Dokumentation von Kranken- und Mutterschaftsgeld in Polen – Pflichten für Arbeitgeber
Ab dem 24. Oktober 2026 regelt eine neue Verordnung in Polen, welche Unterlagen für Kranken- und Mutterschaftsgeld erforderlich sind.
Die meisten Vorschriften der neuen polnischen Verordnung zur Dokumentation von Kranken- und Mutterschaftsgeld gelten ab dem 24. Oktober 2026.
Arbeitgeber in Polen müssen in der Bescheinigung des Beitragszahlers u. a. Angaben zu Beschäftigung, Entgelt und früheren Arbeitsunfähigkeitszeiten machen.
Zahlt die Sozialversicherungsanstalt in Polen (ZUS) das Mutterschaftsgeld aus, muss der Versicherte grundsätzlich keine verkürzte Geburtsurkunde des Kindes vorlegen.
Ärztliche Bescheinigungen aus bestimmten Staaten, etwa der EU, müssen nicht ins Polnische übersetzt werden, wenn sie in deren Amtssprache vorliegen.
Ab dem 10. Oktober 2027 erlaubt § 39 der Verordnung, bestimmte ärztliche Bescheinigungen über das elektronische System der polnischen ZUS auszustellen.
Arbeitgeberbescheinigungen auf Vollständigkeit prüfen
Arbeitgeber in Polen sollten prüfen, ob ihre an die ZUS übermittelten Angaben den neuen Dokumentationsanforderungen entsprechen.
Verfahren auf alle Leistungsarten ausrichten
Dokumentationsprozesse müssen neben Kranken- und Mutterschaftsgeld auch Rehabilitationsleistungen und Pflegegeld abdecken.
Fälle mit Auslandsbezug gesondert prüfen
Lohnabrechnungsprozesse sollten unterscheiden, welche ausländischen ärztlichen Bescheinigungen übersetzt werden müssen.
Teil der Dokumentation wird digital
Bestimmte ärztliche Bescheinigungen können ab 2027 elektronisch ausgestellt und Beitragszahlern online bereitgestellt werden.
Am 24. Oktober 2026 tritt in Polen eine neue Verordnung in Kraft, die festlegt, welche Informationen und Unterlagen erforderlich sind, um den Anspruch auf Kranken- und Mutterschaftsgeld festzustellen und diese Leistungen auszuzahlen. Die Vorschriften regeln den Inhalt von Arbeitgeberbescheinigungen, die Nachweise zur Begründung des Leistungsanspruchs sowie das Vorgehen in besonderen Fällen, etwa bei Arbeitsunfähigkeit im Ausland. Arbeitgeber sowie HR- und Lohnabrechnungsabteilungen sollten ihre bestehenden Dokumentationsverfahren und ihre Praxis der Datenerhebung überprüfen, um die Einhaltung der neuen Vorgaben sicherzustellen.
In diesem Artikel:
Neue Regeln für die Dokumentation von Kranken- und Mutterschaftsgeld in Polen
Am 9. Oktober 2026 wurde die Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 27. September 2026 im polnischen Gesetzblatt (Dziennik Ustaw) unter Pos. 1316 veröffentlicht. Sie legt fest, welche Informationen über Umstände, die den Anspruch auf Leistungen der Sozialversicherung bei Krankheit und Mutterschaft oder deren Höhe beeinflussen, erforderlich sind und welche Unterlagen für die Gewährung und Auszahlung dieser Leistungen benötigt werden.
Die meisten Vorschriften treten am 24. Oktober 2026 in Kraft. Die Verordnung ersetzt die bisherigen Regelungen vom 8. Dezember 2015 und legt die Dokumentationsanforderungen für Leistungen im Zusammenhang mit Krankheit, Mutterschaft und Betreuungspflichten fest.
Die Verordnung umfasst nicht nur Kranken- und Mutterschaftsgeld, sondern auch Rehabilitationsleistungen, Pflegegeld, Ausgleichsgeld sowie Leistungen in Höhe des Mutterschaftsgeldes.
Eine Ausnahme gilt für § 39, der vorsieht, dass bestimmte ärztliche Bescheinigungen über das elektronische System der Sozialversicherungsanstalt in Polen (ZUS) ausgestellt werden können. Diese Vorschrift tritt am 10. Oktober 2027 in Kraft.
Erforderliche Unterlagen für die Auszahlung von Krankengeld in Polen
Die Verordnung legt fest, welche Informationen die ZUS benötigt, um Krankengeld zu gewähren und auszuzahlen. Für Arbeitgeber sind insbesondere § 3 und Anlage 2 von Bedeutung, da sie den Inhalt der Bescheinigung des Beitragszahlers für einen Arbeitnehmer bestimmen.
Die Bescheinigung muss unter anderem folgende Angaben enthalten:
- Identifikationsdaten des Arbeitgebers und des Versicherten;
- Beschäftigungszeitraum, Arbeitszeit und Daten etwaiger Änderungen;
- Angaben zu früheren Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und zu bereits ausgezahlten Leistungen;
- Entgeltbestandteile, die bei der Berechnung der Bemessungsgrundlage des Krankengeldes berücksichtigt werden;
- Angaben zu Urlaubszeiten und anderen Umständen, die den Leistungsanspruch beeinflussen;
- Angaben zu einer Tätigkeit im Ausland oder zu einer Beschäftigung in Zeitarbeit.
Für Versicherte, die keine Arbeitnehmer sind und unter § 3 Abs. 1 Nr. 2 fallen, sind die erforderlichen Angaben in Anlage 3 festgelegt.
Die Verordnung regelt außerdem Fälle, in denen ein Arbeitgeber zunächst Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Krankengeld zahlt, bevor die ZUS die Auszahlung übernimmt. Gemäß § 6 muss der Arbeitgeber in diesem Fall die entsprechende Bescheinigung des Beitragszahlers übermitteln, einschließlich der Kennung der ärztlichen Bescheinigung, auf deren Grundlage die vorherige Zahlung erfolgte.
Dokumentation des Mutterschaftsgeldes – was Arbeitgeber wissen sollten
Die Verordnung legt zudem detaillierte Dokumentationsanforderungen für die Gewährung und Auszahlung von Mutterschaftsgeld fest, einschließlich der Leistungen für Mutterschaftsurlaub, Elternurlaub, Vaterschaftsurlaub und ergänzenden Mutterschaftsurlaub.
Je nach Situation des Versicherten können unter anderem Nachweise über die Geburt des Kindes, Erklärungen der Eltern, Arbeitgeberbescheinigungen über gewährten Urlaub sowie Angaben zu Zeiträumen erforderlich sein, in denen der andere Elternteil Leistungen bezogen hat.
Ist die ZUS für die Auszahlung des Mutterschaftsgeldes zuständig, muss der Versicherte grundsätzlich keine verkürzte Abschrift der Geburtsurkunde des Kindes vorlegen. Die ZUS beschafft das Dokument anhand der übermittelten Angaben direkt aus dem Personenstandsregister.
Kann die ZUS das Dokument nicht aus dem Register beschaffen, fordert sie den Versicherten zur Vorlage auf und räumt ihm dafür eine Frist von mindestens 14 Tagen ab Erhalt der Aufforderung ein. Wird das Dokument nicht innerhalb dieser Frist vorgelegt, ergeht eine Entscheidung über die Ablehnung der Einleitung des Verfahrens.
Die Verordnung regelt auch die Dokumentation des Anspruchs auf Mutterschaftsgeld nach einer Totgeburt – unabhängig von der Dauer der Schwangerschaft –, wenn keine Geburtsurkunde ausgestellt wurde. In solchen Fällen kann eine auf Grundlage der medizinischen Dokumentation erstellte Bescheinigung eines befugten Arztes oder einer Hebamme vorgelegt werden.
Müssen ausländische ärztliche Bescheinigungen ins Polnische übersetzt werden?
Wird die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers im Ausland bescheinigt, legt die polnische Verordnung besondere Anforderungen an ausländische ärztliche Bescheinigungen fest.
Das Dokument muss die Angaben der ausländischen Gesundheitseinrichtung oder des Arztes, das Ausstellungsdatum, eine Unterschrift sowie Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit enthalten.
Nicht jede ausländische ärztliche Bescheinigung muss ins Polnische übersetzt werden. Die Übersetzungspflicht gilt nicht für Bescheinigungen aus EU-Mitgliedstaaten, aus EFTA-Staaten, die Vertragsparteien des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) sind, aus der Schweiz, dem Vereinigten Königreich sowie aus Staaten, mit denen Polen entsprechende internationale Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen hat – vorausgesetzt, die Bescheinigung ist in der Amtssprache des betreffenden Staates ausgestellt. Die Verordnung lässt außerdem bestimmte Formen der elektronischen Authentifizierung ausländischer ärztlicher Bescheinigungen zu.
Diese Regelungen sind insbesondere für Unternehmen relevant, die Mitarbeiter mit Tätigkeit außerhalb Polens beschäftigen, sowie für Unternehmen, die internationale HR- und Lohnabrechnungsprozesse betreuen.
Elektronische Leistungsdokumentation in Polen ab 2027
Am 10. Oktober 2027 tritt § 39 der Verordnung in Kraft, der die Ausstellung bestimmter ärztlicher Bescheinigungen über ein kostenloses elektronisches System der ZUS ermöglicht.
Die Vorschrift gilt für die in der Verordnung genannten ärztlichen Bescheinigungen, die statt auf herkömmlichen Papierformularen elektronisch ausgestellt und mit einer der zulässigen Methoden unterzeichnet werden können. Die ZUS stellt diese Bescheinigungen den Beitragszahlern spätestens am Tag nach Eingang des Dokuments über deren Online-Informationsprofile zur Verfügung.
Was die neuen Vorschriften für HR- und Lohnabrechnungsabteilungen bedeuten
Für Arbeitgeber gilt es nun vorrangig zu prüfen, ob die zur Feststellung des Leistungsanspruchs verwendete Dokumentation den ab dem 24. Oktober 2026 geltenden Anforderungen entspricht.
In der Praxis sollte sich die Überprüfung auf folgende Punkte konzentrieren:
- Bescheinigungen des Beitragszahlers – ob sie die erforderlichen Angaben zu Beschäftigung, Entgelt und Arbeitsunfähigkeit enthalten;
- Dokumentation des Mutterschaftsgeldes – ob sie die Regeln für Elternurlaub, Vaterschaftsurlaub und ergänzenden Mutterschaftsurlaub berücksichtigt;
- Fälle mit internationalem Bezug – ob die Verfahren ausländische ärztliche Bescheinigungen und die Ausnahmen von der Übersetzungspflicht korrekt berücksichtigen;
- Übermittlung von Unterlagen an die ZUS – ob vollständige Angaben übermittelt werden, wenn die ZUS die Auszahlung der Leistung übernimmt.
Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung an externe Dienstleister ausgelagert haben, sollten zudem festlegen, welche Informationen der Arbeitgeber bereitstellen muss und welche Angaben der externe Lohnabrechnungsdienstleister prüft.
Unternehmen, die ihre Verfahren überprüfen möchten, können dabei die Unterstützung von getsix® im Rahmen der Personal- und Lohnbuchhaltung in Polen in Anspruch nehmen, die die Führung der Personalunterlagen und die Lohnabrechnung umfasst.
Rechtsgrundlage:
Autor des Artikels ist die getsix® Redaktiongetsix® erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung, Personalwesen, Lohnabrechnung und Unternehmensberatung und unterstützt Unternehmen, die in Polen tätig sind. Die getsix® Redaktion erstellt praxisorientierte Informationen, die das Verständnis der polnischen Buchhaltungs-, Steuer- und Personalthemen erleichtern.
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