Customer Invoice and Workflow Portal
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Das Invoice and Workflow Portal ist der zentrale Ort für die Verwaltung von Rechnungen – von ihrer Übermittlung und Prüfung über die Freigabe bis hin zur Übergabe an die Buchhaltung. Das Portal automatisiert den Dokumentenfluss, gewährleistet Transparenz im gesamten Prozess und ermöglicht es Ihnen, den Status jeder Rechnung in Echtzeit zu verfolgen.
Was ist das Customer Invoice and Workflow Portal?
Das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal ist ein intuitives Online-Tool, das den täglichen Rechnungsfluss in Ihrem Unternehmen übersichtlich organisiert – vom Versand über die Genehmigung bis hin zur Vorbereitung für die Buchung.
Es ist rund um die Uhr über einen Browser und eine mobile App verfügbar und ermöglicht Benutzern einen schnellen und sicheren Zugriff auf Rechnungen von jedem Ort aus. Dadurch wird die Dokumentenverwaltung effizienter, digitaler und vollständig in die Buchhaltungsprozesse integriert.
Das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal ist Teil des integrierten Ökosystems getsix® e-Services, das die digitale Transformation der Buchhaltungs- und Berichtsprozesse unserer Kunden unterstützt.
getsix® Customer Invoice and Workflow Portal
Welche Probleme löst das Portal?
Die tägliche Bearbeitung von Rechnungen ist in vielen Unternehmen nach wie vor mit zahlreichen Herausforderungen verbunden – von verstreuter Kommunikation über manuelles Abschreiben von Daten bis hin zu mangelnder Transparenz in den Prozessen.
Das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal wurde entwickelt, um diese Probleme zu beseitigen und durch einen einzigen, geordneten digitalen Prozess zu ersetzen.
Chaos in der Kommunikation und E-Mail-Überflutung
Der traditionelle Dokumentenaustausch zwischen der Buchhaltung und dem Kundenteam basiert häufig auf E-Mails und Anhängen. Infolgedessen gehen Rechnungen in Postfächern verloren und Vereinbarungen verschwinden in langen Korrespondenzsträngen.
Die Lösung: Das Portal verlagert die gesamte Kommunikation in eine einzige, sichere Umgebung. Kommentare, Notizen und Fragen können direkt zur Rechnung hinzugefügt werden – auch zu einzelnen Positionen. Jedes Dokument hat einen klaren Status und eine vollständige Änderungshistorie.
Mangelnde Kontrolle über den Umlauf und die Genehmigung von Rechnungen
In traditionellen Prozessen kommt es leicht zu Fehlern – falsche Konten, Duplikate und sogar gefälschte Rechnungen. Viele Unternehmen haben keinen klar definierten Genehmigungsprozess.
Die Lösung: Im getsix® Customer Invoice and Workflow Portal durchläuft jede Rechnung einen definierten Genehmigungsworkflow (Approval Workflow). Das Dokument kann im System genehmigt, abgelehnt oder kommentiert werden – mit einem vollständigen Prüfpfad.
Manuelle Dateneingabe und inkonsistente Informationen
Das Übertragen von Daten aus Rechnungen in das Buchhaltungssystem ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Die fehlende Integration mit dem ERP-System führt zu Duplikaten und inkonsistenten Berichten.
Die Lösung: Das Portal erkennt automatisch die Daten aus den Rechnungen, validiert sie und leitet sie direkt an Microsoft Dynamics 365 Business Central weiter. Die Integration mit KSeF gewährleistet die Konsistenz der Informationen.
Verzögerungen im Prozess und fehlende Statusinformationen
Ohne ein klares Statussystem ist es schwierig zu überwachen, welche Rechnungen genehmigt wurden und welche noch auf ihre Genehmigung oder Verbuchung warten.
Die Lösung: Das Portal bietet Echtzeit-Statusverfolgung für jede Rechnung. Benutzer können in Echtzeit überprüfen, wo eine Rechnung „stecken geblieben" ist und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Schwierigkeiten bei der Kostenzuordnung und Datenanalyse
In traditionellen Prozessen erfordert die Aufteilung der Kosten auf Projekte oder MPK zusätzliche Tabellen und manuelle Aufstellungen.
Die Lösung: Das Portal ermöglicht es, Rechnungen oder deren Positionen direkt den entsprechenden Kostenstellen und Projekten zuzuordnen, was die Berichterstattung vereinfacht und die Genauigkeit der Finanzdaten erhöht.
Fehlen eines einheitlichen Sicherheitssystems
Unterschiedliche Dateiformate, lokale Archive und fehlende Zugriffskontrolle erhöhen das Risiko von Datenverlusten oder Verletzung der Vertraulichkeit von Finanzinformationen.
Die Lösung: Das Portal wird in einer Cloud-Umgebung betrieben, die in einem nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierten europäischen Rechenzentrum gehostet wird. Die Daten werden verschlüsselt und die Zugriffsrechte individuell zugewiesen.
Regulatorische Herausforderungen und Digitalisierung von Rechnungen (KSeF)
Die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) erfordert eine Änderung des Arbeitsmodells in den Finanzabteilungen. Eine mangelnde Vorbereitung kann zu Verzögerungen, Fehlern oder Verstößen gegen Vorschriften führen.
Die Lösung: Das Portal ist für die Verarbeitung strukturierter Rechnungen (XML) ausgelegt, wie sie vom KSeF gefordert werden. So kann Ihr Unternehmen reibungslos und ohne zusätzliche Implementierungskosten auf den neuen Standard umsteigen.
Überhöhte Kosten und Ineffizienz des Papierumlaufs
Das Drucken, Scannen und Archivieren von Rechnungen verursacht nicht nur Kosten, sondern auch Zeit- und Ressourcenverluste.
Die Lösung: Durch einen vollständig digitalen Dokumentenfluss können Sie auf Papier und physische Archive verzichten und gleichzeitig die Umsetzung der ESG-Ziele sowie den Aufbau einer modernen, nachhaltigen Arbeitsumgebung unterstützen.
Die wichtigsten Funktionen des Rechnungs- und Workflow-Portals
Mehrkanal-Dokumentenübermittlung
Das Portal ermöglicht das Hochladen von Rechnungen auf verschiedene Arten – direkt über den Browser, über eine mobile Anwendung oder über eine spezielle E-Mail-Adresse. Unabhängig von der Quelle werden alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert. Dieser einheitliche Einstiegspunkt eliminiert das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen, und beschleunigt den Beginn des Validierungsprozesses.
Genehmigungsworkflow und Kontrolle (Approval Workflow)
Das System unterstützt einen mehrstufigen Rechnungsgenehmigungsprozess, der an die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens angepasst ist. Der Benutzer sieht die seiner Rolle zugewiesenen Dokumente und kann sie genehmigen, mit einem Kommentar zurücksenden oder ablehnen. Das Portal bietet vollständige Transparenz der Entscheidungshistorie und speichert einen vollständigen Prüfpfad – vom Zeitpunkt der Übermittlung der Rechnung bis zur Weiterleitung an die Buchhaltung.
Zusammenarbeit mit getsix
Alle Fragen, Erläuterungen und Kommentare zur Rechnung können direkt im Portal hinzugefügt werden – zum gesamten Dokument oder zu einzelnen Positionen. Das Buchhaltungsteam von getsix® sieht diese Notizen in Echtzeit, wodurch lange E-Mail-Verläufe entfallen und Unklarheiten schneller geklärt werden können. Jeder Kommentar wird im Dokumentverlauf gespeichert, sodass die Kommunikation transparent und vollständig dokumentiert ist.
Integration mit ERP und KSeF
Nach der Genehmigung der Rechnung übermittelt das System die Daten automatisch an Microsoft Dynamics 365 Business Central, ohne dass ein manueller Export oder eine erneute Eingabe der Informationen erforderlich ist. Das Portal arbeitet auch mit dem Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) zusammen und ermöglicht das Herunterladen und Senden von Rechnungen im XML-Format gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Überwachung des Status und der Historie von Dokumenten
Jedes Dokument hat einen transparenten Status – vom Zeitpunkt des Einlesens über die Validierung und Genehmigung bis hin zur Verbuchung im ERP. Benutzer können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und die vollständige Historie der Vorgänge auf der Rechnung einsehen. Dank der Synchronisierung der Status zwischen dem Portal und dem ERP-System arbeiten das Buchhaltungsteam und die Finanzabteilung immer mit denselben aktuellen Daten.
Intelligente Dokumentenverwaltung
Das getsix® Invoice Portal erleichtert die Verwaltung komplexer oder mehrseitiger Dokumente. Rechnungen und Anhänge können direkt im System zusammengefügt, geteilt oder neu angeordnet werden, um vor der Genehmigung und dem Export eine korrekte Struktur sicherzustellen. Durch die richtige Vorbereitung der Dokumente im Portal reduzieren die Finanzteams die Anzahl der Fehler, sparen Zeit und sorgen für eine reibungslose Buchhaltung im Microsoft Dynamics 365 Business Central-System.
Benutzerrollen und Benachrichtigungen
Das Portal passt sich dank rollenbasierter Berechtigungen, die den Benutzern nur Zugriff auf die Informationen gewähren, die sie benötigen, an Ihre Organisation an. Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen sorgen für reibungslose Prozesse, indem sie an ausstehende Genehmigungen erinnern und tägliche Zusammenfassungen der Aktivitäten liefern. Diese Funktionen erhöhen die Verantwortlichkeit und helfen Teams, den Überblick zu behalten und auf dem Laufenden zu bleiben.
Berichte und Transparenz der Prozesse
Integrierte Analyse-Dashboards ermöglichen die Überwachung des Rechnungsflusses. Benutzer können Daten unter anderem nach Zeitraum, Unternehmen oder verantwortlicher Person filtern. Die Berichte dienen der Übersicht – sie zeigen grundlegende Statistiken und Aktivitätsindikatoren, die dabei helfen, die Dynamik des Prozesses und die Auslastung der Benutzer zu verfolgen und mögliche Verzögerungen zu identifizieren.
Dank dieser Funktionen optimiert das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal nicht nur den Rechnungsfluss, sondern schafft auch eine integrierte Arbeitsumgebung zwischen dem Kunden und dem Buchhaltungsteam von getsix® – transparent, sicher und basierend auf modernen digitalen Standards.
Die wichtigsten Vorteile der Einführung des Portals
Die Einführung des getsix® Customer Invoice and Workflow Portal bringt messbare Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Transparenz der Finanzprozesse. Die Plattform verbindet Automatisierung, Compliance und Nachhaltigkeit und unterstützt moderne Finanzabteilungen bei ihrer täglichen Arbeit.
Zeit
Der digitale Rechnungsfluss verkürzt den gesamten Dokumentenverarbeitungszyklus – vom Versand bis zur Verbuchung.
Die Automatisierung von Übertragung, Validierung und Genehmigung beseitigt Verzögerungen und Engpässe im Prozess.
Kosten
Das Portal senkt die Betriebskosten, da Drucken, Archivieren und manuelle Dateneingabe entfallen.
Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet eine geringere Belastung für die Finanzteams und echte Einsparungen.
Transparenz
Der Status jeder Rechnung kann in Echtzeit überwacht werden.
Die vollständige Änderungshistorie und der rollenbasierte Zugriff gewährleisten die Kontrolle über den Prozess und die Verantwortlichkeit der Benutzer.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Das automatische Protokoll der Aktivitäten und die Historie der Genehmigungen erleichtern Steuerprüfungen und Audits.
Das Portal entspricht vollständig den Anforderungen des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) und den Vorschriften zur Aufbewahrung von Finanzunterlagen.
Sicherheit
Die Daten werden verschlüsselt übertragen, und das Portal wird in einer nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierten Umgebung betrieben.
Der Zugriff auf Informationen wird durch zugewiesene Rollen und Benutzerrechte streng kontrolliert.
Flexibilität
Das Portal ist sowohl über einen Browser als auch über eine mobile Anwendung zugänglich.
Dadurch können Rechnungen überall genehmigt und eingesehen werden – im Büro, auf Reisen oder unterwegs.
Nachhaltige Entwicklung
Der digitale Dokumentenfluss bedeutet den vollständigen Verzicht auf Papier.
Die Reduzierung des Verbrauchs von Büromaterial und der CO₂-Emissionen unterstützt die Umsetzung der ESG-Ziele und den Aufbau einer verantwortungsvollen Arbeitsumgebung.
Wie funktioniert
Customer Invoice and Workflow Portal?
Mit Customer Invoice and Workflow Portal verläuft der gesamte Prozess – vom Versand des Dokuments bis zur Buchung – digital, schnell und vollständig transparent ab. Alles findet an einem Ort statt, ist von jedem Gerät aus zugänglich und erfordert keinen langwierigen E-Mail-Verkehr.
1. Versand von Dokumenten
Der Benutzer lädt die Rechnung direkt in das Portal hoch – vom Computer, Telefon oder sendet sie an eine spezielle E-Mail-Adresse.
2. Online-Genehmigung
Das Portal leitet das Dokument automatisch an die zuständigen Personen im Unternehmen weiter, gemäß den festgelegten Genehmigungswegen. Der Status jeder Rechnung ist in Echtzeit sichtbar.
3. Weiterleitung an die Buchhaltung
Nach der Genehmigung wird die Rechnung direkt an getsix® weitergeleitet und für die weitere Buchung vorbereitet – schnell, effizient und ohne unnötigen Schriftverkehr.
4. Rückmeldung
Nach Abschluss des Buchungsprozesses erhält der Benutzer eine Bestätigung und Zugriff auf den Status des Dokuments – alles wird im System dokumentiert.
Die Sicherheit von Daten und Systemen hat oberste Priorität
In einer Welt, in der immer mehr Finanzprozesse digital abgewickelt werden, haben Datensicherheit und Compliance oberste Priorität.
Aus diesem Grund wurde das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal auf der Grundlage der höchsten Standards für den Informationsschutz und der in Polen und der Europäischen Union geltenden regulatorischen Anforderungen entwickelt.
Konformität mit KSeF und Steuergesetzen
Das Portal ist an das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) angepasst, wodurch die Konformität mit den geltenden Vorschriften für strukturierte Rechnungen im XML-Format gewährleistet ist. Der Prozess der Dokumentenvalidierung und die automatische Übertragung der Daten an das Buchhaltungssystem garantieren, dass jede Rechnung den formalen und steuerlichen Anforderungen entspricht. Dadurch ist das Unternehmen auf aktuelle und zukünftige Änderungen der Rechtsvorschriften zum digitalen Dokumentenfluss vorbereitet.
Zertifizierte Cloud-Umgebung
Das Portal wird in einem europäischen Rechenzentrum gehostet, das nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert ist. Regelmäßige IT-Audits und die Überwachung der Infrastruktur gewährleisten die Kontinuität des Betriebs, die Integrität der Daten und den vollständigen Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
Alle auf dem Portal übertragenen und gespeicherten Daten werden gemäß den neuesten Sicherheitsstandards verschlüsselt. Der Zugriff auf Dokumente und Funktionen des Portals wird durch Benutzerrollen und -berechtigungen geregelt, sodass jeder nur die Informationen sieht, die er für seine Arbeit benötigt. Dieser Ansatz reduziert das Fehlerrisiko, schützt vertrauliche Finanzdaten und gewährleistet die vollständige Einhaltung der DSGVO-Vorschriften.
Vollständige Änderungshistorie
Jede Aktion im System – vom Laden einer Rechnung über ihre Genehmigung bis hin zur Weiterleitung an die Buchhaltung – wird automatisch im Ereignisprotokoll gespeichert. Dadurch bietet das Portal einen vollständigen Prüfpfad und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung der Dokumenthistorie bei Kontrollen oder internen Überprüfungen. Diese Lösung erleichtert die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Steuerbehörden erheblich.
Verantwortungsbewusste Datenverwaltung
getsix® betrachtet die Informationssicherheit nicht nur als technologische Anforderung, sondern auch als Teil der Unternehmenskultur. Regelmäßige Schulungen, interne Verfahren und Sicherheitsüberprüfungen stellen sicher, dass Kundendaten stets mit der gebotenen Sorgfalt und gemäß den besten Branchenpraktiken verarbeitet werden.
Dank dieser Lösungen schafft das getsix® Customer Invoice and Workflow Portal eine Umgebung, in der Vertraulichkeit und Compliance mit Effizienz einhergehen – so können Benutzer sicher sein, dass jeder Schritt des Finanzprozesses sicher, kontrolliert und gesetzeskonform ist.
Dokumente ins System hochladen
Rechnungen an eine dedizierte E-Mail-Adresse senden
Dokumente mit der App fotografieren
Kunde
Rechnungsgenehmigung
für die weitere Buchführung durch
getsix®
*Die Rechnungsgenehmigung kann mehrstufig erfolgen
getsix®
Buchungsprozess
Automatisierter Rechnungsumlauf war noch nie so einfach!
Dokumente ins System hochladen
Rechnungen an eine dedizierte E-Mail-Adresse senden
Dokumente mit der App fotografieren
Kunde
Rechnungsgenehmigung
für die weitere
Buchführung durch getsix®
*Die Rechnungsgenehmigung kann mehrstufig erfolgen
getsix®
Buchungsprozess
Automatisierter Rechnungsumlauf war noch nie so einfach!
Servicestandard
Bewährte Lösungen
für Ihr Unternehmen von getsix®
Wir haben uns entschieden, den Customer BI and Reporting Portal Service zu entwickeln, da wir in diesem Bereich einen wachsenden Bedarf bei unseren Kunden festgestellt haben. Als Buchhaltungsunternehmen sind wir uns bewusst, dass die Daten, mit denen wir arbeiten, wesentlich zu einer effizienteren Unternehmensführung beitragen können. Wir möchten, dass unsere Kunden Zugang zu umfassenden Lösungen an einem Ort haben, ohne externe Anbieter suchen zu müssen. Unser Servicestandard gewährleistet:
Fester Kundenbetreuer
Wir garantieren direkten Kontakt mit einem zugewiesenen Betreuer, der individuelle Unterstützung entsprechend Ihren Bedürfnissen bietet. Unser Team ist stets bereit, professionelle Unterstützung auf höchstem Niveau zu leisten und dabei die Zufriedenheit und den Komfort unserer Kunden zu gewährleisten.
Systematisierter Prozess der Serviceerbringung
Wir arbeiten nach anerkannten Methoden mit einem kontinuierlich verbesserten Prozess, der Sie durch das gesamte Projekt führt. Unsere Experten sind Microsoft-zertifiziert. Wir sind offizielle Partner von Technologieanbietern und verfügen über Zertifizierungen für unsere Fähigkeiten.
Kommunikation, Berichterstattung
und Verträge in 3 Sprachen
Entsprechend den Präferenzen unserer Kunden bieten wir die Möglichkeit der Kommunikation in 3 Sprachen: Polnisch, Englisch und Deutsch. In denselben Sprachen liefern wir auch Berichte, Formulare und andere notwendige Dokumente und gewährleisten so vollständige Klarheit der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.
Praxis, Erfahrung und Datensicherheit
Wir sind seit fast 20 Jahren auf dem polnischen Markt präsent. Wir setzen auf Innovation und Entwicklung unseres Geschäfts, gestützt auf langjährige Erfahrung.
