lösungen und Umsetzungspläne erarbeiten, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. In dieser Phase würden wir Qualitätsverbesserungsmöglichkeiten ermitteln und Empfehlungen für Prozessverbesserungen und Produktion geben. Der Schwerpunkt würde auf der Abstimmung von Buchhaltung, administrativen Bestimmungen (Bilanzierung, Verfahrensrichtlinien und Gehaltsabrechnungsvorschriften), Kontenplan, Kostenstellen, Projekt- und Jobzahlen, Hierarchie des Rechnungswesens, Betriebsvermögen, Schnittstellen (manueller und automatischer Art), Gehaltsstruktur, Datensicherheitssystem und Check-in-Kontrollsystem liegen.

In dieser Phase wäre es außerdem notwendig, die monatlichen Beiträge des Kunden, sowie die Leistungen, welche erbracht werden sollen durch BPO, zu besprechen.

Ein detaillierter Terminplan mit für jede Seite genau definierten Fristen müsste ausgearbeitet werden. Die Wege der Informationsübermittlungen (z.B. per Post, Kurier, E-Mail usw.) müssten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls abgestimmt werden. Dieser Projektplan würde detailliert mit dem Kunden erörtert werden und würde nur zur Anwendung kommen, wenn alle Aspekte geklärt und gebilligt wären.

In Übereinstimmung mit dieser Information werden wir eine Angebotszeitplanung der geleisteten Arbeit erstellen, der monatlichen Buchhaltungsaufgaben, der monatlichen Gehaltszahlungen für einen durchschnittlichen Monat und der Jahresabschlussaufgaben. Diese Planungen werden Teil des „Anhangs der Ablaufpläne“ sein.

Phase 3 – Umsetzung

Der genehmigte Projektplan würde wie folgt umgesetzt:

  • Nach der Vertragsunterzeichnung und nach den Überprüfungs- und Planungsphasen, wird getsix® mit der Umsetzung beginnen;
  • Die in Phase 1 konzipierten und vom Kunden gebilligten Planungen würden noch einmal überprüft und kämen dann in dieser Phase zur Ausführung.

Phase 4 – Ablauf

getsix® würde die Bilanzierungen und Gehaltsabrechnungsabrechnungen, sowie verwandte Leistungen, die zuvor vereinbart worden waren, routinemäßigbereitstellen.

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