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Posteingangslösungen

Digitale Versandraumlösungen

Unternehmen haben mit einer Reihe von Problemen zu kämpfen, die mit der Erfassung und Pflege korrekter Daten verbunden sind, die für ihre Geschäftsprozesse erforderlich sind. Die manuelle Verarbeitung und Weiterleitung von Papier und elektronischer Kommunikation ist kostspielig, langsam und fehleranfällig. Mail-Fehler wirken sich auf die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse aus, und die Transparenz der Mailroom-Performance ist unzureichend. Diese Kombination mit anderen gemeinsamen Herausforderungen unterstreicht die Notwendigkeit eines automatisierten Ansatzes für das Management eines Multi-Channel-Postraums.

Immer mehr Unternehmen haben die Effizienz erkannt, die durch die Übertragung von Poststellenaufgaben an einen dedizierten Anbieter erreicht wird, einschließlich Kuvertöffnung, Sortierung, Validierung, Scannen, Datenerfassung und Weiterleitung. getsix® Digital Mailroom Solution bietet einen optimierten, auditierbaren Mailprozess, der verloren gegangene oder nicht abgerechnete Dokumente eliminiert.

Der Schlüssel zur Effizienz im Versandraum liegt in der Umwandlung von Papier in digitale Dokumente und der Automatisierung der Weiterverarbeitung kritischer Postsendungen. getsix® Digital Mailroom-Lösung ermöglicht es Ihnen, Postsendungen zentral zu erfassen, weiterzuleiten und zu verarbeiten, indem Sie alle eingehenden Informationen in einem einzigen Postbearbeitungsprozess zusammenführen.

Warum wählen Sie getsix® zur Automatisierung Ihres Digital Mailroom?

Zusammen mit unseren F&A Outsourcing-Lösungen haben unsere Kunden die Möglichkeit, eine branchenführende Digital Mailroom-Lösung ohne finanzielle Vorabinvestitionen zu nutzen.

Siehe auch:

  • getsix® Business Process Automation Lösungen;
  • getsix® Dokumentenmanagement-Lösungen;
  • getsix® E-Invoicing.

Mit unserem getsix® BPO-Ansatz werden wir gemeinsam mit unseren Kunden die verschiedenen Möglichkeiten im Einsatz einer solchen Lösung zur Steigerung ihrer Arbeitsproduktivität identifizieren.

Wir unterscheiden uns von normalen Buchhaltungsunternehmen, indem wir eine End-to-End-Mail-Management-Lösung anbieten:

  • Ausgelagerte Postsammlung und -verarbeitung;
  • Outsourced Scannen und Erfassen von hochwertigen Postsendungen und Datenextraktion mit der branchenführenden KOFAX-Software;
  • Automatisierung der Weiterleitung von Postsendungen in Geschäftsabläufe. Sie können wählen, wie Sie Ihre digitale Post empfangen möchten – als E-Mail, auf mobilen Geräten, durch Dateiübertragung oder über unsere mit MS SharePoint realisierte elektronische Dokumentenmanagementlösung.

getsix-digital-mailroom

getsix® Digital Mailroom Services sind vor Ort oder außerhalb verfügbar, was für mehrere Informationsformate und Empfangskanäle sorgen kann, einschließlich:

  • P.O. Box;
  • Privater Kurier;
  • Fax;
  • E-Mail;
  • Elektronischer Upload SFTP.

Wie es funktioniert?

Mit hochvolumigen Produktionsscannern und einer Kombination aus manueller Dateneingabe, automatisierter Formularklassifizierung und Datenerfassungssystemen, getsix® werden jeden Monat Tausende von Papierdokumenten in nützliche digitale Informationen umgewandelt, die schnell und effizient zur richtigen Zeit an die richtigen Personen geliefert werden.

getsix® Digital Mailroom-Lösung beinhaltet zeit- und kostensparende Lean- und Sechs-Sigma-Effizienz sowie Qualitätsverbesserungen für eingehende und ausgehende E-Mails und alle damit verbundenen Geschäftsprozesse. Automatisierte Formularklassifikation und intelligente Datenerfassungslösungen bieten Vorteile für alle Branchen, einschließlich Gesundheitswesen, Banken, Versicherungen, Transport und Logistik.

getsix® Digital Mailroom Lösung kann mit mehreren unserer Dienstleistungen entsprechend den spezifischen Anforderungen unserer Kunden kombiniert werden:

  • Mail Room Management Services;
  • Digitaler Hub;
  • Scanning Services;
  • Dokumenten-Management-System.

Welche Technologie verwenden wir?

Bei getsix® nutzen wir die KOFAX-Technologie – eine der besten integrierten Plattformen der Branche – für unsere Digital Mailroom-Lösung. KOFAX kann alle Arten von Dokumenten zu jedem Zeitpunkt eines Geschäftsprozesses verarbeiten. Auf diese Weise können wir genaue Metadaten extrahieren und Fehler von jedem Ort aus korrigieren. Durch automatisiertes Prozessmanagement und Kundenkommunikation beginnen oder verlaufen so hochwertige, kostenintensive Geschäftsprozesse effektiv.

kofax-technology

  • Erweiterte Transparenz, Kontrolle und Prozessautomatisierung für alle Mailroom-Aufgaben;
  • Fähigkeit, alle neuen E-Mail-Kanäle einschließlich Mobil-, MFP- und Web-Einreichung zu umfassen;
  • Erweiterung der Validierung von Geschäftsregeln auf den Kunden, die Branche oder jeden anderen Punkt, an dem das Wissen vorhanden ist, auf perfekte Not-in-good-order (NIGO)-Dokumente.

Mit der KOFAX TotalAgility Mailroom-Automatisierung können Prozesse, die Tage und Wochen lang iterative Korrekturmaßnahmen erforderten, innerhalb von Minuten ausgelöst und gelöst werden.

KOFAX ist ein Doppelführer in den beiden Schlüsselfunktionen, die erforderlich sind, um eine effektive Mailroom-Automatisierung zu realisieren. Von Forrester Research als führend in den Bereichen Multichannel Capture und Dynamic Case Management eingestuft, kann getsix® zuversichtlich sein, dass unsere Partnerschaft mit KOFAX dazu beitragen wird, die Vorteile unserer Mailroom-Automatisierungslösung zu nutzen.

Weitere technische Informationen über KOFAX KTA finden Sie hier: Geschäftsprozess- und dynamisches Case Management.

Alle Geschäftsprozesse benötigen genaue Informationen, um effektiv und effizient ausgeführt zu werden. KOFAX TotalAgility Mailroom Automation-Anwender profitieren von einem vollständig automatisierten Geschäftsprozess, der die Informationen, die Unternehmen aus allen Quellen erfassen, für praktisch jeden Berührungspunkt und Transaktionstyp des Kundenlebenszyklus perfektioniert.

Bessere Informationsqualität Erzielen Sie die höchste Informationsqualität über umsatzsteigernde Kundenkontaktpunkte hinweg, indem Sie Geschäftsprozesse schnell und mit reduzierten Fehlern und Risiken ausführen, die Kundenzufriedenheit verbessern, eine größere Kundenbindung erzeugen und den lebenslangen Kundennutzen erhöhen.

Kontrolle und Sichtbarkeit Gewinnen Sie die vollständige Kontrolle und Sichtbarkeit der Dokumenten- und Informationseingabe als ganzheitlichen Prozess, der erfolgreich verläuft, bevor eine Reihe von Geschäftsprozessen beginnt oder voranschreitet.

Reaktionsfähigkeit auf Performance-Probleme Profitieren Sie von umsetzungsfähigen Erkenntnissen und ergreifen Sie schnell Maßnahmen, um die Erwartungen an das Servicelevel zu erfüllen und Probleme mit der Leistung des Versandraums zu überwinden.

Schnellere Validierung Beschleunigen Sie die Validierung und Informationskorrektur von Dokumenten durch eine bessere Automatisierung und produktivere Einbindung von Wissensarbeitern oder externen Komponenten, einschließlich Kunden.

Vorteile für unsere Kunden der ausgelagerten Digital Mailroom Solution powered by getsix®

  • Reduzieren Sie die Kosten: Von der Implementierung durch die Wahl einer Methode, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt. Wir können Hard- und Software zur Verarbeitung von Postsendungen vor Ort einrichten, oder Sie können Ihre Poststelle an die Experten auslagern;
  • Konsolidierung: Konsolidierung aller eingehenden E-Mails von verschiedenen Kanälen und verteilten Büros, um weltweit einheitliche Prozesse und Systeme zu erreichen;
  • Risiken managen: Reduzierung des Risikos von manuellen Verarbeitungsfehlern und Vermeidung von Verzögerungen bei der Verteilung von Papierpost;
  • Compliance: Anpassung einer End-to-End-Lösung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Compliance-Anforderungen Ihres Sektors.

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