Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung in Polen

Die Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung in Polen endet nicht, wenn das Unternehmen seine Buchführung an ein externes Buchhaltungsbüro auslagert. In einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.) oder Aktiengesellschaft (S.A.) ist die Geschäftsführung der Leiter der Einheit im Sinne des polnischen Rechnungslegungsgesetzes und bleibt für die Erfüllung der buchhalterischen Pflichten verantwortlich, einschließlich der Überwachung der einem Dienstleister übertragenen Aufgaben. Der Umfang der vom Buchhaltungsbüro übernommenen Verantwortung sollte schriftlich dokumentiert werden.

Als Leiter der Einheit kann die Geschäftsführung die Verantwortung für die Durchführung der Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme nicht auf eine andere Person oder einen Dienstleister übertragen. Zu ihren Pflichten gehört außerdem, die Bilanzierungsrichtlinie des Unternehmens festzulegen und zu aktualisieren sowie sicherzustellen, dass der Jahresabschluss aufgestellt wird.

Für eine Geschäftsführung, die externe Buchhaltungsdienstleistungen in Polen in Anspruch nimmt, kommt es daher nicht nur darauf an, den Leistungsumfang richtig festzulegen. Ebenso wichtig ist es, den wirksamen Fluss von Unterlagen, Informationen und Entscheidungen sicherzustellen, die für eine ordnungsgemäße Buchhaltung erforderlich sind.

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Wer ist der Leiter der Einheit im Sinne des polnischen Rechnungslegungsgesetzes?

Der Begriff „Leiter der Einheit“ bezeichnet keinen Direktor oder Manager, der operativ für die Finanzen des Unternehmens zuständig ist. Es handelt sich um einen gesetzlichen Begriff des polnischen Bilanzrechts.

In einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft ist in der Regel die Geschäftsführung der Leiter der Einheit. Besteht das Leitungsorgan aus mehr als einer Person, umfasst der Begriff die Mitglieder dieses Organs, mit Ausnahme bestellter Bevollmächtigter.

Diese Unterscheidung ist von grundlegender Bedeutung, wenn die Buchhaltung ausgelagert wird. Dass die laufende Buchführung, die Abrechnungen und die Finanzberichterstattung von einem externen Dienstleister übernommen werden, macht das Buchhaltungsbüro nicht zum Leiter der Einheit.

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Entbindet die Auslagerung der Buchhaltung in Polen die Geschäftsführung von der Haftung?

Nein. Die Geschäftsführung bleibt als Leiter der Einheit für die Erfüllung der buchhalterischen Pflichten verantwortlich, auch wenn bestimmte Aufgaben einem externen Buchhaltungsbüro übertragen wurden.

Art. 4 Abs. 5 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes sieht ausdrücklich vor, dass der Leiter der Einheit für die Erfüllung der im Gesetz festgelegten Pflichten verantwortlich ist, einschließlich der Verantwortung für die Überwachung. Dies gilt auch dann, wenn bestimmte Aufgaben einer anderen Person oder einem Unternehmer übertragen wurden, der Buchführungsdienstleistungen erbringt. Die Übernahme der Verantwortung durch diese Person bzw. diesen Dienstleister sollte schriftlich dokumentiert werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein Vertrag mit einem Buchhaltungsbüro nicht als Dokument verstanden werden sollte, mit dem die gesamte Verantwortung für die Buchhaltung aus dem Unternehmen ausgelagert wird.

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Was sollte bei der Auslagerung der Buchhaltung in Polen klar geregelt werden?

Die jeweiligen Zuständigkeiten sollten in erster Linie wie folgt verteilt werden:

Bereich	Rolle des Buchhaltungsbüros	Rolle der Geschäftsführung als Leiter der Einheit
Führung der Bücher	Kann dem Buchhaltungsbüro übertragen werden	Bleibt verantwortlich, auch für die Überwachung
Aufstellung des Jahresabschlusses	Kann Teil des Leistungsumfangs sein	Stellt sicher, dass der Jahresabschluss aufgestellt wird
Bilanzierungsrichtlinie	Das Buchhaltungsbüro kann einen Entwurf erstellen und Lösungen vorschlagen	Legt sie schriftlich fest und hält sie aktuell
Inventur – körperliche Bestandsaufnahme	Technische Tätigkeiten können unter Mitwirkung eines externen Dienstleisters durchgeführt werden	Die Verantwortung für die Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme kann nicht übertragen werden
Bereitstellung von Daten und Unterlagen	Verarbeitet die erhaltenen Informationen im vereinbarten Leistungsumfang	Sollte einen korrekten und zeitnahen Informationsfluss sicherstellen
Überwachung der Buchhaltung	Erfüllt die Pflichten aus dem Dienstleistungsvertrag	Bleibt in der Verantwortung des Leiters der Einheit

Auch das polnische Finanzministerium bestätigt, dass die bloße Auslagerung bestimmter Tätigkeiten im Zusammenhang mit einer Inventur die Geschäftsführung als Leiter der Einheit nicht von der ihr durch das Rechnungslegungsgesetz auferlegten Verantwortung befreit.

Bei einer ausgelagerten Buchhaltung in Polen ist es daher wichtig, genau festzulegen, welche Tätigkeiten der Dienstleister ausführt. Ebenso muss feststehen, wer auf Mandantenseite Daten bereitstellt, bestimmte Lösungen genehmigt und die vom Leiter der Einheit geforderten Entscheidungen trifft.

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Welche Buchhaltungsaufgaben können in Polen an ein Buchhaltungsbüro ausgelagert werden?

Das polnische Rechnungslegungsgesetz erlaubt es einer Einheit, die Führung ihrer Bücher einem dazu berechtigten Unternehmer zu übertragen, der solche Dienstleistungen erbringt.

Der Umfang der Zusammenarbeit kann insbesondere Folgendes umfassen:

• Führung der Bücher auf Grundlage von Buchungsbelegen;
• Zuordnung von Geschäftsvorfällen zur Erfassung in der Buchhaltung;
• Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten sowie Ermittlung des Jahresergebnisses;
• Aufstellung des Jahresabschlusses;
• Führung der erforderlichen Buchhaltungsdokumentation;
• Erstellung von Steuerabrechnungen und JPK-Dateien (Jednolity Plik Kontrolny, die polnische Form des SAF-T), sofern vertraglich vereinbart;
• Aufbereitung der von der Geschäftsführung benötigten Finanzinformationen.

Die Erbringung von Buchführungsdienstleistungen ist eine Geschäftstätigkeit, die im polnischen Rechnungslegungsgesetz geregelt ist. Ein Unternehmer, der solche Dienstleistungen erbringt, ist unter anderem verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung für Schäden abzuschließen, die im Zusammenhang mit der Führung der Bücher verursacht werden.

Dies ändert jedoch nichts an der gesetzlichen Verantwortung der Geschäftsführung als Leiter der Einheit.

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Welche Verantwortung für die Buchhaltung verbleibt nach dem Outsourcing bei der Geschäftsführung?

Die Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung ist von der Ausführung einzelner Buchführungstätigkeiten durch ein externes Buchhaltungsbüro zu unterscheiden. Die Geschäftsführung bleibt als Leiter der Einheit in dem vom polnischen Rechnungslegungsgesetz geforderten Umfang für die Organisation und Überwachung der Buchhaltung verantwortlich.

Bilanzierungsrichtlinie

Die Geschäftsführung ist als Leiter der Einheit dafür verantwortlich, die Dokumentation der vom Unternehmen angewandten Rechnungslegungsgrundsätze schriftlich festzulegen und zu aktualisieren.

In der Praxis kann der Entwurf der Bilanzierungsrichtlinie vom Buchhaltungsbüro erstellt werden. Dies ist eine naheliegende Lösung, da das Dokument Fachwissen erfordert, etwa zu Bewertungsmethoden, zum Kontenplan und zur Art der Buchführung.

Die endgültige Festlegung der von der Einheit angewandten Rechnungslegungsgrundsätze bleibt jedoch in der Verantwortung des Leiters der Einheit.

Inventur

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Inventurverfahren, die durch körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden.

Art. 4 Abs. 5 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes schließt die Möglichkeit aus, die Verantwortung für die Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme auf eine andere Person oder einen Unternehmer zu übertragen.

Dies bedeutet nicht, dass ein externer Dienstleister nicht an der Organisation oder Durchführung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Bestandsaufnahme mitwirken kann. Das polnische Finanzministerium weist jedoch darauf hin, dass die Auslagerung der Bestandsaufnahme an einen externen Dienstleister den Leiter der Einheit nicht von seiner Verantwortung befreit.

Jahresabschluss

Die Geschäftsführung muss als Leiter der Einheit sicherstellen, dass der Jahresabschluss spätestens drei Monate nach dem Bilanzstichtag aufgestellt wird.

Der Jahresabschluss wird von der mit der Führung der Bücher betrauten Person und vom Leiter der Einheit unterzeichnet. Besteht das Leitungsorgan aus mehr als einer Person, kann das im polnischen Rechnungslegungsgesetz vorgesehene Verfahren angewandt werden. Danach wird der Jahresabschluss von mindestens einem Mitglied des Organs unterzeichnet, und die übrigen Mitglieder geben die erforderlichen Erklärungen ab oder legen die Gründe für die Verweigerung ihrer Unterschrift dar.

Die Aufstellung des Jahresabschlusses durch ein externes Buchhaltungsbüro ersetzt somit nicht die von der Geschäftsführung geforderten Handlungen.

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Kann eine Person aus dem Buchhaltungsbüro den Jahresabschluss unterzeichnen?

Ja, sofern diese Person im Rahmen der von der Einheit festgelegten Buchhaltungsorganisation mit der Führung der Bücher betraut wurde und daher zur Unterzeichnung des Jahresabschlusses verpflichtet ist.

Gemäß Art. 52 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes wird der Jahresabschluss von der mit der Führung der Bücher betrauten Person und vom Leiter der Einheit unterzeichnet.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungsbüro ersetzt daher nicht die Unterschrift des Leiters der Einheit. Sie bedeutet auch nicht automatisch, dass jede Person, die das Buchhaltungsbüro vertritt, den Jahresabschluss unterzeichnen darf.

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Wie sollte die Geschäftsführung mit einem externen Buchhaltungsbüro zusammenarbeiten?

Das häufigste organisatorische Problem ist nicht die Verbuchung eines Belegs an sich, sondern das Fehlen von Informationen, die für die korrekte Beurteilung eines bestimmten Geschäftsvorfalls erforderlich sind.

Ein Buchhaltungsbüro kann seine Aufgaben nur dann ordnungsgemäß erfüllen, wenn es vollständige Informationen über Ereignisse erhält, die für die buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten des Unternehmens relevant sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• neue Verträge und Vertragsänderungen;
• Finanzierungsvereinbarungen und Darlehen;
• Änderungen der Eigentümerstruktur und Umstrukturierungen;
• Investitionen und der Erwerb wesentlicher Vermögenswerte;
• Transaktionen mit nahestehenden Unternehmen und Personen;
• Gerichtsverfahren und mögliche Verbindlichkeiten;
• Ereignisse, die sich auf die Bewertung von Vermögenswerten oder auf Rückstellungen auswirken;
• Ereignisse nach dem Bilanzstichtag;
• Entscheidungen, die die Fähigkeit der Einheit zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit beeinträchtigen können.

Eine ausgelagerte Buchhaltung sollte daher auch einen etablierten Kommunikationsprozess zwischen dem Buchhaltungsbüro und den Entscheidungsträgern des Unternehmens umfassen.

Aus Sicht des Leiters der Einheit sollten sowohl der Dienstleistungsvertrag als auch die internen Verfahren drei Fragen beantworten: Welche Informationen müssen bereitgestellt werden, wer ist für ihre Bereitstellung verantwortlich und bis wann müssen sie dem Buchhaltungsteam vorliegen?

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Wer ist in Polen für die Einreichung des Jahresabschlusses beim KRS verantwortlich?

Das polnische Rechnungslegungsgesetz weist die Verantwortung für die Einreichung der erforderlichen Unterlagen beim zuständigen Gerichtsregister dem Leiter der Einheit zu.

Grundsätzlich sind die Unterlagen innerhalb von 15 Tagen nach Feststellung des Jahresabschlusses einzureichen. Der Umfang der einzureichenden Unterlagen hängt von den Gegebenheiten der Einheit ab. Er kann unter anderem den Jahresabschluss, den Beschluss über dessen Feststellung sowie die zugehörigen Begleitunterlagen umfassen.

Ein Buchhaltungsbüro kann bei der Vorbereitung der Unterlagen und bei der technischen Durchführung der Einreichung organisatorisch unterstützen, sofern dies im vereinbarten Leistungsumfang enthalten ist.

Dies ändert jedoch nichts an den Pflichten, die das polnische Recht dem Leiter der Einheit auferlegt.

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Wie kann die Geschäftsführung Risiken bei der Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungsbüro verringern?

Das zentrale Ziel der Geschäftsführung sollte nicht darin bestehen, die Haftung vertraglich „zu übertragen“. Vielmehr sollte sie ein Kooperationsmodell schaffen, das eine wirksame Erfüllung der Überwachungspflicht ermöglicht.

In der Praxis sollten Unternehmen sicherstellen, dass:

1. der Leistungsumfang eindeutig ist – es sollte klar sein, welche Tätigkeiten das Buchhaltungsbüro ausführt und welche beim Unternehmen verbleiben;
2. die Übertragung von Aufgaben ordnungsgemäß dokumentiert ist – Art. 4 Abs. 5 verlangt eine schriftliche Bestätigung, dass die Verantwortung für die übertragenen Aufgaben übernommen wurde;
3. auf Mandantenseite Prozessverantwortliche benannt sind – insbesondere für Rechnungen, Verträge, Vergütungen, Anlagevermögen und Managementinformationen;
4. Fristen für die Bereitstellung von Unterlagen und Informationen festgelegt sind;
5. die Geschäftsführung Informationen über Angelegenheiten erhält, die ihre Entscheidung erfordern;
6. die Bilanzierungsrichtlinie aktualisiert wird, wenn sich die Tätigkeit und die Prozesse des Unternehmens ändern;
7. die jährliche Finanzberichterstattung frühzeitig geplant wird, insbesondere wenn Mitglieder der Geschäftsführung außerhalb Polens tätig sind.

Nach diesem Modell sollten Buchhaltungsdienstleistungen für Unternehmen in Polen nicht als Ersatz für die Pflichten der Geschäftsführung verstanden werden. Sie sind vielmehr ein System, mit dem diese Pflichten professionell erfüllt und angemessen kontrolliert werden.

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Wovon sollte die Geschäftsführung nach der Auslagerung der Buchhaltung nicht ausgehen?

Das größte Risiko besteht in der Annahme, dass mit der Übertragung der Buchhaltung an einen professionellen Dienstleister auch die Verantwortung für die Buchhaltung vollständig aus dem Unternehmen verlagert wurde.

Das polnische Rechnungslegungsgesetz sieht ein solches Ergebnis nicht vor. Art. 4 Abs. 5 erhält die Verantwortung des Leiters der Einheit auch dann aufrecht, wenn einige Aufgaben einer anderen Partei übertragen wurden.

Zugleich sieht das polnische Recht Sanktionen vor, unter anderem für folgende Fälle: Es wird zugelassen, dass keine Bücher geführt werden, die Bücher werden entgegen dem Rechnungslegungsgesetz geführt, es wird kein Jahresabschluss aufgestellt, oder der Jahresabschluss enthält unzuverlässige Angaben.

Die grundlegende Aufgabe der Geschäftsführung bleibt es daher, die Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro so zu organisieren, dass die Verteilung der Zuständigkeiten, der Informationsfluss und die Kontrollmechanismen klar und nachweisbar sind.

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Zusammenfassung

Die Haftung der Geschäftsführung für die Buchhaltung in Polen endet nicht mit der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem externen Buchhaltungsbüro. Ein externer Dienstleister kann ein breites Spektrum an Buchhaltungstätigkeiten übernehmen, der Leiter der Einheit behält jedoch die gesetzliche Verantwortung, einschließlich der Verantwortung für die Überwachung.

Eine sachgerecht strukturierte Auslagerung der Buchhaltung sollte daher nicht nur den Umfang der vom Buchhaltungsbüro erbrachten Leistungen festlegen. Sie sollte auch die Informationspflichten des Mandanten, die für einzelne Prozesse verantwortlichen Personen und die Art und Weise regeln, wie Angelegenheiten kommuniziert werden, die eine Entscheidung der Geschäftsführung erfordern.

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