Einstellung von Mitarbeitern aus Polen: Was ausländische Arbeitgeber wissen müssen

Die Einstellung von Mitarbeitern aus Polen ist seit einigen Jahren eine der natürlichsten Entwicklungsrichtungen für ausländische Unternehmen, die verstreute, internationale Teams aufbauen möchten. Die Globalisierung der Remote-Arbeit hat dazu geführt, dass Unternehmen in Deutschland, den Niederlanden, Österreich, Skandinavien, Großbritannien und den USA Polen als stabilen, kompetenten und äußerst attraktiven Talentpool wahrnehmen. Infolgedessen arbeiten polnische Fachkräfte – insbesondere in den Bereichen IT, Finanzen, Marketing, Kundenservice und Ingenieurwesen – heute für Unternehmen aus aller Welt, oft ohne ihr Zuhause zu verlassen.

Dieser Anstieg ist jedoch nicht nur auf die niedrigen Arbeitskosten zurückzuführen. Viel wichtiger ist eine einzigartige Kombination von Eigenschaften: ein hohes Bildungsniveau, sehr gute Fremdsprachenkenntnisse, digitale Reife, eine westlich geprägte Arbeitskultur und die Bereitschaft, sich an ein internationales Umfeld anzupassen. All dies führt dazu, dass polnische Mitarbeiter in kurzer Zeit zu wichtigen Teammitgliedern werden und viele Unternehmen nach den ersten Einstellungen weitere Fachkräfte aus Polen einstellen.

Gleichzeitig stehen ausländische Unternehmer, die weder eine Gesellschaft in Polen noch eine lokale Struktur haben, vor einer Reihe von Fragen. Können sie einen Polen legal einstellen? Sind sie verpflichtet, in Polen Steuern zu zahlen? Wie sehen die Kosten, Pflichten und Risiken aus? Welche Form der Zusammenarbeit ist am sichersten und bequemsten? Wie erwarten Polen die Unterzeichnung von Verträgen und wie sieht die Kommunikation mit einem Mitarbeiter aus einem anderen Land aus?

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen und bildet eine solide Grundlage für die weiteren Teile der Serie.

Warum stellen ausländische Unternehmen immer häufiger Polen ein?

Um zu verstehen, warum polnische Fachkräfte von ausländischen Unternehmen so gerne eingestellt werden, lohnt es sich, einen Blick auf den Arbeitsmarkt in Polen selbst zu werfen. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich Polen zu einem der größten Zentren für Unternehmens- und Technologiedienstleistungen in Europa entwickelt. Hunderte von globalen Konzernen – von Investmentbanken über die Big4 bis hin zu Technologieunternehmen – haben in Polen Operations-, IT- und Finanzzentren und sogar F&E-Teams angesiedelt. Dadurch hat ein großer Teil der polnischen Arbeitnehmer Erfahrungen in internationalen Strukturen gesammelt, indem sie täglich in englischer (oder deutscher) Sprache in Umgebungen arbeiten, die auf globalen Verfahren, Tools und Standards basieren.

Im Ergebnis stellt ein ausländischer Arbeitgeber mit der Einstellung eines Polen keinen „Mitarbeiter aus einem anderen Land” ein, der alles von Grund auf lernen muss. Er stellt eine Person ein, die in den meisten Fällen:

• kennt Tools wie Jira, Slack, Asana, SAP, Salesforce, Confluence;
• versteht die Kultur von Online-Meetings und Projektarbeit;
• kann klar und strukturiert kommunizieren;
• ist es gewohnt, mit Kunden und Teams aus verschiedenen Zeitzonen zu arbeiten;
• kennt die Besonderheiten westlicher Märkte.

Ein weiteres wichtiges Argument ist das Niveau der technischen Kompetenzen, insbesondere im IT-Bereich. Polnische Programmierer gehören seit Jahren zu den Spitzenreitern in den weltweiten Rankings, und polnische Technologieunternehmen genießen einen immer besseren Ruf. Darüber hinaus ist die Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Weiterentwicklung fest im polnischen Markt verankert – die Mitarbeiter investieren gerne in Schulungen, Zertifizierungen und Weiterbildungen, was von ausländischen Unternehmen sehr geschätzt wird.

Auch die Kostenfrage darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Lohnunterschiede zwischen den Märkten Westeuropas und Polen sind nach wie vor erheblich. Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass er hochqualifizierte Mitarbeiter zu wettbewerbsfähigen Betriebskosten einstellen kann; für den Arbeitnehmer bedeutet es, dass er mehr verdienen kann als in den meisten lokalen Unternehmen. Es handelt sich um eine Win-Win-Situation, die seit vielen Jahren besteht.

Ist es legal, einen Polen einzustellen, ohne ein Unternehmen in Polen zu gründen?

Auf jeden Fall. Dies ist eine der am häufigsten gestellten Fragen, insbesondere von deutschen oder niederländischen Unternehmen, die sich fragen, ob sie eine Niederlassung in Polen benötigen, um einen Vertrag mit einem in Polen lebenden Arbeitnehmer abzuschließen. In der Praxis gründen die meisten Unternehmen keine Gesellschaft oder Vertretung in Polen, da es drei völlig legale Kooperationsmodelle gibt, die dies ermöglichen:

• B2B (polnische Wirtschaftstätigkeit – JDG)

Das beliebteste Modell für die Beschäftigung von Polen durch ausländische Unternehmen. Der Arbeitnehmer gründet ein Einzelunternehmen, stellt Rechnungen aus, zahlt selbst Steuern und Sozialabgaben, und das ausländische Unternehmen hat keine lokalen Steuerpflichten.

• Employer of Record (EoR)

Ideal, wenn der Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag erwartet oder wenn die Art der Arbeit die Anwendung des polnischen Arbeitsrechts erfordert. EoR wird zum formellen Arbeitgeber, kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, das Personalwesen und die Sozialversicherung, während das ausländische Unternehmen lediglich die monatliche Rechnung bezahlt und die Arbeit verwaltet.

• Kurzzeitverträge / Freelance

Wird bei Projekten mit einem vorab festgelegten Umfang oder einer begrenzten Laufzeit verwendet. Weniger stabil, aber manchmal praktisch.

Jedes dieser Modelle funktioniert anders und hat unterschiedliche steuerliche, rechtliche und organisatorische Konsequenzen. Die Wahl hängt hauptsächlich davon ab, ob das Unternehmen jemanden „fest” einstellen oder nur projektbezogen zusammenarbeiten möchte, sowie von den Erwartungen des Mitarbeiters selbst.

Die Einstellung von Mitarbeitern aus Polen kann kompliziert erscheinen, insbesondere für Unternehmen, die hier keine eigene Struktur haben. Aus diesem Grund nehmen viele Unternehmer die Beratung oder Unterstützung von Beratungsunternehmen wie getsix® in Anspruch. Wenn Sie Ihre Situation besprechen möchten oder sich fragen, welches Kooperationsmodell am besten geeignet ist, können Sie sich an unser Team wenden – wir teilen gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen.

B2B – wie sieht es aus der Perspektive des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers aus?

Die B2B-Zusammenarbeit ist so beliebt, weil sie minimale Formalitäten, günstige Kosten und große Flexibilität vereint. Für einen ausländischen Arbeitgeber bedeutet dies ein einfaches Modell, bei dem es sich um einen Geschäftsvertrag zwischen zwei unabhängigen Parteien handelt. Ein ausländisches Unternehmen muss in der Regel keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen, das polnische Arbeitsrecht anwenden oder sich in Polen als Steuerzahler registrieren lassen, da diese Pflichten auf den polnischen Unternehmer übergehen, der die B2B-Tätigkeit ausübt. Ausnahmen können sich nur aus besonderen Fällen der Zusammenarbeit oder dem Risiko der Gründung einer Betriebsstätte ergeben, weshalb jede Situation individuell analysiert werden sollte.

Aus Sicht eines polnischen B2B-Spezialisten bietet dies die Möglichkeit, die Form der Besteuerung zu wählen, Kosten abzuziehen und die eigenen Finanzen flexibel zu verwalten. In der Praxis bedeutet dies in vielen Fällen, dass der Fachmann ein höheres Nettogehalt als bei einem Arbeitsvertrag erzielen kann – insbesondere bei höheren Sätzen oder einer entsprechend gewählten Besteuerungsform –, jedoch hängt das Endergebnis von der individuellen Steuersituation und den Präferenzen des Arbeitnehmers ab.

Es ist jedoch zu beachten, dass nicht jeder polnische Bewerber auf B2B-Basis arbeiten möchte. Jüngere Fachkräfte entscheiden sich gerne dafür, aber Personen, die Stabilität bevorzugen oder in operativen Funktionen arbeiten, ziehen oft einen Arbeitsvertrag vor – und das kann die Wahl des Kooperationsmodells beeinflussen.

Employer of Record – wann ist das notwendig?

EoR ist die am häufigsten gewählte und mit Abstand bequemste Lösung, um einen polnischen Arbeitsvertrag auszustellen, wenn ein ausländisches Unternehmen keine juristische Person in Polen hat. Zwar besteht die Möglichkeit, einen polnischen Arbeitnehmer direkt durch einen ausländischen Arbeitgeber zu beschäftigen, dies erfordert jedoch eine Registrierung bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und die Erfüllung aller Verpflichtungen, die sich aus dem polnischen Arbeitsrecht ergeben, weshalb dies in der Praxis selten angewendet wird.

Im EoR-Modell wird das polnische EoR-Unternehmen zum formellen Arbeitgeber, während der Arbeitnehmer für den ausländischen Unternehmer arbeitet. Das EoR übernimmt alle Pflichten im Zusammenhang mit:

• Steuerabrechnung,
• Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen,
• Führung von Personalakten und Personalunterlagen,
• Urlaub, Sozialleistungen und Arbeitnehmerleistungen,
• Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts und der Pflichten des Arbeitgebers.

EoR wird häufig von Unternehmen gewählt, die Wert auf Beschäftigungsstabilität legen, ihren Mitarbeitern einen Arbeitsvertrag anbieten möchten oder es vermeiden wollen, sich mit dem polnischen Personal- und Steuersystem auseinanderzusetzen. Dieses Modell ist teurer als B2B, aber gleichzeitig das sicherste, berechenbarste und operativ einfachste.

Freelancer/Auftragnehmer – wann ist das sinnvoll?

Zivilrechtliche Verträge oder Freelancer-Verträge sind eine gute Lösung, wenn ein Projekt einen klar definierten Umfang hat, zeitlich begrenzt ist oder keine Vollzeitbeschäftigung erfordert. Dieses Modell eignet sich besonders gut für die Kreativ-, Marketing- und Designbranche sowie für Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung von Inhalten, der grafischen Gestaltung von Produkten, der Erstellung von Websites, einzelnen Werbekampagnen oder kurzen Fachanalysen. Freelancing ermöglicht es, das Team schnell um Kompetenzen zu erweitern, die das Unternehmen nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt, ohne sich langfristig an einen B2B-Vertrag binden oder eine feste Stelle schaffen zu müssen.

In der Praxis entscheiden sich auch Unternehmen für dieses Kooperationsmodell, die erst einmal die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Spezialisten testen und dessen Kompetenzen und Kommunikationsweise überprüfen möchten, bevor sie sich für ein stabileres Modell entscheiden. Ein gut ausgearbeiteter Freelancer-Vertrag kann daher ein Instrument zur Risikominimierung sein, insbesondere wenn das Unternehmen noch nicht sicher ist, ob der Aufgabenbereich kontinuierlich wachsen wird.

Es ist jedoch zu beachten, dass Freelancer-Verträge ihre Grenzen haben. Diese Art der Zusammenarbeit eignet sich weniger für Aufgaben, die ein tägliches Engagement, die Bereitschaft, zu bestimmten Zeiten zu arbeiten, oder eine ständige Verantwortung für operative Prozesse erfordern. Sie ist wenig effektiv für Positionen, die den Aufbau von Kundenbeziehungen, die regelmäßige Zusammenarbeit mit dem Team oder die vollständige Verfügbarkeit im Remote-Arbeitssystem erfordern. Ein Freiberufler ist per Definition eine Person, die ein Projekt durchführt, und kein in die Organisation integrierter Mitarbeiter – daher führt die Behandlung dieser Form als Ersatz für eine langfristige Beschäftigung in der Regel nicht zu guten Ergebnissen.

Es ist auch zu bemerken, dass Freelancer in Polen oft als „optionaler” Teil des Teams und nicht als dessen Fundament angesehen werden, was sich auf die Stabilität der Zusammenarbeit auswirkt. Wenn ein ausländisches Unternehmen plant, ein festes Team aufzubauen, ist in den meisten Fällen B2B oder EoR die bessere Lösung, während Freelancer eine hervorragende Ergänzung bei der Umsetzung bestimmter Aufgaben oder intensiver Kampagnen sein können.

Der Prozess der Einstellung eines polnischen Mitarbeiters in der Praxis

Die Einstellung von Polen durch ausländische Unternehmen ähnelt stark der internen Einstellung, weist jedoch einige charakteristische Merkmale auf. Polen sind es gewohnt, in internationalen Unternehmen zu arbeiten, und bewerben sich häufig direkt auf Stellenanzeigen im Ausland. Die beliebtesten Plattformen sind:

• LinkedIn,
• Pracuj.pl,
• JustJoin.it (IT),
• NoFluffJobs,
• ausländische Jobportale mit Remote-Stellenanzeigen.

Polnische Bewerber legen großen Wert auf die Transparenz der Stellenanzeigen. Sie erwarten klare Gehaltsangaben, eine Beschreibung der Aufgaben, Informationen über die Form der Zusammenarbeit (B2B oder EoR) und darüber, ob das Unternehmen Ausrüstung oder Zusatzleistungen bereitstellt. Im Rekrutierungsprozess ist eine schnelle Kommunikation entscheidend – der polnische Arbeitsmarkt ist sehr dynamisch und die besten Fachkräfte haben viele Angebote.

Nach der Vorstellungsrunde ist es wichtig, die Regeln der Zusammenarbeit genau zu besprechen. Polen schätzen konkrete Angaben: Aufgabenbereich, Teamstruktur, Regeln für die Telearbeit, Besprechungskalender und Arbeitsmittel. Ein Unternehmen, das dies klar darlegen kann, hat in den Augen des Bewerbers einen großen Vorteil.

Steuerliche und rechtliche Verpflichtungen – was muss ein Arbeitgeber wissen?

Die Zusammenarbeit mit einem Arbeitnehmer aus Polen kann bestimmte Fragen hinsichtlich Steuern und Sozialversicherung (ZUS) aufwerfen. In der Praxis unterliegt ein ausländischer Arbeitgeber im B2B-Modell oder bei einer Zusammenarbeit über EoR grundsätzlich nicht dem polnischen Steuer- und Beitragssystem, da alle Verpflichtungen auf den polnischen Unternehmer (B2B) bzw. das EoR-Unternehmen übergehen. Es ist jedoch zu beachten, dass jede grenzüberschreitende Situation einer individuellen Analyse bedarf, insbesondere im Hinblick auf das Risiko der Entstehung einer sogenannten Betriebsstätte (Permanent Establishment) in Polen – beispielsweise wenn der Arbeitnehmer repräsentative Tätigkeiten ausübt oder Verträge im Namen des Unternehmens aushandelt.

Ein ausländisches Unternehmen zahlt in der Regel keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge in Polen, wenn:

• es keine Niederlassung oder Betriebsstätte auf polnischem Gebiet hat,
• die Zusammenarbeit auf B2B-Basis oder im Rahmen eines Vertrags erfolgt,
• der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet und nicht in einem Büro, das dem ausländischen Unternehmen gehört,
• das Unternehmen EoR nutzt (in diesem Fall zahlt EoR Steuern und Sozialversicherungsbeiträge).

Wann entsteht ein Steuerrisiko?

Ein Risiko entsteht, wenn die Tätigkeit eines ausländischen Unternehmens die Kriterien einer sogenannten Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) auf polnischem Gebiet erfüllt. In der Praxis bedeutet dies Situationen, in denen die Tätigkeit eines Mitarbeiters in Polen den Charakter einer Vertretung des Unternehmens, der Verhandlung oder des Abschlusses von Verträgen in dessen Namen, der Ausübung einer für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung tätigkeit oder der Fassung von Entscheidungen mit tatsächlichen Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit des ausländischen Unternehmens annimmt.

Solche Fälle kommen selten vor, aber es lohnt sich, sie zu verstehen, da ihre Folgen schwerwiegend sein können – die Gründung einer Betriebsstätte kann bedeuten, dass in Polen Einkommensteuer auf einen Teil der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu entrichten ist und manchmal auch die Pflicht zur Registrierung für die Umsatzsteuer oder zur Berichterstattung in Polen besteht.

Das Risiko einer PE tritt meist dann auf, wenn ein Mitarbeiter:

• befugt ist, Verträge abzuschließen oder Entscheidungen zu treffen, die für ein ausländisches Unternehmen verbindlich sind,
• Vertragsbedingungen aushandelt, die später von der Zentrale formell unterzeichnet werden,
• regelmäßige operative Tätigkeiten in Polen ausübt, z. B. Projekte, Ressourcen oder Prozesse verwaltet, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind,
• eine repräsentative Funktion in den Beziehungen zu Kunden oder Partnern ausübt und sich als „lokale Vertretung” präsentiert,
• auf eine Weise arbeitet, die auf das Vorhandensein einer festen Geschäftsinfrastruktur hindeutet, z. B. ein eigenes Büro in Polen oder eine Unterstützungsstruktur nutzt, die kaum als individuelle Tätigkeit angesehen werden kann.

Es ist zu betonen, dass die bloße Beschäftigung eines polnischen Mitarbeiters, der von zu Hause aus arbeitet und technische, projektbezogene oder administrative Aufgaben wahrnimmt, keine Betriebsstätte begründet. Ebenso wenig entsteht eine Betriebsstätte allein dadurch, dass ein Unternehmen zahlreiche Mitarbeiter in Polen beschäftigt – entscheidend ist nicht die Anzahl der Mitarbeiter, sondern der Umfang ihrer Befugnisse und die Art ihrer Tätigkeiten.

In der Praxis beschäftigen die meisten ausländischen Unternehmen Polen ohne jegliches Steuerrisiko – sofern der Arbeitnehmer keine Entscheidungsfunktion ausübt, das Unternehmen gegenüber Kunden nicht verbindlich vertritt, keine Verträge aushandelt und keine formellen Vollmachten besitzt. Alle Vertriebs-, Verhandlungs- oder Vertretungsaktivitäten sollten jedoch vom Land aus durchgeführt werden, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, oder von dafür zuständigen Mitarbeitern der dortigen Strukturen.

Viele ausländische Arbeitgeber nutzen die Unterstützung von Unternehmen wie getsix®, um die polnischen Rechts-, Steuer- und Organisationsrealitäten besser zu verstehen. Wenn Sie Ihre Situation besprechen oder Tipps erhalten möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

Bewährte Verfahren für ausländische Unternehmen, die Arbeitnehmer aus Polen beschäftigen

• Legen Sie bereits beim ersten Gespräch klar die Form der Zusammenarbeit fest (B2B, EoR, Freelance). Polnische Bewerber erwarten vollständige Transparenz.
• Achten Sie darauf, dass der Vertrag den Aufgabenbereich, die Fristen, die Vertraulichkeitsregeln und die Übertragung von Urheberrechten genau definiert.
• Geben Sie wettbewerbsfähige Gehaltsspannen an, die auf den Gegebenheiten des polnischen Marktes basieren.
• Sorgen Sie für ein gut organisiertes Onboarding – polnische Fachkräfte legen großen Wert auf klare Verfahren, Kommunikationsregeln und Arbeitsmittel.
• Vermeiden Sie es, einem Mitarbeiter die Befugnis zu erteilen, im Namen des Unternehmens zu verhandeln oder Verträge abzuschließen, wenn Sie die steuerlichen Konsequenzen nicht analysiert haben (PE-Risiko).
• Bauen Sie Beziehungen auf, die auf gegenseitigem Respekt basieren – polnische Fachkräfte schätzen eine Arbeitskultur, die auf Partnerschaft statt auf Mikromanagement basiert.

Die häufigsten Fehler ausländischer Arbeitgeber

Der größte Fehler ist der Versuch, einen Polen mit einem Arbeitsvertrag zu beschäftigen, der direkt von einem ausländischen Arbeitgeber ohne lokale Registrierung ausgestellt wurde. Dies kann zu Problemen mit dem polnischen Arbeitsrecht, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und den Steuern führen.

Der zweite schwerwiegende Fehler besteht darin, B2B wie eine Festanstellung zu behandeln – mit vorgeschriebenen Arbeitszeiten, Unterordnung und der Verpflichtung, jede Arbeitsstunde zu melden. Eine solche Konstruktion widerspricht dem Wesen der B2B-Zusammenarbeit und kann dazu führen, dass das Verhältnis als Arbeitsverhältnis neu eingestuft wird.

Der dritte Fehler ist eine zu schwache Onboarding-Vorbereitung. Die Fernzusammenarbeit mit einer Person aus einem anderen Land erfordert eine gute Einarbeitung. Das Fehlen klar definierter Regeln für die Fernarbeit, Kommunikationsverfahren, Berichtsregeln und Aufgabenbereiche ist ein direkter Weg zu Missverständnissen und Frustrationen.

Zusammenfassung – lohnt es sich, Mitarbeiter aus Polen einzustellen?

Die Einstellung von Mitarbeitern aus Polen ist nicht nur legal und relativ einfach, sondern auch sehr rentabel. Polnische Fachkräfte bieten ein hohes Maß an Kompetenz, eine hervorragende technische Ausbildung, große Flexibilität und sehr gute Sprachkenntnisse. Die Remote-Zusammenarbeit funktioniert hier hervorragend, und verschiedene Kooperationsmodelle – von B2B bis EoR – ermöglichen es, die Beschäftigungsform perfekt an die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Das Wichtigste ist zu verstehen, dass ein ausländischer Arbeitgeber kein Unternehmen in Polen gründen muss, um einen polnischen Arbeitnehmer einzustellen. Es reicht aus, das richtige Modell zu wählen, für gute Verträge und eine angemessene Einarbeitung zu sorgen. Das Endergebnis ist ein Team, das die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz des Unternehmens auf dem internationalen Markt real steigern kann.

Wenn Sie Unterstützung bei der Einstellung von Mitarbeitern oder Auftragnehmern aus Polen benötigen, können Sie sich an das Team von getsix® wenden. Wir helfen Unternehmern dabei, steuerliche, personal- und lohnbezogene sowie organisatorische Fragen zu klären und das richtige Kooperationsmodell auszuwählen. Wenn Sie Ihre Situation besprechen oder Tipps für die nächsten Schritte erhalten möchten, beantworten wir gerne Ihre Fragen und zeigen Ihnen mögliche Lösungen auf.

Dieser Artikel ist nur der Anfang einer Reihe. In den nächsten Teilen werden wir B2B, Employer of Record, Steuerfragen und Beschäftigungskosten ausführlich behandeln. Zusammen bilden sie einen vollständigen Leitfaden für ausländische Unternehmer, die mit polnischen Mitarbeitern zusammenarbeiten möchten.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

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NARON-GROCHALSKA
Abteilungsleiter Kundenbetreuung
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