Wie bereitet man ein Unternehmen auf das obligatorische landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen vor?

Die Einführung von dem Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) sollte mit einer Datenprüfung und der Zuordnung der Felder in der E-Rechnung beginnen, gefolgt von einem Update des ERP-Systems und der Zuweisung von Benutzerrechten. Die wichtigen Schritte sind: Tests, Schulungen der Teams, Aktualisierung der Dokumentenflussverfahren und Kommunikation mit Geschäftspartnern. Eine gute Vorbereitung minimiert Fehler und das Risiko von Sanktionen nach 2026.

Wie überprüft Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) Rechnungen und was passiert, wenn sie Fehler enthalten?

Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen überprüft automatisch die Richtigkeit jeder Rechnung, darunter die Eindeutigkeit der Nummer, die Richtigkeit der Daten und die Übereinstimmung der Felder mit dem XML-Format. Wird ein Paket mit mehreren Rechnungen versendet und enthält eine davon einen Fehler, lehnt das System nur diese bestimmte Rechnung ab – die übrigen erhalten ihre KSeF-Nummer. Das bedeutet, dass Sie nicht den gesamten Versand unterbrechen müssen, sondern die fehlerhaften Rechnungen korrigieren und ohne Verzögerung erneut versenden können.

Welche Fehler machen Unternehmen am häufigsten bei der Einführung vom Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen?

Die häufigsten Fehler sind unvollständige XML-Datenzuordnung, veraltete Informationen in den Systemen, fehlerhafte Benutzerberechtigungen und fehlende Integrationstests. Viele Unternehmen vernachlässigen auch Schulungen oder die Kommunikation mit Geschäftspartnern. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine Testimplementierung, die Aktualisierung der Verfahren und eine klare Rollenverteilung im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen.

Wie kann man EDI mit dem Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen verbinden?

EDI-Systeme dürfen weiterhin verwendet werden, aber jede Rechnung, die außerhalb von dem Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) übermittelt wird, muss einen Link oder einen QR-Code zur Überprüfung im System enthalten. Dieser kann direkt in die EDI-Datei eingefügt oder gemeinsam mit der Rechnung übermittelt werden – z. B. in derselben E-Mail oder EDI-Nachricht. „Gemeinsam“ bedeutet im selben Datenpaket, nicht unbedingt in derselben Datei.

Müssen Finanzunternehmen Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen nutzen?

Nicht alle. Von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) ausgenommen sind unter anderem Finanz- und Versicherungsdienstleistungen gemäß Art. 43 Abs. 1 Punkt 7 und 37–41 des Umsatzsteuergesetzes (z. B. Kredite, Leasing, Versicherungen). Wenn ein Unternehmen jedoch umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt – z.B. Provisionen erhebt – sollte es diese bereits im E-Rechnungssystem (KSeF) ausstellen. Hinweis: Dies ist der Stand gemäß dem Verordnungsentwurf vom 29. Juli 2025; der Umfang der Ausnahmen kann sich noch ändern.

Kann ich im landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) Rechnungen im Namen eines Vertragspartners ausstellen (Selbstfakturierung)?

Ja, aber nur nach Erteilung einer formellen Vollmacht durch den Käufer. Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen sieht keine Genehmigung durch den Lieferanten im System vor, daher sollte der Prozess im Vertrag beschrieben und vor dem Versand genehmigt werden. Selbstfakturierung im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) ist nicht möglich, wenn mindestens eine der Parteien keine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) hat – etwa bei Geschäften mit ausländischen Unternehmen.

Was ist eine Transaktionsbestätigung und kann sie eine Rechnung ersetzen?

Nein, eine Transaktionsbestätigung ist keine Mehrwertsteuerrechnung. Es handelt sich um ein vereinfachtes Dokument, das dem Käufer sofort übergeben werden kann – z. B. in einem Geschäft oder an der Tankstelle – bevor die Rechnung an das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen übermittelt wird. Sie enthält die grundlegenden Daten der Parteien, die Rechnungsnummer, den Bruttobetrag sowie zwei QR-Codes/Links („Rechnung in KSeF überprüfen“ und „Aussteller verifizieren“). Es dient zu Informationszwecken und nicht zu Buchhaltungszwecken.

Wie funktioniert der Modus „offline24“ und wann darf man ihn nutzen?

Der Modus „offline24“ ermöglicht es, eine Rechnung ohne Verbindung zum Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen auszustellen – z. B. einer Störung oder fehlendem Netzwerkzugang. Die Rechnung muss dem XML-Format entsprechen und spätestens am nächsten Werktag an das E-Rechnungssystem übermittelt werden. Wenn der Empfänger ein inländischer Steuerpflichtiger mit Steueridentifikationsnummer (NIP) ist, muss die Rechnung letztendlich über das landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) zugestellt werden und darf nicht nur in Form einer Visualisierung oder E-Mail übermittelt werden.

Kann ich Rechnungen an Kunden außerhalb von dem landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) senden?

Ja. Wenn Ihr Geschäftspartner Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen nicht nutzt (z. B. ein ausländisches Unternehmen oder ein B2C-Kunde), müssen Sie ihm die Rechnung in der vereinbarten Form übermitteln – z. B. als PDF, per EDI oder in Papierform. Das Dokument muss mit den im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) gespeicherten Daten übereinstimmen. Das polnische Finanzministerium erlaubt eine solche Übermittlung, empfiehlt jedoch, sie nach der vollständigen Einführung des Systems einzuschränken.

Welche praktischen Schritte sollte ein deutsches Unternehmen zur Nutzung des DBA Polen unternehmen?

Zunächst sollte ein deutsches Unternehmen ein Ansässigkeitsbescheinigung einholen und es dem polnischen Geschäftspartner vorlegen. Anschließend muss er prüfen, ob die Tätigkeit in Polen nicht zur Gründung einer Betriebsstätte führt. Zudem müssen Zahlungen auf mögliche Quellensteuer geprüft und die entsprechenden Verfahren (WH-OSC, Art. 26b CIT, „pay & refund“) eingehalten werden. Das DBA Polen ist nur dann wirksam, wenn das Unternehmen seine Bestimmungen aktiv in der Praxis anwendet. Die beste Lösung ist es, die Unterstützung eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen, der die Vorschriften auf beiden Seiten der Grenze kennt und Ihnen hilft, die Regeln des DBA Polen sicher umzusetzen.

Wie regelt das DBA Polen die Besteuerung von Renten und Pensionen?

Nach dem DBA Polen werden Renten und Leistungen aus der polnischen Sozialversicherung an Personen mit Wohnsitz in Deutschland grundsätzlich in Polen besteuert. In Deutschland sind diese Einkünfte steuerfrei, erhöhen jedoch über den Progressionsvorbehalt die Steuerbelastung auf andere Einkünfte. Private Pensionen oder Betriebsrenten werden dagegen in Deutschland besteuert. Das DBA Polen stellt sicher, dass diese Einkünfte nicht doppelt besteuert werden.

Wie regelt das DBA Polen die Vergütung von Arbeitnehmern und Führungskräften?

Das DBA Polen enthält spezielle Vorschriften für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Wenn ein deutscher Arbeitnehmer weniger als 183 Tage im Jahr in Polen arbeitet, kann die Vergütung ausschließlich in Deutschland besteuert werden. Vergütungen von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern polnischer Gesellschaften sind dagegen in Polen steuerpflichtig. Die Kenntnis dieser Regeln hilft, fehlerhafte Abrechnungen und Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Sind IT- oder Beratungsdienstleistungen in Polen steuerpflichtig?

Die reine Erbringung von Dienstleistungen aus der Ferne – ohne physische Präsenz in Polen – führt in der Regel nicht zur Steuerpflicht in Polen. Nach dem DBA Polen ändert sich dies jedoch, wenn deutsche Mitarbeiter regelmäßig beim polnischen Kunden arbeiten oder das Unternehmen über eine feste Einrichtung verfügt. Dann entsteht eine Betriebsstätte, und die dieser Tätigkeit zuzurechnenden Einkünfte müssen in Polen besteuert werden. Die Analyse des Risikos der Entstehung einer Betriebsstätte ist daher von entscheidender Bedeutung.

Welche Dokumente sind notwendig, um das DBA Polen anzuwenden?

Das grundlegende Dokument ist eine Steuerbescheinigung aus Deutschland, die den Steuersitz des Unternehmens bestätigt. In Polen ist oft zusätzlich die Abgabe einer Erklärung WH-OSC oder die Beantragung einer Bescheinigung über die Anwendung von DBA-Vorteilen (Art. 26b CIT) erforderlich. Bei hohen Zahlungen von über 2 Mio. PLN pro Jahr gilt außerdem das „pay & refund“-Verfahren. Die korrekte Dokumentation ist entscheidend, um sich erfolgreich auf DBA Polen berufen zu können.

Was passiert, wenn ich das DBA Polen nicht anwende?

Die Nichtanwendung des DBA Polen ist mit einem hohen Risiko verbunden. Der polnische Geschäftspartner kann 20 % der Vergütung als Quellensteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Darüber hinaus kann das Unternehmen verpflichtet sein, sich in Polen als CIT- oder VAT-Steuerzahler registrieren zu lassen. Falsche oder verspätete Steuererklärungen führen zu Sanktionen und Geldstrafen. Das DBA Polen ermöglicht es, diese Probleme zu vermeiden und bietet klare Abrechnungsregeln.

Wie hoch sind die Quellensteuersätze (WHT) gemäß DBA Polen?

Das DBA Polen sieht reduzierte Quellensteuersätze vor. Dividenden unterliegen einer Steuer von 5 %, wenn der deutsche Anteilseigner mindestens 10 % hält, ansonsten mit 15 %. Zinsen werden mit maximal 5 % besteuert, und Lizenzgebühren ebenfalls mit bis zu 5 %. Diese Regelungen ermöglichen deutschen Unternehmern eine deutliche Reduzierung der Steuerlast in Polen, sofern ein gültiges Ansässigkeitsbescheinigung vorliegt und die DBA-Voraussetzungen erfüllt sind.

Was bedeutet „Betriebsstätte“ im Zusammenhang mit dem DBA Polen?

Eine Betriebsstätte im Sinne des DBA Polen ist eine feste Geschäftseinrichtung, über die ein deutsches Unternehmen seine Tätigkeit in Polen ausübt. Dies kann ein Büro, ein Lager, eine Werkstatt oder auch ein Vertreter sein, der regelmäßig im Namen des Unternehmens handelt. In Branchen wie IT oder Consulting kann eine Betriebsstätte auch dann entstehen, wenn Mitarbeiter regelmäßig bei Kunden in Polen arbeiten. Die Gründung einer Betriebsstätte bedeutet die Verpflichtung, einen Teil der Einkommensteuer in Polen zu entrichten.

Wie schützt DBA Polen vor Doppelbesteuerung?

Der grundlegende Mechanismus von DBA Polen ist die Aufteilung des Besteuerungsrechts zwischen Deutschland und Polen. Hat ein deutsches Unternehmen in Polen keine Betriebsstätte, werden die Unternehmensgewinne ausschließlich in Deutschland versteuert. Wenn hingegen eine Betriebsstätte (z. B. ein Büro, eine feste Niederlassung) gegründet wird, wird ein Teil der Gewinne in Polen besteuert. Dank dieser Regeln wird vermieden, dass beide Länder gleichzeitig Steuern auf die gesamten Einkünfte erheben.

Was ist das DBA Polen und warum ist es für deutsche Unternehmen wichtig?

DBA Polen ist ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Polen. Es regelt, in welchem Land die Einkünfte eines deutschen Unternehmens, das Dienstleistungen in Polen erbringt, besteuert werden sollen. Dank DBA Polen können Unternehmer vermeiden, dass beide Staaten gleichzeitig Steuern auf dieselben Einkünfte erheben. Es schützt vor übermäßiger Steuerbelastung und erhöht die Sicherheit grenzüberschreitender Geschäften.

Warum ist die Zusammenarbeit zwischen einem polnischen Steuerberater und einem Buchhalter wichtig?

Beide Berufe haben unterschiedliche Kompetenzen, die sich jedoch ergänzen. Buchhalter übernehmen die tägliche Buchführung und Berichterstattung, während der polnische Steuerberater für rechtliche Interpretation, Strategie und Vertretung zuständig ist. Steuerberatung und Buchhaltung ergänzen sich gegenseitig – insbesondere bei Auslandsexpansion, Audits oder Gesetzesänderungen. Eine solche Zusammenarbeit bietet dem Unternehmer Sicherheit und Steueroptimierung in einem.

Welche Einschränkungen hat ein Buchhalter in Deutschland im Vergleich zu einem Steuerberater?

In Deutschland übernehmen Buchhalter vor allem die Finanzbuchhaltung, die Verbuchung von Rechnungen und die Lohnabrechnung. Sie dürfen jedoch keine Jahresabschlüsse erstellen oder Kunden vor Behörden oder Gerichten vertreten. Im Gegensatz dazu bietet die Steuerberatung in Deutschland – ähnlich wie die Steuerberatung in Polen – volle Vertretungsbefugnis und die Erstellung offizieller Abschlüsse. Ein Steuerberater hat daher einen deutlich größeren Verantwortungsbereich, genauso wie ein polnischer Steuerberater im Vergleich zu Buchhaltern in Polen.

Welche Anforderungen müssen Steuerberater in Deutschland im Vergleich zu Polen erfüllen?

In Deutschland muss ein Steuerberater eine staatliche Prüfung ablegen und bestimmte Anforderungen hinsichtlich Ausbildung und Praxis erfüllen. Wege führen über ein juristisches oder wirtschaftliches Studium oder langjährige Berufserfahrung. Die Steuerberatung in Deutschland umfasst Bilanzerstellung, Vertretung vor Finanzgerichten und betriebswirtschaftliche Beratung. Im Vergleich zu einem polnischen Steuerberater haben beide Berufe ein hohes Maß an Regulierung und Verantwortung, wobei das deutsche Examen als besonders anspruchsvoll gilt.

Welche Anforderungen gelten für Buchhalter in Polen nach der Deregulierung und wie unterscheiden sie sich von polnischen Steuerberatern?

Seit 2014 ist der Beruf des Buchhalters in Polen dereguliert – es gibt keine Pflicht zu speziellen Qualifikationen, sondern nur die Anforderung der Geschäftsfähigkeit und Unbescholtenheit. Im Gegensatz dazu ist die Steuerberatung ein reglementierter Beruf, der eine höhere Ausbildung, ein Praktikum, das Bestehen einer staatlichen Prüfung und die Eintragung in die Liste der Steuerberater erfordert. Daher bietet ein Steuerberater mehr Garantien in Bezug auf Fachwissen, berufliche Verantwortung und Kundensicherheit, insbesondere in Angelegenheiten, die die Auslegung des Steuerrechts oder die Vertretung vor Behörden erfordern.

Wie sieht die Ausbildung zum Steuerberater in Polen aus?

Um den Titel zu erwerben, muss der Kandidat über einen Hochschulabschluss verfügen, ein Praktikum absolvieren, eine staatliche Prüfung bestehen und seine Qualifikationen regelmäßig verbessern. Die Steuerberatung erfordert eine ständige Weiterbildung – Berater sind verpflichtet, Fortbildungspunkte zu sammeln. Ein Steuerberater ist also ein Spezialist, der sein Wissen ständig aktualisiert, um seine Kunden in einem sich dynamisch verändernden Steuersystem effektiv vertreten zu können.

Ist Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) ein Schritt zur Standardisierung der E-Rechnungsstellung in ganz Europa?

Auf jeden Fall. Mit Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) passt sich Polen den EU-Trends zur E-Rechnungsstellung an. Standardisierung bedeutet, dass Unternehmen, die auf mehreren Märkten tätig sind, nicht für jedes Land separate Buchhaltungsprozesse erstellen müssen. Das einheitliche Format erleichtert das Reporting, die Zusammenarbeit mit ausländischen Geschäftspartnern und die Zentralisierung der Buchhaltung. Es ist auch ein Element der Vorbereitung auf ein vollständiges europäisches elektronisches Rechnungsstellungssystem.

Wird Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) die Abrechnungen in internationalen Unternehmen vereinfachen?

Ja. Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) basiert auf einem strukturierten E-Rechnungs-Format, das Teil der EU-Digitalisierungsstrategie (ViDA-Projekt) ist. Der polnische Standard ähnelt daher den Systemen in Deutschland, Italien und Frankreich. So kann auch ein Buchhalter im Ausland (z. B. in Indien) problemlos eine polnische Rechnung verbuchen, da die Struktur und Datenfelder klar und einheitlich sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit globalen Buchhaltungszentren erheblich.

Wie werden Mitarbeiterausgaben im Zusammenhang mit Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) abgerechnet?

Mitarbeiterausgaben (z. B. Kraftstoff, Hotel, Geschäftsreisen) werden mit strukturierten Rechnungen in Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) erfasst, wenn sie auf Firmendaten ausgestellt sind. Mitarbeiter können eine Visualisierung (z. B. PDF mit QR-Code) erhalten, aber die formelle Quelle ist der Eintrag im KSeF. Dadurch hat die Buchhaltung die Gewissheit, dass das Dokument authentisch und mehrwertsteuerlich absetzbar ist, sofern es die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Wird die Rechnung auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt, besteht in der Regel kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. In diesem Fall ist es am besten, eine Korrektur auf den Namen des Unternehmens zu beantragen. Es ist auch zu beachten, dass bestimmte Personalkosten – z. B. Hotel- und Gastronomiedienstleistungen – grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. In der Praxis verknüpfen Unternehmen die Daten aus dem KSeF mit ERP-Systemen und Dienstreiseberichten, um die Ausgaben der Mitarbeiter automatisch den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen.

Können Anhänge zu Rechnungen in Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) hinzugefügt werden und wie lauten die Regeln dafür?

Ab dem 1. Februar 2026 können in Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) Rechnungen mit Anhang ausgestellt werden, jedoch nur im strukturierten XML-Format (FA(3)). Dateien wie PDF, JPG oder Scans können nicht angehängt werden – diese müssen außerhalb des Systems übermittelt werden. Anhänge sind freiwillig und müssen zuvor im e-US angemeldet werden. Die Funktion ist für alle Steuerpflichtigen verfügbar, eignet sich aber besonders für Branchen mit großen Datenmengen (z. B. Energie, Treibstoffe, Telekommunikation).

Gibt es nach 2026 ein Doppelsystem, bei dem Rechnungen teils über Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF), teils per E-Mail oder Papier laufen?

Ja, aber nur in der Übergangszeit und in klar definierten Fällen. Ab dem 1. Februar 2026 müssen große Unternehmen Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) nutzen, ab dem 1. April 2026 alle übrigen Steuerpflichtigen. Gleichzeitig lassen die Vorschriften bis Ende 2026 Ausnahmen zu: z. B. Rechnungen mit einem Wert von bis zu 10.000 PLN pro Monat, als Rechnungen anerkannte Steuerbelege oder Dokumente von Steuerzahlern, die später in das System eintreten. Das bedeutet, dass Unternehmer im Jahr 2026 zwei Kreisläufe führen müssen – Rechnungen im KSeF und außerhalb davon –, aber ab dem 1. Januar 2027 wird diese Verpflichtung allgemein gelten.

Werden Papierrechnungen für ausländische Kunden mit Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) verschwinden?

Das hängt von den Vereinbarungen mit dem Vertragspartner ab. Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) umfasst nur Transaktionen in Polen, daher muss die Rechnung bei ausländischen Kunden auf eine außerhalb des Systems vereinbarte Weise übermittelt werden – dies kann ein PDF, EDI oder eine andere elektronische Form sein, bei Bedarf auch Papier. In der Praxis bedeutet dies, dass Papierrechnungen nach und nach verschwinden können, wenn beide Seiten das elektronische Format akzeptieren, aber dort, wo der Partner die traditionelle Form verlangt, bleibt Papier weiterhin im Umlauf. Ausländische Unternehmen mit einem festen Geschäftssitz in Polen sind hingegen zur Nutzung von KSeF verpflichtet.

QR-Codes in Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) – wie viele gibt es und wozu dienen sie?

Auf Online-Rechnungen, die außerhalb von Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) verfügbar sind, erscheint ein QR-Code, der einen schnellen Zugriff und eine schnelle Überprüfung des Dokuments im System ermöglicht. Bei offline oder im Notfall ausgestellten Rechnungen können es zwei Codes sein – einer für die Rechnung selbst und einer für das Zertifikat des Ausstellers. Nach Übermittlung an KSeF bleibt nur ein QR-Code mit der KSeF-Nummer verbunden.

Was passiert, wenn Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) nicht funktioniert oder das System ausfällt?

In solchen Fällen wird der Offline-Modus24 oder der Notfallmodus verwendet. Eine offline ausgestellte Rechnung muss spätestens am nächsten Werktag an Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) übermittelt werden. Bei einem vom polnischen Finanzministerium angekündigten Ausfall beträgt die Frist 7 Werktage. Das Ausstellungsdatum bleibt das auf der Rechnung angegebene Datum, das Dokument wird jedoch erst nach Vergabe einer KSeF-Nummer rechtskräftig.

Wie werden Rechnungen verarbeitet, wenn ein großer Kunde bereits Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) nutzt, ein kleiner Lieferant jedoch noch nicht?

Der Zeitplan sieht eine schrittweise Einführung des Systems vor: Ab dem 1. Februar 2026 gilt die Pflicht für die größten Unternehmen, ab dem 1. April 2026 für die übrigen Unternehmer und ab dem 1. Januar 2027 auch für die kleinsten Firmen. In dieser Übergangszeit müssen große Unternehmen in Polen zwei Prozesse parallel führen: Rechnungen aus dem Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) und traditionelle Rechnungen von kleineren Lieferanten. Es lohnt sich, rechtzeitig Verfahren vorzubereiten, um Doppelarbeit und Chaos zu vermeiden.

Muss ich die Kennung des landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) im Verwendungszweck der Überweisung oder der geteilten Zahlung (MPP) angeben?

Die Pflicht zur Angabe der Nummer des landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) oder der Sammel-Identifikationsnummer im Verwendungszweck der Überweisung gilt ab dem 1. Januar 2027. – auch für Zahlungen im Split-Payment-Verfahren und Überweisungen, die von einem Dritten ausgeführt werden. Bis Ende 2026 besteht keine solche Verpflichtung, obwohl die Verwendung der Nummer in Überweisungen empfohlen wird, da sie die automatische Verbuchung und Abrechnung von Zahlungen erleichtert.

Was ist der Pay-&-Refund-Mechanismus bei der Dividendensteuer?

Der „Pay-&-Refund”-Mechanismus kommt zur Anwendung, wenn die Summe der Auszahlungen an ein verbundenes Unternehmen 2 Mio. PLN im Steuerjahr des Zahlers übersteigt. In diesem Fall erhebt die Gesellschaft grundsätzlich die Steuer nach den gesetzlichen Sätzen auf den über den Schwellenwert hinausgehenden Betrag, und der Empfänger kann dessen Erstattung beantragen. Die Präferenzen können „im Voraus” angewendet werden, u. a. auf der Grundlage einer Stellungnahme zur Anwendung der Präferenzen oder – in bestimmten Situationen und auf Risiko des Steuerpflichtigen – nach Abgabe einer WH-OSC-Erklärung. Dieser Mechanismus begrenzt das Risiko von Missbrauch und erzwingt eine sorgfältige Überprüfung der Unterlagen.

Kann die Dividendensteuer gesenkt werden?

Ja, die Dividendensteuer muss nicht immer 19 % betragen. Es ist möglich, einen niedrigeren Steuersatz oder sogar eine vollständige Befreiung anzuwenden, wenn dies aus einem Doppelbesteuerungsabkommen oder aus EU-Vorschriften hervorgeht. Voraussetzung ist jedoch das Vorliegen entsprechender Unterlagen, wie z. B. einer Steuerwohnsitzbescheinigung und Erklärungen, die den Anspruch auf die Präferenz bestätigen. Ohne diese Unterlagen wird die auszahlende Gesellschaft die volle Steuer erheben.

Welche Unterlagen sind erforderlich, um die Befreiung von der Dividendensteuer in Anspruch nehmen zu können?

Um die Befreiung in Anspruch nehmen zu können, müssen entsprechende Unterlagen vorliegen. Grundlage ist eine Steuerbescheinigung des Dividendenempfängers, die seinen steuerlichen Sitz bestätigt. In der Praxis sollte der Steuerpflichtige bei Inanspruchnahme der WHT-Präferenz auch den Status des „tatsächlichen Eigentümers” (BO) des Empfängers überprüfen und dokumentieren – wobei zu beachten ist, dass die Rechtsprechung des Obersten Verwaltungsgerichts nicht einheitlich ist. Erforderlich sind auch eine Erklärung über die Erfüllung der Voraussetzungen für die Befreiung sowie Unterlagen, die die erforderliche Beteiligung am Kapital und die Dauer des Besitzes bestätigen. Ohne diese Unterlagen ist die auszahlende Gesellschaft nicht berechtigt, die Befreiung in Anspruch zu nehmen, und muss die volle Steuer von 19 % erheben.

Kann eine natürliche Person von der Dividendensteuer befreit werden?

Steuerbefreiungen für Dividenden stehen ausschließlich Unternehmen innerhalb der EU/des EWR und der Schweiz zur Verfügung, die bestimmte Beteiligungs- und Dokumentationsbedingungen erfüllen. Natürliche Personen haben auf dieser Grundlage keinen Anspruch auf eine Befreiung von der Dividendensteuer. Sie können jedoch die in Doppelbesteuerungsabkommen vorgesehenen Vergünstigungen in Anspruch nehmen, die in der Regel den im Ausland erhobenen Quellensteuersatz senken.

Muss auch auf Sachdividenden Steuer gezahlt werden?

Ja, Dividenden in Form von Sachwerten, z. B. in Form von Immobilien, Waren oder anderen Vermögenswerten, sind ebenfalls steuerpflichtig. Die Dividendensteuer wird in diesem Fall auf den Marktwert der erhaltenen Leistung berechnet. Das bedeutet, dass selbst wenn der Anleger kein Bargeld, sondern Gegenstände von bestimmtem Wert erhält, diese vom Finanzamt wie Geld behandelt werden und in gleicher Höhe besteuert werden müssen.

Wann entsteht die Verpflichtung zur Zahlung der Dividendensteuer?

Die Steuerpflicht entsteht zum Zeitpunkt der Ausschüttung der Dividende an die Gesellschafter. Die Gesellschaft fungiert als Steuerzahler und ist verpflichtet, die erhobene Steuer bis zum 7. Tag des Monats, der auf den Monat der Erhebung folgt, an das Finanzamt abzuführen. Der Anleger erhält bereits den Nettobetrag, d. h. nach Abzug der Steuer. Darüber hinaus ist die Gesellschaft verpflichtet, entsprechende Steuererklärungen und jährliche Informationen für das Finanzamt und die Empfänger zu erstellen.

Gibt es eine Befreiung von der Dividendensteuer?

Ja, eine Befreiung von der Dividendensteuer ist möglich, jedoch nur in bestimmten Fällen. Sie gilt für Unternehmen mit Sitz in Polen, einem anderen EU-/EWR-Land oder der Schweiz, die über einen bestimmten Zeitraum einen bestimmten Prozentsatz der Anteile halten (in der Regel 10 % der Anteile über einen Zeitraum von zwei Jahren, im Falle der Schweiz 25 %). Um diese Befreiung in Anspruch nehmen zu können, muss die Situation dokumentiert werden – u. a. durch Vorlage einer Steuerwohnsitzbescheinigung und entsprechender Erklärungen.

Wie sind ausländische Dividenden in Polen zu versteuern?

Dividenden aus dem Ausland sind ebenfalls in Polen steuerpflichtig. In diesem Fall sollte der Anleger – als polnischer Steuerinländer – diese in der Steuererklärung PIT-38 angeben und die Methode des proportionalen Steuerabzugs anwenden. Das bedeutet, dass die im Ausland gezahlte Steuer von der in Polen geschuldeten Steuer abgezogen werden kann, jedoch nur innerhalb der gesetzlich festgelegten Grenzen. Für eine korrekte Abrechnung ist eine Steuerwohnsitzbescheinigung erforderlich.

Muss ich die Dividendensteuer selbst abrechnen?

Bei Dividenden, die von polnischen Unternehmen ausgezahlt werden, muss der Anleger die Steuer nicht selbst abrechnen, da die 19 % Dividendensteuer vom Unternehmen als Steuerzahler einbehalten und abgeführt wird. Diese Steuer ist endgültig und muss nicht in der jährlichen Steuererklärung PIT-38 angegeben werden. Anders verhält es sich bei ausländischen Dividenden – hier ist der Steuerzahler verpflichtet, das Einkommen in der Jahressteuererklärung anzugeben und die Steuer zu berechnen, wobei er die im Ausland gezahlten Beträge abziehen kann.

Wie hoch ist die Dividendensteuer in Polen?

Die Dividendensteuer in Polen ist pauschal und beträgt 19 %. Sie wird vom Unternehmen zum Zeitpunkt der Auszahlung einbehalten und an das Finanzamt abgeführt, sodass der Anleger die Steuer in Polen nicht selbst abführen muss. Dieser Steuersatz gilt sowohl für natürliche Personen als auch für Unternehmen, es sei denn, es gilt ein Doppelbesteuerungsabkommen oder EU-Vorschriften, die eine Befreiung von dieser Steuer ermöglichen.

Funktioniert die qualifizierte elektronische Signatur im polnischen KSeF-System?

Ja, die qualifizierte Signatur ist eine der akzeptierten Methoden zur Autorisierung von Rechnungen im KSeF-System. Dieses System dient der Ausstellung strukturierter Rechnungen und wird schrittweise für Unternehmen obligatorisch. Dank der Signatur ist es möglich, Rechnungen in diesem System sicher und vorschriftsmäßig auszustellen.

Kann ich mit der qualifizierten Signatur in Polen Angelegenheiten beim KRS, CRBR und Finanzamt aus der Ferne erledigen?

Ja, die qualifizierte Signatur wird in Polen häufig für die Online-Einreichung von Dokumenten in Systemen wie KRS, CRBR oder e-Deklaracje verwendet. Damit können Formalitäten bequem von zu Hause aus erledigt werden – ein Standardinstrument im Umgang mit polnischen Behörden und öffentlichen Registern.

Brauche ich eine PESEL-Nummer, um eine qualifizierte Signatur in Polen zu erhalten?

Dies ist nicht obligatorisch, aber eine PESEL-Nummer erleichtert und beschleunigt den Prozess erheblich. In vielen Fällen wird daher empfohlen, eine PESEL zu beantragen.

Kann die qualifizierte Signatur in Polen mit Firmensystemen integriert werden?

Ja, viele Anbieter ermöglichen die Integration mit unternehmensinternen Systemen – z. B. ERP, Dokumentenworkflow, Personalverwaltung oder Buchhaltung. Die Nutzung über API ist ebenfalls möglich und erlaubt die Automatisierung von Signaturprozessen. Dies ist eine gute Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren möchten.

Wie lange ist eine qualifizierte elektronische Signatur in Polen gültig?

Die Gültigkeit des Zertifikats hängt von der gewählten Option ab – in der Regel 1, 2 oder 3 Jahre. Nach Ablauf ist die Signatur nicht mehr nutzbar. Um die Signatur weiterhin nutzen zu können, muss das Zertifikat bei demselben oder einem anderen Anbieter erneuert werden.

Dürfen Rechnungen in einer Fremdsprache ausgestellt werden?

/ Dürfen Rechnungen in einer Fremdsprache ausgestellt werden?

Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

Ja. Der Inhalt der Rechnung oder ihre Visualisierung darf zweisprachig oder vollständig in einer Fremdsprache verfasst sein, sofern er mit den XML-Daten im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen übereinstimmt. Die Bedeutungen der Felder im Originaldokument dürfen jedoch nicht geändert werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit ausländischen Geschäftspartnern oder Shared Service Centern.