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Finanz- und Rechnungswesen Dienstleistungen Priorität 2019 | Elektronische Zertifizierung von Jahresabschlüssen

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit dieser Information möchten wir Ihnen die Regeln für die Unterzeichnung und Einreichung von Jahresabschlüssen beim Handelsregister (im Folgenden auch KRS genannt) für die Jahresabschlüsse, die nach dem 1. Oktober 2018 erstellt werden, vorstellen.

Gleichzeitig möchten wir darauf hinweisen, dass die ursprünglichen Änderungen, die mit dem Gesetz vom 26. Januar 2018 eingeführt wurden, inzwischen zweimal vom Gesetzgeber nachgebessert wurden, um die von Unternehmern gemeldeten Probleme und Unstimmigkeiten zu beseitigen. Durch die nachträglichen Änderungen des Gesetzgebers wurden die Regeln für die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Handelsregister für Unternehmen, bei denen die Funktionen der Vorstandsmitglieder ausschließlich von Ausländern gehalten werden, etwas transparenter und anwendungsfreundlicher gestaltet.

1. Unterzeichnung des Jahresabschlusses
Ab dem 1. Oktober 2018 besteht die Verpflichtung, den Jahresabschluss in elektronischer Form aufzustellen. Der Abschlussersteller und alle Vorstandsmitglieder der Gesellschaft müssen den Jahresabschluss innerhalb von 3 Monaten nach dem Bilanzstichtag, d.h. in den meisten Fällen bis zum 31. März 2019, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer vertrauenswürdigen ePUAP-Signatur unterschreiben. Nach den vom Finanzministerium veröffentlichten Informationen können Ausländer die Abschlüsse mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben, die in der Europäischen Union sowie in einem Drittland ausgestellt wurde, wenn sie mit dem XAdES-Algorithmus kompatibel ist.

2. Einreichung von Jahresabschlüssen
Solche unterzeichneten E-Jahresabschlüsse sollten nach ihrer Freigabe durch die Gesellschafterversammlung innerhalb von 15 Tagen nach ihrer Genehmigung beim Handelsregister eingereicht werden. Die Abgabe von E-Jahresabschlüssen ist derzeit nur online über das vom Justizministerium zu diesem Zweck bereitgestellte Telekommunikations- und IT-System möglich.

Durch eine weitere Änderung der Bestimmungen des Gesetzes über das nationale Gerichtsregister ab dem 1. April 2019 wurde der Kreis der zur kostenlosen Abgabe von E-Reports berechtigten Personen erweitert. Die Einreichung einer solchen Meldung wird dann nicht mehr nur durch ein Vorstandsmitglied möglich sein, dessen PESEL-Nummer im KRS eingetragen ist, sondern sie kann dann auch von einem Prokuristen, einem Liquidator oder einem dazu beruflich Bevollmächtigten (Rechtsanwalt, Rechtsberater) ausgeführt werden. Die antragstellende Person muss jedoch über eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine vertrauenswürdige ePUAP Signatur verfügen.

An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass bereits im Januar 2019 erste Informationen erschienen sind, dass das System keine Anträge entgegengenommen hat, welche mit einer vertrauenswürdigen ePUAP Signatur unterzeichnet waren, was damals auch vom Finanzministerium bestätigt wurde. Das IT-Problem sollte bis Ende Februar 2019 gelöst sein. Im Moment liegen keine offiziellen Informationen darüber vor, ob dies erfolgreich war. Wir empfehlen daher vorsorglich, Finanzdokumente und -anträge mit qualifizierten elektronischen Signaturen zu unterzeichnen.

3. Zusammenfassung
Die oben genannten Regeländerungen für die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Handelsregister für 2018 und die Folgejahre haben zur Folge, dass:

  1. Alle Mitglieder des Vorstands müssen bis zum 31. März 2019 über eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine vertrauenswürdige ePUAP-Signatur verfügen.
  2. Vorstandsmitglieder – Ausländer müssen für die Einreichung von Jahresabschlüssen keine PESEL-Nummer mehr einholen und diese im KRS eintragen lassen, da ab dem 1. April 2019 die Anmeldung und Einreichung von Jahresabschlüssen im Namen der Gesellschaft von einem Prokuristen oder einem beruflich Bevollmächtigten (Rechtsanwalt/Rechtsberater auf der Grundlage einer schriftlichen Vollmacht) ausgeführt werden kann.

Bei Fragen und Anregungen steht Ihnen getsix® gerne zur Verfügung.

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