Neue Verordnungen zur Telearbeit (Homeoffice) in Polen

Mit dem Gesetz vom 1. Dezember 2022 zur Änderung des Gesetzes über das Arbeitsgesetzbuch und einiger anderer Gesetze (GBl. 2023, Pos. 240) hat der Gesetzgeber beschlossen, das Arbeitsgesetzbuch durch Vorschriften über die Telearbeit zu ergänzen. Diese Bestimmungen treten am 7. April 2023 in Kraft.

Im Folgenden werden die wichtigsten Bestimmungen zur Telearbeit erläutert, die für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verpflichtend gelten werden.

Definition von Telearbeit

Telearbeit wird definiert als Arbeit, die ganz oder teilweise an einem vom Arbeitnehmer angegebenen und mit dem Arbeitgeber in jedem Einzelfall vereinbarten Ort verrichtet wird, einschließlich der Wohnanschrift des Arbeitnehmers, insbesondere durch direkte Fernkommunikation. Dies bedeutet, dass die entsprechenden Verordnungen sowohl dann anzuwenden sind, wenn der Arbeitnehmer ausschließlich aus der Ferne arbeitet, als auch dann, wenn die Arbeit in einer Mischform ausgeführt wird.

Es ist zu beachten, dass die Definition besagt, dass die Telearbeit an einem mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort zu leisten ist. Es ist daher nicht zulässig, dass ein Arbeitnehmer willkürlich entscheidet, wo er seine Arbeit verrichtet, ohne den Arbeitgeber darüber zu informieren (z. B. Telearbeit während einer Urlaubsreise, ohne den Arbeitgeber zu informieren).

Arbeiten, die nicht aus der Ferne erledigt werden können

Es liegt auf der Hand, dass manche Arbeiten aufgrund ihres Charakters nicht aus der Ferne erledigt werden können. Um möglichen Missverständnissen vorzubeugen, werden im Gesetz jedoch ausdrücklich Arbeiten genannt, die mit Sicherheit nicht aus der Ferne ausgeführt werden können. Diese sind:

• besonders gefährliche Arbeiten,
• Arbeiten, die zu einer Überschreitung der zulässigen Normen für physikalische Einwirkungen in Wohnräumen führen,
• Arbeiten mit gefährlichen chemischen Stoffen, wie sie in der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz genannt werden,
• Arbeiten, die mit der Verwendung oder Freisetzung von schädlichen biologischen Stoffen, radioaktiven Stoffen und anderen Stoffen oder Gemischen verbunden sind, die einen unangenehmen Geruch abgeben,
• Arbeiten, die starke Verschmutzung verursachen.

Telearbeit auf Anweisung des Arbeitgebers

Es ist möglich, auf Anweisung des Arbeitgebers Telearbeit zu verrichten. Eine solche Anweisung kann jedoch nur in besonderen Notfällen erteilt werden, und zwar:

• während eines Notstands, eines epidemischen Notstands oder einer epidemischen Krise und für einen Zeitraum von drei Monaten nach deren Aufhebung

oder

• während eines Zeitraums, in dem es dem Arbeitgeber aufgrund höherer Gewalt (z. B. Überschwemmung) vorübergehend unmöglich ist, sichere und hygienische Arbeitsbedingungen am derzeitigen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zu gewährleisten.

Eine solche Anordnung kann nur für einen bestimmten Zeitraum erteilt werden, und der Arbeitgeber kann sie jederzeit mit einer Frist von mindestens zwei Tagen widerrufen. Eine solche Anordnung ist nur dann wirksam, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar vor der Anordnung eine Erklärung abgegeben hat, in der er bestätigt, dass er über die räumlichen und technischen Voraussetzungen für die Ausübung der Telearbeit verfügt. Diese Erklärung kann auf Papier oder elektronisch abgegeben werden. Ändern sich die räumlichen und technischen Voraussetzungen, so dass der Arbeitnehmer nicht mehr in der Lage ist, Telearbeit zu leisten, muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich informieren, und der Arbeitgeber muss die Anordnung der Telearbeit zurücknehmen.

Telearbeit und der Arbeitsvertrag

Der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber können sowohl bei Abschluss des Arbeitsvertrags als auch während des Arbeitsverhältnisses vereinbaren, dass die Arbeit (ganz oder teilweise) aus der Ferne verrichtet wird. Für die Einführung oder Änderung von Telearbeit ist kein schriftlicher Nachtrag zum Arbeitsvertrag erforderlich. Die Parteien können ihn jedoch unterzeichnen, wenn sie dies für notwendig erachten.

Arbeitnehmer, deren Antrag auf Telearbeit verbindlich ist

Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können vereinbaren, auf Initiative des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers, aus der Ferne zu arbeiten. Bei einigen Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber jedoch ihrem Antrag auf Telearbeit stattgeben. Solche Arbeitnehmer sind:

• schwangere Personen,
• Arbeitnehmer, die ein Kind unter 4 Jahren erziehen,
• Arbeitnehmer, die ein anderes Familienmitglied oder eine andere in ihrem Haushalt lebende Person mit einer anerkannten Behinderung oder einer anerkannten Schwerbehinderung betreuen,
• Arbeitnehmer-Eltern eines Kindes mit einer nachgewiesenen schweren und irreversiblen Behinderung oder einer unheilbaren, lebensbedrohlichen Krankheit, die während der vorgeburtlichen Entwicklung des Kindes oder bei der Geburt entstanden ist,
• Arbeitnehmer-Eltern eines Kindes mit einer anerkannten Behinderung oder einer anerkannten mittelschweren oder schweren Behinderung im Sinne der Verordnung über die berufliche und soziale Rehabilitation und die Beschäftigung von Behinderten,
• Arbeitnehmer-Eltern eines Kindes, für das ein Gutachten über die Notwendigkeit einer frühzeitigen Förderung der kindlichen Entwicklung, ein Gutachten über die Notwendigkeit einer Sonderschule oder ein Gutachten über die Notwendigkeit von Förderunterricht vorliegt.

Der Arbeitgeber kann die Telearbeit dieser Personen nur dann ablehnen, wenn eine Telearbeit aufgrund der Arbeitsorganisation oder der Art der vom Arbeitnehmer ausgeführten Arbeit nicht möglich ist. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sieben Arbeitstagen nach dessen Antrag über die Gründe für die Ablehnung informiert. Diese Information kann schriftlich oder elektronisch erfolgen.

Regeln für die Telearbeit

Die Regeln für die Telearbeit sind niedergelegt:

• in einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der betrieblichen Gewerkschaftsorganisation oder den betrieblichen Gewerkschaftsorganisationen – wenn es mehr als eine betriebliche Gewerkschaftsorganisation am Standort des Arbeitgebers gibt,
• in einer Regelung nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter, wenn der Arbeitgeber keine Gewerkschaftsorganisation hat.

Hat der Arbeitgeber jedoch weder eine Regelung für die Telearbeit erlassen noch eine Vereinbarung geschlossen, ist die Telearbeit dennoch möglich. In diesem Fall werden die Regeln für die Telearbeit in der dem Arbeitnehmer ausgehändigten Anordnung des Arbeitgebers zur Telearbeit, oder in der mit dem betreffenden Arbeitnehmer geschlossenen Vereinbarung, festgelegt.

Ausstieg aus der Telearbeit

Manchmal kann es vorkommen, dass das Modell der Telearbeit in einer bestimmten Situation nicht funktioniert. Für diesen Fall hat der Gesetzgeber eine Lösung vorgesehen. Wenn der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber vereinbaren, während des Arbeitsverhältnisses per Telearbeit zu arbeiten, kann jeder von ihnen beantragen, die Telearbeit zu beenden, und die vorherigen Arbeitsbedingungen wiederherzustellen. Der Antrag auf Wiederherstellung der früheren Arbeitsbedingungen ist für die andere Partei verbindlich, d. h. der Antrag des Arbeitnehmers ist für den Arbeitgeber verbindlich, und der Antrag des Arbeitgebers ist für den Arbeitnehmer verbindlich.

Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel: In der Regel kann der Arbeitgeber nicht mit einer verbindlichen Aufforderung eingreifen, um die Telearbeit eines Arbeitnehmers zu beenden, dem die Telearbeit nicht verweigert werden kann. Bei diesen Arbeitnehmern ist die Aufforderung des Arbeitgebers nur dann verbindlich, wenn die Fortsetzung der Telearbeit aufgrund der Arbeitsorganisation oder der Art der vom Arbeitnehmer ausgeführten Arbeit unmöglich ist.

Lehnt entweder der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Telearbeit ab, sollten sich der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber auf eine Frist für die Wiederherstellung der vorherigen Arbeitsbedingungen einigen, die nicht länger als 30 Tage ab dem Eingang des Antrags sein darf. Können sich der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber nicht darauf einigen, wann der Arbeitnehmer zur stationären Arbeit zurückkehren soll, erfolgt die Wiederherstellung der früheren Arbeitsbedingungen am Tag nach Ablauf von 30 Tagen nach Eingang des Antrags beim Arbeitnehmer bzw. beim Arbeitgeber.

Erstattung von Kosten im Zusammenhang mit Telearbeit

Die neuen Vorschriften zur Telearbeit verpflichten den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer die Ausrüstung für die Telearbeit zur Verfügung zu stellen, und die Kosten für die Durchführung der Telearbeit zu übernehmen.

Der Arbeitgeber muss:

• dem Arbeitnehmer die für die Telearbeit erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel, einschließlich der technischen Ausrüstung, zur Verfügung stellen,
• dem Arbeitnehmer die Installation, Wartung und Instandhaltung der für die Telearbeit erforderlichen Arbeitsmittel (z. B. Computer) zur Verfügung stellen, oder die Kosten für die Installation, Wartung und den Betrieb dieser Arbeitsmittel übernehmen,
• die Kosten für Strom und Telekommunikationsdienste (Internet, Telefon – falls genutzt), die für die Telearbeit erforderlich sind, übernehmen,
• wenn der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber vereinbart haben, dass der Arbeitnehmer bei der Telearbeit Materialien und Geräte verwendet, die nicht dem Arbeitgeber gehören (z. B. privater Computer, Drucker mit Papier und Toner) – dem Arbeitnehmer eine Kostenentschädigung zahlen.

Darüber hinaus können der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Arbeitgeber auch andere Kosten übernimmt, die unmittelbar mit der Telearbeit zusammenhängen. Für diese Kosten und die Aufwandsentschädigung können der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber einen Pauschalbetrag vereinbaren, dessen Höhe den voraussichtlichen Kosten entspricht, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Telearbeit entstehen.

Die Leistungen, die der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Telearbeit erhält, d. h:

• die Bereitstellung von Ausrüstung,
• die Deckung der mit der Telearbeit verbundenen Kosten (Wartung/Instandhaltung/Installation der Ausrüstung, Energie und Telekommunikationsdienste),
• Erstattung der Kosten für die Nutzung der privaten Ausrüstung,
• eine Pauschale für Energie- und Telekommunikationsdienstleistungen sowie für die Nutzung privater Geräte,

stellen in Bezug auf die Einkommenssteuer kein steuerbares Einkommen dar.

Kontrolle bei Telearbeit

Der Arbeitgeber hat das Recht, Folgendes zu kontrollieren

• die Durchführung der Telearbeit,
• in Bezug auf die Sicherheit und den Informationsschutz, einschließlich der Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten,
• in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Die Regeln für die Durchführung einer solchen Kontrolle sollten in der Arbeitsordnung im Betrieb, in der Vereinbarung, oder der Anordnung zur Telearbeit festgelegt werden.

Da die Kontrolle der Telearbeit in den meisten Fällen am Wohnort des Arbeitnehmers stattfinden wird, muss diese Kontrolle im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer während der Arbeitszeit durchgeführt werden. Der Gesetzgeber hat deutlich darauf hingewiesen, dass die Durchführung der Kontrolltätigkeiten nicht die Privatsphäre des Arbeitnehmers und anderer Personen (z. B. Mitbewohner) verletzen, oder die bestimmungsgemäße Nutzung der Wohnräume, behindern darf.

Gelegentliche Telearbeit

Abgesehen von der Telearbeit, die der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag oder bereits am Arbeitsplatz vereinbaren können, kann jeder Arbeitnehmer gelegentlich bis zu 24 Tage pro Kalenderjahr Telearbeit leisten. Um von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, muss der Arbeitnehmer einen schriftlichen oder elektronischen Antrag stellen.

Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer bei gelegentlicher Telearbeit keinen Anspruch auf die Erstattung der Strom- und Internetkosten sowie auf eine Vergütung für die Arbeit mit privaten Geräten hat.

Wie kann man sich auf die neue Regelung der Telearbeit vorbereiten?

In Bezug auf die Regelung der Telearbeit im Gesetz sollten die Arbeitgeber:

• von den Arbeitnehmern eine Erklärung einholen, dass jeder von ihnen über die räumlichen und technischen Voraussetzungen für die Durchführung von Telearbeit verfügt, bevor er einen Auftrag zur Durchführung von Telearbeit erteilt,
• Regeln für die Telearbeit einführen, was jedoch keine zwingende Voraussetzung ist. Die Regeln für die Telearbeit können in einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer oder in einer Anweisung an den Arbeitnehmer festgelegt werden – wenn beim Arbeitgeber keine Regeln eingeführt werden, oder bis zur Einführung von Regeln, müssen Vereinbarungen oder Anweisungen ausgearbeitet werden.
• Bereiten Sie Informationen für die Arbeitnehmer vor, darunter:
  • Angabe der Organisationseinheit des Arbeitgebers, in deren Struktur der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers, der Telearbeit leistet, angesiedelt ist,
  • Angabe der Person, die für die Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer verantwortlich, und zur Kontrolle des Arbeitsplatzes befugt ist;
    Die Informationen über die Arbeitsbedingungen für neue Mitarbeiter sollten ebenfalls mit diesen Informationen aktualisiert werden.
• die Datenschutzverfahren zu aktualisieren, die Mitarbeiter mit ihnen vertraut zu machen, und sich von ihnen bestätigen zu lassen (schriftlich oder elektronisch), dass sie diese Verfahren gelesen haben und dass sie verpflichtet sind, sie einzuhalten,
• die Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren und von den Beschäftigten Erklärungen einzuholen, dass sie die aktualisierte Gefährdungsbeurteilung und die Informationen mit den Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für die Durchführung von Telearbeit gelesen haben und sich verpflichten, diese einzuhalten,
• Erklärungen der Arbeitnehmer einholen, in denen sie bestätigen, dass am Ort der Telearbeit sichere und gesunde Arbeitsbedingungen herrschen.

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Quelle: Der Artikel wurde in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner Steuerberatungsbüro JRD erstellt.

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