Wann kann ein Auftragsvertrag oder eine B2B-Vereinbarung in Polen als Arbeitsverhältnis eingestuft werden? Erste Auslegungen der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP)

Die ersten individuellen Auslegungen der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP), erteilt durch den Hauptinspektor für Arbeit (GIP), zeigen, dass bei der Beurteilung von Auftragsverträgen und B2B-Vereinbarungen in Polen die tatsächliche Organisation des Arbeitsverhältnisses entscheidend ist – nicht die Bezeichnung des Vertrags. Der GIP berücksichtigt unter anderem die Unterordnung, die Art und Weise, wie Zeit und Ort der Arbeit festgelegt werden, die Unabhängigkeit des Auftragnehmers, die Möglichkeit der Vertretung und das Ausmaß des vom Auftragnehmer getragenen unternehmerischen Risikos.

Die bloße Möglichkeit, einen Auftrag abzulehnen, reicht nicht immer aus, um das Verhältnis als zivilrechtlich einzustufen. Ebenso wichtig ist, was nach Annahme des Auftrags geschieht. Gleichzeitig bestätigen die ersten Auslegungen, dass Auftragsverträge und B2B-Vereinbarungen legitime Formen der Zusammenarbeit sein können, wenn der Auftragnehmer eine echte Unabhängigkeit behält. Die PIP veröffentlicht nach und nach weitere Auslegungen, die zeigen, wie diese Kriterien bei konkreten Arbeitsmodellen bewertet werden.

Individuelle PIP-Auslegungen sind ein neuer Mechanismus, über den ein von der Staatlichen Arbeitsinspektion kontrolliertes Unternehmen den Hauptinspektor für Arbeit bitten kann, zu bewerten, ob ein bestehendes oder geplantes Kooperationsmodell die in Artikel 22 § 1 des polnischen Arbeitsgesetzbuches genannten Kriterien für ein Arbeitsverhältnis erfüllt. Die ersten Entscheidungen sind besonders relevant für Unternehmen, die Auftragsverträge und B2B-Vereinbarungen nutzen, da sie sich auch auf die Organisation von HR-Prozessen sowie HR- und Lohnbuchhaltungsdienstleistungen in Polen auswirken. Sie zeigen, wie die PIP die tatsächlichen Bedingungen der Zusammenarbeit bewertet und welche Elemente auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten können.

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Was zeigen die ersten PIP-Auslegungen?

Die PIP veröffentlicht nach und nach weitere individuelle Auslegungen in ihrer offiziellen Datenbank. Sie betreffen unterschiedliche Branchen und Kooperationsmodelle – von Zeitarbeit und IT-Dienstleistungen bis hin zu Transport, Lagerlogistik, Gastgewerbe und Dienstleistungen in Salons.

Sie schaffen keinen einfachen Test, der automatisch bestimmt, ob eine bestimmte Vertragsart angemessen ist oder nicht. Sie zeigen jedoch, wie der GIP die einzelnen Elemente eines konkreten Verhältnisses zwischen Unternehmen und Auftragnehmer gewichtet.

Im Antrag beschriebenes Kooperationsmodell	Einordnung durch den GIP	Wichtiger Hinweis für Unternehmen
Kurzfristige Einsätze in den Räumlichkeiten des Kunden	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Ein kurzfristiger Einsatz schließt ein Arbeitsverhältnis nicht aus, wenn die andere Partei bestimmt, wo, wann und wie die Arbeit ausgeführt wird.
Vertrieb, Business Development und Marketing	Zivilrechtliches Verhältnis	Die eigenständige Wahl von Arbeitszeit und -ort, das Fehlen laufender Anweisungen sowie die Möglichkeit der Vertretung sprechen für die Einordnung als Auftragsvertrag.
IT-Spezialisten und Projektmanager mit B2B-Verträgen	B2B-Verhältnis	Projektstandards oder Zeiterfassung deuten für sich allein nicht auf ein Arbeitsverhältnis hin, sofern der Auftragnehmer organisatorisch unabhängig bleibt.
Fahrer, der Kinder mit Behinderungen auf einer festen Route befördert	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Die persönliche und fortlaufende Erbringung der Arbeit zu festgelegten Zeiten mit einem von der Organisation gestellten Fahrzeug, verbunden mit organisatorischer Unterordnung und fehlendem unternehmerischem Risiko, sprach für die Einordnung als Arbeitsverhältnis.
Studierende, die Tätigkeiten in Geschäften oder der Produktion ausüben	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Der Studierendenstatus und die Möglichkeit, die eigene Verfügbarkeit anzugeben, bestimmen für sich allein nicht, dass ein Auftragsvertrag angemessen ist.
Fahrer, die ihre Verfügbarkeit eigenständig angeben	Zivilrechtliches Verhältnis	Das Fehlen einer Verpflichtung, Aufträge anzunehmen, sowie die Möglichkeit der Vertretung können für die Einordnung als Auftragsvertrag sprechen.
Geplante Zusammenarbeit mit B2B-Auftragnehmern	B2B-Verhältnis	Die eigenständige Organisation der Arbeit, die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen, sowie die Übernahme des unternehmerischen Risikos sprechen für ein B2B-Verhältnis.
Lagerarbeit	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Die Freiheit vor Annahme eines Auftrags reicht nicht aus, wenn die Arbeit anschließend innerhalb der organisatorischen Struktur des Unternehmens erbracht wird.
Tätigkeit im Gastgewerbe	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Ein Arbeitsplan, ein festgelegter Arbeitsort sowie Aufsicht und Organisation durch das Unternehmen können auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten.
Dienstleistungen im Rahmen des Betriebs eines Salons	Anzeichen für ein Arbeitsverhältnis	Die bloße Angabe der Verfügbarkeit schließt ein Arbeitsverhältnis nicht aus, wenn der Auftragnehmer die Arbeit persönlich innerhalb des organisierten Betriebs der anderen Partei erbringt.

Die Tabelle basiert auf den ersten vom Hauptinspektor für Arbeit veröffentlichten Auslegungen in der offiziellen PIP-Datenbank.

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Was entscheidet darüber, ob ein Auftragsvertrag in Polen tatsächlich ein Arbeitsvertrag ist?

Die tatsächlichen Bedingungen der Zusammenarbeit bestimmen deren rechtliche Natur – nicht der Titel des unterzeichneten Vertrags. Artikel 22 § 1 des polnischen Arbeitsgesetzbuches bleibt der zentrale Bezugspunkt. Die ersten Auslegungen heben mehrere Bereiche hervor, die Unternehmen besonders sorgfältig analysieren sollten.

Kann Unterordnung bestehen, ohne dass eine Führungskraft ständig Anweisungen gibt?

Die Unterordnung bleibt eines der zentralen Elemente eines Arbeitsverhältnisses. Sie erfordert jedoch nicht, dass eine Führungskraft den gesamten Arbeitstag über detaillierte Anweisungen erteilt. Auch die organisatorische Unterordnung kann relevant sein – zum Beispiel die persönliche Erbringung der Arbeit an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit innerhalb eines von einer anderen Partei organisierten Prozesses.

Deshalb reicht die Tatsache, dass ein Spezialist Aufgaben eigenständig ausführt und keine ständige Aufsicht benötigt, möglicherweise nicht aus, um das Verhältnis als zivilrechtlich einzustufen.

Bestimmt die Möglichkeit, einen Auftrag abzulehnen, ob das Verhältnis zivilrechtlich ist?

Eine der wichtigsten Schlussfolgerungen aus den Auslegungen ist die Unterscheidung zwischen der Freiheit vor Annahme eines Auftrags und der Unabhängigkeit nach dessen Annahme.

Ein Auftragnehmer kann seine Verfügbarkeit angeben oder einen weiteren Auftrag ablehnen. Dies bestimmt für sich allein nicht automatisch, dass das Verhältnis zivilrechtlich ist.

Unternehmen sollten zusätzlich prüfen,

• ob der Auftragnehmer seine Arbeit nach Annahme eines Auftrags selbst organisiert;
• wer bestimmt, wo und wann die Arbeit erbracht wird;
• wer entscheidet, wie der Auftrag ausgeführt wird;
• ob der Auftragnehmer einer laufenden Steuerung durch das Unternehmen unterliegt.

Die Möglichkeit, vor Beginn eines Auftrags „Nein“ zu sagen, beseitigt die Unterordnung während der Ausführung des Auftrags nicht.

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Ist die Möglichkeit der Vertretung für die PIP relevant?

Ja. Eine echte Möglichkeit, den Auftrag durch eine andere Person ausführen zu lassen, kann gegen die Einordnung als Arbeitsverhältnis sprechen.

Ein Arbeitsverhältnis setzt die persönliche Erbringung der Arbeit voraus. Kann der Auftragnehmer tatsächlich einen Vertreter oder Subunternehmer einsetzen, kann dies ein Faktor sein, der für ein zivilrechtliches Verhältnis spricht. Entscheidend ist jedoch das Wort tatsächlich. Eine vertragliche Klausel kann von begrenzter Bedeutung sein, wenn der Auftragnehmer in der Praxis keinen Vertreter einsetzen kann.

Die PIP nennt die Möglichkeit, einen Vertreter zu bestellen, als eines der Elemente, die in einem Antrag auf eine individuelle Auslegung detailliert beschrieben werden sollten.

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Bedeutet die Nutzung betrieblicher Werkzeuge automatisch ein Arbeitsverhältnis?

Nein. Die Nutzung der Systeme eines Unternehmens, die Zeiterfassung oder die Einhaltung bestimmter Standards bestimmen für sich allein noch nicht das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses.

Dies zeigt sich besonders deutlich bei Auslegungen zur Zusammenarbeit mit Spezialisten. Ein Unternehmen kann die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, eine Zeiterfassung zu Abrechnungszwecken für Projekte oder die Erbringung von Dienstleistungen nach bestimmten Standards verlangen.

Die entscheidende Frage ist, ob solche Anforderungen auf die Steuerung des Ergebnisses der Dienstleistung abzielen oder ob sie in der Praxis eine laufende Kontrolle darüber darstellen, wie, wo und wann die Arbeit ausgeführt wird.

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Können ähnliche Tätigkeiten unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit beinhalten?

Die ersten Auslegungen verdeutlichen, warum ein Vertrag nicht allein anhand einer Berufsbezeichnung oder der Art der ausgeführten Aufgaben beurteilt werden kann. Fahrer sind ein Beispiel dafür. In einem der untersuchten Fälle deutete die Art, wie die Transportdienstleistungen organisiert waren, auf ein Arbeitsverhältnis hin. In einem anderen Modell akzeptierte der GIP die Auffassung, dass die beschriebene Zusammenarbeit im Rahmen eines Auftragsvertrags kein Arbeitsverhältnis darstellte. Relevante Faktoren waren dabei, dass die Fahrer ihre Verfügbarkeit eigenständig angaben, keine Verpflichtung hatten, Fahrten außerhalb der zuvor angegebenen Zeiträume anzunehmen, und ein vertragliches Recht hatten, den Auftrag durch eine dritte Person ausführen zu lassen.

Derselbe Beruf erfordert somit nicht automatisch dieselbe Form der Beschäftigung. Für die PIP ist das konkrete Modell, nach dem die Arbeit organisiert wird, entscheidend.

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Kann ein B2B-Vertrag von der PIP als Arbeitsverhältnis eingestuft werden?

Ja. Die Tatsache, dass ein Auftragnehmer ein eigenes Unternehmen betreibt, verhindert nicht, dass die Zusammenarbeit als Arbeitsverhältnis eingestuft wird, wenn die tatsächlichen Bedingungen dem Status eines Arbeitnehmers entsprechen.

Das bedeutet nicht, dass B2B-Zusammenarbeit als solche infrage gestellt wird. Die ersten Auslegungen umfassen auch B2B-Modelle, die positiv bewertet wurden. Relevante Faktoren waren unter anderem:

• die Möglichkeit, einen Auftrag abzulehnen;
• das Fehlen einer laufenden Steuerung;
• die Freiheit, Zeit und Ort der Leistungserbringung selbst zu organisieren;
• die Verantwortung des Auftragnehmers für die Erledigung des Auftrags;
• die Übernahme des unternehmerischen Risikos;
• die Möglichkeit, weitere Personen in die Leistungserbringung einzubeziehen.

Es gibt keinen eigenständigen B2B-Test, der beispielsweise ausschließlich auf der Anzahl der vom Auftragnehmer betreuten Kunden beruht. Die Bewertung stützt sich weiterhin auf die im polnischen Arbeitsgesetzbuch festgelegten Kriterien für ein Arbeitsverhältnis.

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Kann die PIP einen Auftragsvertrag in einen Arbeitsvertrag umqualifizieren?

Die PIP verfügt über Befugnisse, die zur Feststellung eines Arbeitsverhältnisses führen können, wenn ein zivilrechtlicher Vertrag unter Bedingungen ausgeführt wird, die einer Anstellung als Arbeitnehmer entsprechen. Eine individuelle Auslegung ist jedoch ein eigenständiger Mechanismus. Eine Auslegung wird vom Hauptinspektor für Arbeit auf Antrag eines berechtigten Unternehmens erteilt. Ihr Zweck ist es, festzustellen, ob das im Antrag beschriebene Kooperationsmodell die Kriterien für ein Arbeitsverhältnis erfüllt.

Das Verfahren bei einer PIP-Kontrolle ist ein anderes. Eine individuelle Auslegung sollte daher nicht mit einer Kontrolle oder mit einer Entscheidung gleichgesetzt werden, die das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses feststellt.

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Wie kann ein Unternehmen eine individuelle PIP-Auslegung erhalten?

Ein Antrag kann von einem Unternehmen gestellt werden, das der Kontrolle durch die Staatliche Arbeitsinspektion unterliegt. Die Auslegung kann sowohl ein bestehendes Kooperationsmodell als auch eine vom Unternehmen erst geplante Regelung betreffen. Der Antrag sollte nicht nur die vertraglichen Bestimmungen beschreiben, sondern vor allem, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Besondere Aufmerksamkeit sollte gelten:

• den Regeln zur Unterordnung des Auftragnehmers;
• der Art und Weise, wie die Arbeit organisiert wird;
• der Festlegung von Zeit und Ort der Leistungserbringung;
• der Abrechnung der Ergebnisse;
• der Möglichkeit, Aufträge abzulehnen;
• der Möglichkeit, einen Vertreter zu bestellen;
• der Verantwortung und dem Risiko des Auftragnehmers.

Aktuelle Informationen zum Verfahren und weitere veröffentlichte Auslegungen können direkt auf der Website der Staatlichen Arbeitsinspektion eingesehen werden.

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Schützt eine positive PIP-Auslegung ein Unternehmen vor einer Kontrolle?

Eine positive individuelle Auslegung schließt eine Kontrolle durch die PIP nicht aus, ist jedoch für die Behörden der Staatlichen Arbeitsinspektion in Bezug auf den im Antrag beschriebenen Sachverhalt bindend. Zeigt eine Kontrolle, dass die tatsächlichen Bedingungen der Zusammenarbeit von den im Antrag dargestellten abweichen, kann die PIP die wahre Natur des Rechtsverhältnisses unabhängig von der zuvor erteilten Auslegung selbst bewerten.

Beschreibt ein Unternehmen ein Modell, in dem der Auftragnehmer seine Arbeitszeit eigenständig organisiert, legt in der Praxis aber eine Führungskraft einen täglichen Zeitplan fest und erteilt laufend Anweisungen, besteht eine Diskrepanz zwischen dem von der Auslegung erfassten Sachverhalt und der tatsächlichen Situation. Ein Antrag sollte daher nicht nur beschreiben, wie die Zusammenarbeit laut Vertrag ablaufen soll, sondern vor allem, wie sie innerhalb der Organisation tatsächlich funktioniert.

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Was sollte ein Unternehmen vor einer PIP-Kontrolle prüfen?

Die ersten Auslegungen zeigen, dass die alleinige Überprüfung der Vertragsvorlage möglicherweise nicht ausreicht.

Ein Unternehmen sollte insbesondere prüfen,

• wer bestimmt, wo und wann Aufgaben ausgeführt werden;
• wer entscheidet, wie diese Aufgaben ausgeführt werden;
• ob der Auftragnehmer laufend Anweisungen erhält;
• ob der Auftragnehmer einen weiteren Auftrag ablehnen kann;
• ob der Auftragnehmer nach Annahme des Auftrags unabhängig bleibt;
• ob die Möglichkeit der Vertretung tatsächlich besteht;
• wer das unternehmerische Risiko trägt;
• ob der Auftragnehmer organisatorisch genauso behandelt wird wie Arbeitnehmer.

Für Unternehmen, die mit einer größeren Anzahl von Auftragnehmern mit Auftragsvertrag oder Selbstständigen zusammenarbeiten, sollte eine solche Überprüfung auch mit einer Bewertung der Prozesse im Zusammenhang mit HR- und Lohnbuchhaltungsdienstleistungen in Polen verknüpft werden.

Dies ist besonders wichtig für internationale Organisationen, die die Beschäftigung in Polen steuern. Eine Vertragsvorlage kann zentral erstellt werden, während die tatsächliche Art, wie der Auftragnehmer geführt wird, von der lokalen Führungskraft in Polen abhängt. Ein sauber formulierter Vertrag beseitigt das Risiko nicht, wenn die tägliche Praxis des Unternehmens anders funktioniert.

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Welche zentrale Lehre lässt sich aus den ersten PIP-Auslegungen für Unternehmen ziehen?

Die ersten Entscheidungen des GIP bedeuten nicht, dass Auftragsverträge oder B2B-Vereinbarungen keine zulässigen Formen der Zusammenarbeit mehr sind. Sie zeigen jedoch sehr deutlich, dass formale Unabhängigkeit, wie sie im Vertrag festgehalten ist, auch in der Praxis bestehen muss.

Ein Unternehmen sollte daher nicht nur prüfen, ob der Auftragnehmer einen weiteren Auftrag ablehnen kann. Ebenso relevant ist, was danach geschieht: wer den Zeitplan, den Arbeitsort und die Art der Aufgabenerfüllung bestimmt, ob eine Vertretung möglich ist und wer das mit der Erbringung der Dienstleistungen verbundene Risiko trägt.

Unternehmen, die zivilrechtliche oder B2B-Verträge nutzen, sollten die Bestimmungen ihrer Vereinbarungen mit ihren tatsächlichen betrieblichen und HR-Prozessen vergleichen. Bestehen Zweifel an der Art, wie die Zusammenarbeit organisiert ist, lohnt es sich, das Modell vor einer möglichen PIP-Kontrolle oder vor der Beantragung einer individuellen Auslegung zu überprüfen.

getsix® unterstützt Unternehmen bei der Organisation von HR- und Lohnbuchhaltungsprozessen sowie der Dokumentation unterschiedlicher Formen der Zusammenarbeit in Polen. Dies kann helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen die tägliche betriebliche Praxis von dem in den Verträgen festgelegten Modell abweichen kann. Kontaktieren Sie uns.

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