Bewirtungskosten für Mitarbeiter und Partner – Ein neuer Ansatz der polnischen Steuerbehörden

Es gibt wichtige Änderungen bezüglich der Haltung der polnischen Steuerbehörden zur Finanzierung von Bewirtungskosten. Die polnische Landessteuerverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa, kurz KAS) hat kürzlich einen liberaleren Ansatz gewählt und die Auslegung der Vorschriften zugunsten der Steuerzahler angepasst. Demnach kann ein Arbeitgeber nun Ausgaben für die Bewirtung nicht nur für fest angestellte Mitarbeiter, sondern auch für Personen, die im Rahmen von zivilrechtlichen Verträgen mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, als abzugsfähige Kosten verbuchen. Der Vertragstyp, der eine Person mit dem Arbeitgeber verbindet, ist also nicht mehr relevant bei der Frage, ob die Bewirtungskosten abzugsfähig sind.

Diese geänderte Auslegung der Vorschriften resultiert aus einer Anfrage eines IT-Unternehmens, das die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten für das Personal, insbesondere für Personen, die mit dem Unternehmen auf der Grundlage von zivilrechtlichen Verträgen zusammenarbeiten, die im Rahmen ihres Einzelunternehmens geschlossen wurden.

Das Unternehmen führte aus, dass diese Partner, ähnlich wie reguläre Mitarbeiter, Zugang zu den Gemeinschaftsräumen im Büro haben, einschließlich einer Küche, die mit Snacks und Getränken ausgestattet ist, und dass ihnen bei Besprechungen und Schulungen auch Sandwiches oder Lunchpakete angeboten werden. Das Unternehmen argumentierte, dass solche Praktiken die Zusammenarbeit fördern und aus ihrer Sicht als Standard im Verhältnis Arbeitgeber-Mitarbeiter gelten sollten. Das Unternehmen fragte daher die KAS, ob es die Bewirtungskosten für alle Mitarbeiter und Partner als abzugsfähige Kosten geltend machen könne.

Bewirtungskosten abzugsfähig? Änderung der Auslegung der KAS zu den Vorschriften

Am 11. Oktober 2024 gab der Leiter der polnischen Steuerverwaltung, Marcin Łoboda, in der Interpretation Nr. DOP4.8221.8.2021.CPXV bekannt, dass die Steuerregelungen in Polen den Abzug von Bewirtungskosten nicht ausschließen. Solche Kosten können unabhängig davon, ob sie sich auf Mitarbeiter oder Partner beziehen, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

„Die im Antrag dargestellten Aufwendungen für Lebensmittel, sowohl in Bezug auf ‚Mitarbeiter‘ als auch ‚Partner‘, erfüllen die Anforderungen für die Klassifizierung als abzugsfähige Kosten gemäß Art. 15 Abs. 1 des Körperschaftssteuergesetzes (CIT) und stehen in einem kausalen Zusammenhang mit der Tätigkeit des Steuerpflichtigen. Die von dem Unternehmen getragenen Lebensmittelkosten sind nicht im geschlossenen Katalog der nicht abzugsfähigen Ausgaben gemäß Art. 16 Abs. 1 des CIT-Gesetzes (analog Art. 23 Abs. 1 des PIT-Gesetzes) enthalten“, betonte der Leiter der KAS. „Diese Kosten können insbesondere nicht als Repräsentationsaufwendungen im Sinne von Art. 16 Abs. 1 Punkt 28 des CIT-Gesetzes eingestuft werden.“

Dieser Richtungswechsel markiert eine vollständige Änderung der bisherigen Haltung der Steuerbehörden. Zur Erinnerung: In einer Interpretation vom Juni 2020 (Nr. 0111-KDIB2-1.4010.119.2020.1.AM) hatte der Direktor der Nationalen Steuerinformation (KIS) nur den Abzug von Lebensmittelkosten für Mitarbeiter mit einem Arbeitsvertrag gestattet. Damals galten Ausgaben für Partner, die im Rahmen von zivilrechtlichen Verträgen tätig sind, lediglich als Repräsentationskosten und waren daher nicht abzugsfähig.

Bewirtung und Abzugsfähigkeit: Was ist mit Teamevents?

Experten betonen, dass die neue Haltung der Steuerbehörden ein Schritt in die richtige Richtung ist, da der bisherige Standpunkt, dass Arbeitgeber festlegen mussten, welcher Anteil der Bewirtungskosten auf Mitarbeiter und welcher auf Partner entfiel, in der Praxis undurchführbar war. Dieser frühere Ansatz stellte eine zusätzliche Belastung für Unternehmen dar, die gezwungen waren, Bewirtungskosten je nach Vertragsart zuzuweisen.

Zugleich betonen Sie, dass diese neue Auslegung auf Teamevents ausgeweitet werden sollte. Derzeit erlauben die polnischen Steuerbehörden nur bestimmte Ausgaben für Teamevents (ohne Alkohol) als abzugsfähig, vorausgesetzt, sie betreffen ausschließlich Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder und andere Personen in leitenden Funktionen – nicht jedoch Partner.

Diese neue Interpretation der polnischen Steuerbehörden stellt eine bedeutende Vereinfachung der steuerlichen Vorschriften dar und zeigt ein wachsendes Verständnis für die heutigen Realitäten am Arbeitsplatz in Polen.

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