Entwurf zur Änderung des KSeF in Polen – E-Rechnungen ab 2026 obligatorisch, wichtige Änderungen und was sie für Unternehmen bedeuten

Das polnische Finanzministerium hat einen neuen Entwurf zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes veröffentlicht, der die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen über das landesweite E-Rechnungssystem (KSeF) vorsieht. Dieses System soll ein allgemeines und obligatorisches Instrument werden – zunächst für große Unternehmen und anschließend für alle anderen Umsatzsteuerpflichtigen. Der Gesetzesentwurf, der am 11. April 2025 veröffentlicht wurde, enthält zahlreiche technische und organisatorische Änderungen, die den Übergang zum neuen Abrechnungsmodell erleichtern sollen.

Es ist jedoch zu betonen, dass alle beschriebenen Lösungen noch Teil eines Gesetzentwurfs sind, der im Laufe des weiteren Gesetzgebungsverfahrens noch geändert werden kann. Die endgültige Fassung kann sich im Laufe des Gesetzgebungsverfahrens noch ändern. Die Unternehmen in Polen sollten deshalb zweigleisig vorgehen: Sie müssen die Änderungen verfolgen und bereits jetzt mit den Vorbereitungen beginnen, um nicht von den kommenden Verpflichtungen überrascht zu werden.

In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten geplanten Änderungen vor, erläutern den Zeitplan für die Einführung von KSeF in Polen und geben praxisorientierte Empfehlungen, wie sich Unternehmen gezielt auf die neuen Anforderungen vorbereiten können.

Ab wann ist KSeF in Polen obligatorisch?

Gemäß dem aktuellen Gesetzentwurf zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes soll die Verpflichtung zur Nutzung des landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) schrittweise eingeführt werden – je nach Unternehmensgröße und Umsatz im Jahr 2024. Das Finanzministerium hat ausdrücklich festgelegt, dass historische Daten und nicht Zukunftsprognosen ausschlaggebend sein werden.

Stufe I – große Steuerpflichtige ab dem 1. Februar 2026

Die erste Stufe umfasst große Unternehmen, deren Umsatz (einschließlich Mehrwertsteuer) im Jahr 2024 die Schwelle von 200 Mio. PLN überschritten hat. Für diese Unternehmen wird die Nutzung von KSeF ab dem 1. Februar 2026 obligatorisch. Wichtig ist, dass als Basisjahr 2024 und nicht – wie ursprünglich geplant – 2025 festgelegt wurde, sodass viele Steuerzahler bereits jetzt abschätzen können, ob sie zu dieser Gruppe gehören werden.

Stufe II – übrige Unternehmen ab dem 1. April 2026

In der zweiten Stufe, ab dem 1. April 2026, wird die Verpflichtung zur Nutzung von KSeF auf alle übrigen Steuerpflichtigen, sowohl aktive als auch von der Mehrwertsteuer befreite, ausgeweitet. Diese Stufe betrifft die überwiegende Mehrheit der Unternehmen, darunter kleine und mittlere Unternehmen.

Kleinstunternehmen – Frist bis 2027

Für sogenannte Kleinstunternehmen ist eine zusätzliche Fristverlängerung vorgesehen. Wenn ihre monatlichen Einnahmen 10.000 PLN nicht übersteigen und einzelne Rechnungen maximal 450 PLN betragen, gilt die Verpflichtung zur Nutzung des KSeF für sie erst ab dem 1. Januar 2027.

Die wichtigsten Änderungen im Gesetzentwurf zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes

Der veröffentlichte Entwurf enthält eine Reihe von Änderungen, die für Unternehmer, die sich auf die obligatorische Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) vorbereiten, von entscheidender Bedeutung sind. Obwohl sich der Entwurf noch im Konsultationsverfahren befindet, berücksichtigen viele der vorgeschlagenen Lösungen die Forderungen des Marktes. Nachfolgend stellen wir die wichtigsten Änderungen vor:

Offline24-Modus – dauerhaft möglich

Eine der bedeutendsten Änderungen ist die dauerhafte Einführung des sogenannten „Offline24“-Modus, der es ermöglicht, Rechnungen außerhalb des KSeF-Systems auszustellen, wobei diese spätestens am nächsten Werktag in das System übermittelt werden müssen. Ursprünglich nur als Übergangslösung vorgesehen, soll dieser Modus dauerhaft bleiben – insbesondere für Fälle technischer Störungen, mangelnder Internetverbindung oder bei Geschäften mit ausländischen Partnern und Verbrauchern.

Zertifikat des Rechnungsausstellers

Mit der Einführung des obligatorischen KSeF und der dauerhaften Möglichkeit, Rechnungen im Offline24-Modus auszustellen, müssen Unternehmen ein sogenanntes Rechnungsaussteller-Zertifikat verwenden. Dieses dient zur Authentifizierung des Steuerpflichtigen im KSeF-System und bestätigt die Echtheit und Vollständigkeit der ausgestellten Dokumente.

Dieses Zertifikat ist eine Voraussetzung für die rechtmäßige Ausstellung von Rechnungen im Offline-Modus – sowohl in Notfällen (z. B. bei vorübergehender Nichtverfügbarkeit von KSeF) als auch dann, wenn sich der Steuerpflichtige während des obligatorischen KSeF-Zeitraums für die Nutzung des Offline24-Modus entscheidet.

Das Zertifikat wird ab dem 1. November 2025 verfügbar sein, so dass die Unternehmen ihre Systeme und internen Verfahren rechtzeitig vorbereiten können.

Anhänge zu E-Rechnungen

Der Gesetzentwurf sieht die Möglichkeit vor, strukturierte Anhänge zu E-Rechnungen hinzuzufügen – dies ist beispielsweise für Unternehmen wichtig, die Versorgungsleistungen erbringen oder Dienstleistungen auf Sammelbasis abrechnen. Die Anhänge müssen dem FA(3)-Schema entsprechen und dürfen keine beliebigen Inhalte enthalten – nicht zulässig sind unter anderem Abnahmeprotokolle oder detaillierte Beschreibungen der ausgeführten Arbeiten. Die Übermittlung von Rechnungen mit Anhängen erfordert eine vorherige Anmeldung beim E-Finanzamt (e-Urząd Skarbowy).

Anhebung der Umsatzsteuerbefreiungsgrenze

Ab dem 1. Januar 2026 soll die Grenze für die Umsatzsteuerbefreiung von derzeit 200.000 PLN auf 240.000 PLN steigen. Diese lang erwartete Änderung ist besonders für Kleinstunternehmen von Vorteil – obwohl Experten anmerken, dass die Grenze angesichts der hohen Inflation noch höher sein könnte.

Vereinheitlichung des Ausstellungsdatums von Rechnungen

Sowohl bei Rechnungen, die online direkt über das KSeF-System ausgestellt werden, als auch bei solchen, die im Offline24-Modus (außerhalb des Systems, mit späterer Übermittlung) erstellt werden, gilt als Ausstellungsdatum das vom Steuerpflichtigen im Feld P_1 angegebene Datum. Das bedeutet, dass selbst wenn die Rechnung physisch mit Verzögerung an KSeF übermittelt wird – z. B. am nächsten Tag – ihr Ausstellungsdatum dem vom Aussteller im Dokument angegebenen Datum entspricht.

Diese scheinbar kleine Änderung hat große praktische Bedeutung. Bisher war unklar, wann eine Rechnung offiziell als ausgestellt gilt – insbesondere bei Verzögerungen bei der Datenübertragung, Systemfehlern oder Ausfällen der Infrastruktur. Die neue Lösung sorgt für Einheitlichkeit im gesamten elektronischen Rechnungsfluss.

Aufschub von Pflichten und Sanktionen

Der aktuelle Gesetzentwurf zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes sieht wesentliche Aufschübe von Pflichten und Sanktionen im Zusammenhang mit der Einführung des KSeF vor, die den Unternehmen einen reibungslosen Übergang zum neuen E-Rechnungsmodell erleichtern sollen. Dieser Ansatz zielt darauf ab, den regulatorischen Druck in der ersten Phase der Anwendung des Systems zu verringern und den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, neue Lösungen in einem sicheren Tempo umzusetzen.

Zu den wichtigsten Erleichterungen gehören:

• Keine Pflicht zur Angabe der KSeF-Nummer im Verwendungszweck der Überweisungen – bis Ende 2026. Dies ist besonders für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen und automatisierten Zahlungssystemen von Bedeutung.
• Keine Strafe für Fehler bei der Rechnungsstellung durch KSeF – ebenfalls bis Ende 2026. Dazu zählen z. B. die nicht fristgerechte Übermittlung einer Rechnung, fehlerhafte Angaben in der Struktur oder die fehlerhafte Ausstellung einer Offline-Rechnung. In der Praxis bedeutet dies eine Art „Schutzfrist“, in der die Steuerbehörden die Steuerzahler durch Aufklärung und nicht durch Strafmaßnahmen unterstützen soll.
• Rechnungsstellung über Registrierkassen bis 31. Dezember 2026 weiterhin möglich – Unternehmen dürfen Rechnungen weiterhin über Registrierkassen sowie vereinfachte Rechnungen (Kassenbeleg mit NIP) ausstellen, ohne sofort auf strukturierte E-Rechnungen umsteigen zu müssen.

Wichtig ist: Sanktionen bei Verstößen gegen die KSeF-Pflichten treten erst ab dem 1. Januar 2027 in Kraft. Bis dahin haben Unternehmen Zeit, ihre internen Prozesse zu analysieren, Softwarelösungen zu aktualisieren, Mitarbeiterschulungen durchzuführen und das System ohne das Risiko von Verwaltungsstrafen zu testen. Es ist jedoch zu beachten, dass nach Ablauf dieser Frist Fehler mit Strafen verbunden sein können.

Technischer Zeitplan für die Einführung von KSeF

Die Einführung der obligatorischen KSeF in Polen ist nicht nur mit rechtlichen Änderungen verbunden, sondern auch mit der Vorbereitung der entsprechenden technischen Infrastruktur auf Seiten der Unternehmen und IT-Systemanbieter. Das polnische Finanzministerium hat einen detaillierten Fahrplan für Systemintegratoren, Unternehmer und Softwareentwickler veröffentlicht. Die Kenntnis dieses Zeitplans ist entscheidend, um nicht nur die Umsetzung rechtzeitig zu schaffen, sondern auch die korrekte Integration der Systeme mit KSeF 2.0 zu testen und zu überprüfen.

Juni 2025 – Veröffentlichung der technischen Spezifikationen

Im Juni 2025 soll die neue Version des strukturierten Rechnungsformats FA(3) sowie die API-Dokumentation für KSeF 2.0 veröffentlicht werden. Diese Unterlagen dienen als Referenz für alle Unternehmen, die eine Systemintegration planen – sowohl direkt als auch über externe Anbieter.

September 2025 – offene API-Tests

Ab dem 30. September 2025 beginnen die offenen Tests der KSeF 2.0 API. Diese stehen allen Integratoren und großen Unternehmen zur Verfügung und ermöglichen die Überprüfung der Kompatibilität ihrer Finanz- und Buchhaltungssysteme mit der polnischen Infrastruktur für elektronische Rechnungen.

November 2025 – Testversion der Anwendung und Zertifikate

Für November 2025 sind folgende Schritte geplant:

• Bereitstellung einer Testversion der KSeF 2.0-Anwendung für Steuerpflichtige, mit der die Nutzer die neuen Funktionen ohne das Risiko der Erstellung rechtswirksamer Dokumente kennenlernen können.
• die Möglichkeit zum Herunterladen des Zertifikats des Rechnungsausstellers, das u. a. für die Ausstellung von Rechnungen im Offline- und Offline24-Modus erforderlich sein wird.

Diese Maßnahmen geben Unternehmen die nötige Vorlaufzeit, um interne Prozesse vorzubereiten, Notfallszenarien zu testen und technische Lösungen rechtzeitig umzusetzen.

Februar – April 2026 – Inkrafttreten der Verpflichtung

• 1. Februar 2026 – Start der Produktversion des KSeF 2.0-Systems und Beginn der Verpflichtung für große Steuerpflichtige.
• 1. April 2026 – Ausweitung der Verpflichtung auf alle anderen Unternehmen.

Diese Phase ist besonders kritisch für Unternehmen, die eigene ERP-Systeme, Buchhaltungs-Outsourcing oder integrierte Rechnungsstellungsanwendungen nutzen möchten. Eine sorgfältige Vorbereitung der Systemintegration ist entscheidend für Betriebssicherheit, Effizienz und Rechtskonformität.

Was bedeutet KSeF für Ihr Unternehmen?

Die Einführung des obligatorischen landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) in Polen ist nicht nur eine Änderung der Form von Verkaufsbelegen – sie stellt eine tiefgreifende Transformation der Finanz- und Buchhaltungsprozesse in Unternehmen dar. Obwohl KSeF eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt, kann seine Umsetzung auch mit technologischen und organisatorischen Herausforderungen verbunden sein – insbesondere für Unternehmen, die bisher keine Vorbereitungen getroffen haben.

Vorteile der Einführung von KSeF

• Verkürzung der Frist für die Erstattung der Mehrwertsteuer – mit KSeF kann die Rückerstattung bereits nach 40 Tagen erfolgen (statt 60).
• Keine Archivierung von Rechnungen erforderlich – alle Dokumente werden zentral gespeichert, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
• Kein Bedarf an Duplikaten – Rechnungen gehen nicht verloren, werden nicht zerstört oder verlegt – sie bleiben im System zugänglich.
• Höhere Datensicherheit – KSeF garantiert die Integrität und Authentizität von Rechnungen durch Signaturen und eindeutige Identifikatoren.
• Automatisierung und Zeitersparnis – Daten aus E-Rechnungen können direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt.
• Vereinfachung von Steuerprüfungen – Rechnungen im KSeF-System müssen nicht mehr separat an Behörden übermittelt werden, z. B. im Rahmen von JPK_FA.

Herausforderungen, die berücksichtigt werden sollten

• Modernisierung der IT-Systeme – Anpassung der Finanz- und Buchhaltungssoftware an die Struktur der FA(3) und die Anforderungen der API KSeF 2.0.
• Schulung der Mitarbeitenden – das Team muss wissen, wie strukturierte Rechnungen online und offline erstellt werden.
• Veränderungen im Dokumentenfluss – viele Unternehmen müssen ihre Abläufe in Verkauf und Buchhaltung neu strukturieren.
• Ausnahme- und Störungsmanagement – Vorbereitung von Notfallplänen für den Fall, dass KSeF nicht verfügbar ist oder technische Störungen auftreten.
• Neue Verfahrenspflichten – z. B. Registrierung von Anhängen, Beantragung von Zertifikaten und Überwachung der ordnungsgemäßen Übermittlung.

Für viele Unternehmen kann KSeF ein Anstoß zur Automatisierung, Systemintegration und Effizienzsteigerung sein. Ohne entsprechende Vorbereitung kann es jedoch auch zu erhöhtem Druck, steuerlichen Risiken und operativen Schwierigkeiten führen.

Wie bereitet man sich auf KSeF vor?

Auch wenn die Pflicht zur Nutzung von KSeF in Polen erst 2026 in Kraft tritt, ist die Vorbereitungszeit gar nicht so lang, wie es scheint – insbesondere angesichts des Umfangs der Änderungen, die sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betreffen. Hier sind fünf Schritte, mit denen Sie Ihr Unternehmen effektiv auf die Umstellung vorbereiten können:

1. Prüfen Sie, ab wann Ihr Unternehmen der Verpflichtung unterliegt

Überprüfen Sie den Umsatz für das Jahr 2024 (inkl. MwSt). Wenn dieser 200 Mio. PLN übersteigt, tritt die Verpflichtung zur Anwendung von KSeF am 1. Februar 2026 in Kraft. Andernfalls wird dies voraussichtlich am 1. April 2026 der Fall sein. Kleinstunternehmen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können eine Aufschiebung bis zum 1. Januar 2027 in Anspruch nehmen.

2. Bewerten Sie die technische Einsatzbereitschaft Ihrer Systeme

Überprüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware:

• die aktuelle Rechnungsstruktur FA(2) unterstützt und für FA(3) bereit ist,
• die Kommunikation mit der API KSeF 2.0 ermöglicht,
• die Ausstellung von Rechnungen im Offline24-Modus erlaubt,
• strukturierte Anhänge unterstützt, sofern diese in Ihrer Branche erforderlich sind.

Besprechen Sie die Anforderungen mit Ihrem Softwareanbieter oder IT-Integrator, vor allem bei individuellen Systemlösungen.

3. Planen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter

Die neuen Vorschriften erfordern neue Abläufe bei der Rechnungsstellung. Planen Sie Schulungen für:

• Buchhaltungs- und Finanzpersonal,
• Vertriebabteilung und die Personen, die Rechnungen ausstellen,
• die für die Implementierung der Technologie und die Systemintegration verantwortlichen Personen.

4. Beantragen Sie die erforderlichen Berechtigungen und bereiten Sie sich auf Download des Zertifikats vor

Ab dem 1. November 2025 können Unternehmen Zertifikate für Rechnungsaussteller herunterladen, die für die Arbeit im Offline- und Offline24-Modus erforderlich sind. Es ist ratsam, im Voraus zu prüfen, wer in Ihrem Unternehmen für deren Verwaltung und die Beantragung des Zugangs verantwortlich sein wird.

5. Testen Sie interne Prozesse

Bevor KSeF verbindlich wird, testen Sie:

• die Ausstellung von Testrechnungen (z. B. in der KSeF-Demo-Umgebung des Finanzministeriums),
• die Übermittlung von E-Rechnungen an Geschäftspartner,
• den Dokumentenfluss bei Systemausfällen,
• die Übereinstimmung Ihrer Rechnungen mit dem FA(3)-Format.

Die Einführung von KSeF ist eine der bedeutendsten Änderungen im polnischen Steuerwesen der letzten Jahre – sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht. Ziel ist mehr Transparenz im Geschäftsverkehr, die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und die Vereinfachung administrativer Pflichten für Unternehmen.

Obwohl sich die Gesetzesnovelle noch in der Konsultationsphase befindet und ihre endgültige Form noch geändert werden kann, sind die bereits heute bekannten Vorgaben so detailliert, dass sie als realistische Grundlage für die Planung herangezogen werden können. Zumal die Zeit bis 2026 – entgegen dem ersten Eindruck – gar nicht so viel ist.

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