Ad-hoc-Berichtswesen (Self-Service Analysis)

Das Ad-hoc-Berichtswesen ist ein Modell der Business Intelligence (BI), in der Berichte von nichttechnischen Endnutzern erstellt und verteilt werden. Mit anderen Worten: Alles was die technischen Nutzer zu tun haben, besteht darin, die BI-Lösung zu installieren, sie mit den Datenquellen zu verbinden, Sicherheitsparameter einzustellen und festzzulegen, welche Objekte die Endnutzer sehen können. Von diesem Punkt an können die aktuellen Berichte von den Endnutzern im laufenden Geschäftsbetrieb selbst erstellt werden.

Ad-hoc ist lateinisch und bedeutet “zu diesem Zweck”. Das heißt, dass durch dieses BI-Modell Nutzer ihr Berichtswesen und ihre Analysen dafür verwenden können, die im Geschäftsbetrieb auftauchenden Fragen “zu diesem Zweck” zu beantworten, ohne die Notwendigkeit zu haben, bei der IT anzufragen. Natürlich können Ad-hoc-Berichte ein einseitiges Datenblatt sein oder sehr komplex und umfangreich, wie eine interaktive Tabelle oder tabellenübergreifende Berichte, die in die Einzelheiten gehen und besondere Funktionen zur Darstellung der Daten haben oder die sich sogar in Form eines Dashboards, einer Heatmap oder in anderen erweiterten Formaten präsentieren.

Dies hängt im Wesentlichen von a) der Art der eingesetzten Ad-hoc-Lösung und von b) den Anforderungen des Endnutzers und c) vom Vertrauen der Anwender ab.

Das Ad-hoc-Berichtswesen steht im Gegensatz zu geplanten Berichten, bei denen es der technische Nutzer ist – also der Entwickler der Berichte -, der die Berichte erstellt und verteilt.

Zweck des Ad-hoc-Berichtswesens

Der Zweck des Ad-hoc-Berichtswesens besteht darin, es den Endnutzern zu ermöglichen, ihre eigenen Fragen in Bezug auf die Daten des Unternehmens zu stellen, ohne die IT mit der Aufgabe zu belasten, unzählige Berichte zu erstellen, um völlig unterschiedliche Funktionen und Zielsetzungen zu erfüllen. Das Ad-hoc-Berichtswesen hat deshalb bei einer Vielzahl von Endnutzern den meisten Sinn, die mehr oder weniger unabhängig Daten betrachten, verstehen und auf Basis dieser Daten Aktivitäten entfalten. Dabei sollen sie so lange auf derselben Seite bleiben können, wie sie die Daten analysieren müssen.

Beispielsweise für ein Unternehmen mit einem großen Außendienst wäre das Ad-hoc-Berichtswesen eine perfekte Lösung. Jeder einzelne Vertreter kann seinen eigenen Bericht entwerfen: Für sein Verkaufsgebiet, mit einem Soll-/Ist-Vergleich der Absatzziele, mit erhaltenen Aufträgen, der Anzahl der Besuche pro Kunde und so weiter. Das alles in einem Format, das seinen Erfordernissen am besten entspricht. Und ebenso wichtig ist, dass die darin genutzten Zahlen aus denselben Datenquellen bezogen werden, die auch vom Rest des Unternehmens genutzt werden. Dadurch wird die Konsistenz gefördert, sodass es am Ende des Quartals keine Überraschungen gibt.

Eine qualitativ hochwertige, webbasierte Lösung für das Ad-hoc-Berichtswesen verstärkt auf großartige Weise die Vorteile, die dieses Ad-hoc-Modell des Berichtswesens für das Unternehmen, das es anwendet, hat.

Die Vorteile eines webbasierten Ad-hoc-Berichtswesens

• Wichtige Informationen zur rechten Zeit für die richtigen Personen – selbst erstellte Berichte plus automatische Terminierung /die Bereitstellung von Informationen unterstützt eine pünktliche Entscheidungsfindung. Benutzer bekommen die Informationen, die sie zur Beantwortung wichtiger Fragen in Echtzeit benötigen;
• Flexibilität in einem sich ständig verändernden Umfeld – Unternehmen müssen entwickelt werden. Antworten auf wechselnde unternehmerische Fragen werden immer wichtiger. Es ist unmöglich vorherzusehen, welche Fragen und Antworten die Nutzer in der Zukunft haben könnten;
• Einsparungen bei Weiterbildungskosten und Zeitaufwand – Reibungsloser Zugang zu wichtigen Informationen für Nutzer. Einfach zu bedienende Assistenten erlauben es dem Nutzer, schnell weiterzukommen, mit weniger Zeitaufwand zum Erlernen von Anwendungen und unterstützt durch eindeutige Richtlinien. Insgesamt wird zur Erstellung von Berichten weniger Zeit gebraucht;
• Fördert die Zusammenarbeit und das Teilen von Informationen – Nutzer können Berichte einfach erstellen, organisieren, veröffentlichen und anderen Nutzern durch das Web zu dem Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen, der für sie am günstigsten ist;
• Senkt den IT-Workload – Die webbasierte Anwendung für das Berichtswesen kann in kurzer Zeit entwickelt und den Endnutzern vielfach zur Verfügung gestellt werden. Nachdem es bereitgestellt worden ist, ermöglicht es den Nutzern, immer dann Berichte selbständig zu erstellen, wenn die Informationen tatsächlich gebraucht werden. Kein Warten auf IT-Entwickler, die diese Berichte erstellen sollen;

Wonach man bei einer guten Lösung für das Ad-hoc-Berichtswesen sucht

Eine gute Lösung für das Ad-hoc-Berichtswesen sollte – wie alle BI-Anwendungen – richtig an die Ziele der Unternehmensstrategie angepasst sein. Dabei kommt es besonders darauf an herauszufinden, worin die strategische Funktion jedes Endnutzers im Unternehmen besteht und sicherzustellen, dass die Lösung für das Ad-hoc-Berichtswesen dafür optimiert ist, diese Funktion leichter und effizienter auszuüben. Es würde zuviel kosten, derartige Vorteile nicht zu nutzen.

In diesem Sinne bietet eine gute Lösung für das Berichtswesen folgende Eigenschaften:

• Einfach in der Handhabung. Falls es kompliziert ist oder auch nur so erscheint, werden sich viele Endnutzer abwenden und nicht damit arbeiten. Aus diesem Grunde bieten einige der besseren Lösungen für das Ad-hoc-Berichtswesen die heutzutage verfügbar sind, assistentengestützte und intuitive Basisfunktionen, die es sogar den sprichwörtlichen Computerverweigerern einfach machen. Trotzdem werden auch fortgeschrittene Werkzeuge für erfahrene Benutzer angeboten;
• Robustheit. Ausgehend von der Annahme, dass die Akzeptanz kein Thema ist (siehe den oben genannten Punkt), sollte die Ad-hoc-Lösung den Endnutzern die Funktionen anbieten, die sie brauchen, verstehen und mit deren Hilfe sie ihre Daten bearbeiten können. Es ist mehr als nur eine High-Tech-Version von Excel, denn es sollte interaktive Funktionen anbieten, wie Ad-hoc-Dashboards, Drill-down- und Drill-through-Möglichkeiten, erweitertes Sortieren und Filtern, umfangreiche Visualisierungsmöglichkeiten, wie Heatmaps, Charts und Grafiken usw;
• Web-basiert. Damit sie wirklich nützlich ist, sollt eine BI-Lösung (einschließlich des Ad-hoc-Berichtswesens) im Internet laufen. Anders als die für gewöhnlich angebotenen navigierbaren Anwendungen, ist eine webbasierte Lösung von fast jedem Ort aus und mit jedem Gerät verfügbar, das eine Internetverbindung hat. Ein weiterer Vorteil der webbasierten Ad-hoc-Lösung liegt darin, dass der Systemadministrator es nicht inidviduell auf jedem Gerät installieren muss. Es reicht aus, die Lösung auf einem Server zu installieren, sodass jeder Nutzer sie über eine simple URL erreichen kann;
• Einfach zu installieren. Die besseren der heute erhältlichen webbasierten Lösungen für das Ad-hoc-Berichtswesen sind gegenüber der Datenquelle neutral. Das bedeutet, dass sie sich praktisch aus dem Stand heraus mit den meisten der heute gebräuchlichen Datenquellen verbinden können, einschließlich Datenbanken, Web-Diensten, Flat-Files usw. Dadurch wird der IT-Abteilung die Last abgenommen, komplexe, zeitraubende, umständliche und kostenintensive Metastrukturen aufzubauen, wie Underlying Layers;
• Serverbasiertes Lizenzmodell ohne Gebühren pro Nutzer. Falls der Vorteil des Ad-hoc-Berichtswesens darin liegt, Ennutzern Möglichkeiten zu verschaffen, sollte dies nicht mit einer “Nutzer-Steuer” in Form des Lizenzmodells”pro Arbeitsplatz” einhergehen.