Nummer des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) bei Banküberweisungen in Polen ab 2027 – neue Anforderungen für Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2027 wird eine vom polnischen Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) vergebene Nummer bei Banküberweisungen für bestimmte Zahlungen zu KSeF-pflichtigen Rechnungen verpflichtend. Die Pflicht gilt vorrangig, wenn ein aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger einen anderen aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen per Banküberweisung oder einem anderen Zahlungsinstrument bezahlt, das die Eingabe einer Zahlungsreferenz zulässt.

Bei einer Zahlung, die eine einzelne Rechnung abdeckt, wird die KSeF-Nummer dieser Rechnung angegeben. Bei einer Zahlung, die mehrere Rechnungen abdeckt, wird eine von KSeF vergebene Sammelkennung verwendet. Die neuen Vorschriften gelten auch für den Split-Payment-Mechanismus (MPP).

Für größere Organisationen liegt die größte Herausforderung nicht im Ausfüllen eines zusätzlichen Zahlungsfelds, sondern darin sicherzustellen, dass die KSeF-Nummer den gesamten Prozess korrekt durchläuft: vom Rechnungseingang über die Buchung und Freigabe bis zur Zahlungserstellung. Das gilt auch dann, wenn die Buchhaltung in Polen ausgelagert ist, da die KSeF-Nummer zwischen den Systemen und den an der Bearbeitung von Rechnung und Zahlung beteiligten Personen korrekt fließen muss.

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Ab wann ist die KSeF-Nummer bei Banküberweisungen in Polen verpflichtend?

Die neuen Vorschriften gelten für Zahlungen ab dem 1. Januar 2027. Bis Ende 2026 bleibt die Pflicht nach Art. 108g des polnischen Mehrwertsteuergesetzes ausgesetzt.

Dieses Datum ergibt sich aus dem Gesetz vom 5. August 2025, mit dem die Anwendung von Art. 108g sowie die entsprechenden Änderungen zum Split-Payment-Mechanismus (MPP) auf Zahlungen ab Anfang 2027 verschoben wurden. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit im Jahr 2026 daher nicht nur zur technischen Anpassung ihrer Systeme nutzen, sondern vor allem, um den tatsächlichen Datenfluss zwischen Rechnung und Zahlung zu testen.

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Wer muss in Polen eine KSeF-Nummer bei einer Banküberweisung angeben?

Die Pflicht gilt nicht für jedes Unternehmen und jede Banküberweisung. Nach Art. 108g des polnischen Mehrwertsteuergesetzes betrifft der Standardfall einen als aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen registrierten Käufer, der bestimmte Rechnungen an einen anderen aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen mit einem Zahlungsinstrument begleicht, das die Eingabe einer Zahlungsreferenz zulässt.

Im Standardfall gilt die Pflicht, wenn:

• der zahlende Käufer als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger registriert ist,
• der Zahlungsempfänger als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger registriert ist,
• sich die Zahlung auf eine Rechnung bezieht, die in den Anwendungsbereich von Art. 108g fällt,
• eine Banküberweisung oder ein anderes Instrument verwendet wird, das die Eingabe einer Zahlungsreferenz zulässt.

Die Pflicht kann auch für einen anderen Steuerpflichtigen als den Käufer gelten, wenn dieser eine an den Käufer ausgestellte Rechnung bezahlt.

Der Status des Zahlungsempfängers als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger wird zum Zahlungsdatum anhand des in Art. 96b des polnischen Mehrwertsteuergesetzes genannten Registers der Mehrwertsteuerpflichtigen bestimmt. Die Pflicht kann auch für einen anderen Steuerpflichtigen als den Käufer gelten, wenn dieser eine an den Käufer ausgestellte Rechnung bezahlt. Bei Lastschriften liegt die entsprechende Pflicht nach Art. 108g jedoch beim Rechnungsaussteller.

Das bedeutet nicht, dass jeder Dritte, der im Zusammenhang mit einer Rechnung Geld überweist, automatisch unter Art. 108g fällt. Auch die Rechtsgrundlage und die Art der konkreten Zahlung können dabei eine Rolle spielen.

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Erfordert jede Rechnungszahlung in Polen eine KSeF-Nummer?

Nein. Dass eine Rechnung über KSeF ausgestellt wurde, bedeutet nicht automatisch, dass jede damit verbundene Überweisung mit einer KSeF-Nummer versehen werden muss. Maßgeblich sind unter anderem der Status der Parteien, die Art des Dokuments und die Zahlungsmethode.

Situation	Zahlungsreferenz ab 1. Januar 2027	Wichtiger Hinweis
Zahlung einer einzelnen, unter Art. 108g fallenden Rechnung	KSeF-Nummer	Dies ist die von KSeF vergebene Nummer, nicht die kommerzielle Rechnungsnummer des Verkäufers
Eine Überweisung für mehrere Rechnungen	KSeF-Sammelkennung	Ermöglicht die Verknüpfung einer Zahlung mit mehreren Rechnungen
MPP-Zahlung für eine strukturierte Rechnung	KSeF-Nummer	Die Nummer wird im MPP-Überweisungsauftrag angegeben
MPP-Sammelzahlung für strukturierte E-Rechnungen	KSeF-Sammelkennung	Ersetzt die bisher für Sammelzahlungen verwendete Referenz
Zahlungsinstrument, das keine Eingabe einer Zahlungsreferenz zulässt	Keine Pflicht nach Art. 108g	Art. 108g gilt für Instrumente, die die Eingabe einer Zahlungsreferenz zulassen
Bestimmte Offline-Rechnung, die wegen einer offiziell angekündigten Störung nicht an KSeF übermittelt wurde	Ausnahme von der Pflicht	Ergibt sich aus Art. 108g Abs. 4 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes

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Muss ein Dritter, der einen einer Rechnung entsprechenden Betrag zahlt, stets die KSeF-Nummer angeben?

Nein. Dass der Überweisungsbetrag einer strukturierten Rechnung entspricht, bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Überweisung eine Zahlung dieser Rechnung im Sinne von Art. 108g darstellt. Auch die Rechtsnatur der Zahlung spielt eine Rolle.

Dies zeigt eine verbindliche Steuerauskunft des Direktors der Landesfinanzinformation (KIS) vom 27. Juli 2026, Az. 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS, zu einem Versicherer, der die Regulierung von Schadensfällen finanziert. Im beschriebenen Fall war der Versicherer nicht der Käufer der auf der Rechnung ausgewiesenen Waren oder Dienstleistungen. Er überwies die Mittel in Erfüllung seiner Entschädigungspflicht aus einem Versicherungsvertrag. Der Direktor der KIS kam zu dem Schluss, dass der Versicherer in diesem Modell keine strukturierte Rechnung im Sinne von Art. 108g bezahlte und daher nicht verpflichtet war, die KSeF-Nummer im Zahlungsauftrag anzugeben.

Die Auskunft ist über den Versicherungssektor hinaus relevant, da sie auf eine Fragestellung hinweist, die bei komplexeren Abwicklungsmodellen auftreten kann: Es reicht nicht aus, festzustellen, wer die Überweisung technisch ausführt. Unternehmen müssen auch prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage die Mittel überwiesen werden.

Dies begründet keine generelle Ausnahme für alle Zahlungen von Versicherern oder anderen Dritten. Es handelt sich um eine verbindliche Steuerauskunft, die für einen konkreten zukünftigen Sachverhalt erteilt wurde; ihre Schlussfolgerungen sollten daher nicht automatisch auf andere Zahlungsmodelle übertragen werden.

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Was ist der Unterschied zwischen einer KSeF-Nummer und einer Rechnungsnummer?

Die KSeF-Nummer ist nicht die vom Verkäufer vergebene Rechnungsnummer. Ein Dokument kann beispielsweise die interne Nummer FV/01/2027/125 tragen. Sobald die E-Rechnung von KSeF angenommen wird, vergibt das System automatisch eine separate, eindeutige Identifikationsnummer.

Das Finanzministerium stellt ausdrücklich klar, dass die KSeF-Nummer und die in Art. 106e Abs. 1 Nr. 2 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes genannte Rechnungsnummer zwei unterschiedliche Nummern sind. Die KSeF-Nummer ist zudem nicht Teil der XML-Datei der Rechnung selbst.

Diese Unterscheidung hat praktische Auswirkungen für Unternehmen, die ERP-Systeme nutzen. Wenn das System nur die interne Rechnungsnummer speichert und an das Zahlungsmodul weitergibt, reicht ein korrekter Abruf des Dokuments aus KSeF allein ab 2027 nicht aus, um Zahlungen zu automatisieren.

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Was ist eine KSeF-Sammelkennung für Banküberweisungen?

Eine KSeF-Sammelkennung ermöglicht es, eine Zahlung für mehrere Rechnungen mit einer einzigen Kennung zu versehen. Sie wird für mindestens zwei vom selben Verkäufer ausgestellte strukturierte Rechnungen vergeben. Zur Erzeugung muss eine Liste der KSeF-Nummern dieser Rechnungen übermittelt werden. Dies kann unter anderem durch einen entsprechend berechtigten Aussteller oder Empfänger erfolgen. Die Funktion wird sowohl in den vom Finanzministerium bereitgestellten Lösungen als auch in kommerziellen Finanz- und Buchhaltungssystemen verfügbar sein, die an die KSeF-API angebunden sind.

Auch die Möglichkeit, eine Sammelkennung zu entschlüsseln, wird wichtig sein. KSeF ermöglicht es Nutzern zu prüfen, welche KSeF-Nummern von einer bestimmten Kennung erfasst werden. Unternehmen sollten daher zwei Prozesse vorbereiten:

• die Erzeugung von Sammelkennungen für ausgehende Zahlungen,
• deren Entschlüsselung für eingehende Kundenzahlungen und die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den richtigen Forderungen.

Der zweite Prozess wird leicht übersehen, wenn ein KSeF-Implementierungsprojekt nur aus der Perspektive der Kreditorenbuchhaltung betrachtet wird.

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Wie wird die KSeF-Nummer mit dem polnischen Split-Payment-Mechanismus zusammenwirken?

Ab dem 1. Januar 2027 wird die KSeF-Nummer auch im Überweisungsauftrag des Split-Payment-Mechanismus (MPP) verwendet. Bei einer einzelnen E-Rechnung gibt der Steuerpflichtige deren KSeF-Nummer an. Bei einer Sammelzahlung für strukturierte Rechnungen wird die von KSeF vergebene Sammelkennung verwendet.

Unternehmen, die MPP nutzen, sollten daher nicht nur reguläre Banküberweisungen testen, sondern auch die Erstellung von Split-Payment-Überweisungsaufträgen und Sammelzahlungen.

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Wo liegt das größte KSeF-Zahlungsrisiko in Polen? Zwischen Rechnung und Banküberweisung

In einem kleinen Unternehmen lässt sich die KSeF-Nummer noch manuell prüfen. Bei Hunderten oder Tausenden Rechnungen pro Monat wird das manuelle Suchen und Übertragen von Kennungen in die Zahlungsdaten jedoch ineffizient und fehleranfällig. Die entscheidende Frage lautet daher nicht: Wo wird die KSeF-Nummer eingegeben? Wichtiger ist die Frage: Bleibt die KSeF-Nummer während des gesamten Finanz- und Buchhaltungsprozesses mit der Verbindlichkeit verknüpft?

Der Datenfluss kann wie folgt aussehen:

KSeF → Dokumenten-Workflow-System → ERP-/Buchhaltungssystem → Freigabe → Kreditorenbuchhaltung → Zahllauf → Bank.

Löst sich die Kennung an irgendeiner Stelle von der Rechnung, wird das Problem unter Umständen erst bei der Zahlungsvorbereitung sichtbar. Ein Mitarbeiter müsste die KSeF-Nummer dann erneut suchen und manuell der richtigen Zahlung zuordnen.

Die Vorbereitung auf 2027 sollte sich daher auf die Datenkontinuität von der Rechnung bis zur Zahlung konzentrieren – nicht nur auf die Konfiguration eines zusätzlichen Felds im Online-Banking.

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Was sollten Buchhaltung, Finanzen und IT vor 2027 prüfen?

Die Vorbereitung auf die neuen Vorschriften sollte nicht als reine Buchhaltungsaufgabe behandelt werden. Die KSeF-Nummer muss über den gesamten Prozess hinweg korrekt weitergegeben werden – vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsausführung.

Die Buchhaltung sollte bestätigen, dass die KSeF-Nummer bei der Rechnung gespeichert wird und nach der Buchung mit ihr verknüpft bleibt.

Die Finanzabteilung sollte prüfen, ob die KSeF-Nummer bzw. die Sammelkennung automatisch in die für die Zahlungsvorbereitung genutzten Daten übernommen wird.

Die IT-Abteilung bzw. der ERP-Systemverantwortliche sollte prüfen, ob die Daten korrekt zwischen KSeF, dem Buchhaltungssystem, dem Dokumenten-Workflow-System und dem Online-Banking übertragen werden.

Der CFO oder Chefbuchhalter sollte festlegen, wie mit Sonderfällen umzugehen ist, etwa Sammelzahlungen, Zahlungen durch Dritte oder Änderungen des Mehrwertsteuerstatus eines Geschäftspartners.

In der Praxis geht es nicht nur darum, einer Banküberweisung eine KSeF-Nummer hinzuzufügen, sondern sicherzustellen, dass die richtige Kennung ohne manuelles Suchen oder erneute Dateneingabe bei der richtigen Zahlung ankommt.

Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern, lohnt es sich zudem zu klären, wie KSeF-Daten zwischen dem Unternehmen und seinem Buchhaltungsdienstleister ausgetauscht werden. Im Rahmen seiner Buchhaltungsdienstleistungen in Polen kann getsix® Unternehmen bei der Organisation von Buchhaltungsprozessen und Abwicklungen im Zusammenhang mit über KSeF verarbeiteten Rechnungen unterstützen.

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Wie sollte sich ein Unternehmen auf die verpflichtende KSeF-Nummer bei Banküberweisungen vorbereiten?

Der beste Test besteht nicht darin, ein einzelnes Feld im Online-Banking zu prüfen, sondern eine echte Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung nachzuverfolgen.

1. Wählen Sie aus KSeF abgerufene Rechnungen aus und prüfen Sie, wo deren KSeF-Nummern im System gespeichert sind.
2. Verfolgen Sie die Nummer durch den gesamten Dokumenten-Workflow – Kontierung, Freigabe, Buchung und Abrechnung.
3. Prüfen Sie den Zahllauf – fließt die KSeF-Nummer automatisch in die an die Bank übermittelten Daten ein?
4. Testen Sie eine Sammelzahlung und den Prozess zur Erzeugung der entsprechenden Sammelkennung.
5. Prüfen Sie eingehende Zahlungen – kann das System eine Sammelkennung entschlüsseln und den Zahlungseingang den richtigen Forderungen zuordnen?
6. Definieren Sie Ausnahmen und Zuständigkeiten – wer entscheidet, was zu tun ist, wenn eine Zahlung nicht dem Standardszenario entspricht?

Diese Art von Test kann Lücken aufdecken, die nicht sichtbar werden, wenn nur die Integration zwischen der Buchhaltungssoftware und KSeF geprüft wird.

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Muss ein ausländischer Mehrwertsteuerpflichtiger bei einer Zahlung in Polen eine KSeF-Nummer angeben?

Nach der aktuellen Auffassung des polnischen Finanzministeriums muss ein ausländisches Unternehmen, das eine Zahlung an einen polnischen Steuerpflichtigen für eine strukturierte Rechnung leistet, keine KSeF-Nummer oder Sammelkennung angeben, sofern es weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte in Polen hat.

Dies ist besonders für internationale Konzerne und Unternehmen mit zentralisierten Zahlungsprozessen relevant. Die Registrierung eines ausländischen Unternehmens als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger in Polen sollte daher nicht automatisch zu der Annahme führen, dass jede Zahlung dieses Unternehmens mit einer KSeF-Nummer versehen werden muss.

Bei komplexeren Modellen – etwa der zentralen Abwicklung von Verbindlichkeiten durch ein ausländisches Unternehmen, Zahlungen durch ein anderes Konzernunternehmen oder der Nutzung ausländischer Bankkonten – sollte das konkrete Zahlungsmodell vor der Umsetzung geprüft werden.

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Was sollten Unternehmen zu KSeF-Zahlungsreferenzen ab 2027 beachten?

Ab dem 1. Januar 2027 wird eine KSeF-Nummer oder Sammelkennung zu einem verpflichtenden Bestandteil bestimmter Zahlungen im Zusammenhang mit von KSeF erfassten Rechnungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede mit einer strukturierten Rechnung verbundene Überweisung eine solche Referenz tragen muss. Vor einer Zahlung müssen Unternehmen unter anderem den Mehrwertsteuerstatus der Parteien, die Art der Rechnung, die Zahlungsmethode und – bei komplexeren Strukturen – die Rechtsnatur der Überweisung berücksichtigen.

Für größere Organisationen besteht die zentrale Aufgabe darin sicherzustellen, dass die KSeF-Nummer während des gesamten Prozesses von der Rechnung bis zur Bank erhalten bleibt. Vor dem 1. Januar 2027 sollten Unternehmen daher den tatsächlichen Dokumenten-Workflow, die Abwicklung von Sammelzahlungen und die Zuordnung eingehender, mit einer Sammelkennung versehener Zahlungen testen.

Die Prüfung, ob die Rechnungsbuchung und die Abrechnungsprozesse für die KSeF-Anforderungen ab 2027 bereit sind, kann eine Organisation sowohl der Dokumenten-Workflows als auch der Zuständigkeiten in Buchhaltung und Finanzen erfordern. getsix kann Unternehmen in diesem Bereich mit seinen Buchhaltungsdienstleistungen für Unternehmen in Polen unterstützen.

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Quellen und Rechtsgrundlagen:

• Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (polnisches Mehrwertsteuergesetz).
• Gesetz vom 5. August 2025 zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen sowie des Gesetzes zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen und bestimmter anderer Gesetze, Gesetzblatt (Dziennik Ustaw) 2025, Pos. 1203.
• Polnisches Finanzministerium – KSeF-Nummer und Sammelkennung.
• Verbindliche Steuerauskunft des Direktors der Landesfinanzinformation (KIS) vom 27. Juli 2026, Az. 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS.

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