Haftung für Fehler im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen

Die Verantwortung für die Erfüllung der Pflichten im Zusammenhang mit dem Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen liegt in erster Linie beim Steuerpflichtigen. Bei Gesellschaften gilt dies auch dann, wenn eine Rechnung technisch von einem Mitarbeiter, einem Buchhalter oder einem externen Buchhaltungsbüro ausgestellt wird.

Ein Fehler kann jedoch auch eine Haftung auf anderer rechtlicher Grundlage begründen: die Haftung eines Mitarbeiters gegenüber seinem Arbeitgeber, die Haftung eines Mitglieds der Geschäftsführung gegenüber der Gesellschaft oder die vertragliche Haftung eines Buchhaltungsbüros. Unternehmen, die ausgelagerte Buchhaltungsdienstleistungen in Polen in Anspruch nehmen, sollten daher klar festlegen, wer für die Rechnungsdaten, die Freigabe, den Versand, die Statusüberwachung und die Fehlerbehebung verantwortlich ist.

Im Jahr 2026 werden die in Art. 106ni des polnischen Mehrwertsteuergesetzes (VAT-Gesetz) vorgesehenen Geldstrafen nicht angewendet. Nach derzeit geltender Rechtslage sollen sie für Verstöße gelten, die ab dem 1. Januar 2027 begangen werden. Der polnische Ministerrat hat jedoch einen Gesetzentwurf beschlossen, der eine Verlängerung des sanktionsfreien Zeitraums bis zum 31. Dezember 2027 vorsieht. Die Strafen würden damit ab dem 1. Januar 2028 gelten.

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Was bedeutet die Haftung für KSeF-Fehler nach polnischem Recht?

Die Haftung für KSeF-Fehler ist kein einheitliches Rechtskonzept. In der Praxis ist zwischen den Pflichten des Steuerpflichtigen gegenüber den polnischen Steuerbehörden und der Haftung der am Rechnungsprozess beteiligten Personen und Organisationen zu unterscheiden.

KSeF kann von Personen und Stellen genutzt werden, denen der Steuerpflichtige die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat. Dazu können Mitarbeiter, Buchhalter oder externe Buchhaltungsbüros gehören. Die Erteilung des Zugangs ist jedoch eine organisatorische und technische Maßnahme. Sie überträgt die gesetzlichen Pflichten des Steuerpflichtigen nicht automatisch auf den Systemnutzer.

Aus Unternehmenssicht lässt sich die Haftung in vier Kategorien unterteilen:

Bereich	Wer kann haften?	Art der Haftung
Erfüllung der Pflichten nach dem polnischen Mehrwertsteuergesetz	Steuerpflichtiger, z. B. die Gesellschaft	steuerlich / verwaltungsrechtlich
Organisation der KSeF-Prozesse	Geschäftsführung oder benannte Prozessverantwortliche	Haftung gegenüber der Gesellschaft
Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten	Mitarbeiter	arbeitsrechtliche Haftung
Erbringung ausgelagerter Dienstleistungen	Buchhaltungsbüro oder anderer Dienstleister	vertragliche Haftung

Eine einzelne Unregelmäßigkeit kann daher eine Bewertung auf mehreren Ebenen erfordern. Das Verhältnis der Gesellschaft zu den Steuerbehörden ist von der späteren Klärung zu unterscheiden, ob ein Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister für einen daraus entstandenen Schaden verantwortlich ist.

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Haftung der Gesellschaft für Fehler von Mitarbeitern im KSeF

Gegenüber den polnischen Steuerbehörden bleibt der Steuerpflichtige primär für die Erfüllung der KSeF-Pflichten verantwortlich. Ist der Steuerpflichtige eine Gesellschaft, verbleiben diese Pflichten bei der Gesellschaft selbst. Wird ein Mitarbeiter mit der Rechnungsstellung betraut und erhält er die erforderlichen Systemberechtigungen, ändert dies nichts daran, wer Steuerpflichtiger ist.

Tritt ein Fehler auf, muss jedoch dessen tatsächliche Ursache ermittelt werden. Eine Unregelmäßigkeit kann zurückzuführen sein auf:

• einen Fehler eines Mitarbeiters;
• fehlerhafte Angaben der Vertriebsabteilung;
• eine fehlerhafte Systemkonfiguration;
• eine unterlassene Überwachung des Rechnungsstatus;
• eine unzureichende Organisation des Rechnungsprozesses;
• eine nicht ordnungsgemäße Leistungserbringung durch einen externen Dienstleister.

Diese Unterscheidung ist besonders in größeren Organisationen wichtig, in denen die Person, die eine Rechnung an KSeF übermittelt, häufig nicht für die Erstellung der zugrunde liegenden Transaktionsdaten verantwortlich ist.

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Haftung von Mitarbeitern für fehlerhafte KSeF-Rechnungen

Ein Mitarbeiter kann für Schäden haften, die er seinem Arbeitgeber zufügt; ein Fehler im KSeF führt jedoch nicht automatisch zu einer finanziellen Haftung.

Für Arbeitnehmer in Polen gelten die Vorschriften des polnischen Arbeitsgesetzbuchs über die Haftung von Arbeitnehmern für Schäden. Maßgeblich sind unter anderem eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten, ein Verschulden des Arbeitnehmers, der Eintritt eines Schadens sowie ein Kausalzusammenhang zwischen dem Verhalten des Arbeitnehmers und diesem Schaden.

In der Praxis kommt der Arbeitsorganisation besondere Bedeutung zu. Ein Mitarbeiter, der korrekte Informationen, eine angemessene Schulung, klare Verfahren und die Möglichkeit zur Prüfung des Dokuments erhalten hat, ist anders zu beurteilen als jemand, dem KSeF-Aufgaben ohne Anweisungen, Kontrollen oder geeignete Werkzeuge übertragen wurden.

Die Person, die eine Rechnung übermittelt, sollte nicht automatisch als verantwortlich für sämtliche Angaben im Dokument angesehen werden.

So kann beispielsweise die Vertriebsabteilung für die Transaktionsdaten verantwortlich sein, die Buchhaltung für deren korrekte steuerliche Behandlung und ein benannter Mitarbeiter für die technische Übermittlung der Rechnung.

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Haftung der Geschäftsführung für KSeF-Fehler in Polen

Ein Mitglied der Geschäftsführung haftet nicht automatisch persönlich für jeden Fehler, der im KSeF auftritt. Eine Haftung gegenüber der Gesellschaft kann jedoch entstehen, wenn die maßgeblichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Für eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, kurz sp. z o.o.) sieht Art. 293 des polnischen Handelsgesellschaftengesetzbuchs vor, dass ein Mitglied der Geschäftsführung der Gesellschaft für Schäden haftet, die durch eine gesetzes- oder gesellschaftsvertragswidrige Handlung oder Unterlassung verursacht wurden, es sei denn, das Mitglied trifft kein Verschulden.

Im Zusammenhang mit KSeF kann daher die Organisation des Rechnungsprozesses größere Bedeutung haben als ein einzelner Fehler.

Aus Sicht der Geschäftsführung ist insbesondere auf Folgendes zu achten:

• Zuweisung der Verantwortung für die einzelnen Phasen des Rechnungsprozesses;
• Sicherstellung angemessener Systemberechtigungen;
• Einrichtung interner Kontrollmechanismen;
• Einführung von Verfahren für den Umgang mit Fehlern;
• Reaktion auf wiederkehrende Unregelmäßigkeiten.

Eine gesonderte Frage ist die Haftung von Mitgliedern der Geschäftsführung für Steuerrückstände der Gesellschaft nach Art. 116 der polnischen Abgabenordnung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Mitglied der Geschäftsführung persönlich für jeden KSeF-Fehler haftet.

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Haftung externer Buchhaltungsbüros für KSeF-Fehler

Ein externes Buchhaltungsbüro kann für KSeF-bezogene Fehler im Rahmen der Pflichten haften, die es im Dienstleistungsvertrag tatsächlich übernommen hat. Durch die Erbringung dieser Leistungen wird das Buchhaltungsbüro jedoch nicht zum Steuerpflichtigen.

Entscheidend ist daher das tatsächliche Modell der Auslagerung. Ein Buchhaltungsbüro kann lediglich bereits ausgestellte Rechnungen aus KSeF abrufen und in den Büchern der Gesellschaft erfassen. Es kann aber auch für die Ausstellung von Ausgangsrechnungen, die Übermittlung von Dokumenten, die Überwachung ihres Status oder die Erstellung von Korrekturen zuständig sein. Diese Modelle sind mit deutlich unterschiedlichen Verantwortlichkeiten verbunden.

Beispiel

Eine Gesellschaft übergibt ihrem externen Buchhaltungsbüro alle Angaben, die für die Ausstellung einer Rechnung erforderlich sind. Laut Dienstleistungsvertrag ist das Buchhaltungsbüro dafür verantwortlich, das Dokument zu erstellen, es an KSeF zu übermitteln und das Ergebnis der Übermittlung zu überwachen.

Das Dokument wird übermittelt, vom System jedoch nicht erfolgreich angenommen. Die Fehlermeldung wird nicht geprüft, und das Problem wird erst mehrere Tage später entdeckt.

In dieser Situation ist zu klären:

1. ob die Überwachung des Rechnungsstatus zu den vertraglichen Pflichten des Buchhaltungsbüros gehörte;
2. ob das Buchhaltungsbüro die Möglichkeit hatte, das Problem zu erkennen;
3. ob die Gesellschaft zusätzlich verpflichtet war, das Dokument freizugeben;
4. ob das Versäumnis einen konkreten Schaden verursacht hat.

Hat der Dienstleister die vereinbarten Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann seine Haftung nach den Vorschriften über die vertragliche Haftung beurteilt werden, insbesondere nach Art. 471 des polnischen Zivilgesetzbuchs.

Bei der Auslagerung der Buchhaltung in Polen sollten Unternehmen klar festlegen, wo die Verantwortung des Mandanten endet und die des externen Buchhaltungsdienstleisters beginnt.

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Führt jeder KSeF-Fehler zu einer Geldstrafe?

Nein. Ein Fehler in einer Rechnung stellt nicht automatisch einen Verstoß dar, der mit der Geldstrafe nach Art. 106ni des polnischen Mehrwertsteuergesetzes geahndet wird.

Diese Vorschrift betrifft bestimmte Verstöße gegen KSeF-Anforderungen, unter anderem Fälle, in denen ein Steuerpflichtiger entgegen einer gesetzlichen Pflicht:

• keine strukturierte Rechnung über KSeF ausstellt;
• in bestimmten besonderen Rechnungsmodi eine Rechnung ausstellt, die nicht dem vorgeschriebenen strukturierten Format entspricht;
• eine Rechnung nicht fristgerecht an KSeF übermittelt.

Die Strafe kann bis zu 100 % der auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer (VAT) betragen. Weist die Rechnung keinen VAT-Betrag aus, kann die Strafe bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags der Forderung erreichen. Adressat dieser Verwaltungsstrafe ist der Steuerpflichtige.

Weitere Informationen zu den Regeln und zum aktuellen Stand der geplanten Verschiebung finden Sie in unserem Artikel Strafen im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen sollen bis Ende 2027 verschoben werden.

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KSeF-Strafen in Polen 2026 und 2027

Im Jahr 2026 werden die Strafen nach Art. 106ni des polnischen Mehrwertsteuergesetzes nicht angewendet. Nach derzeit geltender Rechtslage sollen sie für Verstöße gelten, die ab dem 1. Januar 2027 begangen werden. Der polnische Ministerrat hat jedoch am 20. Oktober 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der eine Verlängerung des sanktionsfreien Zeitraums bis zum 31. Dezember 2027 vorsieht.

Tritt die Novelle in der vorgeschlagenen Form in Kraft, gelten die Bestimmungen des Art. 106ni über Geldstrafen ab dem 1. Januar 2028.

Dass nach Art. 106ni keine Verwaltungsstrafe verhängt wird, bedeutet jedoch nicht, dass Fehler unbearbeitet bleiben dürfen. Eine Unregelmäßigkeit kann eine Rechnungskorrektur oder eine Berichtigung der Steuerabrechnung erfordern. Sie kann zudem eine arbeitsrechtliche oder vertragliche Haftung nach sich ziehen.

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Korrektur einer bereits an KSeF übermittelten Rechnung

Sobald eine Rechnung von KSeF angenommen und ihr eine KSeF-Identifikationsnummer zugewiesen wurde, kann der Steuerpflichtige sie nicht mehr selbst löschen oder bearbeiten. Die geeignete Abhilfe hängt daher in erster Linie von der Art des Fehlers ab. Betrifft das Problem Angaben in der Rechnung, kann die Ausstellung einer Korrekturrechnung erforderlich sein.

Die Regeln für konkrete Fälle erläutern wir in unserem Artikel Korrekturrechnungen im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen – was ändert sich bei Umsatzsteuerkorrekturen (VAT)?

Ein besonderer Fall liegt vor, wenn eine Rechnung, die bereits ordnungsgemäß außerhalb von KSeF ausgestellt wurde, anschließend versehentlich an das System übermittelt wird. In solchen Fällen sind die Dokumente und Umstände im Einzelfall zu prüfen. Es kann nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass die Rechnung stets auf null korrigiert werden muss. Ausführlich behandeln wir dieses Thema im Artikel Versehentlich an das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen übermittelte Rechnung – muss sie auf Null korrigiert werden?

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Verteilung der KSeF-Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Das größte organisatorische Risiko besteht nicht darin, dass mehrere Personen an der Ausstellung einer Rechnung beteiligt sind. Probleme entstehen, wenn die Verantwortung für einzelne Prozessschritte unklar ist. Unternehmen sollten mindestens fünf Fragen beantworten.

Wer ist für die Angaben auf der Rechnung verantwortlich?

Unternehmen müssen festlegen, wer für die Richtigkeit der Kunden- und Lieferantendaten, der Transaktionsbedingungen, der Beträge sowie der Informationen verantwortlich ist, die zur Bestimmung der korrekten steuerlichen Behandlung erforderlich sind.

Die Person, die eine Datei technisch an KSeF übermittelt, ist möglicherweise nicht in der Lage, die von anderen Abteilungen gelieferten geschäftlichen Informationen zu überprüfen.

Wer gibt eine Rechnung vor dem Versand frei?

Eine zusätzliche Prüfebene kann sinnvoll sein, insbesondere bei Transaktionen mit hohem Wert oder mit ungewöhnlicher steuerlicher Behandlung.

Unternehmen sollten festlegen, wann eine Rechnung automatisch übermittelt werden darf und wann eine Freigabe durch die Buchhaltung oder eine für Steuerfragen zuständige Person erforderlich ist.

Wer überwacht den KSeF-Status der Rechnung?

Die Übermittlung eines Dokuments aus einem Buchhaltungs- oder ERP-System sollte den Kontrollprozess nicht abschließen. Unternehmen sollten eine Person benennen, die für die Überwachung des Rechnungsstatus und die Reaktion auf Ablehnungen oder technische Fehler verantwortlich ist.

Wer ist für Korrekturrechnungen verantwortlich?

Das Verfahren sollte sowohl die Person bestimmen, die einen Fehler meldet, als auch die Person, die für die Bewertung seiner steuerlichen Folgen und die Ausstellung der entsprechenden Korrektur verantwortlich ist. Die Feststellung eines Fehlers allein legt noch nicht fest, wie er zu korrigieren ist.

Wer handelt bei einem Ausfall des KSeF-Systems?

Unternehmen sollten zudem Verfahren für Systemausfälle und andere besondere Rechnungsmodi festlegen und dabei auch die Verantwortung für die spätere Erfüllung offener KSeF-Pflichten zuweisen.

Sind an der Rechnungsstellung mehrere Abteilungen, externe Buchhaltungsdienstleister oder unterschiedliche Finanzsysteme beteiligt, sollten die Verantwortlichkeiten zwischen allen Beteiligten klar verteilt werden. Im Rahmen seiner Buchhaltungsdienstleistungen in Polen unterstützt getsix® Unternehmen bei der Organisation ihrer Finanz- und Buchhaltungsprozesse sowie bei der laufenden Erfüllung ihrer Pflichten im Bereich Rechnungsstellung und steuerliche Compliance.

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Was sollte ein Unternehmen nach Entdeckung eines KSeF-Fehlers tun?

Der erste Schritt sollte nicht darin bestehen, einen Schuldigen zu suchen, sondern Art und Folgen des Fehlers festzustellen.

Eine praxisgerechte Reihenfolge der Maßnahmen sollte Folgendes umfassen:

1. Prüfung des Dokumentstatus im KSeF;
2. Ermittlung von Art und Umfang des Fehlers;
3. Bewertung der Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer (VAT) und die Rechnungspflichten;
4. Vornahme der erforderlichen Korrektur bzw. Erfüllung einer offenen Pflicht;
5. Ermittlung der eigentlichen Ursache der Unregelmäßigkeit;
6. Umsetzung von Änderungen, die das Risiko einer Wiederholung verringern.

Erst danach sollte das Unternehmen prüfen, ob der Fehler eine Haftung eines Mitarbeiters, eines Mitglieds der Geschäftsführung oder eines externen Buchhaltungsbüros begründen kann.

Dieser Ansatz ist bei wiederkehrenden Fehlern besonders wichtig. Eine einzelne fehlerhafte Rechnung kann auf den Fehler einer einzelnen Person zurückgehen. Dutzende ähnlicher Fehler können dagegen auf ein Problem mit der Systemkonfiguration, den Datenflüssen oder dem Aufbau des gesamten Rechnungsprozesses hindeuten.

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Haftung im KSeF in Polen – zentrale Schlussfolgerungen für Unternehmen

Die Haftung für KSeF-Fehler ist auf zwei grundlegenden Ebenen zu beurteilen: den Pflichten des Steuerpflichtigen gegenüber den polnischen Steuerbehörden und der möglichen Haftung der an der Rechnungsstellung beteiligten Personen und Organisationen.

Werden KSeF-Aufgaben einem Mitarbeiter oder einem externen Buchhaltungsbüro übertragen, gehen die gesetzlichen Pflichten des Steuerpflichtigen nicht automatisch auf diese über. Zugleich können Mitarbeiter, Mitglieder der Geschäftsführung und Dienstleister nach anderen Rechtsvorschriften haften, wenn die maßgeblichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Aus Unternehmenssicht kommt es daher nicht nur darauf an, festzustellen, wer Zugang zu KSeF hat, sondern einen Rechnungsprozess zu etablieren, der klar regelt:

• die Verantwortung für die Ausgangsdaten;
• die Verfahren zur Rechnungsfreigabe;
• die Verantwortung für den Rechnungsversand;
• die Überwachung des Rechnungsstatus;
• die Verfahren für Korrekturen und Fehlerbehebung.

Unternehmen, deren Rechnungsprozesse mehrere Abteilungen oder externe Buchhaltungsdienstleister einbeziehen, sollten diese Verteilung der Verantwortlichkeiten überprüfen, bevor die KSeF-Sanktionsregelung vollständig anwendbar wird.

getsix® unterstützt in Polen tätige Unternehmen bei der Organisation von Finanz- und Buchhaltungsprozessen sowie bei der korrekten steuerlichen Behandlung von Transaktionen. Hat die Einführung von KSeF in Ihrem Unternehmen Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung zwischen Ihnen und Ihrem externen Buchhaltungsdienstleister aufgezeigt? Kontaktieren Sie uns.

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