Firma in Polen gründen als Ausländer – die wichtigsten Fragen und Antworten

Ausländische Investoren können grundsätzlich eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine andere Kapitalgesellschaft gründen, ohne in Polen zu wohnen. Für Einzelunternehmen gelten jedoch je nach Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus unterschiedliche Voraussetzungen. Neu registrierte Unternehmen in Polen müssen außerdem die Anforderungen der PKD 2025 und der elektronischen Zustellung (e-Doręczenia) erfüllen. Der Besitz eines Unternehmens allein begründet kein Aufenthalts- oder Arbeitsrecht in Polen; für ausländische Vorstandsmitglieder können gesonderte aufenthalts- und arbeitsrechtliche Vorschriften gelten.

Das Interesse ausländischer Investoren an Polen als Wirtschaftstandort wächst stetig. Ausschlaggebend dafür sind nicht nur die günstigen wirtschaftlichen Bedingungen und die relativ niedrigen Betriebskosten, sondern auch die zentrale Lage in Europa und eine zunehmend unternehmensfreundliche Verwaltung. Kein Wunder, dass sich immer mehr Ausländer entscheiden, eine Firma in Polen zu gründen.

Vor dem Eintritt in den polnischen Markt lohnt es sich, die Grundregeln zu kennen: wer ein Unternehmen gründen darf, welche formalen Voraussetzungen gelten und wie der gesamte Prozess abläuft. Im Folgenden stellen wir die häufigsten Fragen vor, die uns in der Praxis begegnen, und konkrete Antworten auf der Grundlage der aktuellen Rechtsvorschriften und der Erfahrung unserer Spezialisten.

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Q&A – die häufigsten Fragen zur Registrierung eines Unternehmens durch Ausländer in Polen

Wer darf in Polen eine Firma gründen?

Jeder Ausländer – unabhängig von der Staatsangehörigkeit – kann in Polen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.), eine einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.), eine Aktiengesellschaft (S.A.), eine Kommanditgesellschaft (sp.k.) oder eine Kommanditgesellschaft auf Aktien (S.K.A.) gründen.

Staatsangehörige der EU-/EWR-Staaten, der Schweiz und der USA können in Polen grundsätzlich zu denselben Bedingungen wie polnische Staatsbürger eine Geschäftstätigkeit ausüben. Für Staatsangehörige anderer Staaten hängt das Recht, ein Einzelunternehmen, eine offene Handelsgesellschaft oder eine Partnerschaftsgesellschaft zu führen, davon ab, ob sie über einen entsprechenden Aufenthaltsstatus oder eine andere gesetzliche Berechtigung nach polnischem Recht verfügen.

Benötigt ein Ausländer eine Aufenthaltserlaubnis, um ein Unternehmen in Polen zu führen?

Die Gründung oder der Besitz einer polnischen Gesellschaft setzt an sich nicht voraus, dass der ausländische Gesellschafter in Polen wohnt. Der Besitz einer Gesellschaft ist jedoch vom Recht auf Aufenthalt und auf die persönliche Ausübung von Geschäftsführungsfunktionen in Polen zu unterscheiden. Ein Drittstaatsangehöriger, der Geschäftsführungsaufgaben physisch in Polen wahrnimmt, muss über eine rechtmäßige Aufenthaltsgrundlage verfügen und kann je nach Status und Dauer seiner Tätigkeit zusätzlich eine Arbeitserlaubnis benötigen.

Nach den seit dem 1. Juni 2025 geltenden Vorschriften ist eine Arbeitserlaubnis für bestimmte Funktionen in Gesellschaftsorganen grundsätzlich nicht erforderlich, wenn der mit dieser Funktion verbundene Aufenthalt insgesamt sechs Monate innerhalb von jeweils zwölf aufeinanderfolgenden Monaten nicht überschreitet.

Welche Rechtsformen stehen Ausländern zur Verfügung?

Ausländer können in Polen je nach Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus verschiedene Rechtsformen wählen. In der Praxis entscheiden sich die meisten für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.).

Außerdem stehen folgende Rechtsformen zur Verfügung:

• einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.) – besonders attraktiv für Start-ups,
• Aktiengesellschaft (S.A.) – eher für größere Projekte,
• Kommanditgesellschaft (sp.k.) / Kommanditgesellschaft auf Aktien (S.K.A.) – oft in Holdingstrukturen verwendet,
• Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens – sofern dies durch internationale Verträge zulässig ist.

Formen wie Einzelunternehmen, offene Handelsgesellschaften oder Partnerschaftsgesellschaften sind hingegen Bürgern der EU-/EWR-Staaten, der Schweiz und der USA sowie Ausländern vorbehalten, die über einen entsprechenden Aufenthaltsstatus oder eine andere gesetzliche Berechtigung nach polnischem Recht verfügen.

Müssen Ausländer persönlich in Polen anwesend sein, um eine Firma zu gründen?

Nein. In vielen Fällen kann ein ausländischer Investor den Registrierungsprozess einer Gesellschaft in Polen abschließen, ohne sich persönlich im Land aufzuhalten. Das verfügbare Verfahren hängt von der gewählten Rechtsform und davon ab, in welcher Form die Gründungsdokumente der Gesellschaft abgeschlossen werden.

Das S24-System unterstützt derzeit die Registrierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.), einer offenen Handelsgesellschaft, einer Kommanditgesellschaft und einer einfachen Aktiengesellschaft (P.S.A.). Eine Aktiengesellschaft (S.A.) wird nicht über das S24-System gegründet; ihr Registrierungsantrag wird elektronisch über das Portal der Gerichtsregister (PRS) eingereicht.

Die Online-Registrierung eines Einzelunternehmens erfordert ein elektronisches Identifikations- und Signaturmittel, das vom polnischen Registrierungssystem akzeptiert wird. Für ein vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany) ist eine polnische PESEL-Nummer erforderlich; je nach Verfahren können auch andere elektronische Signaturmethoden zur Verfügung stehen.

Ab dem 1. November 2026 werden Anträge auf Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit im Zentralen Gewerberegister und Informationsverzeichnis (CEIDG) ausschließlich elektronisch eingereicht.

Die Firma getsix® bietet umfassende Unterstützung für Ausländer – von der Vorbereitung der Dokumente bis zur vollständigen Vertretung im gesamten Registrierungsprozess, auch aus der Ferne.

Was ist für die Gründung einer Firma in Polen erforderlich?

Damit ein Ausländer eine Firma in Polen gründen kann, sind folgende Dokumente und Informationen erforderlich:

• gültiger Reisepass oder ein anderes erforderliches Identitätsdokument, mit beglaubigter polnischer Übersetzung, sofern erforderlich,
• Angaben zu den Gesellschaftern und Vorstandsmitgliedern,
• Gesellschaftsvertrag – entweder notariell beglaubigt oder elektronisch über das S24-System,
• Sitzadresse des Unternehmens in Polen,
• entsprechende Codes gemäß der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten 2025 (PKD 2025),
• Angaben, die für die Einrichtung oder Registrierung der elektronischen Zustelladresse (e-Doręczenia) des Unternehmens erforderlich sind,
• Erklärung über die Einbringung des Stammkapitals (mindestens 5.000 PLN für eine sp. z o.o.),
• Zustimmungserklärungen der Vorstandsmitglieder zur Übernahme ihrer Funktionen sowie die Gesellschafterliste,
• beglaubigte polnische Übersetzungen fremdsprachiger Dokumente, sofern sie für das jeweilige Registrierungsverfahren erforderlich sind,
• gegebenenfalls Vollmacht – wenn die Registrierung durch eine andere Person erfolgt.

Je nach gewählter Registrierungsform und individueller Situation des Ausländers können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein – z. B. eine elektronische Signatur, Dokumente zum Firmensitz oder Gebührennachweise.

Kann ein Ausländer eine Ein-Personen-Gesellschaft gründen?

Ja – ein Ausländer kann eine Geschäftstätigkeit in Form eines Einzelunternehmens oder einer Ein-Personen-Gesellschaft ausüben, allerdings hängen die Voraussetzungen von der gewählten Rechtsform und der Staatsangehörigkeit ab.

Ein Einzelunternehmen (JDG) kann von Personen mit Staatsangehörigkeit eines EU-/EWR-Staates, der USA oder der Schweiz sowie von Ausländern mit einem entsprechenden Aufenthaltsstatus oder einer anderen gesetzlichen Berechtigung nach polnischem Recht gegründet werden.

Eine Ein-Personen-Kapitalgesellschaft, z. B. eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.) oder eine einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.), kann hingegen von jedem Ausländer gegründet werden, auch von Personen aus Staaten außerhalb der EU.

Eine Ein-Personen-Gesellschaft mit beschränkter Haftung unterliegt nach polnischem Recht zusätzlichen Pflichten. Insbesondere wird der alleinige Gesellschafter einer Ein-Personen-sp. z o.o. für Zwecke der polnischen Sozialversicherung als Person behandelt, die eine nichtlandwirtschaftliche Tätigkeit ausübt.

Ist der alleinige Gesellschafter gleichzeitig das einzige Vorstandsmitglied, bedürfen Rechtsgeschäfte zwischen diesem Gesellschafter und der Gesellschaft grundsätzlich der Form einer notariellen Urkunde, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.

Wie sieht der Gründungsprozess einer Firma in Polen aus?

Unabhängig von der gewählten Rechtsform – ob Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einfache Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft oder offene Handelsgesellschaft – umfasst der Gründungsprozess in Polen folgende Schritte:

1. Vorbereitung der wesentlichen Unternehmensdaten und Entscheidungen (Rechtsform, Gesellschafter, Organe, Firmenname, Firmensitz, Geschäftstätigkeiten gemäß der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten 2025 (PKD 2025) sowie Gesellschafter- und Leitungsstruktur).
2. Abschluss des Gesellschaftsvertrages – entweder beim Notar oder online über das S24-System.
3. Einbringung des erforderlichen Kapitals oder sonstiger Einlagen entsprechend den Vorschriften für die gewählte Rechtsform und den gewählten Registrierungsweg.
4. Bestellung des Vorstands und gegebenenfalls weiterer Organe.
5. Einreichung des Registrierungsantrags beim Nationalen Gerichtsregister (KRS) zusammen mit den Angaben, die für die Einrichtung oder Registrierung der elektronischen Zustelladresse (e-Doręczenia) des Unternehmens erforderlich sind.
6. Automatische Zuweisung der Steueridentifikationsnummer (NIP) und der statistischen Nummer (REGON), anschließend – soweit erforderlich – Übermittlung der ergänzenden NIP-8-Daten sowie bei hierzu verpflichteten Unternehmen Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) innerhalb von 14 Tagen nach der Eintragung im KRS.
7. (falls zutreffend) Registrierung bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und Anmeldung zur Mehrwertsteuer (VAT).

Der gesamte Prozess kann je nach Registrierungsart, Gesellschaftsform und Vollständigkeit der Unterlagen einige Tage bis mehrere Wochen dauern.

Wie viel kostet die Gründung einer Firma in Polen?

Die Kosten für die Gründung einer Firma in Polen hängen von der gewählten Rechtsform, dem Umfang der Geschäftstätigkeit und dem gewünschten Serviceumfang ab. Es empfiehlt sich, die Details individuell mit einem Berater zu besprechen.

Die wichtigsten Gebühren für die Firmengründung sind:

• 500 PLN – reguläre Gerichtsgebühr für die Eintragung in das Nationale Gerichtsregister (KRS) oder 250 PLN für Gesellschaften, die unter Verwendung eines Vertragsmusters im S24-System registriert werden können,
• zusätzliche Kosten können unter anderem Notargebühren, beglaubigte Übersetzungen, eine qualifizierte elektronische Signatur, eine Stempelgebühr von 17 PLN für eine Vollmacht, sofern anwendbar, sowie Honorare für Beratung oder Vertretung umfassen.

Je nach Rechtsform und den konkreten Umständen kann die Gründung einer Gesellschaft außerdem der polnischen Steuer auf zivilrechtliche Rechtsgeschäfte (PCC) unterliegen. Der gesetzliche Steuersatz für einen Gesellschaftsvertrag beträgt grundsätzlich 0,5 %.

Berechtigt die Registrierung eines Unternehmens einen Ausländer zum Aufenthalt in Polen?

Nein – die Registrierung oder der Besitz eines Unternehmens berechtigt einen Ausländer nicht automatisch zum Aufenthalt in Polen. Ein ausländischer Unternehmer, der in Polen leben und eine Geschäftstätigkeit ausüben möchte, muss über eine rechtmäßige Aufenthaltsgrundlage verfügen, beispielsweise über ein entsprechendes nationales Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis.

Der Besitz und die aktive Entwicklung eines Unternehmens in Polen können jedoch eine Grundlage für die Beantragung folgender Dokumente darstellen:

• einer befristeten Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer Geschäftstätigkeit, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu können bestimmte Einkommens- oder Beschäftigungskriterien gehören oder alternativ der Nachweis, dass das Unternehmen über ausreichende Mittel verfügt und konkrete Maßnahmen ergreift, um diese Voraussetzungen künftig zu erfüllen, beispielsweise durch Investitionen, Innovation oder die Schaffung von Arbeitsplätzen,
• eines nationalen Visums Typ D, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen für den jeweiligen Aufenthaltszweck erfüllt sind.

In jedem Fall wird das Aufenthaltsrecht in Polen unabhängig vom Eigentum an einem Unternehmen beurteilt und hängt von der individuellen Situation des ausländischen Unternehmers ab. Daher empfiehlt es sich, die jeweils geltenden aufenthaltsrechtlichen Voraussetzungen vor der Beantragung einer Legalisierung des Aufenthalts zu prüfen.

Wie lange dauert die Registrierung?

• Anträge für Gesellschaften, die unter Verwendung eines Vertragsmusters im S24-System gegründet wurden, sollen vom Registergericht gesetzlich innerhalb eines Tages nach Einreichung geprüft werden,
• andere Anträge auf Eintragung in das Nationale Gerichtsregister (KRS) sollen grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen nach Einreichung geprüft werden,
• die tatsächliche Bearbeitung kann länger dauern, wenn das Gericht formale Mängel feststellt, zusätzliche Unterlagen anfordert oder weitere Verfahrensschritte erforderlich sind.

Wie lange die Erlangung einer qualifizierten elektronischen Signatur dauert, hängt vom Zertifikatsanbieter, dem Wohnsitzland des Antragstellers und dem Verfahren zur Identitätsprüfung ab.

Bei ausländischen Investoren kann außerdem zusätzliche Zeit für die Erstellung beglaubigter polnischer Übersetzungen, die Einholung einer Apostille oder Legalisation für ausländische Dokumente, sofern erforderlich, sowie für die Erteilung von Vollmachten notwendig sein. Der gesamte Prozess – von der Vorbereitung der Unterlagen bis zur Eintragung im KRS – kann daher je nach gewähltem Registrierungsweg und Komplexität des Falls einige Tage bis mehrere Wochen dauern.

Kann ein Ausländer als Bevollmächtigter auftreten?

Ja. Sowohl polnische Staatsbürger als auch Ausländer können während des Registrierungsprozesses einer Gesellschaft in Polen als Bevollmächtigte auftreten. Ein Bevollmächtigter kann viele Schritte des Verfahrens im Namen des Investors übernehmen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Einreichung von Anträgen beim Nationalen Gerichtsregister (KRS), soweit dies nach den geltenden Verfahrensvorschriften zulässig ist.

Nicht jede gesetzliche Pflicht kann jedoch auf einen Bevollmächtigten übertragen werden. Insbesondere muss eine Meldung an das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) von einer Person vorgenommen werden, die gesetzlich zur Vertretung des Unternehmens berechtigt ist.

Die erforderliche Form der Vollmacht hängt von dem jeweiligen Rechtsgeschäft oder der betreffenden Einreichung ab. Fremdsprachige Dokumente können eine beglaubigte polnische Übersetzung erfordern. Für im Ausland ausgestellte Dokumente kann je nach Art des Dokuments und Herkunftsland zusätzlich eine Apostille oder Legalisation erforderlich sein.

getsix® vertritt regelmäßig internationale Kunden als Bevollmächtigter und gewährleistet dabei die vollständige Einhaltung der Vorschriften sowie eine reibungslose Kommunikation mit den Behörden.

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Firma in Polen gründen als Ausländer ist möglich – und dank der Digitalisierung immer einfacher. Entscheidend sind jedoch eine sorgfältige Vorbereitung, fundierte Kenntnisse der Vorschriften sowie eine effiziente Organisation der Formalitäten.

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