Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) in Polen für ausländische Unternehmen: Was Sie wissen müssen

Die Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) in Polen ist ein wichtiges Thema für viele ausländische Unternehmen, die in Polen Geschäftsausgaben tätigen und die auf polnischen Rechnungen ausgewiesene Vorsteuer zurückerhalten möchten. In der Praxis reicht jedoch die bloße Tatsache, dass Mehrwertsteuer gezahlt wurde, nicht aus. Der Erfolg des gesamten Verfahrens hängt vor allem davon ab, ob korrekt geprüft wird, ob das Unternehmen tatsächlich für dieses Verfahren in Frage kommt, ob die Antragsfrist eingehalten wird und ob ein vollständiger und korrekter Satz von Unterlagen eingereicht wird.

Offizielle Leitlinien des polnischen Finanzministeriums bestätigen, dass ein Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) für ausländische Unternehmen elektronisch, in polnischer Sprache und über die Steuerbehörde des Landes, in dem der Antragsteller ansässig ist, eingereicht werden muss. Auf polnischer Seite ist der Leiter des Zweiten Finanzamts Warschau-Śródmieście die zuständige Behörde.

Für ausländische Unternehmer ist es entscheidend zu wissen, dass Fehler in diesem Verfahren selten nur technische Probleme betreffen. Ein häufiges Problem beginnt bereits viel früher, nämlich mit der falschen Annahme, dass jedes ausländische Unternehmen automatisch eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) in Polen beantragen kann. In Wirklichkeit besteht der erste Schritt darin, zu prüfen, ob die Aktivitäten des Unternehmens in Polen eine Verpflichtung zur Registrierung für die Mehrwertsteuer in Polen und zur laufenden Abrechnung der polnischen Mehrwertsteuer begründen, anstatt das VAT-REF-Verfahren zu nutzen.

Wer kann in Polen eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) beantragen?

Nach Angaben des polnischen Finanzministeriums gehören zu den zur Beantragung einer Mehrwertsteuerrückerstattung berechtigten Unternehmen berechtigte Unternehmen aus Mitgliedstaaten der Europäischen Union, einschließlich natürlicher Personen, juristischer Personen und Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit, sofern sie ihren Geschäftssitz innerhalb der Europäischen Union haben.

Gleichzeitig dürfen sie während des vom Antrag abgedeckten Zeitraums in Polen nicht über Folgendes verfügt haben:

• einen eingetragenen Geschäftssitz,
• eine feste Niederlassung, von der aus geschäftliche Transaktionen durchgeführt wurden,
• einen ständigen Wohnsitz oder
• einen gewöhnlichen Aufenthaltsort.

Darüber hinaus müssen sie in ihrem Niederlassungsland als Mehrwertsteuerpflichtige registriert sein.

Diese Voraussetzung muss zusammen mit einer weiteren, ebenso wichtigen Anforderung geprüft werden. Während des Zeitraums, für den das Unternehmen eine Erstattung beantragt, sollte es in Polen in der Regel keine Umsätze getätigt haben, die steuerpflichtige Lieferungen von Gegenständen, steuerpflichtige Dienstleistungen, Ausfuhren von Gegenständen oder innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen betreffen, mit Ausnahme bestimmter, von der Steuerverwaltung angegebener Sonderfälle.

Häufig tritt gerade in dieser Phase der erste gravierende praktische Fehler auf. Ein Unternehmen konzentriert sich auf die in Polen angefallenen Ausgaben, versäumt es jedoch zu prüfen, ob sein Geschäftsmodell das VAT-REF-Verfahren von vornherein ausschließt.

So reichen Sie einen Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) ein

Ein Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung muss elektronisch und in polnischer Sprache über die Steuerverwaltung des EU-Mitgliedstaats eingereicht werden, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist. Auf polnischer Seite wird der Antrag vom Leiter des Zweiten Finanzamtes Warschau-Śródmieście bearbeitet, und die Behörde bestätigt den Eingang elektronisch.

Eine Kopie der Rechnung oder des Zolldokuments muss beigefügt werden, wenn der auf dieser Rechnung oder diesem Zolldokument ausgewiesene Steuerbetrag mindestens dem Gegenwert von 1.000 EUR entspricht. Bei Rechnungen über Kraftstoffkäufe liegt der Schwellenwert beim Gegenwert von 250 EUR.

Die Umrechnung in PLN sollte anhand des durchschnittlichen EUR-Wechselkurses erfolgen, der von der Polnischen Nationalbank (NBP) am letzten Werktag vor dem Ausstellungsdatum der Rechnung oder des Zolldokuments veröffentlicht wurde.

Dies ist einer der Bereiche, in denen häufig formale Fehler auftreten. Selbst wenn die Ausgaben tatsächlich angefallen sind, können das Fehlen der erforderlichen Kopie, eine falsche Währungsumrechnung oder Unstimmigkeiten zwischen den Rechnungsdaten und den im Antrag angegebenen Informationen das Verfahren verlängern und zusätzlichen Schriftverkehr mit der polnischen Steuerbehörde auslösen.

Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT) in Polen: Wichtige Fristen

Die wichtigste Frist für den Steuerpflichtigen betrifft die Einreichung des Antrags selbst. Ein Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung muss spätestens am 30. September des Jahres eingereicht werden, das auf das Steuerjahr folgt, auf das sich der Anspruch bezieht. Wird diese Frist versäumt, ist die Möglichkeit einer Mehrwertsteuer-Rückerstattung im Rahmen dieses Verfahrens in der Regel ausgeschlossen.

Auch der Zeitraum, für den die Rückerstattung beantragt wird, ist von Bedeutung. Eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung kann beantragt werden für:

• einen Zeitraum von mindestens 3 Monaten und höchstens einem Steuerjahr oder
• einen Zeitraum, der kürzer ist als die letzten 3 Monate eines bestimmten Jahres.

Es gelten zudem Mindestbeträge für den Antrag. Der angeforderte Betrag darf nicht unter dem Gegenwert von:

• 400 EUR liegen, wenn sich der Antrag auf einen Zeitraum von weniger als einem Jahr, aber nicht weniger als 3 Monaten bezieht, oder
• 50 EUR, wenn sich der Antrag auf das gesamte Steuerjahr oder einen Zeitraum bezieht, der kürzer ist als die letzten 3 Monate dieses Jahres.

Seitens der Behörde beträgt die reguläre Frist für den Erlass einer Entscheidung vier Monate ab dem Datum des Eingangs des Antrags zusammen mit allen erforderlichen Unterlagen. Verfügt das Finanzamt nicht über alle für die Entscheidung erforderlichen Informationen, kann es zusätzliche Auskünfte anfordern. In diesem Fall kann die Frist auf sechs Monate verlängert werden; werden weitere zusätzliche Informationen angefordert, sogar auf bis zu acht Monate ab dem Datum des Antragseingangs.

Der genehmigte Erstattungsbetrag sollte spätestens 10 Werktage nach dem Datum der Entscheidung ausgezahlt werden.

Besondere Aufmerksamkeit sollte auch den Aufforderungen zur Einreichung zusätzlicher Informationen gewidmet werden. Alle angeforderten Informationen müssen innerhalb eines Monats nach Eingang der Aufforderung in polnischer Sprache eingereicht werden. In der Praxis ist dies für ausländische Unternehmen oft einer der schwierigsten Momente im gesamten Verfahren, da es eine schnelle Vorbereitung der Unterlagen und eine präzise Antwort erfordert, die den Erwartungen der polnischen Steuerbehörde entspricht.

Die häufigsten Fehler bei Anträgen auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung (VAT)

Einreichung des Antrags nach Ablauf der Frist

Dies ist einer der einfachsten und zugleich kostspieligsten Fehler. Unternehmen schieben die Vorbereitung oft bis Ende September auf, in der Annahme, es reiche aus, die Rechnungen zu sammeln und zur Einreichung weiterzuleiten. In Wirklichkeit erfordert ein ordnungsgemäß vorbereiteter Antrag eine frühzeitige Überprüfung der Anspruchsberechtigung, der Vollständigkeit der Unterlagen und der Richtigkeit der Daten. Beginnt das Unternehmen zu spät, steigt das Risiko, die Frist vom 30. September zu verpassen, erheblich.

Falsche Einschätzung der Förderungsberechtigung des Unternehmens

Nicht jedes ausländische Unternehmen, das in Polen Ausgaben tätigt, kann das VAT-REF-Verfahren in Anspruch nehmen. Wenn das Unternehmen in Polen Tätigkeiten ausgeübt hat, die diesen Mechanismus ausschließen, kann die richtige Lösung die Umsatzsteuerregistrierung in Polen und die fortlaufende Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht nach polnischen Vorschriften sein, anstatt einen Antrag auf Umsatzsteuerrückerstattung zu stellen. Die Einreichung im falschen Verfahren bedeutet in der Regel Zeitverlust, zusätzliche Erklärungen und das Risiko einer Ablehnung.

Falsche Festlegung des Erstattungszeitraums

Der Antrag muss den richtigen Zeitraum abdecken. Der Fehler kann darin bestehen, dass ein zu kurzer Zeitraum gewählt wurde oder die besonderen Vorschriften für den letzten Teil des Jahres nicht beachtet wurden. In der Praxis orientieren sich Unternehmen häufig eher an ihrem internen Dokumentenfluss als an den Verfahrensvorschriften. Der richtige Zeitraum hat jedoch auch Einfluss darauf, ob die Mindestwertschwellen erreicht werden.

Nichteinhaltung der Mindestschwellenwerte

Erreicht der beantragte Betrag nicht das erforderliche Minimum, erfüllt der Antrag nicht die formalen Voraussetzungen des Verfahrens. Für einen Zeitraum von weniger als einem Jahr, jedoch nicht weniger als drei Monaten, beträgt der Mindestschwellenwert umgerechnet 400 EUR. Für ein volles Steuerjahr oder einen Zeitraum, der kürzer ist als die letzten 3 Monate des Jahres, beträgt die Schwelle 50 EUR. In der Praxis kann der Fehler nicht nur darin bestehen, einen zu geringen Betrag geltend zu machen, sondern auch darin, PLN-Werte falsch umzurechnen.

Unvollständige Dokumentation

Es reicht nicht aus, die Rechnungen lediglich aufzubewahren. In einigen Fällen müssen Kopien beigefügt werden, und die Dokumente müssen vollständig mit den im Antrag angegebenen Daten übereinstimmen.

Häufige Probleme sind fehlende Rechnungsseiten, unleserliche Scans, Unstimmigkeiten bei den Dokumentennummern oder falsche Berechnungen in Bezug auf die Schwellenwerte von 1.000 EUR und 250 EUR. Diese Versäumnisse führen oft zu zusätzlichen Rückfragen der Behörde und verlängern das gesamte Verfahren.

Nichtberücksichtigung des Abzugsanteils

Das polnische Finanzministerium weist zudem darauf hin, dass der Steuerpflichtige einen Abzugsanteil anwenden muss, wenn erworbene Waren oder Dienstleistungen nur teilweise für Tätigkeiten genutzt werden, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Ändert sich dieser Anteil später, sollte der geltend gemachte Mehrwertsteuerbetrag im nächsten Antrag entsprechend angepasst oder der bestehende Antrag berichtigt werden.

Dies ist ein Bereich, der in der Praxis oft übersehen wird, insbesondere wenn ein Unternehmen eine Mehrwertsteuerrückerstattung als einfache Erstattung des gesamten auf Rechnungen ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags behandelt.

Nichtbeantwortung einer Aufforderung des Finanzamtes

Wenn die Behörde zusätzliche Informationen anfordert, muss die Antwort innerhalb eines Monats in polnischer Sprache eingereicht werden. Eine verspätete Antwort, unvollständige Unterlagen oder eine unangemessene Form der Erläuterung können das Verfahren verlängern und sich auf den letztlich anerkannten Erstattungsbetrag auswirken. Für ausländische Unternehmen ist dies in der Regel eine der anspruchsvollsten Phasen des Verfahrens.

Fehler bei den Identifikationsdaten und Bankverbindung

Auch wenn dies technisch erscheinen mag, können die Folgen sehr praktisch sein. Falsche Identifikationsdaten, Fehler in der Bankkontonummer oder Unstimmigkeiten zwischen den Unterlagen und dem Antrag können zu zusätzlichen Abklärungen und längeren Bearbeitungszeiten führen. In einem Verfahren, das auf dem elektronischen Informationsaustausch basiert, ist die Genauigkeit der Daten unerlässlich.

So erstellen Sie sicher einen Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung

Am sichersten ist es, rechtzeitig mit der Bearbeitung des Antrags zu beginnen. Das Unternehmen sollte zunächst sicherstellen, dass es die Voraussetzungen des Verfahrens für ausländische Unternehmen tatsächlich erfüllt, und erst dann die Unterlagen zusammenstellen und den Antrag fertigstellen. Es empfiehlt sich zudem, vorab zu prüfen, ob Transaktionen, die im betreffenden Zeitraum in Polen getätigt wurden, die Inanspruchnahme des VAT-REF-Verfahrens ausschließen könnten.

In der Praxis empfiehlt es sich, eine interne Checkliste zu erstellen, die folgende Punkte abdeckt:

• Mehrwertsteuerpflichtigenstatus im Sitzland,
• Fehlen von Transaktionen, die das Verfahren ausschließen,
• korrekter Erstattungszeitraum,
• Einhaltung der Mindestschwellenwerte,
• Vollständigkeit der Unterlagen,
• Richtigkeit der Identifikationsdaten und
• Bereitschaft, schnell auf alle Anfragen der Behörde zu reagieren.

Ein solcher strukturierter Ansatz verringert das Risiko formaler Fehler und trägt dazu bei, dass das gesamte Verfahren reibungsloser abläuft.

Wann anstelle einer Mehrwertsteuerrückerstattung eine Mehrwertsteuerregistrierung in Polen erforderlich sein kann

Nicht jedes ausländische Unternehmen sollte eine Mehrwertsteuerrückerstattung im Rahmen des für ausländische Unternehmen vorgesehenen Verfahrens beantragen. Wenn das Geschäftsmodell Tätigkeiten in Polen umfasst, die VAT-REF ausschließen oder eine Verpflichtung zur Abrechnung der Mehrwertsteuer in Polen begründen, kann die angemessene Lösung eine Mehrwertsteuerregistrierung in Polen in Verbindung mit der laufenden Einhaltung der Steuerpflichten und der Abrechnung sein.

In solchen Fällen ist eine umfassendere Analyse erforderlich, als nur einzelne Einkaufsrechnungen zu prüfen. Es kann sich auch lohnen, eine professionelle Steuerberatung in Polen in Anspruch zu nehmen, um den richtigen Weg sowohl unter Compliance- als auch unter Geschäftsrisikogesichtspunkten zu ermitteln.

Eine Mehrwertsteuerrückerstattung in Polen kann ein wirksames Mittel sein, um auf polnische Geschäftsausgaben gezahlte Steuern zurückzuerhalten, erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung. Die größten Risiken betreffen in der Regel nicht das Bestehen des Rückerstattungsanspruchs an sich, sondern vielmehr die falsche Einschätzung, ob das Unternehmen das Verfahren in Anspruch nehmen darf, das Versäumen der Frist am 30. September, unvollständige Unterlagen, fehlerhafte Angaben oder eine verspätete Antwort auf eine Aufforderung des Finanzamtes. Die vom polnischen Finanzministerium veröffentlichten offiziellen Vorschriften zeigen deutlich, dass es sich um ein formalisiertes Verfahren handelt, das sowohl technische Genauigkeit als auch eine gute interne Organisation seitens des Steuerpflichtigen erfordert.

Für ausländische Unternehmen, die auf dem polnischen Markt tätig sind, ist es am wichtigsten, im Voraus zu klären, ob der richtige Weg ein Antrag auf Mehrwertsteuerrückerstattung oder vielmehr eine Mehrwertsteuerregistrierung in Polen mit laufenden Mehrwertsteuerabrechnungen ist. Diese Unterscheidung ist für die Steuersicherheit und die Effizienz des gesamten Prozesses von grundlegender Bedeutung.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

Kontakt »

ABTEILUNG KUNDENBETREUUNG

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
getsix® Gruppe

***