Ist KSeF ein Schritt zur Standardisierung der E-Rechnungsstellung in ganz Europa?
Auf jeden Fall. Mit KSeF passt sich Polen den EU-Trends zur E-Rechnungsstellung an. Standardisierung bedeutet, dass Unternehmen, die auf mehreren…
Häufig gestellte Fragen zu: Landesweites E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen
Wird KSeF die Abrechnungen in internationalen Unternehmen vereinfachen?
Ja. KSeF basiert auf einem strukturierten E-Rechnungs-Format, das Teil der EU-Digitalisierungsstrategie (ViDA-Projekt) ist. Der polnische Standard ähnelt daher den Systemen…
Wie werden Mitarbeiterausgaben im Zusammenhang mit KSeF abgerechnet?
Mitarbeiterausgaben (z. B. Kraftstoff, Hotel, Geschäftsreisen) werden mit strukturierten Rechnungen in KSeF erfasst, wenn sie auf Firmendaten ausgestellt sind. Mitarbeiter…
Können Anhänge zu Rechnungen in KSeF hinzugefügt werden und wie lauten die Regeln dafür?
Ab dem 1. Februar 2026 können in KSeF Rechnungen mit Anhang ausgestellt werden, jedoch nur im strukturierten XML-Format (FA(3)). Dateien…
Gibt es nach 2026 ein Doppelsystem, bei dem Rechnungen teils über KSeF, teils per E-Mail oder Papier laufen?
Ja, aber nur in der Übergangszeit und in klar definierten Fällen. Ab dem 1. Februar 2026 müssen große Unternehmen KSeF…
Werden Papierrechnungen für ausländische Kunden mit KSeF verschwinden?
Das hängt von den Vereinbarungen mit dem Vertragspartner ab. KSeF umfasst nur Transaktionen in Polen, daher muss die Rechnung bei…
QR-Codes in KSeF – wie viele gibt es und wozu dienen sie?
Auf Online-Rechnungen, die außerhalb von KSeF verfügbar sind, erscheint ein QR-Code, der einen schnellen Zugriff und eine schnelle Überprüfung des…
Was passiert, wenn KSeF nicht funktioniert oder das System ausfällt?
In solchen Fällen wird der Offline-Modus24 oder der Notfallmodus verwendet. Eine offline ausgestellte Rechnung muss spätestens am nächsten Werktag an…
Wie werden Rechnungen verarbeitet, wenn ein großer Kunde bereits KSeF nutzt, ein kleiner Lieferant jedoch noch nicht?
Der Zeitplan sieht eine schrittweise Einführung des Systems vor: Ab dem 1. Februar 2026 gilt die Pflicht für die größten…
Muss ich die KSeF-ID im Verwendungszweck der Überweisung oder der geteilten Zahlungen (MPP) angeben?
Die Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer oder der Sammel-ID im Verwendungszweck der Zahlung gilt ab dem 1. Januar 2027 –…
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