Entsendung von Nicht-EU-Arbeitnehmern aus Polen in die EU – Ministerium kündigt neuen Ansatz bei Arbeitserlaubnissen an
Eine geplante EU-Entsendung soll in Polen laut Arbeitsministerium allein keine Ablehnung der Arbeitserlaubnis begründen – geprüft wird einzeln.
Seit Juni 2025 haben einige polnische Arbeitgeber Schwierigkeiten, Arbeitserlaubnisse für Nicht-EU-Bürger zu erhalten, die später in anderen EU-Staaten eingesetzt werden sollen.
Das polnische Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik will Woiwoden und Starosten (regionale und Kreisbehörden) Leitlinien zur Prüfung solcher Anträge übermitteln.
Die Position des polnischen Arbeitsministeriums vom Oktober 2026 ändert die geltenden polnischen Gesetze nicht und garantiert keine Erteilung von Arbeitserlaubnissen.
Nach dem EuGH-Urteil Vander Elst (C-43/93) darf ein EU-Aufnahmestaat bei vorübergehender Dienstleistung grundsätzlich keine zusätzliche Arbeitserlaubnis für legal beschäftigte Nicht-EU-Arbeitnehmer verlangen.
Nicht-EU-Bürger stellten 23,4 % der Beschäftigten in den Unternehmen der Koalition Polnischer Dienstleistungsexporteure, die 2024 Leistungen von rund 32 Mrd. PLN in der EU erbrachten.
Weniger pauschale Ablehnungen, aber weiterhin Risiken
Ob eine Arbeitserlaubnis in Polen erteilt wird, hängt weiterhin vom Einzelfall und von der Praxis der jeweiligen Behörde ab.
Legale Beschäftigung in Polen bleibt der erste Schritt
Arbeitgeber müssen zunächst eine rechtmäßige Grundlage für Aufenthalt und Arbeit des Nicht-EU-Bürgers in Polen sicherstellen.
Fehlendes Personal kann die Rentabilität von Aufträgen belasten
Personalengpässe können zu Verzögerungen und mehr Subunternehmern führen und so Umsatz und Marge des polnischen Auftragnehmers schmälern.
Planungssicherheit hängt von Behördenpraxis und Gesetzgebung ab
Mehr Vorhersehbarkeit entsteht erst, wenn polnische Behörden die Leitlinien einheitlich anwenden oder Gesetzesänderungen folgen.
Das polnische Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik hat einen geänderten Ansatz bei Arbeitserlaubnissen für Nicht-EU-Staatsangehörige angekündigt, die polnische Arbeitgeber in andere EU-Mitgliedstaaten entsenden wollen. Die Absicht, einen Arbeitnehmer ins Ausland zu entsenden, soll für sich genommen nicht automatisch die Ablehnung einer Arbeitserlaubnis rechtfertigen. Die Behörden sollen die tatsächliche Art der Beschäftigung, die Tätigkeit des Arbeitgebers in Polen sowie den vorübergehenden Charakter der Entsendung prüfen. Die Ankündigung kann die Schwierigkeiten von Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aufträgen verringern, ändert jedoch weder die geltende Rechtslage noch garantiert sie die Erteilung von Arbeitserlaubnissen.
Die Entsendung von Nicht-EU-Arbeitnehmern aus Polen in die EU ist für polnische Unternehmen, die Dienstleistungen auf anderen europäischen Märkten erbringen, zu einer erheblichen Herausforderung geworden. Seit Juni 2025 hatten einige Arbeitgeber Schwierigkeiten, Arbeitserlaubnisse für Drittstaatsangehörige zu erhalten, die anschließend bei Aufträgen in anderen EU-Mitgliedstaaten eingesetzt werden sollten.
Im Oktober 2026 kündigten die polnischen Behörden jedoch eine mögliche Änderung ihrer Verwaltungspraxis an. Das Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik legte eine Position dar, die Unternehmen helfen könnte, ihren Personalbedarf zu planen und die Kontinuität bei der Erbringung grenzüberschreitender Dienstleistungen zu sichern.
In diesem Artikel:
Warum hatten polnische Unternehmen Schwierigkeiten, Nicht-EU-Arbeitnehmer ins Ausland zu entsenden?
Die Schwierigkeiten ergaben sich aus der behördlichen Anwendung von Vorschriften, die seit dem 01.06.2025 gelten und durch das Gesetz vom 20.03.2025 über die Bedingungen für die Zulässigkeit der Beauftragung von Ausländern mit der Ausübung einer Arbeit im Hoheitsgebiet der Republik Polen eingeführt wurden. In einigen Verfahren verweigerten die Behörden Arbeitserlaubnisse, wenn sie zu dem Schluss kamen, dass ein ausländischer Staatsangehöriger in erster Linie Dienstleistungen im Ausland erbringen und nicht in Polen arbeiten sollte.
Betroffen waren insbesondere Unternehmen aus den Bereichen Bau, Fertigung, Montage, Instandhaltung und Pflegedienstleistungen. Ihr Geschäftsmodell besteht häufig darin, Arbeitnehmer in Polen zu beschäftigen und sie vorübergehend zur Erfüllung von Aufträgen in andere EU-Länder zu entsenden.
Für Unternehmen mit internationalen Aufträgen entstanden dadurch Risiken wie Personalengpässe, Projektverzögerungen und eine stärkere Abhängigkeit von Subunternehmern. In der Praxis konnten Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Arbeitserlaubnissen daher nicht nur die Personalplanung, sondern auch die Rentabilität von Aufträgen und die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, seine internationalen Verpflichtungen zu erfüllen.
Was ändert sich durch die Ankündigung des polnischen Arbeitsministeriums vom Oktober 2026?
Nach im Oktober 2026 veröffentlichten Informationen beabsichtigt das polnische Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik, vom restriktiven Ansatz abzurücken, nach dem eine geplante Entsendung ins Ausland für sich genommen zur Ablehnung einer Arbeitserlaubnis führen konnte. Das Ministerium legte seine Position als Antwort auf eine Erklärung von Senator Stanisław Gawłowski dar.
Das Ministerium wies darauf hin, dass die geplante Entsendung eines ausländischen Staatsangehörigen für sich allein keine Ablehnung einer Arbeitserlaubnis rechtfertigen sollte, wenn der Arbeitnehmer vor oder nach der Entsendung in Polen arbeiten wird. Zudem kündigte es an, den Woiwoden (Leitern der Regionalverwaltung) und Starosten (Kreisbehörden) Leitlinien zur Bearbeitung solcher Anträge zu übermitteln.
Dies ist eine wichtige Entwicklung für Arbeitgeber, allerdings ist zwischen einer behördlichen Ankündigung und einer Gesetzesänderung zu unterscheiden.
| Bereich | Was bedeutet die Ankündigung des Ministeriums? |
|---|---|
| Absicht, einen Arbeitnehmer zu entsenden | Soll für sich allein nicht darüber entscheiden, ob eine Arbeitserlaubnis abgelehnt wird |
| Tatsächliche Art der Beschäftigung | Die Behörden sollen die tatsächlichen Beschäftigungsverhältnisse, die Tätigkeit des Arbeitgebers in Polen und den vorübergehenden Charakter der Entsendung prüfen |
| Verwaltungspraxis | Das Ministerium beabsichtigt, den zuständigen Behörden Leitlinien zu übermitteln |
| Geltende Rechtslage | Die Position des Ministeriums ersetzt keine gesetzlichen Anforderungen |
| Entscheidungen über Arbeitserlaubnisse | Jeder Antrag erfordert weiterhin eine Einzelfallprüfung der Umstände von Arbeitnehmer und Arbeitgeber |
In der Praxis kann der angekündigte Ansatz Ablehnungen verringern, die allein auf der Absicht eines Arbeitgebers beruhen, einen Arbeitnehmer ins Ausland zu entsenden. Das Ergebnis hängt jedoch weiterhin von den Umständen des Einzelfalls und davon ab, wie die einzelnen Behörden die neuen Leitlinien anwenden.
Kann ein in Polen legal beschäftigter Nicht-EU-Staatsangehöriger in ein anderes EU-Land entsandt werden?
Ja. Das EU-Recht erlaubt die vorübergehende Entsendung von Drittstaatsangehörigen, die von einem in einem EU-Mitgliedstaat niedergelassenen Unternehmen legal beschäftigt werden, wenn dieses Unternehmen vorübergehend Dienstleistungen in einem anderen Mitgliedstaat erbringt. Dies entbindet jedoch nicht von den Anforderungen an Beschäftigung und Aufenthalt sowie von den Pflichten im Aufnahmestaat.
Ein wichtiger rechtlicher Bezugspunkt ist das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) vom 09.08.1994 in der Rechtssache Vander Elst (C-43/93). Danach darf ein Aufnahmemitgliedstaat die vorübergehende Erbringung von Dienstleistungen durch ein in einem anderen Mitgliedstaat niedergelassenes Unternehmen grundsätzlich nicht von einer zusätzlichen Arbeitserlaubnis für dessen legal beschäftigte Nicht-EU-Arbeitnehmer abhängig machen.
Das Vander-Elst-Urteil bedeutet jedoch nicht, dass die Entsendung von Drittstaatsangehörigen ohne zusätzliche Formalitäten möglich ist. Arbeitgeber müssen sowohl die Anforderungen an die rechtmäßige Beschäftigung und den Aufenthalt des Arbeitnehmers als auch die Pflichten berücksichtigen, die das Land vorschreibt, in dem der Arbeitnehmer vorübergehend tätig sein wird.
Was bedeutet der neue Ansatz für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aufträgen?
Für Unternehmen, die grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringen, wirkt sich die Möglichkeit, Arbeitnehmer zu rekrutieren und zu entsenden, unmittelbar auf ihre Fähigkeit aus, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Nach Angaben der Koalition Polnischer Dienstleistungsexporteure erbrachten polnische Unternehmen 2024 auf EU-Märkten Dienstleistungen im Wert von rund 32 Mrd. PLN. Nicht-EU-Staatsangehörige stellten 23,4 % der Beschäftigten in den von der Koalition vertretenen Unternehmen.
Einschränkungen bei der Erteilung von Arbeitserlaubnissen können daher nicht nur personelle Engpässe, sondern auch unmittelbare finanzielle Folgen nach sich ziehen. Unternehmen, die nicht genügend Personal sichern können, müssen unter Umständen Teile ihrer Projekte an ausländische Subunternehmer vergeben. Das kann zwar helfen, vertragliche Verpflichtungen einzuhalten, kann aber Umsatz und Gewinnmargen des polnischen Auftragnehmers schmälern.
Aus unternehmerischer Sicht könnte ein besser vorhersehbares Verfahren für Arbeitserlaubnisse die Personalplanung verbessern, das Risiko von Projektverzögerungen verringern und den Bedarf an externen Auftragnehmern bei internationalen Projekten begrenzen.
Die Risiken sind dennoch nicht beseitigt. Solange sich der angekündigte Ansatz nicht in der Verwaltungspraxis etabliert oder im Gesetz niederschlägt, sollten Unternehmen weiterhin mit möglichen Unterschieden bei der Prüfung einzelner Anträge rechnen.
Wie sollten sich Unternehmen auf die Beschäftigung von Nicht-EU-Staatsangehörigen vorbereiten, die später bei Auslandsaufträgen eingesetzt werden könnten?
Die angekündigte Änderung der Verwaltungspraxis macht eine sorgfältige Vorbereitung des Beschäftigungsprozesses nicht überflüssig.
Unternehmen sollten sich auf vier zentrale Bereiche konzentrieren:
- Rechtmäßige Beschäftigung in Polen – Prüfen Sie, ob der ausländische Staatsangehörige über eine geeignete Rechtsgrundlage für Aufenthalt und Beschäftigung verfügt und ob eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist.
- Beschäftigungsunterlagen – Stellen Sie sicher, dass Aufgabenbereich, Arbeitsort und Beschäftigungsbedingungen die tatsächlichen Arbeitsverhältnisse zutreffend widerspiegeln.
- Lohnabrechnung und beschäftigungsbezogene Abrechnungen – Berechnen Sie Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und sonstige Zahlungen aus der Beschäftigung in Polen korrekt.
- Spätere Tätigkeit außerhalb Polens – Prüfen Sie vor der Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen EU-Mitgliedstaat gesondert die geltenden Entsendevorschriften, die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung und die Pflichten im Aufnahmestaat.
In der Praxis bedeutet dies, dass Arbeitgeber die Legalisierung der Beschäftigung in Polen als eigenständige und wesentliche erste Phase des Prozesses behandeln sollten.
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Lösen die neuen Leitlinien alle Probleme mit Arbeitserlaubnissen in Polen?
Nein. Die Ankündigung des Ministeriums kann Ablehnungen von Arbeitserlaubnissen verringern, die allein auf einer beabsichtigten Entsendung ins Ausland beruhen, löst jedoch nicht alle Fragen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen.
Arbeitgeberverbände fordern zudem Gesetzesänderungen, die die Regeln für die Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger klar festlegen, die einen Teil ihrer Arbeit in Polen und einen Teil in anderen EU-Mitgliedstaaten verrichten. Dies ist besonders für Unternehmen mit mehrjährigen Verträgen wichtig. Eine bloße Änderung der behördlichen Auslegung bietet nicht dieselbe Rechtssicherheit wie klar formulierte gesetzliche Vorschriften.
Offen bleibt zudem, wie die Behörden beurteilen werden, ob die Arbeit tatsächlich in Polen verrichtet wird, und ob die Verwaltungspraxis in den einzelnen Behörden einheitlich sein wird.
Für Arbeitgeber sollte daher Priorität haben, Risiken in den Bereichen zu minimieren, die sie unmittelbar beeinflussen können: die rechtmäßige Beschäftigung in Polen sicherzustellen, vollständige Unterlagen zu führen und HR-Verfahren im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu halten.
Entsendung von Nicht-EU-Arbeitnehmern aus Polen in die EU – wie geht es weiter?
Die Ankündigung des polnischen Arbeitsministeriums vom Oktober 2026 ist ein wichtiges Signal für polnische Dienstleistungsexporteure, die seit 2025 Schwierigkeiten hatten, Nicht-EU-Arbeitnehmer für internationale Aufträge zu rekrutieren.
Entscheidend wird sein, wie die Behörden die angekündigten Leitlinien anwenden und ob weitere Gesetzesänderungen folgen. Erst dann wird sich zeigen, ob Arbeitgeber mit einer höheren Vorhersehbarkeit der Verfahren für die Einstellung ausländischer Staatsangehöriger und deren anschließenden Einsatz bei Projekten im Ausland rechnen können.
Unabhängig von weiteren Änderungen der behördlichen Auslegung gilt: Der erste Schritt bleibt, die rechtmäßige Beschäftigung des ausländischen Staatsangehörigen in Polen sicherzustellen. getsix® bietet Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen für Arbeitgeber, die ausländische Staatsangehörige beschäftigen, einschließlich der Lohnabrechnung für Mitarbeiter, der Unterstützung bei der Beschaffung von Arbeitserlaubnissen sowie der Anpassung internationaler HR-Verfahren und Beschäftigungsstandards an das polnische Arbeitsrecht. Diese Unterstützung kann insbesondere für multinationale Unternehmen und polnische Unternehmen relevant sein, die Drittstaatsangehörige im Rahmen eines umfassenderen grenzüberschreitenden Geschäftsmodells beschäftigen.
Autor des Artikels ist die getsix® Redaktiongetsix® erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung, Personalwesen, Lohnabrechnung und Unternehmensberatung und unterstützt Unternehmen, die in Polen tätig sind. Die getsix® Redaktion erstellt praxisorientierte Informationen, die das Verständnis der polnischen Buchhaltungs-, Steuer- und Personalthemen erleichtern.
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