Neue Vorschriften zur E-Rechnung im Jahr 2025 – bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Änderungen in Europa vor

Das Jahr 2025 bringt bedeutende Änderungen für die E-Rechnung in Europa. Nationale Vorschriften und die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielen darauf ab, Steuersysteme vollständig zu digitalisieren, die Transparenz zu erhöhen und die Mehrwertsteuerlücken zu verringern. Unternehmen, die ihre Prozesse rechtzeitig an die neuen Anforderungen vorbereiten, werden nicht nur mögliche Sanktionen vermeiden, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Hier sind die wichtigsten Änderungen und Maßnahmen, die jetzt ergriffen werden müssen.

Die wichtigsten Änderungen in den nationalen Vorschriften in Europa

Deutschland – Digitalisierung von B2B-Transaktionen

In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen nach EN 16931 zulassen. Während Papierdokumente zunächst mit Zustimmung des Empfängers erlaubt sind, sind größere Unternehmen ab 2027 verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden. Ab 2028 werden die Vorschriften schließlich für alle Unternehmen gelten. Zudem ist die Einführung eines zentralen Meldesystems für Transaktionsdaten geplant.

Frankreich – Testphase des neuen E-Rechnungssystems

Im Jahr 2025 wird Frankreich ein Pilotprogramm zur Erprobung eines neuen E- Rechnungssystems starten. Dabei werden die Aufgaben des öffentlichen Rechnungsportals (PPF) und der privaten Dienstleister (PDP) neu definiert. Die PPF wird für die Erfassung der Rechnungsdaten zuständig sein, während die PDPs die Ausstellung und den Empfang der Rechnungen übernehmen. Die vollständige Einführung des Systems ist für September 2026 geplant.

Lettland und Estland – schrittweise Einführung neuer Verpflichtungen

• Lettland: ab dem 1. Januar 2025 sind die Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen bei B2G-Transaktionen für ausgewählte Haushaltseinheiten zu verwenden, die der Norm LVS EN 16931 entsprechen. Die vollständige Einführung der B2B-E-Rechnung ist für 2026 vorgesehen.
• Estland: Ab dem 1. Juli 2025 können die Empfänger elektronischer Rechnungen von ihren Lieferanten verlangen, Rechnungen in einem Format auszustellen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Die Unternehmen können den Standard frei wählen, solange er mit der EN 16931 übereinstimmt.

Rumänien – obligatorische B2C-E-Rechnungen

Ab Januar 2025 werden die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Rumänien auf den gesamten B2C-Sektor ausgeweitet. Bislang galt die Verpflichtung nur für das Tourismus- und Gastgewerbe, doch mit den neuen Vorschriften wird die Verpflichtung, Rechnungen an die RO e-Factura-Plattform zu senden, auf alle Transaktionen im B2C-Sektor erweitert.

Schweden und Griechenland – Erweiterung der CTC-Systeme auf neue Bereiche

Schweden und Griechenland sind Vorreiter bei der Ausweitung von Systemen zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) auf weitere Bereiche der Lieferkette, die über die traditionelle elektronische Rechnungsstellung hinausgehen.

• Schweden: die Verwendung elektronischer Lieferdokumente wurde für bestimmte Transportverträge im Rahmen von B2G-Transaktionen verbindlich vorgeschrieben, wobei die Übermittlung über das Peppol-Netz erfolgt.
• Griechenland: ab April 2025 werden auf der myDATA-Plattform obligatorische elektronische Lieferdokumente eingeführt. Diese Vorschriften erfordern detaillierte Angaben, einschließlich Informationen über die an der Transaktion beteiligten Parteien, Spezifikationen der Waren, Transportdetails und Mehrwertsteuernummern.

Worauf Sie sich jetzt vorbereiten sollten – wichtige Änderungen bei der E-Rechnung

Spanien

Bis zum 29. Juli 2025 müssen Dienstleister in Spanien die Anforderungen des “Veri*factu”-Systems für die Berichterstattung von Transaktionen in Echtzeit erfüllen. Für Steuerpflichtige wurde die Frist auf den 1. Januar 2026 verschoben. Gleichzeitig gibt es Vorschriften im Rahmen des „Crea y crece“, die vorschreiben, dass elektronische Rechnungen in bestimmten Formaten ausgestellt werden müssen. Die Unternehmen müssen ihre Prozesse mit den doppelten Anforderungen der E-Rechnung und der Echtzeit-Berichterstattung in Einklang bringen.

Polen

Ab dem 1. Februar 2026 sind große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen PLN (etwa 46 Millionen EUR) verpflichtet, Rechnungen über das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) auszustellen. Bis April 2026 wird diese Verpflichtung auf alle Unternehmen ausgeweitet, obwohl die Nutzung von KSeF für B2C-Transaktionen freiwillig bleibt. Eine KSeF-Hotline soll Anfang dieses Jahres eingerichtet werden, und die endgültigen technischen Spezifikationen werden im ersten Quartal 2025 veröffentlicht, um den Unternehmen genügend Zeit für die Umsetzung der erforderlichen Änderungen zu geben.

Slowenien

Ab Juni 2026 wird die Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen auf alle inländischen Transaktionen in Slowenien ausgedehnt, nicht nur auf den öffentlichen Sektor wie bisher. Verschiedene Rechnungsformate werden akzeptiert, darunter der nationale E-SLOG-Standard und der europäische EN-16931-Standard.

VAT in the Digital Age (ViDA)

Die ViDA-Initiative der EU führt obligatorische E-Rechnungen und digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRR) für innergemeinschaftliche Transaktionen ein. Ein erster Schritt ist die Aufhebung der Anforderung, dass Mitgliedstaaten vor der Einführung der E-Rechnungen eine Genehmigung einholen müssen, wodurch die Umsetzung dieser Vorschriften beschleunigt wird. Die Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, dass sie Transaktionen in Echtzeit melden und die neuen Standards einhalten müssen, die in allen EU-Mitgliedstaaten gelten werden.

Wie können Sie die Änderungen in Ihrem Unternehmen wirksam umsetzen und sich einen Vorteil verschaffen?

1. IT-Systeme aktualisieren

Die Einhaltung europäischer Normen wie EN 16931 ist entscheidend für die reibungslose Einführung der E-Rechnung. Überprüfen Sie, ob Ihre ERP-Software die erforderlichen Funktionen unterstützt, und investieren Sie in Tools, die den digitalen Datenaustausch ermöglichen. Einführung moderner IT-Lösungen wird nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch die täglichen Abläufe rationalisieren.

2. Automatisierung als Schlüssel zur Effizienz

E-Rechnungen bieten die Möglichkeit, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und manuelle Fehler zu vermeiden. Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und entlastet Buchhaltungsteams. Gleichzeitig fördert sie eine größere finanzielle Transparenz in Ihrem Unternehmen.

3. In die Schulung des Teams investieren

Technologie ist nur so effektiv wie die Menschen, die sie nutzen. Schulen Sie Ihr Team in den neuen Verfahren und gesetzlichen Anforderungen, damit die Einführung reibungslos und nahtlos verläuft.

4. Zusammenarbeit mit Experten planen

Für Unternehmen, die auf internationalen Märkten tätig sind, können diese Änderungen besonders komplex sein. Es lohnt sich, die Hilfe von Experten für Steuerrecht und elektronische Rechnungsstellung in Anspruch zu nehmen, um das Risiko der Nichteinhaltung zu vermeiden und die Prozesse zu optimieren. Kontaktieren Sie uns gerne – gemeinsam finden wir Lösungen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Warum im Voraus handeln?

Unternehmen, die frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen, vermeiden den Stress einer Last-Minute-Umsetzung und das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung. Eine frühzeitige Anpassung bietet auch die Möglichkeit, die neuen Anforderungen besser zu verstehen und Lösungen umzusetzen, die langfristige Vorteile bringen. In der Ära der Digitalisierung sind effiziente Buchhaltungsprozesse nicht nur eine Notwendigkeit – sie sind ein Wettbewerbsvorteil, der die Glaubwürdigkeit und Attraktivität eines Unternehmens bei Kunden und Geschäftspartnern erhöht.

Zusammenfassung

Die E-Rechnung wird zu einem zentralen Bestandteil der Steuertransformation in Europa, und das Jahr 2025 bringt zahlreiche Änderungen mit sich, die von den Unternehmen eine Anpassung an die neuen Vorschriften erfordern. In Deutschland gilt die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab Januar, in Frankreich wird ein neues System getestet, und in Rumänien und Lettland werden weitere Branchen von den Änderungen betroffen sein. Jedes Land führt seine eigenen Anforderungen ein, aber das Ziel der EU-Initiative ist dasselbe: die Digitalisierung und Vereinfachung der Mehrwertsteuerabrechnung.

Unternehmen, die in moderne IT-Systeme, Prozessautomatisierung und Mitarbeiterschulungen investieren, vermeiden die Herausforderungen einer kurzfristigen Anpassung und sichern sich gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil. Die Anpassung an neue Anforderungen ist nicht nur eine Verpflichtung – sie ist eine Chance, Finanzen effizienter zu verwalten und die Marktposition zu stärken.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

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