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Komplettservice Personalwesen und Gehaltsabrechnung

Vollständige Lösungen für die Personaladministration und Personalabrechnung

getsix® bietet einen kompletten Mitarbeitervergütungsservice, von der Erstellung von Gehaltslisten und der Verwaltung von Mitarbeiterakten über die Überweisung von Vergütungen auf Bankkonten bis hin zur Abwicklung von Vergleichen mit den zuständigen Institutionen. Im Rahmen unseres Outsourcing-Angebots kann getsix® auch die gesamte Bandbreite an Personaldienstleistungen erbringen. Wir bieten Dienstleistungen von höchster Qualität, in Übereinstimmung mit den polnischen Vorschriften und den weltweit besten Praktiken.

Vorteile:

  • Reduzierung der Verwaltungskosten um bis zu 50 Prozent aufgrund fehlender Investitionen in neue Arbeitsplätze, Vergütung, Sozialleistungen oder Ausbildung;
  • Möglichkeit, die besten Expertendienstleistungen in Anspruch zu nehmen;
  • Absolute Vertraulichkeit – im Hinblick auf die für den Kunden ausgeführten Tätigkeiten;
  • Eliminierung von Jahresurlaub, Krankenstand, persönlichen tagesbezogenen und anderen Problemen;
  • Möglichkeit für das Management, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Die Abteilung getsix® Personal- und Gehaltsabrechnung bietet die Auslagerung von Personal und Gehaltsabrechnung ganz oder teilweise an. getsix® bietet diese Dienstleistungen auch über das Internet (Payroll Online), innerhalb des innovativen ERP Dynamics NAV-Systems an. Wir bieten Dienstleistungen von höchster Qualität in Übereinstimmung mit den polnischen Vorschriften und den weltweit besten Praktiken.

Personalwesen und Lohnbuchhaltung Outsourcing bedeutet, einen bestimmten Teil oder die Gesamtheit der Personal- und Lohnfunktionen auf einen spezialisierten Dienstleister wie getsix® zu übertragen. Abhängig von den Prioritäten oder Präferenzen des jeweiligen Unternehmens und der Flexibilität des externen Dienstleisters können Sie das komplette und umfassende Management aller gesetzlich und arbeitgeberseitig definierten Personal- und Lohnbuchhaltungsaktivitäten auslagern; oder es kann möglich sein, nur Teile der oben genannten Funktionen auszulagern. Dazu gehören die Führung von persönlichen Aufzeichnungen, die Buchführung über die streng vertrauliche Vergütung von Schlüsselmitarbeitern, die Zahlung von Mitarbeitervergütungen auf Bankkonten, die Verwaltung von Jahresurlaub, die Abwicklung von Auslandseinkommen oder die Unterstützung von Ausländern.

Bei der Entscheidung für einen Dienstleister sind Erfahrung, Referenzen, fachliche Kompetenz der Mitarbeiter, der Leistungsumfang sowie die eingesetzten IT-Lösungen zu berücksichtigen. Zu den Faktoren, die nicht weniger zum effektiven Betrieb beitragen, gehören eine positive Einstellung der Auftragnehmer und die Fähigkeit, die relevanten Prozesse zu optimieren.

Die Wahl des richtigen Unternehmens garantiert, dass das angestrebte Ziel erreicht wird.

Die teilweise oder vollständige Übertragung von Personalangelegenheiten auf ein externes Fachunternehmen führt zu niedrigeren Verwaltungs- und Investitionskosten. Unter Beachtung der Prioritäten und der gesetzlichen Verpflichtungen sind Unternehmen heute gezwungen, die modernste IT-Entwicklung einzusetzen. Elektronische Aufzeichnungssysteme bilden derzeit eine multifunktionale Software, die das Management von Unternehmen auf verschiedenen Ebenen unterstützt. Charakteristisch für moderne Anwendungen ist, dass einzelne Module in hohem Maße integriert und teuer zu implementieren sind. Durch das Outsourcing erhält das Unternehmen Zugang zu modernen IT-Lösungen, die für die Bedürfnisse der Geschäftstätigkeit geeignet sind, ohne Kosten für den Kauf, die Integration und die Aktualisierung solcher Lösungen zu verursachen.

Outsourcing bedeutet, nicht nur auf Personal- und Lohnbuchhaltungsspezialisten, sondern auch auf einen breiten Kreis anderer Experten wie Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und IT-Spezialisten jederzeit Zugriff zu haben. Somit entfallen für unsere Kunden die Kosten für die Beschäftigung, Rekrutierung und Schulung der eigenen Personal- und Lohnbuchhaltung.

Das Outsourcing von Vergütungsberechnung und Personaladministration richtet sich an Unternehmen, die sich auf die Verfolgung der gesetzlichen Ziele ihres Unternehmens konzentrieren wollen. Unter Wahrung der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter und der Gewissheit, dass die Prozesse der Personal- und Lohnbuchhaltung korrekt und zeitnah in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt werden.

Unsere getsix® Spezialisten stehen Ihnen zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und alle Ihre Fragen zu beantworten.

1. Personalwesen (HR) Verwaltungsdienstleistungen

Der Personaldienst beginnt mit einer Überprüfung der Personal- und Lohndokumentation. Dies wird es uns ermöglichen, die notwendigen Informationen zu erhalten, um den Service zu erbringen und die Richtigkeit der bisherigen Gehaltsabrechnungen festzustellen.

Unsere Dienstleistungen im Bereich der Personaladministration umfassen:

  • Umfassende Verwaltung von Personalakten;
  • Meldung von Änderungen der personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern an die Sozialversicherungsbehörde;
  • Arbeits-, Steuer- und Versicherungsrechtsberatung;
  • Bereitstellung angemessener Daten und Klärung der Institutionen der öffentlichen Verwaltung;
  • Bereitstellung von Informationen über alle Entwicklungen in der arbeitsrechtlichen Gesetzgebung;
  • Kontrolle der Aktualität von Gesundheits-Checks, während die Mitarbeiter zur Teilnahme an ärztlichen Voruntersuchungen und regelmäßigen Kontrollen angewiesen werden;
  • Kontrolle der Fristen, Planung von Gesundheits- und Sicherheitsschutz sowie Brandtraining;
  • Unterstützung bei Inspektionen und Kontrollen von Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung;
  • Aufzeichnungen über die Personaldokumentation und die Daten an bewachten Orten, Formulare, die die Sicherheit gewährleisten sowie absolute Vertraulichkeit und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleisten;
  • Vorbereitung und Archivierung von Dokumenten im Zusammenhang mit zivilrechtlichen Auftragnehmern, wie z.B. Verträge über bestimmte Arbeiten und Aufträge;
  • Erstellung und Übermittlung von Statistik-, Aufzeichnungs- und Bewertungsberichten;
  • An- und Abmeldung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern bei der Sozialversicherungsbehörde und den nationalen Arbeitsaufsichtsregistern (PIP);
  • Abrechnung von Überstunden und Nachtarbeit sowie Führung von Arbeitszeitnachweisen;
  • Erstellung und Erfassung von Arbeitsverträgen, Arbeitsbescheinigungen, Änderungen, Arbeitsvermerken, Lohn- und Arbeitsbedingungen, Informationen über Arbeits- und Vergütungsbedingungen sowie andere persönliche Dokumente über Beginn, Dauer und Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
  • Vorbereitung, Einreichung von monatlichen und jährlichen Erklärungen und Informationsformularen für den Nationalen Fonds für die Rehabilitation von Behinderten;
  • Erstellung von Personalberichten und -erklärungen;
  • Entwicklung, Aktualisierung von Mitarbeiterdatenbanken und zivilrechtlichen Auftragnehmern;
  • Ermittlung des Anspruchs, Erfassung und Abrechnung von Jahresurlaub sowie Abwesenheiten und Nischen, d.h. Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Kinderbetreuungs- und Mutterschaftsurlaub, Krankheitsurlaub und andere.

2. Gehaltsabrechnung – Gehaltsabrechnung Dienstleistungen umfassen – Gehaltsabrechnung Verarbeitung

  • Gesetzliche Vergütungsberechnung sowie Arbeits- und Vergütungsvorschriften einschließlich der Berücksichtigung von Variablen;
  • Überweisung von Zahlungen an die Finanzämter, die Sozialversicherungsbehörde (ZUS) und den National Disabled Persons Rehabilitation Fund (PFRON);
  • Aktualisierung bei Gesetzesänderungen;
  • Bereitstellung von Updates;
  • Entschädigungsberechnung in Bezug auf Krankheit und Sozialleistungen;
  • Entwicklung und Umsetzung von Arbeits- und Vergütungsvorschriften, Vorschriften der Pensionskasse (ZFŚS), Nutzung von Firmentelefonen und -fahrzeugen etc.
  • Keeping von Gehaltsabrechnungen und Daten an bewachten Orten, Formulare, die Sicherheit garantieren, sowie absolute Vertraulichkeit und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleisten;
  • Bewertungen von Vergütungsberechnungen und Lohndokumentationen;
  • Vorbereitung, Übermittlung von Finanzdaten und Berichten an die Buchhaltung; Mitarbeit bei der Erfassung und Abstimmung von Vergütungsanpassungen;
  • Erstellung von Berichten an das Statistische Zentralamt;
  • Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Monatsberichten für Versicherte (ZUS RMUA);
  • Vertretung vor Institutionen der öffentlichen Verwaltung;
  • Vorbereitung, Aktualisierung von Vergütungs- und Sozialleistungskarten;
  • Gestaltung und Abwicklung von Arbeitsverträgen, Einzelverträgen, Provisionen, Managementverträgen, Vorstands- und Aufsichtsratsvergütungen für polnische und ausländische Einwohner, die von den polnischen und ausländischen Sozialversicherungssystemen erfasst werden;
  • Vorbereitung und Einreichung von Sozialversicherungsanträgen (ZUS), einschließlich Registrierungsanträgen, periodischen Erklärungen und Korrekturanträgen;
  • Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Vergütungsberichten und Kosten gemäß den jeweiligen Anforderungen für alle Vergütungsarten;
  • Erstellung der folgenden monatlichen und jährlichen Steuererklärungen und Steuerinformationen: PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 und PIT-40; diese im Auftrag des Kunden an Finanzämter und Steuerzahler weiterleiten;
  • Erstellung und Einreichung von Informationsformularen, Steuererklärungen, Korrektur von Erklärungen und schriftlichen Erklärungen an die Finanzämter, die Sozialversicherungsbehörde und den Nationalen Behinderten-Rehabilitationsfonds;
  • Erstellung von Vergütungskontennotizen und -berichten gemäß dem definierten Rahmen und der definierten Kostenstruktur; Übertragung der Vergütung auf die entsprechenden Bankkonten;
  • Zusammenarbeit mit Inspektoren, Controllern, Wirtschaftsprüfern und Finanzanalysten;
  • Ausgabe von Vergütungs-, Arbeits- und Einkommensbescheinigungen.

Spezielle Dienstleistungen für Expatriates – Steueroptimierung für Expatriates

Ausländer, die in Polen beschäftigt sind, sind verpflichtet, Steuern auf das erzielte Einkommen zu zahlen, unabhängig davon, wo die Zahlung erfolgt. Um die Steuerabrechnung im Zusammenhang mit dem Einkommen von Ausländern zu erleichtern, bieten wir an:

  • Analysieren Sie die in Polen von Ausländern erwirtschafteten Erträge aus Beschäftigung, Wirtschaft, Zinsen auf in Polen investiertes Kapital, Immobilien, Dividenden aus Aktien polnischer Unternehmen;
  • Nennen Sie Erträge, die in Polen nicht steuerpflichtig sind, d.h. die beim Verkauf von Anleihen und anderen Wertpapieren erzielt wurden;
  • Arbeitsbedingungen definieren, um Doppelbesteuerung zu vermeiden;
  • Erstellung von Berichten in polnischer und englischer Sprache über die in Polen von Ausländern erzielten Einkommen sowie über steuerliche Regelungen;
  • Erstellen Sie eine umfassende Steuerdokumentation, die Sie dem Finanzamt vorlegen müssen.

4. Überprüfung der Personal- und Gehaltsabrechnungen – Steueroptimierung für Expatriates

Wir sind für die Bewertung der Personal- und Lohndokumentation aus Sicht der geltenden Vorschriften und institutionellen Anforderungen zuständig, falls der Arbeitgeber eine solche Bestätigung benötigt.

Zu den Dienstleistungen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung gehören:

  • Überprüfung der bei der Sozialversicherungsbehörde eingereichten Arbeitnehmerregistrierungen;
  • Überprüfung der Quellensteuerverpflichtungen in Bezug auf Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsprämien, Vorauszahlungen für persönliche Einkommenssteuern sowie Verbindlichkeiten gegenüber dem Nationalen Behindertenrehabilitationsfonds;
  • Überprüfung der periodischen Erklärungen, die bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht wurden;
  • Überprüfung der persönlichen Dokumentation auf ihre Übereinstimmung mit den relevanten gesetzlichen Anforderungen;
  • Überprüfung der Konformität von Personendaten mit den Berechnungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung;
  • Vorbereitung von Vorlagen für interne Dokumente und Formulare.

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