Polens Wirtschafts- und Business-Informationen – Juli 2026
Für Unternehmen, die auf professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung in Polen, Steuerberatung in Polen sowie HR und Personalabrechnung in Polen angewiesen sind, war der Juli 2026 ein anspruchsvoller Monat. Die Änderungen betrafen die Meldung von Steuergestaltungen (MDR), die elektronische Rechnungsstellung im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF), das Split-Payment-Verfahren, den Vorsteuerabzug bei Firmenwagen, die Durchsetzung des Arbeitsrechts und die ersten verbindlichen Transparenzregeln für künstliche Intelligenz. Unabhängig davon, ob Sie eine polnische GmbH (Sp. z o.o.) leiten, eine Niederlassung einer ausländischen Muttergesellschaft betreiben oder die Corporate Compliance und Finanzberichterstattung für eine in Polen tätige Gruppe koordinieren: Die genaue Verfolgung dieser Entwicklungen ist entscheidend, da jede von ihnen mit verbindlichen Fristen und steigenden Strafen verbunden ist, die sich direkt auf die tägliche Buchhaltung, die Lohnadministration und die Steuerabrechnungen auswirken.
In diesem monatlichen Business Review präsentieren wir die wichtigsten Entwicklungen des vergangenen Monats, die die Rahmenbedingungen für die Geschäftstätigkeit in Polen beeinflussen.
In diesem Artikel:
Transparenzpflichten nach dem AI Act ab 2. August 2026: Was müssen Unternehmen in Polen umsetzen?
Ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung (AI Act – Verordnung (EU) 2024/1689) direkt. Sie umfassen vier Bereiche: menschliche Interaktion mit KI, technische Kennzeichnung synthetischer Inhalte, Systeme zur Emissionserkennung und biometrischen Kategorisierung sowie die Veröffentlichung von Deepfakes und bestimmten Texten von öffentlichem Interesse. Anbieter von Tools, die Text, Bilder, Audio oder Video generieren, müssen die Ergebnisse in der Regel in einem maschinenlesbaren Format kennzeichnen. Für Systeme, die bereits vor dem 2. August auf den Markt gebracht wurden, gilt eine begrenzte Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Unternehmen, die solche Tools einsetzen, bleiben für die sichtbare Kennzeichnung veröffentlichter Deepfakes und qualifizierter KI-generierter Texte verantwortlich. Nicht jedes KI-unterstützte Bild oder jeder Absatz benötigt ein Label – entscheidend ist, ob das Material mit etwas Authentischem verwechselt werden könnte und ob es die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informiert. Ein freiwilliger EU-Praxiskodex wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht; am 8. Juli 2026 erkannte die Europäische Kommission an, dass dieser Artikel 50 Abs. 2, 4 und 5 angemessen abdeckt, wobei der Beitritt kein abschließender Nachweis der Konformität ist. Auf nationaler Seite unterzeichnete der Staatspräsident am 24. Juli 2026 das polnische Gesetz über Systeme künstlicher Intelligenz, mit dem eine Kommission für die Entwicklung und Sicherheit künstlicher Intelligenz als Aufsichtsbehörde eingerichtet wird. Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit einer Verwaltungsstrafe von bis zu 15 Mio. EUR oder 3 % des gesamten weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (je nachdem, welcher Betrag höher ist), mit einer niedrigeren Obergrenze für KMU. In der Praxis bedeutet dies, dass jedes Unternehmen vor dem 2. August erfassen sollte, wo es KI einsetzt, entscheiden muss, welche Ergebnisse einer Offenlegungspflicht unterliegen, und die Person benennen sollte, die diese Kontrolle genehmigt und dokumentiert.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: Transparenzpflichten nach dem AI Act in Polen ab 2. August 2026.
Kontrollen der Hauptarbeitsinspektion (PIP) in Polen: Die Regeln haben sich am 8. Juli geändert
Eine der bedeutendsten Arbeitsrechtsreformen seit Jahren trat am 8. Juli 2026 in Kraft und gestaltet die Arbeitsweise der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) neu. Die öffentliche Aufmerksamkeit konzentrierte sich auf die Befugnis der Inspektion, Schein-Zivilrechtsverträge und B2B-Vereinbarungen anzufechten (sogenannte Umqualifizierung), aber die Reform geht weit über dieses Einzelthema hinaus. Prüfer erhalten die Möglichkeit, Remote-Prüfungen unter Verwendung elektronischer Dokumente und Online-Übermittlung durchzuführen, Ziele analytisch über Algorithmen und Daten anderer Behörden auszuwählen und Informationen wesentlich freier mit der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Finanzverwaltung (KAS) auszutauschen. Zwei neue Instrumente stechen hervor: eine Anordnung zur Behebung von Verstößen, mit der ein Prüfer die Parteien auffordern kann, ein Verhältnis vor einer formellen Entscheidung in Einklang mit den Vorschriften zu bringen, und eine individuelle Interpretation des Hauptarbeitsinspektors (ein Amt, das derzeit von Janusz Krasoń gehalten wird). Die Geldbußen wurden drastisch erhöht: Der Standardstrafrahmen für Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte steigt von 1.000–30.000 PLN auf 2.000–60.000 PLN und erreicht bei einer Wiederholungstat innerhalb von zwei Jahren bis zu 90.000 PLN. Prüfer können auch Staatsanwaltschaften über den Verdacht auf Straftaten nach den Artikeln 218 § 1a und 219 des Strafgesetzbuches informieren, sodass eine Routineprüfung in einen behördenübergreifenden Prozess übergehen kann, der ZUS- und Steuerabrechnungen umfasst. In der Praxis bedeutet dies, dass die sicherste Haltung nicht darin besteht, sich auf eine bestimmte Inspektion vorzubereiten, sondern ein Unternehmen so zu führen, dass es jeden Tag auditbereit ist – mit einer Dokumentation, die der tatsächlichen Arbeitsausführung entspricht.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: PIP-Inspektionen in Polen: Neue Regeln seit dem 8. Juli 2026.
Split-Payment- Mechanismus und KSeF-Rechnungen in Polen – was ändert sich für Unternehmen?
Das Split-Payment-Verfahren (MPP) ist zwar nicht neu, aber ab dem 1. Januar 2027 ändert sich die Art und Weise, wie eine bezahlte Rechnung innerhalb einer MPP-Überweisung für strukturierte Rechnungen im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) identifiziert wird. Für eine Einzelrechnung wird die KSeF-Nummer – eine vom System vergebene technische Kennung, die sich von der eigenen Rechnungsnummer des Verkäufers unterscheidet – zum zentralen Referenzmerkmal; bei Sammelabrechnungen ersetzt eine vom KSeF generierte Sammelkennung die Liste der einzelnen Rechnungsnummern. Die grundlegende Logik des MPP bleibt intakt: Es ist zwingend erforderlich, wenn drei Bedingungen zusammen erfüllt sind: eine Transaktion zwischen Steuerpflichtigen, ein Rechnungsgesamtbetrag von über 15.000 PLN (oder Gegenwert) und Waren oder Dienstleistungen, die in Anlage 15 zum Umsatzsteuergesetz aufgeführt sind. Eine Sammelzahlung kann mehrere Rechnungen desselben Lieferanten abdecken, die innerhalb eines Zeitraums von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat ausgestellt wurden. Mit KSeF kann der Käufer wählen, welche dieser Rechnungen in einer einzigen Überweisung beglichen werden sollen, anstatt gezwungen zu sein, alle einzubeziehen. Es ist zu beachten, dass der Käufer – und nicht nur die Kennzeichnung des Verkäufers – prüfen muss, ob eine Transaktion unter das obligatorische MPP fällt, und dass der Mechanismus bis 2028 verlängert wurde. Unternehmen, die viele Rechnungen von denselben Vertragspartnern erhalten, wiederkehrende Zahlungen ausführen oder mit dem Electronic Banking integrierte Finanzsysteme nutzen, werden diese Umstellung am stärksten spüren. In der Praxis bedeutet dies, dass Finanzteams jetzt überprüfen sollten, ob ihre Buchhaltungssysteme, Freigabeworkflows und Zahlungsprozesse die KSeF-Nummer und die Sammelkennung fehlerfrei erfassen und weiterleiten können.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: Split-Payment- Mechanismus und KSeF-Rechnungen in Polen.
MDR-Änderungen in Polen 2026: Was Unternehmen vor dem 1. Oktober tun müssen
Eine Reform durch das Gesetz vom 29. Mai 2026 zur Änderung der Abgabenordnung (verkündet am 25. Juni 2026) gestaltet das polnische System zur Meldung von Steuergestaltungen neu, wobei die Kernänderungen zum MDR am 1. Oktober 2026 in Kraft treten. Ab diesem Datum gelten die Mitteilungspflichten für Steuergestaltungen (Mandatory Disclosure Rules) grundsätzlich nur noch für grenzüberschreitende Gestaltungen: Inländische Gestaltungen fallen aus dem Anwendungsbereich, Umsatzsteuer und Verbrauchsteuern sind ausgenommen, die separate Rolle des „Unterstützers“ entfällt und die gesetzliche Pflicht zur Aufrechterhaltung eines internen MDR-Verfahrens wird aufgehoben. Das Formular MDR-2 wird abgeschafft, während MDR-3 im Allgemeinen einmal im Jahr einzureichen ist – bis zum Ende des vierten Monats nach Ablauf des Steuer- oder Kalenderjahres – und nun von einem Bevollmächtigten unterzeichnet werden kann. Individuelle Steuerauskünfte zu MDR sind ausdrücklich ausgeschlossen, sodass sich Unternehmen auf das Gesetz, die DAC6-Richtlinie und ihre eigene dokumentierte Begründung stützen müssen. Übergangsregeln sind hier wichtig: Einige Pflichten, die bis zum 30. Oktober 2026 fällig werden, müssen noch nach dem alten System erfüllt werden, und ein Nutzer hat im Allgemeinen 30 Tage Zeit zur Meldung, wenn kein Intermediär beteiligt ist. Die Strafen bleiben hoch – der geänderte Artikel 80f des Finanzstrafgesetzbuches sieht eine Geldstrafe von bis zu 720 Tagessätzen vor, was beim Mindestlohn von 4.806 PLN im Jahr 2026 eine theoretische Obergrenze von 46.137.600 PLN ergibt, wobei dies ein gesetzliches Maximum und keine Standardgebühr darstellt. In der Praxis bedeutet dies, dass der richtige Schritt nicht darin besteht, Ihren MDR-Prozess abzuschaffen, sondern ihn wieder auf grenzüberschreitende Gestaltungen zu fokussieren, offene Angelegenheiten neu zu erfassen und neu zu bewerten, wer nach dem Wegfall der Unterstützerrolle nun als Intermediär qualifiziert ist.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: MDR-Änderungen in Polen 2026: Was Unternehmen tun müssen.
Mehrwertsteuerabzug (VAT) für Firmenwagen in Polen: Wann Fahrtenbücher Ihr Unternehmen möglicherweise nicht mehr schützen
Der volle (100%ige) Vorsteuerabzug für einen Firmenwagen ist nur dann sicher, wenn das Fahrzeug tatsächlich ausschließlich für umsatzsteuerpflichtige unternehmerische Tätigkeiten genutzt wird und das Unternehmen dies mit Dokumenten nachweisen kann; der Standard für Personenkraftwagen beträgt 50 %. Drei Elemente stützen den höheren Abzug: eine fristgerechte VAT-26-Meldung, ein verlässliches Fahrtenbuch und Nutzungsregeln, die private Fahrten ausschließen. Das Formular VAT-26 muss bis zum 25. Tag des Monats eingereicht werden, der auf den Monat folgt, in dem der erste fahrzeugbezogene Aufwand angefallen ist, spätestens jedoch an dem Tag, an dem die Umsatzsteuerunterlagen übermittelt werden – wird diese Frist versäumt, gilt das Fahrzeug erst ab dem ersten Tag des Monats, in dem das Formular tatsächlich eingereicht wird, als ausschließlich betrieblich genutzt. Was die Risiken erhöht hat, ist die Datenanalyse: Die Behörden können die Aufzeichnungen eines Steuerpflichtigen nun mit automatischen Kennzeichenerkennungssystemen (ANPRS) abgleichen, sodass ein auf dem Papier korrekt aussehendes Fahrtenbuch nicht standhält, wenn es nicht mit dem tatsächlichen Ort übereinstimmt, an dem das Auto unterwegs war. Weichen die Routen ab, kann das Finanzamt den 100%igen Abzug anfechten, die Differenz zum 50%-Satz nebst Verzugszinsen nachfordern und in schwerwiegenden Fällen eine finanzstrafrechtliche Haftung prüfen. Selbst eine einzige Privatfahrt kann die Voraussetzung der ausschließlichen Nutzung zunichtemachen. Weshalb ein gemischtes Modell mit 50 % Abzug für Autos, die am Wohnort eines Arbeitnehmers oder Vorstandsmitglieds geparkt sind, oft die vertretbarere Wahl ist. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die den vollen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, jetzt ein kurzes Audit durchführen sollten: Überprüfen Sie, ob das Formular VAT-26 korrekt eingereicht wurde, das Fahrtenbuch vollständig und aktuell ist und die internen Regeln tatsächlich durchgesetzt und nicht nur schriftlich niedergelegt sind.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: Mehrwertsteuerabzug (VAT) für Firmenwagen in Polen.
Der Juli 2026 weist in eine einzige, konsequente Richtung: Die polnischen Behörden verschärfen die Transparenz und Durchsetzung in den Bereichen Steuern, Arbeit und Technologie und stützen sich dabei auf Datenanalysen, behördenübergreifende Zusammenarbeit und strengere Strafen. Für Unternehmen zieht sich als roter Faden durch, dass eine formelle Compliance auf dem Papier nicht mehr ausreicht – Prozesse müssen nun das widerspiegeln, was im Alltag tatsächlich geschieht, von der Genehmigung von KI-Inhalten bis hin zur realen Nutzung eines Firmenwagens.
Bei getsix® unterstützen wir Unternehmen durch ein vollständiges Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuern, HR und Lohnabrechnung sowie Firmengründung, administrative Unterstützung, Berichtswesen und internationale Beratung sowohl in Polen als auch im Ausland.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:
ABTEILUNG KUNDENBETREUUNG
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
getsix® Gruppe
***
