Gesetz über die Bedingungen der Beschäftigung von Ausländern in Polen – Fragen und Antworten

I. Dokumentation

Das Gesetz sieht eine vollständige Digitalisierung des Verfahrens zur Erteilung von Arbeitserlaubnissen für Ausländer über das System praca.gov.pl vor. Das bedeutet, dass alle Anträge, Erklärungen, Beschwerden, Einsprüche, Dokumente und Schreiben sowie digitale Abbildungen von Dokumenten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur versehen sein müssen – so ergibt sich aus Art. 44 Abs. 3 des Gesetzes über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlung.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Kopien der Dokumente, die zum Aufenthalt auf dem Gebiet der Republik Polen berechtigen, während der gesamten Dauer der Beschäftigung des Ausländers aufzubewahren. Das Gesetz legt jedoch nicht fest, ob diese Kopien in schriftlicher oder elektronischer Form aufzubewahren sind. Der Arbeitgeber kann daher die für ihn günstigste Form wählen. Da die Kommunikation mit den Behörden jedoch ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgt, ist es am besten, die Kopien auch in dieser Form aufzubewahren.

II. Ausländer als Studenten und Absolventen

Der Inkrafttreten des neuen Gesetzes über die Bedingungen für die Zulassung von Ausländern zur Beschäftigung hat die Situation von arbeitenden ausländischen Studenten nicht geändert. Sie dürfen weiterhin legal arbeiten, ohne eine Arbeitserlaubnis zu benötigen. Dies gilt ausschließlich für Studierende in Vollzeitstudiengängen und Doktoranden an öffentlichen und privaten Hochschulen in Polen. Die Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 21. April 2015, die gemäß dem neuen Gesetz in Kraft bleibt, gilt weiterhin. Allerdings soll auf Grundlage von Art. 3 Abs. 7 des neuen Gesetzes eine neue Verordnung erlassen werden, die Fälle regelt, in denen keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Daher kann sich diese Situation ändern. Die alte Verordnung aus dem Jahr 2015 bleibt noch sechs Monate lang in Kraft, also bis zum 30.11.2025.

Auch Absolventen weiterführender Schulen – wie allgemeinbildender Oberschulen (Licea), technischer Schulen, Fachschulen, sonderpädagogischer Schulen zur Arbeitsvorbereitung sowie weiterführender Schulen für Personen mit mittlerer oder fachmittlerer Bildung mit einer Ausbildungsdauer von höchstens 2,5 Jahren können ohne Arbeitserlaubnis oder Abgabe einer Erklärung über die Beschäftigung legal arbeiten. Dasselbe gilt für Absolventen von Vollzeitstudiengängen oder Vollzeitdoktorandenprogrammen an polnischen Hochschulen. Dies ergibt sich aus § 1 Nr. 15 der alten Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 21. April 2015, die durch das neue Gesetz in Kraft bleibt, jedoch nur bis zum 30.11.2025.

Das neue Gesetz enthält den Art. 3 Abs. 5 Punkt 2, der besagt, dass ein Absolvent einer weiterführenden Schule ohne Arbeitserlaubnis oder Erklärung über die Beschäftigung arbeiten darf, sofern er in der Republik Polen ausgestellte Nachweise über berufliche Qualifikationen besitzt. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Abiturient, der keine berufliche Qualifikationen erworben hat, eine Arbeitserlaubnis oder eine Eintragung der Erklärung über die Beschäftigung benötigt. Diese Regelung ist besonders zu beachten, wenn die Bestimmungen der alten Verordnung außer Kraft treten und Absolventen ohne Qualifikationen den freien Zugang zum Arbeitsmarkt verlieren.

Das neue Gesetz verlangt zudem nicht mehr, dass Absolventen ein Vollzeitstudium absolviert haben müssen.

III. Informationen und Übersetzung

Artikel 5 des neuen Gesetzes verpflichtet den Arbeitgeber, dem Ausländer den Arbeitsvertrag in schriftlicher Form in einer für ihn verständlichen Sprache vorzulegen. Das bedeutet, dass die Vertragssprache eine der Sprachen sein muss, die der Ausländer in ausreichend versteht. Es ist zum Beispiel nicht zulässig, den Vertrag auf Englisch vorzulegen, wenn der Ausländer ausschließlich Spanisch spricht.

Der Vertrag in einer Fremdsprache muss nicht beglaubigt übersetzt werden. Wird der Vertrag jedoch aus einer Fremdsprache ins Polnische übersetzt, muss dies durch einen vereidigten Übersetzer angefertigt werden. Dies gilt für einen bereits unterzeichneten Vertrag in einer Fremdsprache. Der Arbeitgeber ist anschließend verpflichtet, diesen aufzubewahren. Verträge können weiterhin als zweisprachige Dokumente in einer Version erstellt werden.

Auch die Arbeitsschutzunterweisung (BHP) muss in einer Sprache durchgeführt werden, die der Ausländer versteht. Dies ergibt sich nicht direkt aus dem neuen Gesetz, sondern aus dem Arbeitsgesetzbuch. Es kann nicht festgestellt werden, dass der Arbeitgeber seinen Pflichten im Bereich Arbeitsschutz nachgekommen ist, wenn der Inhalt der übermittelten Informationen für den Arbeitnehmer aufgrund einer Sprachbarriere nicht verständlich ist. In diesem Fall ist jedoch keine beglaubigte Übersetzung erforderlich; der Arbeitgeber kann die Art der Übersetzung frei wählen. Die Bedingung ist jedoch, dass der Ausländer den übermittelten Inhalt versteht.

Eine besondere Informationspflicht gemäß Artikel 5 des neuen Gesetzes besteht darin, den Ausländer schriftlich in einer für ihn verständlichen Sprache über sein Recht auf Beitritt zu einer Gewerkschaft zu informieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob beim Arbeitgeber Gewerkschaften bestehen oder nicht. Auch in diesem Fall ist keine beglaubigte Übersetzung erforderlich. Eine beglaubigte Übersetzung ist nur bei der Übersetzung eines Vertrags aus einer Fremdsprache ins Polnische erforderlich.

Nach der Definition in Artikel 2 Punkt 1 des neuen Gesetzes ist ein Ausländer jede Person, die keine polnische Staatsangehörigkeit besitzt. Die Bestimmungen des neuen Gesetzes gelten jedoch nicht für Staatsangehörige von EU-Mitgliedstaaten, EFTA- und EWR-Staaten. Diese Ausnahme ergibt sich aus Artikel 1 Abs. 4 Punkt 6 Buchstabe a des neuen Gesetzes.

IV. Arbeitnehmerüberlassung (Outsourcing)

Das neue Gesetz verhindert das sogenannte Arbeitnehmer-Outsourcing. Gemäß Art. 84 Abs. 12 des neuen Gesetzes wird eine Geldstrafe von mindestens 3.000 PLN verhängt gegen denjenigen, der einem Ausländer Arbeit überträgt und ihn zur Ausführung von Arbeit für und unter der Leitung eines anderen Unternehmens auf einer anderen Grundlage als einem Vertrag über Leiharbeit einsetzt. Die Beschäftigung von Ausländern als Leiharbeitnehmer auf Grundlage eines Vertrags mit einer Zeitarbeitsagentur bleibt jedoch weiterhin legal.

Daher ist ab dem 1. Juni die weitere Übertragung von Arbeit an ausländische Arbeitnehmer in Form von Outsourcing illegal und kann mit einer Geldstrafe geahndet werden. Die Behörden, die Arbeitserlaubnisse und Erklärungen zur Übertragung von Arbeit an Ausländer ausstellen, werden prüfen, ob es sich im jeweiligen Fall um Outsourcing handelt, und gegebenenfalls die Ausstellung dieser Dokumente verweigern.

V. Kontakt mit Behörden

Die beschäftigende Stelle ist verpflichtet, der Behörde, die die Arbeitserlaubnis erteilt hat, vor Beginn der Beschäftigung des Ausländers eine Kopie des Arbeitsvertrags in polnischer Sprache über das System praca.gov.pl zu übermitteln. Ziel dieser Regelung ist es, die Behörde über das Bestehen des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Arbeitgeber und dem Ausländer sowie über dessen Einzelheiten zu informieren.

Gemäß der Mitteilung des Ministeriums für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 28. Mai 2025 ist die Übermittlung der Vertragskopie in polnischer Sprache über das System praca.gov.pl ab folgenden Terminen möglich:

• 1. Juli 2025 – im Falle einer Erklärung über die Beschäftigung eines Ausländers und einer Saisonarbeitserlaubnis, die vom Landrat (starosta) ausgestellt wurden;
• 1. August 2025 – im Falle einer Arbeitserlaubnis, die vom Woiwoden ausgestellt wurde.

Bis zu diesem Zeitpunkt müssen Arbeitgeber der Behörde keine Kopien der Verträge übermitteln. Die Nichtübermittlung der Dokumente innerhalb dieser Fristen wird nicht geahndet. Derzeit können die Dokumente über die Plattform ePUAP übermittelt werden.

Die Kopie des Arbeitsvertrags muss vor Aufnahme der Beschäftigung übermittelt werden – das bedeutet, wenn der Vertrag beispielsweise am 1. Juli unterzeichnet wurde und der Ausländer die Arbeit erst am 15. Juli um 8:00 Uhr aufnehmen soll, muss die Kopie des Vertrags bis zu diesem Zeitpunkt am 15. Juli an die Behörde übermittelt werden.

Die gleichen Vorschriften gelten für die Übermittlung der Vertragskopie an den Landrat, der die Erklärung über die Beschäftigung eines Ausländers registriert hat. Zusätzlich ist der Landrat innerhalb von 7 Tagen über die Arbeitsaufnahme durch den Ausländer zu informieren oder innerhalb von 14 Tagen nach dem Tag, an dem die Arbeit hätte aufgenommen werden sollen, über die Nichtaufnahme der Arbeit zu informieren. Arbeitgeber müssen außerdem das Ende der Beschäftigung auf Grundlage der Erklärung mitteilen. Längere Fristen gelten im Fall von Arbeitsgenehmigungen. Der Woiwode ist zu informieren, wenn der Ausländer die Arbeit nicht innerhalb von zwei Monaten ab dem Beginn der Gültigkeit der Arbeitserlaubnis aufgenommen hat, die Arbeit für einen Zeitraum von mehr als zwei Monaten unterbrochen hat oder die Arbeit früher als zwei Monate vor Ablauf der Gültigkeitsdauer der Genehmigung beendet hat.

Die Verpflichtung zur Unterrichtung des Landrats über die Beendigung der Beschäftigung auf Grundlage der Erklärung gilt auch dann, wenn der Ausländer seine Tätigkeit auf Basis eines neuen Rechtsanspruchs, wie einer befristeten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, aufnimmt. Diese Verpflichtung ergibt sich daraus, dass die Erklärung über die Beschäftigung ein separater Rechtsanspruch auf Beschäftigung ist.

Das Gesetz legt nicht fest, welche Änderungen im Vertrag die Behörde mitzuteilen sind. Gemäß Art. 69 des neuen Gesetzes ist die Eintragung einer neuen Erklärung über die Beschäftigung eines Ausländers in das Register nicht erforderlich, wenn:

• eine Änderung des Sitzes, des ständigen Aufenthaltsorts, des ständigen Ortes der Geschäftstätigkeit, des Namens oder der Rechtsform des polnischen Unternehmens, das den Ausländer beschäftigt, oder des Arbeitgebers erfolgt ist;
• der Betrieb oder ein Teil davon auf einen anderen Arbeitgeber übergegangen ist;
• die Arbeitszeit oder die Anzahl der Wochen- oder Monatsarbeitsstunden, die in der Erklärung über die Beschäftigung eines Ausländers angegeben sind, auf höchstens die volle Arbeitszeit erhöht wurde;
• sich die Berufsbezeichnung ohne Änderung des Aufgabenbereichs des Ausländers geändert hat.

Dies ist eine geschlossene Liste von Änderungen, die keine neue Erklärung erfordern. Daraus folgt, dass in allen anderen Fällen, wie z. B. bei einer Änderung des Aufgabenbereichs oder der Vergütung, eine neue Erklärung vom Landrat registriert werden muss.

Eine ähnliche Regelung gilt bei Änderungen im Zusammenhang mit der Arbeitserlaubnis. Gemäß Art. 18 Abs. 1 des neuen Gesetzes ist keine Änderung oder Erteilung einer neuen Arbeitserlaubnis erforderlich, wenn:

• eine Änderung des Sitzes oder des ständigen Aufenthaltsorts, des Namens oder der Rechtsform des Unternehmens, das einem Ausländer Arbeit überlässt, des Unternehmens, an das der Arbeitnehmer von einem ausländischen Unternehmen entsandt wird, oder des Arbeitgebers des Entleihers erfolgt ist;
• der Betrieb oder ein Teil davon auf einen anderen Arbeitgeber übergegangen ist;
• sich die Berufsbezeichnung ohne Änderung des Aufgabenbereichs des Ausländers geändert hat.

Auch hier handelt es sich um eine geschlossene Liste, was bedeutet, dass in allen anderen Fällen eine neue Arbeitserlaubnis eingeholt oder die bestehende geändert werden muss. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber gemäß Art. 18 Abs. 2 des neuen Gesetzes verpflichtet, die Behörde, die die Erlaubnis erteilt hat, über die in dieser Liste genannten Umstände zu informieren.

Das neue Gesetz erlaubt weiterhin, einem Ausländer eine Beschäftigung anderer Art oder in einer anderen Position als in der Arbeitserlaubnis angegeben für insgesamt nicht mehr als 30 Tage im Kalenderjahr zu übertragen, sofern die übrigen Bedingungen der Arbeitserlaubnis erfüllt sind und der Woiwode, der die Erlaubnis ausgestellt hat, zuvor über das System praca.gov.pl informiert wurde. Dies ist in Art. 33 des Gesetzes festgelegt.

Hat der Arbeitgeber vor dem im Beschäftigungsnachweis angegebenen Enddatum der Tätigkeit einen Antrag auf Erteilung einer Arbeitserlaubnis oder einer einheitlichen Erlaubnis für diesen Ausländer gestellt, so gilt gemäß Art. 71 des neuen Gesetzes die Beschäftigung des Ausländers als legal vom Ende der in der Erklärung angegebenen Tätigkeit bis zur Ausstellung der Erlaubnis oder der Zustellung eines ablehnenden Bescheids.

Quelle: Der Artikel wurde in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner sdzlegal Schindhelm Law Office erstellt.

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