Erstattung von Taxikosten und Einkommensteuer – ein problematisches Thema für Unternehmen und Arbeitnehmer in Polen – Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA)

Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern die Kosten für Taxifahrten, um ihren Betrieb zu optimieren und die effektive Erfüllung ihrer Aufgaben zu gewährleisten. Laut einem Urteil des polnischen Obersten Verwaltungsgerichts (NSA) (poln. Naczelny Sąd Administracyjny, NSA) vom 19. November 2024 (Az. II FSK 230/22) können solche Erstattungen jedoch als steuerpflichtiges Einkommen der Arbeitnehmer betrachtet werden.

Gegenstand des Falles

Im vorliegenden Fall ging es um ein Lehrkrankenhaus, das seinen Mitarbeitern die Kosten für Taxifahrten im Rahmen von Dienstreisen erstattete. Insbesondere ging es um den Transport von Transplantationsmaterial, das schnell und sicher transportiert werden musste.

Das Krankenhaus argumentierte, dass die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel in vielen Fällen entweder unmöglich oder zu zeitaufwendig sei, was zu einem Verlust des Transplantationsmaterials führen könnte. Das Krankenhaus betonte, dass solche Transporte oft am frühen Morgen, am späten Abend und sogar in der Nacht stattfinden und das nächtliche Rückfahrten ein Sicherheitsrisiko für das Personal darstellen könnten.

Den Mitarbeitern werden die Taxikosten für die Fahrt vom Bahnhof oder Flughafen zum Firmensitz oder nach Hause erstattet. Im Antrag heißt es weiter, dass es sich bei den Dienstfahrten mit dem Taxi um Fahrten zu Besprechungen mit Auftragnehmern sowie zu Ämtern und Institutionen wie der Nationale Gesundheitsfonds (poln. NFZ), das Finanzamt, der Sozialversicherungsanstalt (poln. ZUS) oder Banken handelt. Hinzu kommen Fahrten im Rahmen von Geschäftsreisen im In- und Ausland. Gelegentlich werden die Fahrten auch vom Krankenhausdirektor oder seinem Stellvertreter genutzt.

Das Krankenhaus wandte sich an das Landesbüros für Finanzinformationen (poln. Krajowa Administracja Skarbowa, KAS) mit der Frage, ob die beschriebenen, vom Arbeitgeber finanzierten Taxifahrten als steuerpflichtiges Einkommen gemäß den polnischen Einkommensteuervorschriften (PIT) gelten. Das Krankenhaus argumentierte, dass diese Reisen der Arbeitsorganisation dienen und im Interesse des Arbeitgebers sind, da sie das ordnungsgemäße Funktionieren des Geschäftsbetriebs unterstützten.

Der Standpunkt der Steuerbehörden und das Urteil des polnischen Obersten Verwaltungsgerichts (NSA)

Trotz dieser Argumente betrachtete der Direktor des Landesbüros für Finanzinformationen (KIS) die Erstattung von Reisekosten nicht als steuerneutral. Die Steuerbehörde betonte, dass zu den steuerpflichtigen Einkünften aus dem Arbeitsverhältnis auch die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit der Ausübung der dienstlichen Tätigkeit gehört – unabhängig davon, ob ein Arbeitnehmer ein Taxi, öffentliche Verkehrsmittel oder ein eigenes Fahrzeug benutzt. Nach Ansicht der Steuerbehörde haben Sicherheitserwägungen oder die Notwendigkeit, die Fahrzeit zu verkürzen, keinen Einfluss auf die steuerliche Bewertung solcher Leistungen.

Ein solcher Ansatz wurde vom Woiwodschaftsverwaltungsgericht (WSA) in Gdańsk in Frage gestellt, das in seinem Urteil (Az. I SA/Gd 971/21) entschied, dass die Erstattung von Reisekosten nicht als Einkommen des Arbeitnehmers angesehen werden sollte. Das Gericht argumentierte, dass diese Erstattung nur eine Entschädigung für entstandene Kosten ist, die dem Arbeitnehmer nicht entstanden wären, wenn er nicht im Interesse des Arbeitgebers gehandelt hätte. Daher kam das WSA zu dem Schluss, dass die gezahlten Beträge weder das Vermögen des Arbeitnehmers erhöhen noch einen finanziellen Vorteil darstellen.

Das Oberste Verwaltungsgericht (NSA) teilte diese Argumentation jedoch nicht und hob das für das Krankenhaus günstige Urteil des WSA auf (Az. II FSK 230/22). In seinem Urteil erklärte das NSA, dass die Steuerpflicht alle Geldleistungen umfasse, sofern sie nicht ausdrücklich gesetzlich ausgenommen sind. Die NSA betonte, dass nur Tagegelder und andere Forderungen für die Zeit einer Geschäftsreise in dem im Einkommensteuergesetz festgelegten Umfang von der Einkommensteuer befreit sind (Artikel 21 Abs. 1 Nr. 16 Buchst. a). Daher fallen nach Ansicht der NSA Taxifahrten – auch wenn es sich um den Transport von Transplantationsmaterial handelt – nicht unter die Steuerbefreiung. Das Gericht wies auch darauf hin, dass die Auslegung der Finanzbehörden anzuwenden ist, solange der Gesetzgeber keine entsprechenden Änderungen an den Vorschriften vorgenommen hat.

Auswirkungen auf Arbeitgeber

In der Praxis könnte das NSA-Urteil dazu führen, dass für Taxifahrten, die den Arbeitnehmern erstattet werden, Einkommensteuer gezahlt werden muss. Für die Arbeitgeber bedeutet dies einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Berechnung und Abrechnung der Einkommensteuer (PIT). Das Urteil könnte auch Auswirkungen auf die Unternehmensstrategie in Bezug auf Mitarbeitertransporte haben und Unternehmen dazu veranlassen, Erstattung von Fahrkosten zu reduzieren oder nach alternativen logistischen Lösungen zu suchen.

Fazit

Das Urteil des polnischen Obersten Verwaltungsgerichts (NSA) über die Besteuerung der Erstattung von Taxikosten wirft zahlreiche Fragen auf und könnte zu einer Zunahme von Steuerstreitigkeiten führen. Viele Unternehmer sehen darin ein Beispiel für Vorschriften, die mit dem sich rasch verändernden Geschäftsumfeld nicht Schritt halten. Daher wächst der Druck, gesetzliche Änderungen vorzunehmen, um mehr Rechtsklarheit zu schaffen und zusätzliche Belastungen für Unternehmen und deren Mitarbeiter zu reduzieren.

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