Änderungen bei L4 ab 2026 – was sich bei der Kontrolle von Krankschreibungen durch ZUS ändert und wie Unternehmen sich vorbereiten sollten

Die Änderungen bei L4 in Polen ab 2026 betreffen sowohl die Präzisierung der Vorschriften zur Kontrolle ärztlicher Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen als auch die Regelung des Verhaltens von Versicherten während der Krankschreibung (L4 – polnische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Für Arbeitgeber in Polen sowie für HR-, Payroll- und Personalabteilungen sind diese Änderungen aus zwei Gründen besonders relevant: Zum einen steigen die Anforderungen an die Korrektheit und Konsistenz der Personal- und Entgeltunterlagen, zum anderen wird es in der Praxis einfacher zu beurteilen, ob bestimmte Aktivitäten eines Versicherten zum Verlust des Anspruchs auf Krankengeld in Polen führen können.

Die Änderungen haben zudem eine organisatorische Dimension: Sie erweitern und systematisieren die Kontrollbefugnisse und führen Anpassungen im ärztlichen Begutachtungssystem der ZUS (polnische Sozialversicherungsanstalt) ein. In der Folge sollten Unternehmen ihre Prozesse zur Verwaltung von Krankheitsabsenzen, die Kommunikation mit Mitarbeitenden sowie den Umgang mit Kontrollmaßnahmen der ZUS aktualisieren.

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Zeitpunkte des Inkrafttretens – wie Unternehmen ihre Maßnahmen planen sollten

Die Novelle sieht mehrere Inkrafttretensdaten für einzelne Regelungen vor. Für Arbeitgeber sind drei Etappen entscheidend:

27. Januar 2026 – Präzisierung der Kontrolle der ordnungsgemäßen Begutachtung und Ausstellung ärztlicher Bescheinigungen

In dieser Phase werden die Regeln zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Feststellung der vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit sowie zur Ausstellung von Krankschreibungen (L4) präzisiert.

13. April 2026 – Definitionen mit Bedeutung für den Krankengeldanspruch und Änderungen bei der Kontrolle der Nutzung von Krankschreibungen

Dies ist die wichtigste Phase aus Sicht der täglichen HR- und Payroll-Praxis in Polen: Es werden gesetzliche Definitionen von Erwerbstätigkeit und von Aktivitäten, die dem Zweck der Krankschreibung widersprechen, eingeführt sowie die Kontrollbefugnisse konkretisiert.

1. Januar 2027 – Änderungen beim elektronischen ärztlichen Attest (e-ZLA) bei mehreren Versicherungstiteln sowie Reform der ärztlichen Begutachtung

Diese Etappe betrifft Fälle der Mehrfachbeschäftigung in Polen sowie die Standards der Begutachtungsverfahren durch die ZUS.

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Änderungen ab dem 27. Januar 2026 – Kontrolle der ordnungsgemäßen Begutachtung und Ausstellung von Krankschreibungen

Kontrolle umfasst auch Krankschreibungen wegen Pflege eines erkrankten Familienmitglieds

Die Vorschriften stellen klar, dass sich die Kontrolle der ordnungsgemäßen Begutachtung und Ausstellung ärztlicher Bescheinigungen auch auf Freistellungen zur Pflege eines erkrankten Familienmitglieds bezieht. Für Arbeitgeber in Polen bedeutet dies die Notwendigkeit eines einheitlichen Umgangs mit krankheitsbedingten und pflegebedingten Abwesenheiten.

Befugnis der ZUS zur Anforderung von Erklärungen und Informationen vom Versicherten

Die ZUS (polnische Sozialversicherungsanstalt) ist berechtigt, vom Versicherten Erklärungen und Informationen anzufordern, die im Rahmen der Kontrolle der Krankschreibung erforderlich sind. In der Praxis empfiehlt sich eine klare interne Regelung im Unternehmen:

• Wer nimmt Informationen vom Mitarbeitenden entgegen,
• wer ist für die Dokumentenabwicklung zuständig
• und wie werden Absprachen dokumentiert.

Präzisierung der Maßnahmen bei Unregelmäßigkeiten bei der Ausstellung von Krankschreibungen

Fazit für Unternehmen: Ab dem 27. Januar 2026 gewinnt der korrekte Informations- und Dokumentenfluss deutlich an Bedeutung. Selbst wenn das Unternehmen nicht Verfahrensbeteiligter ist, erhöhen inkonsistente HR- und Payroll-Daten sowie unstrukturierte Kommunikation das Risiko von Abrechnungsfehlern und arbeitsrechtlichen Konflikten.

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Änderungen ab dem 13. April 2026 – Definitionen und Kontrolle der Nutzung von Krankschreibungen

Anspruch auf Krankengeld in Polen – Verlust in zwei Fällen, aber nach präziseren Regeln

Der Verlust des Anspruchs auf polnisches Krankengeld bleibt an zwei Voraussetzungen geknüpft:

• Ausübung einer Erwerbstätigkeit während der festgestellten Arbeitsunfähigkeit,
• Aufnahme von Aktivitäten, die dem Zweck der Krankschreibung widersprechen.

Neu ist die gesetzliche Präzisierung dieser Voraussetzungen, um Auslegungskonflikte zu begrenzen.

Definition der Erwerbstätigkeit – weiter Anwendungsbereich und eine wichtige Ausnahme

Erwerbstätigkeit im Sinne der neuen Vorschriften umfasst alle Tätigkeiten mit Erwerbscharakter, unabhängig von der rechtlichen Grundlage. Gleichzeitig wurde eine Ausnahme für gelegentliche Tätigkeiten vorgesehen, die aufgrund wesentlicher Umstände erforderlich sind.

Für Arbeitgeber ist entscheidend, dass solche wesentlichen Umstände nicht aus einer Weisung des Arbeitgebers resultieren dürfen. In der Praxis bedeutet dies, den Kontakt zwischen Führungskräften und krankgeschriebenen Mitarbeitenden auf organisatorische, nicht arbeitsbezogene Fragen zu beschränken und insbesondere die Erteilung von Arbeitsaufträgen zu vermeiden.

Aktivitäten, die dem Zweck der Krankschreibung widersprechen – Einfluss auf Behandlung und Genesung

Als eine Aktivität, die dem Zweck der Krankschreibung widerspricht, gelten Handlungen, die den Behandlungsprozess oder die Genesung beeinträchtigen oder verlängern. Gleichzeitig sind von dieser Kategorie ausgenommen:

• gewöhnliche alltägliche Tätigkeiten, sowie
• gelegentliche Handlungen, die aufgrund wesentlicher Umstände erforderlich sind.

Für das Unternehmen geht es dabei nicht darum, allgemeine „Verbote“ zu kommunizieren, sondern klare Grundsätze festzulegen: Während der Krankschreibung sollte sich der Mitarbeiter auf die Wiederherstellung seiner Gesundheit konzentrieren, und die Organisation sollte Situationen möglichst vermeiden, in denen sich der Mitarbeiter unter Druck gesetzt fühlt, arbeitsbezogene Tätigkeiten zu übernehmen.

Kontrolle der Nutzung von Krankschreibungen – wer kontrolliert und mit welchen Befugnissen

Die Kontrolle der ordnungsgemäßen Nutzung von Krankschreibungen in Polen kann sowohl durch die ZUS (polnische Sozialversicherungsanstalt) als auch durch beitragspflichtige Arbeitgeber, die zur Auszahlung von Leistungen berechtigt sind, durchgeführt werden. Die Kontrollen können sich beziehen auf:

• krankheitsbedingte Krankschreibungen, sowie
• Freistellungen zur Pflege eines erkrankten Familienmitglieds, und können auch nach Beendigung des Krankenversicherungstitels erfolgen.

Ab dem 13. April 2026 sind insbesondere die ausdrücklich genannten Kontrollbefugnisse von Bedeutung, darunter:

• Feststellung der Identität der kontrollierten Person,
• Betreten des Ortes, an dem die Kontrolle durchgeführt wird,
• Einholung von Informationen bei der kontrollierten Person, dem Beitragszahler sowie dem behandelnden Arzt.

Fazit für Arbeitgeber: Es empfiehlt sich, eine interne Procedure für den Umgang mit Kontrollen vorzubereiten, einschließlich klarer Standards für die Weitergabe von Informationen und den Dokumentenfluss zwischen HR und Payroll. Dies reduziert das Risiko unklarer Antworten und vermeidbarer Eskalationen.

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Änderungen ab dem 1. Januar 2027 – Mehrfachbeschäftigung, e-ZLA und Begutachtung

Krankschreibung bei mehreren Versicherungstiteln – Anpassung der Regeln für e-ZLA

Bis Ende 2026 gilt, dass die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit jeden Versicherungstitel betrifft und für jeden ein separates elektronisches ärztliches Attest (e-ZLA) erforderlich ist. Ab dem 1. Januar 2027 kann der Arzt auf Antrag des Versicherten auf die Ausstellung einer Krankschreibung für einen bestimmten Titel verzichten, sofern die Ausübung der Tätigkeit aufgrund ihrer Art weiterhin möglich ist.

Dies kann Fälle betreffen, in denen eine Erkrankung bestimmte Tätigkeiten ausschließt, andere jedoch weiterhin zulässt.

Informationspflicht des Versicherten gegenüber dem Beitragszahler

In diesem Modell ist der Versicherte verpflichtet, den beitragszahlenden Arbeitgeber in Polen, der zur Auszahlung von Leistungen berechtigt ist, über den Zeitraum einer Krankschreibung aus einem anderen Versicherungstitel zu informieren. Für Arbeitgeber bedeutet dies die Notwendigkeit klarer Regelungen zur Entgegennahme und Dokumentation solcher Informationen im HR- und Payroll-Prozess.

Reform der ärztlichen Begutachtung bei der ZUS – Verfahrensstandards und Organisation

Ab dem 1. Januar 2027 gelten einheitliche Vorschriften für die ärztliche Begutachtung durch die ZUS (polnische Sozialversicherungsanstalt) im Zusammenhang mit Leistungen aus der polnischen Sozialversicherung. Die Änderungen betreffen unter anderem die Organisation der Begutachtung, die Zulassung von Remote-Untersuchungen, die Digitalisierung des Dokumentenflusses sowie verbindliche Fristen in Begutachtungsverfahren.

Für Unternehmen sind diese Änderungen mittelbar relevant, da sie den Ablauf von Leistungsfällen und die Kommunikation mit der ZUS beeinflussen können.

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Wie sich Unternehmen vorbereiten sollten – Empfehlungen für HR, Payroll und Führungskräfte

1) Aktualisierung der Regeln für den Kontakt mit Mitarbeitenden während der Krankschreibung

Interne Standards sollten Situationen begrenzen, in denen Mitarbeitende während einer Krankschreibung erwerbsbezogene Tätigkeiten ausüben. Insbesondere sollten Führungskräfte keine Aufgaben zuweisen.

2) Strukturierung von Dokumentenfluss und Zuständigkeiten

In Unternehmen, in denen HR und Payroll getrennt organisiert sind, sollten die Zuständigkeiten schriftlich festgelegt werden, insbesondere:

• wer die Krankschreibung erfasst,
• wer für die Abrechnung der Leistungen zuständig ist,
• wer den Mitarbeiter in formellen Angelegenheiten kontaktiert,
• wer die Korrespondenz im Rahmen von Kontrollen übernimmt.

3) Vorbereitung einer Kontrollprocedure

Sinnvoll ist die Festlegung:

• einer verantwortlichen Kontaktperson,
• eines Standards zur Prüfung weitergegebener Informationen,
• von Archivierungsregeln für Korrespondenz und Dokumente.

4) Schulung von Führungskräften

Risiken entstehen häufig an der Schnittstelle zwischen operativem Management und Abwesenheiten. Führungskräfte sollten die Konsequenzen der Aufgabenvergabe während einer Krankschreibung kennen.

5) Externe Unterstützung im Bereich HR und Payroll prüfen

Bei komplexen Konstellationen (z. B. Mehrfachbeschäftigung in Polen, hybride Arbeit, häufige Abwesenheiten) erleichtert externe Unterstützung die Einhaltung von Fristen und die Konsistenz der Prozesse.

In diesem Bereich können die getsix® HR- und Payroll-Services in Polen unterstützen.

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Häufige Fragen in Unternehmen in Polen

1. Darf ein Mitarbeitender alltägliche Aktivitäten außerhalb des Aufenthaltsortes ausüben?

Gewöhnliche Alltagsaktivitäten gelten nicht als Verstoß gegen den Zweck der Krankschreibung, sofern sie die Behandlung oder Genesung nicht beeinträchtigen.

2. Ist eine einmalige formale Tätigkeit im Zusammenhang mit Arbeit oder Geschäft zulässig?

Die Novelle sieht eine Ausnahme für gelegentliche Tätigkeiten aus wesentlichen Gründen vor. Wichtig ist, dass diese nicht durch eine Arbeitgeberweisung initiiert werden.

3. Ist Arbeit bei einem Arbeitgeber möglich, wenn die Krankschreibung einen anderen Versicherungstitel betrifft?

Ab dem 1. Januar 2027 ist dies möglich, sofern der Arzt dies zulässt und die Informationspflicht gegenüber dem beitragszahlenden Arbeitgeber eingehalten wird.

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Zusammenfassung – das Wichtigste für Arbeitgeber in Polen

• Die Änderungen bei der Krankschreibung (L4) in Polen ab 2026 strukturieren die Kontrolle der ordnungsgemäßen Feststellung und Ausstellung von Krankschreibungen und stärken den Rahmen für Prüfungen der Nutzung von Krankschreibungen.
• Ab dem 13. April 2026 stehen die gesetzlichen Definitionen der Erwerbstätigkeit sowie der Aktivitäten, die dem Zweck der Krankschreibung widersprechen, ebenso wie die klar beschriebenen Kontrollbefugnisse, im Mittelpunkt der HR- und Payroll-Praxis.
• Ab dem 1. Januar 2027 sollten Unternehmen auf Mehrfachbeschäftigung sowie auf Informationspflichten im Zusammenhang mit Krankschreibungen aus einem anderen Versicherungstitel vorbereitet sein.

Wenn Ihre Organisation das Risiko von Streitigkeiten reduzieren und den Umgang mit Abwesenheiten verbessern möchte, sollten diese Änderungen als HR- und Payroll-Prozessprojekt verstanden werden: Aktualisierung von Richtlinien, Schulung von Führungskräften, Strukturierung der Dokumentenflüsse und Standardisierung des Umgangs mit Kontrollmaßnahmen.

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Rechtsgrundlage:

• Gesetz vom 18. Dezember 2025 zur Änderung des Gesetzes über das System der sozialen Sicherheit sowie einiger anderer Gesetze (Gesetzblatt Polen 2026, Pos. 26).

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