Ausländer in Polen: Firma in Polen gründen – ein praktischer Leitfaden zur Firmengründung in Polen

Wenn Sie als ausländischer Investor eine Firma in Polen gründen möchten, gibt es in der Praxis meist zwei Hauptwege: die Registrierung eines Einzelunternehmens (jednoosobowa działalność gospodarcza) im Zentralregister (CEIDG) oder die Gründung einer Gesellschaft und deren Eintragung in das Nationale Gerichtsregister (KRS). Zusätzlich sollten Sie von Beginn an praktische Punkte planen: eine Steueridentifikationsnummer (NIP), eine Registrierung zur Mehrwertsteuer (VAT) (falls erforderlich), eine Zustell-/Geschäftsadresse, ein Bankkonto – und zunehmend auch eine qualifizierte elektronische Signatur in Polen, mit der sich viele Formalitäten online erledigen lassen.

Dies ist der zweite Artikel in unserer Reihe „Ausländer in Polen“. Wenn Sie sich noch in der Relocation-Phase befinden und zunächst Aufenthalts- und Arbeitsthemen organisieren möchten, starten Sie mit Teil eins: Ausländer in Polen: – legaler Aufenthalt und Arbeit im Jahr 2026.

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Wer kann in Polen ein Einzelunternehmen registrieren – und wer sollte eine Gesellschaft wählen?

In der Praxis lautet die Kernfrage, ob Sie – als ausländischer Staatsangehöriger – zu denselben Bedingungen wie ein polnischer Staatsbürger wirtschaftlich tätig sein können.

EU-/EWR-/Schweizer Staatsbürger – meist der einfachste Fall

Wenn Sie Staatsbürger eines EU-/EWR-Landes oder der Schweiz sind, können Sie in der Regel ein Einzelunternehmen (JDG – jednoosobowa działalność gospodarcza) in Polen registrieren und Ihr Geschäft nach ähnlichen Regeln wie polnische Staatsbürger führen.

Nicht-EU-Staatsbürger – Ihr Aufenthaltsstatus ist entscheidend

Wenn Sie aus einem Nicht-EU-Land kommen, hängt Ihre Möglichkeit, ein Einzelunternehmen (JDG) zu registrieren, von Ihrer rechtlichen Grundlage für den Aufenthalt in Polen ab (z. B. Daueraufenthalt, EU-Daueraufenthaltsstatus, Flüchtlingsstatus, subsidiärer Schutz, Polenkarte (Karta Polaka) sowie bestimmte Fälle befristeter Aufenthalte, die in Vorschriften genannt sind). Nicht jede befristete Aufenthaltserlaubnis gewährt dieses Recht. Wenn Sie die Voraussetzungen für ein Einzelunternehmen nicht erfüllen, ist die häufigste Alternative eine polnische GmbH (sp. z o.o.).

Weitere Optionen für ausländische Investoren

Je nachdem, wie Sie in den polnischen Markt eintreten und wie Ihre Konzernstruktur aufgebaut ist, können Sie auch Folgendes in Betracht ziehen:

• eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmers (wenn die Tätigkeit in Polen eine Fortsetzung der „Head-Office“-Aktivität ist) – Niederlassung in Polen
• ein Repräsentanzbüro (typischerweise begrenzter Umfang – vor allem Marketing und Promotion) – Repräsentanz in Polen

Die Rechtsform beeinflusst Einkommensteuer (PIT) vs. Körperschaftsteuer (CIT), Haftung, Registrierungsformalitäten und Buchführungspflichten – daher lohnt es sich, die Unternehmensregistrierung in Polen als strukturiertes Projekt zu behandeln.

Wenn Sie Unterstützung in der Entscheidungs- und Dokumentationsphase benötigen, siehe Firmengründung in Polen und Steuerberatung in Polen.

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Einzelunternehmen oder polnische GmbH (sp. z o.o.)?

Die folgenden Kriterien bestimmen die Wahl am häufigsten.

Einzelunternehmen (Eintrag im CEIDG) – meist passend, wenn:

• Sie das Recht haben, in Polen ein Einzelunternehmen zu führen (aufgrund Ihrer Staatsangehörigkeit oder Ihres Aufenthaltsstatus),
• Sie ein kleineres Geschäftsmodell planen, häufig dienstleistungsorientiert,
• Sie die volle persönliche Haftung für Geschäftspflichten akzeptieren,
• Sie einen schnelleren Registrierungsprozess und einfachere Startformalitäten möchten (vergleichbar mit einer Gewerbeanmeldung in Polen).

Polnische GmbH (sp. z o.o.), Eintrag im KRS – am häufigsten für ausländische Investoren, wenn:

• eine Risikobegrenzung durch Trennung des Gesellschaftsvermögens vom Privatvermögen der Gesellschafter entscheidend ist,
• Sie Mitarbeiter beschäftigen oder langfristig mit größeren Vertragspartnern (z. B. Unternehmen, Institutionen, öffentliche Stellen) arbeiten wollen,
• Sie eine Struktur benötigen, die besser zu Finanzierung, Corporate Governance und Standards im Geschäftsverkehr passt,
• Sie als Teil einer internationalen Gruppe nach Polen eintreten oder Ihre Struktur in Polen schrittweise ausbauen möchten.

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Registrierung eines Einzelunternehmens in Polen (CEIDG) – Schritt für Schritt

Schritt 1: Daten vorbereiten und zentrale Registrierungsentscheidungen treffen

Vor der Antragstellung sollten Sie die benötigten Informationen zusammenstellen:

• Identifikationsdaten (einschließlich einer PESEL-Nummer, falls vorhanden; andernfalls nutzt die Behörde einen anderen Identifikator),
• geschäftsbezogene Adressen (Ort der Geschäftstätigkeit und Zustelladresse für amtliche Korrespondenz),
• PKD-Codes (Polnische Klassifikation der Wirtschaftszweige (PKD)), passend zur geplanten Tätigkeit,
• Wahl der Besteuerungsform der Einkommensteuer für natürliche Personen (PIT) und der Art der Buchführung,
• Entscheidung zur Umsatzsteuer (VAT): Registrierung als aktiver Umsatzsteuerzahler oder Nutzung einer Befreiung (falls möglich).

Schritt 2: Antrag CEIDG-1 einreichen

Sie registrieren ein Einzelunternehmen durch Einreichung des Antrags CEIDG-1. Praktisch können Sie:

• elektronisch einreichen (der häufigste Weg), oder
• persönlich bei Ihrer Gemeinde-/Stadtverwaltung einreichen.

Das Register CEIDG funktioniert als „One-Stop-Shop“: Nach der Eintragung werden Daten an die zuständigen Stellen übermittelt (u. a. an das Finanzamt, die Statistikbehörden und die Sozialversicherungsanstalt (ZUS)).

Tipp für Ausländer: Die tatsächliche Zeit bis zur sichtbaren Eintragung und die Reibungslosigkeit des Prozesses hängen oft von Ihrem Status (z. B. EU vs. Drittstaat), der Datenqualität und der korrekten Signatur des Antrags ab.

Schritt 3: Steueridentifikationsnummer (NIP) und REGON – Zuteilung während der Registrierung

Für ein Einzelunternehmen werden die Steueridentifikationsnummer (NIP) und die Statistiknummer (REGON) typischerweise im Rahmen des Registrierungsprozesses auf Basis der CEIDG-1-Daten vergeben. In Standardszenarien stellen Sie also keinen separaten Antrag auf eine NIP.

Schritt 4: Meldungen zur Sozialversicherung und Versicherungspflichten (ZUS)

Nach der Registrierung müssen Sie sich korrekt für die Sozialversicherung anmelden und Beiträge laufend abrechnen. Formfehler führen hier häufig zu Korrekturen und können Beitragsrückstände verursachen.

Wenn Sie von Anfang an Mitarbeiter einstellen oder langfristig mit Auftragnehmern zusammenarbeiten möchten, lohnt es sich, HR- und Payroll-Prozesse früh zu strukturieren: Personalabrechnung in Polen.

Schritt 5: Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer (VAT) – Formular VAT-R

Wenn Ihr Geschäftsmodell eine Registrierung zur Umsatzsteuer (VAT) erfordert – oder Sie auf eine Befreiung verzichten möchten – reichen Sie das Formular VAT-R ein (je nach gewähltem Weg im Rahmen der CEIDG-Registrierung oder separat).

Die Umsatzsteuer ist einer der am häufigsten geprüften Bereiche beim Markteintritt ausländischer Unternehmen – insbesondere bei Handel, grenzüberschreitenden Dienstleistungen, Import/Export und EU-Geschäftspartnern.

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Firmengründung in Polen (KRS) – der typische Weg für ausländische Investoren

Schritt 1: Registrierungsmodus wählen – online oder klassisch

In der Praxis gibt es zwei Vorgehensweisen:

• Online-Registrierung (schneller, aber je nach Dokumentation mit formalen Einschränkungen),
• Registrierung über einen Notar (flexiblere Satzung; oft für nicht-standardisierte Strukturen genutzt).

In beiden Fällen benötigen Sie Gesellschafter- und Geschäftsführungsdaten, die Geschäftsadresse (Sitz), den Tätigkeitsumfang (PKD) sowie Gesellschaftsdokumente.

Schritt 2: Elektronische Signaturen und Systemzugänge

Für die Online-Registrierung ist entscheidend, wer unterschreibt und womit. Für Ausländer ist eine qualifizierte elektronische Signatur in Polen oft ein echter „Game-Changer“, weil sie:

• das Unterzeichnen von Anträgen und Dokumenten in Registrierungsverfahren ermöglicht,
• den Prozess erleichtern kann, wenn Sie zu Beginn noch keine polnischen E-Identifikationsmethoden nutzen können.

In der Praxis sollten Sie die qualifizierte Signatur in der Vorbereitungsphase organisieren – nicht erst am Tag der Registrierung.

Schritt 3: NIP und REGON nach der Gesellschaftseintragung

Nach der Eintragung im Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) werden NIP und REGON über den One-Stop-Shop-Prozess auf Basis der Registrierungsdaten zugeteilt. Gleichzeitig muss die Gesellschaft in der Regel ergänzende Informationen an das Finanzamt übermitteln, die nicht zwingend im KRS-Antrag enthalten sind (z. B. Bankkonten, zusätzliche Adressen, bestimmte operative Angaben).

Schritt 4: Umsatzsteuer frühzeitig einplanen

Wenn von Anfang an klar ist, dass die Gesellschaft Umsatzsteuerzahler sein wird, planen Sie VAT-R und unterstützende Unterlagen frühzeitig (z. B. Begründung des Geschäftsmodells, Verträge, geplante Transaktionen). Behörden prüfen die Umsatzsteuerregistrierung in der Praxis teils intensiv – besonders in sensiblen Branchen und bei grenzüberschreitenden Modellen.

Hier wird häufig Steuerberatung in Polen benötigt, um das Risiko von Verzögerungen zu reduzieren, die den Sales-Start beeinträchtigen.

Schritt 5: Meldung wirtschaftlich Berechtigter (CRBR)

Viele Gesellschaften müssen wirtschaftlich Berechtigte an das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) melden. Die Meldung erfolgt durch eine bevollmächtigte Person und erfordert eine elektronische Signatur (qualifizierte Signatur oder – je nach Fall – Vertrauensprofil (Profil Zaufany)).

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NIP und Umsatzsteuer in Polen – was Sie vor der Dokumenteneinreichung wissen sollten

NIP – warum sie wichtig ist

Die Steueridentifikationsnummer (NIP) ist der zentrale Identifikator im Kontakt mit der polnischen Finanzverwaltung – und in vielen Geschäftsprozessen (Rechnungsstellung, Registrierungen, Verträge, Banking).

Typischerweise gilt:

• Ein Einzelunternehmen erhält die NIP im Rahmen der CEIDG-Registrierung,
• eine Gesellschaft erhält die NIP nach der KRS-Eintragung.

Umsatzsteuer – wann verpflichtend, wann freiwillig

Die Umsatzsteuerregistrierung hängt von Art der Tätigkeit, Umfang und Geschäftspartnern ab. In der Praxis ist eine Registrierung üblich, wenn:

• Sie Waren/Dienstleistungen im B2B-Modell verkaufen,
• Sie EU-Transaktionen haben (Lieferungen, Erwerbe, Dienstleistungen),
• Sie Umsatzsteuer auf Investitionskosten abziehen möchten,
• Sie in Bereichen tätig sind, in denen keine Befreiung gilt.

Praxis-Hinweis: Entscheiden Sie über die Umsatzsteuer, bevor Sie operativ starten – nicht erst nach den ersten Ausgangsrechnungen.

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Qualifizierte elektronische Signatur – ein Tool, das Ihren Start wirklich beschleunigt

Im Jahr 2026 lassen sich die meisten Registrierungs- und Steuerformalitäten in Polen elektronisch erledigen – sofern Dokumente korrekt signiert werden.

Worin sich eine qualifizierte Signatur von anderen Methoden unterscheidet

• Eine qualifizierte Signatur ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und wird in amtlichen Verfahren breit akzeptiert.
• Andere Methoden (z. B. nationale E-Identifikationslösungen) können bequem sein, stehen Ausländern zu Beginn aber nicht immer zur Verfügung.

Wann sie für Ausländer besonders nützlich ist

• Online-Firmengründung in Polen und gesellschaftsrechtliche Unterschriften,
• Einreichungen bei Registern (einschließlich Pflichten nach der Eintragung),
• ausgewählte Steuer- und Reporting-Prozesse.

Wenn Sie die Signatur einführen und Vertretungsrechte (wer unterschreibt, in welchem Umfang und in welchem System) sauber aufsetzen möchten, nutzen Sie praktische Unterstützung im Rahmen der Firmengründung in Polen.

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Typischer Umfang an Dokumenten und Informationen, die polnische Behörden anfordern

Dies ist ein praxisnaher Überblick. Der Umfang kann je nach Rechtsform, Ausländerstatus und konkretem Verfahren variieren (z. B. CEIDG/KRS-Registrierung, Umsatzsteuer, CRBR, Meldungen nach der Eintragung).

Dokumente und Daten auf Personenebene

• Identitätsdokument (z. B. Reisepass),
• Adressdaten (insbesondere Zustelladresse/amtliche Korrespondenz und Geschäftsadresse),
• Dokumente, die Ihr Recht zur Registrierung eines Einzelunternehmens in Polen bestätigen (falls anwendbar),
• Vollmacht, falls Einreichungen durch einen Vertreter erfolgen (ordnungsgemäß signiert gemäß dem jeweiligen Verfahren).

Dokumente und Daten auf Gesellschaftsebene

• Daten der Gesellschafter und Organe (insbesondere Geschäftsführung), inklusive Identifikationsdaten und Staatsangehörigkeit,
• Sitz/Adresse in Polen,
• Satzung/Gründungsdokument passend zum Registrierungsmodus,
• Unterlagen für ausländische juristische Gesellschafter (meist Registerauszüge und – falls erforderlich – Übersetzungen),
• Informationen für die CRBR-Meldung (Eigentums- und Kontrollstruktur),
• Bankkonto – operativ erforderlich und häufig auch für formale/Reporting-Zwecke relevant.

Praktischer Tipp: Wenn Sie zu Beginn kein physisches Büro haben, kann eine virtuelle Büroadresse akzeptabel sein. Entscheidend ist, dass sie compliant ist, Korrespondenz tatsächlich bearbeitet und im Fall einer Prüfung plausibel begründbar ist. Siehe: virtuelles Büro in Polen.

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Die häufigsten Startfehler – und wie Sie sie vermeiden

1. Falsche Rechtsform für Ihren Status: Versuch einer Registrierung als Einzelunternehmen ohne gültige Rechtsgrundlage.
2. Keine E-Signatur vorbereitet: Verzögerungen bei Online-Registrierung und Pflichten nach der Eintragung.
3. Umsatzsteuer ohne Plan: „Last-Minute“-Registrierung bei grenzüberschreitenden Modellen.
4. Inkonsistente Adress- und Vertretungsdaten: Abweichungen zwischen Registern und Bankdokumentation.
5. Buchhaltung erst nach dem Launch implementiert: Das schafft schnell formale und steuerliche Risiken für Gesellschaften.

Wenn Sie in Polen investieren und einen reibungslosen, planbaren Start möchten, kann getsix® Sie bei der Unternehmensregistrierung in Polen, beim Umsatzsteuer- und Steuer-Setup sowie bei der Implementierung einer laufenden Buchhaltung in Polen unterstützen. Kontaktieren Sie uns.

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FAQ – häufige Fragen von Ausländern zur Unternehmensgründung in Polen

Kann ein Ausländer in Polen ein Einzelunternehmen registrieren?

Ja, aber es hängt von der Staatsangehörigkeit und (bei Nicht-EU-Staatsangehörigen) vom Aufenthaltsstatus ab. Wenn Sie die Bedingungen nicht erfüllen, ist die Alternative eine Gesellschaft – meist eine spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – oder andere Formen nach polnischem Recht.

Erhalte ich NIP und REGON automatisch?

In typischen Registrierungsverfahren ja – die Nummern werden im Rahmen der Registrierung (CEIDG/KRS) vergeben; anschließend werden ggf. fehlende, vom Finanzamt benötigte Angaben ergänzt.

Muss ich mich sofort zur Umsatzsteuer registrieren?

Nicht immer, aber in der Praxis ist eine Registrierung bei B2B- und internationalen Modellen sehr häufig. Am besten entscheiden Sie das, bevor Sie den Verkauf starten.

Ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?

Nicht in jeder Situation, aber für viele Ausländer ist sie der schnellste Weg, Online-Formalitäten zu erledigen und laufende Fristen zuverlässig einzuhalten.

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Die Firmengründung in Polen als ausländische Person erfordert vor allem die Wahl der passenden Rechtsform (Einzelunternehmen vs. Gesellschaft), die Vorbereitung von Daten und Dokumenten sowie die Planung zentraler Steuerschritte – insbesondere der Steueridentifikationsnummer (NIP) und einer möglichen Umsatzsteuerregistrierung. In der Praxis zählen auch organisatorische Aspekte: die korrekte Adresse, richtige Meldungen zur Sozialversicherung (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) sowie die Fähigkeit, Dokumente effizient online zu signieren (häufig über eine qualifizierte Signatur). Ein gut vorbereiteter Registrierungsprozess reduziert Verzögerungen und hilft Ihnen, in Polen schneller operativ zu starten.

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