Wie wählt man einen HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen aus

Ein zuverlässiger HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen sollte nicht allein anhand der Mitarbeiterzahl ausgewählt werden, sondern vor allem anhand der Prozesskomplexität, der im Unternehmen eingesetzten Systeme, der Berichtsanforderungen und des erforderlichen Unterstützungsniveaus. Bei der Auswahl eines Anbieters für HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen in Polen sollten Unternehmen die Aufgabenverteilung, die Vertretungsregelungen, die Datensicherheit, die Qualitätskontrollen, die Systemintegrationen sowie die Implementierungs- und Beendigungsverfahren prüfen.

Wer sich mit der Frage befasst, wie ein HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen auszuwählen ist, sollte nicht mit der Frage nach der monatlichen Gebühr je Mitarbeiter beginnen. Zunächst sollte festgelegt werden, welche Tätigkeiten tatsächlich ausgelagert werden, welche Daten und Verantwortlichkeiten intern verbleiben und wer für die einzelnen Prozessschritte verantwortlich ist.

Für ein kleines Unternehmen können die Berechnung der Gehälter und grundlegende gesetzliche Abrechnungen ausreichend sein. Ein Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden, mit mehreren Standorten oder mit Berichtspflicht gegenüber einer internationalen Konzernzentrale benötigt hingegen unter Umständen eine wesentlich umfassendere HR- und Personalabrechnungsunterstützung – einschließlich HR-Systemintegration, Management-Reporting, Unterstützung für ausländische Mitarbeiter sowie Beratung zum polnischen Arbeitsrecht.

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Was umfasst das HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing in Polen?

Beim HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing werden vereinbarte Prozesse der Mitarbeiterverwaltung und der Personalabrechnung an einen externen Dienstleister übertragen. Der Umfang kann sich ausschließlich auf die Personalabrechnung beziehen oder eine breitere Unterstützung entlang des gesamten Beschäftigungszyklus umfassen.

Der Leistungsumfang gehört daher zu den ersten Punkten, die vor der Auswahl eines HR- und Personalabrechnungs-Dienstleisters definiert werden sollten. HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing kann sehr unterschiedliche Betriebsmodelle beschreiben.

Bei einem Basismodell ist ein externer Dienstleister in erster Linie für die Berechnung der Gehälter, die Durchführung der Personalabrechnung sowie die Abwicklung der Sozialversicherungs- und Steuerabrechnungen zuständig. Umfassendere HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen können darüber hinaus die Führung der Personalakten, Meldungen an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die Verwaltung von Abwesenheiten, Mitarbeiterkapitalpläne (PPK), den betrieblichen Sozialfonds (ZFŚS), die Erstellung von HR-Dokumenten sowie das Berichtswesen für HR, Finanzen und Management umfassen.

Vor dem Vergleich von Angeboten sollten Unternehmen daher festlegen, ob sie ausschließlich die Personalabrechnung oder das umfassende Outsourcing ausgewählter HR- und Personalabrechnungsprozesse benötigen. Erst dann lassen sich Umfang, Betriebsmodell und Kosten konkurrierender Angebote verlässlich vergleichen.

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Was können HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen in Polen umfassen?

HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen können die Berechnung der Gehälter, die Verwaltung der Personalakten, die Abwicklung der Sozialversicherungs- und Steuerabrechnungen, die Verwaltung von Abwesenheiten, das Berichtswesen sowie weitere beschäftigungsbezogene Prozesse umfassen. Der genaue Umfang sollte stets im Vertrag sowie in der vereinbarten Aufgabenverteilung zwischen Arbeitgeber und Dienstleister festgelegt werden.

Bei der Erstellung einer Ausschreibungsanfrage empfiehlt es sich, mindestens drei Bereiche zu unterscheiden: HR-Verwaltung, Personalabrechnung und Berichtswesen.

In der Praxis sollten die Parteien unter anderem festlegen, wer die Arbeitszeitdaten erhält und prüft, wer Dokumente im Zusammenhang mit Einstellung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt, wer die ZUS-Meldungen abwickelt und wer die Abrechnungen, Erklärungen und Berichte erstellt. Ist der Leistungsumfang nicht präzise genug definiert, können zwei Angebote mit ähnlichem Monatspreis tatsächlich sehr unterschiedliche Leistungen abdecken.

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Wie sollten Sie einen HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen auswählen? 8 zentrale Kriterien

Kriterium	Was sollte vor Vertragsunterzeichnung vereinbart werden?	Warum ist das wichtig?
Leistungsumfang	Welche Tätigkeiten übernimmt der Dienstleister, welche verbleiben im Unternehmen	Verhindert Lücken und doppelte Arbeit
Team und Vertretungsregelungen	Wer betreut das Unternehmen und wer übernimmt bei Abwesenheiten	Schützt die Kontinuität der Personalabrechnung
Haftung	Regelungen für Korrekturen, Reklamationen und vertragliche Haftung	Reduziert das Risiko von Streitigkeiten nach einem Fehler
Datensicherheit	Zugriffsrechte, Berechtigungen, Backups, Subunternehmer und Vorfallmanagement	Der Dienstleister erhält Zugang zu Mitarbeiterdaten
Technologie	Integrationen, Mitarbeiterportal, Datenexporte und Abrechnungssystem	Beeinflusst die Anzahl manueller Vorgänge und den Informationsfluss
Berichtswesen	Formate, Häufigkeit und Detailtiefe der Berichte	Wichtig für HR, Controlling, CFOs und die Konzernzentrale
Internationale Unterstützung	Sprachen, ausländische Mitarbeiter, internationale Entsendungen und Anforderungen der Zentrale	Reduziert den Koordinationsaufwand mit mehreren Dienstleistern
Preis und Implementierung	Vollständiger Preisumfang, Migrationsplan und Beendigungsregelungen	Ermöglicht die Bewertung der Gesamtkosten der Dienstleistung

1. Haben Sie die Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt?

Das wichtigste Dokument im Auswahlprozess muss nicht zwangsläufig die Preisliste sein. Eine Verantwortlichkeitsmatrix, die zeigt, wer welche Tätigkeit ausführt, wer die Daten liefert und wer sie freigibt, kann wesentlich aussagekräftiger sein.

Die bloße Aussage, dass der Dienstleister die Personalabrechnung übernimmt, beantwortet beispielsweise nicht, wer die Bonusdaten liefert, bis wann Änderungen eingereicht werden können, wer die Ergebnisse freigibt, wer die Banklisten erstellt oder wie Korrekturen nach Abschluss der Abrechnung gehandhabt werden. Je komplexer die Organisation, desto wichtiger ist es, den Prozess vor Beginn der Zusammenarbeit zu dokumentieren.

2. Wer betreut Ihr Unternehmen tatsächlich, und was geschieht bei Abwesenheiten?

Die Anzahl der Jahre, in denen ein HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister bereits tätig ist, sagt nichts darüber aus, wer die Dienstleistung tatsächlich erbringt. Unternehmen sollten klären, ob es eine feste Ansprechperson gibt, wie viele Fachkräfte mit den eigenen Prozessen vertraut sind und was geschieht, wenn die zuständige Kontaktperson im Urlaub, krankheitsbedingt abwesend ist oder den Dienstleister verlässt.

Die Kontinuität der Personalabrechnung sollte nicht von der Verfügbarkeit einer einzelnen Person abhängen. Der Dienstleister sollte über ein festgelegtes Vertretungsverfahren sowie eine Methode zur Weitergabe des Wissens über die spezifischen Anforderungen des Mandanten verfügen.

3. Wie sind operative Verantwortung und gesetzliche Pflichten aufgeteilt?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen bei der Bewertung von HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing-Modellen. Ein Vertrag mit einem HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister kann die vertragliche Haftung für fehlerhaft erbrachte Leistungen, Korrekturverfahren oder eine Verpflichtung zum Ersatz bestimmter Schäden regeln. Es sollte jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass die Auslagerung eines Prozesses den Arbeitgeber automatisch von sämtlichen nach polnischem Recht bestehenden Pflichten entbindet.

Die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) weist darauf hin, dass ein Beitragszahler mit Beschäftigten zur Einreichung von Abrechnungsunterlagen verpflichtet ist. Auch die polnische Steuerverwaltung definiert die Pflichten eines Lohnsteuer-Abzugsverpflichteten unter anderem im Zusammenhang mit Vergütungen an Arbeitnehmer und an Personen, die auf Grundlage zivilrechtlicher Verträge tätig sind. Vor Vertragsunterzeichnung sollten Unternehmen daher Folgendes klären:

• wie die Haftung für Fehler des Dienstleisters geregelt ist;
• wer die Daten erstellt und wer sie freigibt;
• wer Korrekturen durchführt und innerhalb welcher Frist;
• ob die Haftung des Dienstleisters begrenzt ist;
• welche Umstände von der Haftung ausgeschlossen sind;
• welche Pflichten formell beim Arbeitgeber bzw. beim gesetzlichen Zahlungspflichtigen verbleiben.

4. Ist HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing in Polen sicher?

Es kann ein sicheres Betriebsmodell sein, sofern der Dienstleister geeignete technische und organisatorische Maßnahmen anwendet und die Regeln der Datenverarbeitung ordnungsgemäß dokumentiert sind. Eine allgemeine Aussage, dass der Dienstleister die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält, reicht für die Bewertung der Sicherheit allein nicht aus.

Ein HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister erhält Zugang zu einer Vielzahl von Mitarbeiterdaten sowie Informationen zu Vergütung, Abwesenheiten und Beschäftigung. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, verlangt Artikel 28 der DSGVO den Einsatz von Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen bieten, wobei die Verarbeitung selbst durch einen entsprechenden Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument geregelt sein muss.

Das polnische Arbeitsgesetzbuch verlangt darüber hinaus, dass Personalakten so aufbewahrt werden, dass ihre Vertraulichkeit, Integrität, Vollständigkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind.

Bei der Bewertung eines Dienstleisters sollten Unternehmen daher nicht nur nach der DSGVO-Konformität fragen, sondern auch danach, wie Benutzerberechtigungen vergeben und entzogen werden, wie die Benutzerauthentifizierung erfolgt, wie Backups gehandhabt werden, wie mit Vorfällen umgegangen wird, ob Subunternehmer eingesetzt werden und wie die Datenwiederherstellung erfolgt. Eine Sicherheitszertifizierung kann einen zusätzlichen Nachweis dafür liefern, dass definierte Prozesse vorhanden sind, ersetzt diese Bewertung jedoch nicht.

5. Passt die Technologie des Dienstleisters zu Ihren Prozessen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein weiteres HR-System. Für manche Organisationen ist es wichtiger, ob der HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister effektiv mit den bereits vom Mandanten genutzten Lösungen arbeiten kann.

Unternehmen sollten daher klären:

• mit welchem System die Personalabrechnung durchgeführt wird;
• wie variable Abrechnungsdaten übermittelt werden;
• ob eine Integration mit einem HRIS-, ERP- oder Zeiterfassungssystem möglich ist;
• ob Mitarbeitende über ein sicheres Portal auf Dokumente zugreifen können;
• ob der Dienstleister direkt im System des Mandanten arbeiten kann;
• in welchem Format Daten bei Beendigung der Zusammenarbeit exportiert werden können.

Bei getsix® können wir die Personalabrechnung mit R2Płatnik durchführen oder direkt im System des Mandanten arbeiten, einschließlich Integrationen mit HR- und ERP-Lösungen. Zudem stellen wir Zugang zum Symfonia HR-Portal bereit, über das Mitarbeitende und Führungskräfte auf HR-Informationen und -Dokumente zugreifen können.

6. Erfüllt das Berichtswesen die Anforderungen von HR, Finanzen und Konzern?

Die Personalabrechnung ist das Ergebnis des Abrechnungsprozesses, stellt für eine größere Organisation jedoch häufig kein ausreichendes Enddokument dar.

Das Finanzteam benötigt möglicherweise Daten für Buchungen, Controlling oder Abstimmungen. Das Management erwartet unter Umständen Informationen zu den Personalkosten. Die Konzernzentrale verlangt möglicherweise eine bestimmte Berichtsstruktur sowie festgelegte Abschlusstermine.

Vor Vertragsunterzeichnung sollten Unternehmen daher ein Muster-Reporting anfordern und Folgendes prüfen:

• Häufigkeit der Berichterstattung;
• Umfang der Daten;
• ob Kosten nach Organisationseinheit aufgeschlüsselt werden können;
• Dateiformate für Buchhaltungs- und ERP-Systeme;
• ob individuelle Berichte erstellt werden können;
• Berichtssprache;
• Fristen für die Bereitstellung der Daten nach Abschluss der Abrechnung.

7. Kann der HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister ein international tätiges Unternehmen in Polen unterstützen?

Ein polnisches Unternehmen, das zu einer internationalen Unternehmensgruppe gehört, benötigt häufig ein anderes Betreuungsmodell als ein ausschließlich auf dem Inlandsmarkt tätiges Unternehmen.

Relevante Anforderungen können die Kommunikation mit internationalen HR-Teams oder CFOs, das Berichtswesen in der Sprache der Konzernzentrale, die Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger, internationale Mitarbeiterentsendungen sowie die Anpassung globaler Konzernverfahren an die polnischen Vorschriften umfassen. Ein Unternehmen muss nicht zwingend sämtliche dieser Prozesse an einen einzigen Dienstleister auslagern. Es lohnt sich jedoch zu klären, ob der potenzielle HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister Zugang zu der zusätzlichen Expertise hat, die die Organisation mit wachsender Größe benötigen könnte.

Bei getsix® erbringen wir unsere Leistungen auf Polnisch, Deutsch und Englisch und unterstützen international tätige Unternehmen in Polen. Dies umfasst unter anderem Fragen der Personalabrechnung bei ausländischen Mitarbeitern, Anforderungen an Arbeitserlaubnisse sowie Unterstützung im Zusammenhang mit dem polnischen Arbeitsrecht und der Personaldokumentation.

8. Vergleichen Sie die Gesamtprozesskosten oder nur die Gebühr je Mitarbeiter?

Wie viel kosten HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen in Polen?

Die Kosten für HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen hängen in erster Linie von der Anzahl der Mitarbeitenden, der Art und Komplexität der Beschäftigungsverhältnisse, den ausgelagerten Prozessen, den erforderlichen Systemen, dem Berichtswesen sowie zusätzlicher Unterstützung ab. Eine monatliche Gebühr je Mitarbeiter allein reicht daher für einen verlässlichen Vergleich von Angeboten nicht aus.

Ein Angebot kann sich ausschließlich auf eine Standard-Personalabrechnung beschränken. Ein anderes kann zusätzlich HR-Verwaltung, Personalakten, PPK-Verwaltung, Berichtswesen, ein Mitarbeiterportal oder laufende Beratung umfassen.

Beim Vergleich von Angeboten sollten Unternehmen sicherstellen, dass jeder HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister denselben Leistungsumfang kalkuliert. Zudem sollte geprüft werden, welche Tätigkeiten gesondert berechnet werden, etwa Korrekturen für vorangegangene Zeiträume, zusätzliche Berichte, Datenmigration oder außerplanmäßige Unterstützung.

Der niedrigste Einheitspreis bedeutet nicht zwangsläufig die niedrigsten Gesamtprozesskosten, wenn das Unternehmen weiterhin erheblichen manuellen Aufwand, Kontrollen und Koordination intern leisten muss.

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Wie sollte die Implementierung des HR- und Personalabrechnungs-Outsourcings in Polen gesteuert werden?

Die Implementierung sollte mit der Festlegung von Umfang, Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Datenmigrationsprozess beginnen. Vor der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte zudem die Datengenauigkeit getestet und ein klares Freigabeverfahren etabliert werden.

Bei einer bestehenden Organisation sind unter anderem der Zeitpunkt der Prozessübergabe, der Umfang der historischen Daten, die vom bisherigen internen Team oder externen Dienstleister übergebene Dokumentation, die Systemkonfiguration sowie die Fristen für Testabrechnungen von Bedeutung. Ebenso wichtig ist das Betriebsmodell nach dem Go-Live. Es sollte klar geregelt sein, bis wann der Mandant variable Abrechnungsdaten bereitstellen muss, wie viel Zeit für die Freigabe zur Verfügung steht und wie mit nach Fristablauf eingereichten Änderungen umgegangen wird.

Eine gut vorbereitete Implementierung verringert das Risiko von Problemen in den ersten Abrechnungszyklen und ermöglicht es, Abweichungen zwischen den historischen Daten und dem neuen Betreuungsmodell frühzeitig zu erkennen.

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Welche Fragen sollten Sie einem HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen vor Vertragsunterzeichnung stellen?

Vor der Auswahl eines Partners sollten Unternehmen klare Antworten auf folgende Fragen einfordern:

1. Was genau ist in der monatlichen Dienstleistung enthalten, und welche Tätigkeiten verbleiben in der Verantwortung unseres Unternehmens?
2. Wer betreut unser Unternehmen, und wie sieht die Vertretungsregelung aus, falls diese Person nicht verfügbar ist?
3. Wie wird die Genauigkeit der Personalabrechnung vor Übermittlung der Ergebnisse an den Mandanten geprüft?
4. Wie regelt der Vertrag die Haftung für Fehler und Korrekturen?
5. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen schützen die Mitarbeiterdaten?
6. Werden Subunternehmer in den Prozess eingebunden, und wo werden die Daten verarbeitet?
7. Kann die Lösung mit unseren HR-, ERP- und Zeiterfassungssystemen zusammenarbeiten?
8. Welche Berichte erhalten HR, Buchhaltung, Controlling und Management?
9. Können Berichtswesen und Kommunikation mit einer internationalen Konzernzentrale bereitgestellt werden?
10. Wie werden die Datenübergabe und der erste Abrechnungszyklus gesteuert?
11. Welche Tätigkeiten werden gesondert vom Standardleistungsumfang berechnet?
12. Wie erhalten wir den vollständigen Datensatz und die Dokumentation bei Beendigung der Zusammenarbeit?

Die Antworten sollten sich im Angebot, im Vertrag, im Anhang zum Leistungsumfang oder in den Betriebsverfahren widerspiegeln. Vereinbarungen, die nur auf Ebene der Verkaufsgespräche getroffen werden, können später zu unterschiedlichen Auslegungen des vereinbarten Umfangs führen.

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Wann ist HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing in Polen sinnvoll?

Outsourcing kann in Betracht gezogen werden, wenn ein Unternehmen Zugang zu Fachexpertise, höhere Prozesskontinuität und eine geringere Notwendigkeit zum Aufbau einer eigenen Abrechnungsinfrastruktur wünscht oder das interne HR-Team von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlasten möchte. Es ist jedoch nicht automatisch für jede Organisation die beste Lösung.

Die Entscheidung sollte nicht nur die Mitarbeiterzahl berücksichtigen, sondern auch den Grad der Prozessstandardisierung, das Wachstumstempo, die Anforderungen der Konzernzentrale, die Verfügbarkeit interner Expertise sowie den Bedarf an operativer Kontrolle.

Auch ein teilweises Outsourcing-Modell ist möglich. Ein Unternehmen kann ein internes HR-Team beibehalten, das für Mitarbeiterbeziehungen und Personalentscheidungen zuständig ist, während die Personalabrechnung und ausgewählte Verwaltungstätigkeiten ausgelagert werden.

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Worauf sollte ein ausländischer Investor bei einem HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen achten?

Für eine internationale Unternehmensgruppe hat die Auswahl eines HR- und Personalabrechnungs-Dienstleisters in Polen eine zusätzliche Dimension: Der Dienstleister wird häufig zum Bindeglied zwischen den lokalen polnischen Pflichten des Arbeitgebers und den Prozessen der Konzernzentrale. Die relevanten Kompetenzen reichen daher über lokale Expertise in der Personalabrechnung hinaus und umfassen die Fähigkeit, polnische Anforderungen gegenüber internationalen HR-Teams oder CFOs zu erläutern, in der vereinbarten Sprache und dem vereinbarten Format zu berichten sowie mit konzernweiten Systemen zu arbeiten.

In diesem Modell kann ein Dienstleister, der HR- und Personalabrechnungsunterstützung mit Zugang zu Expertise in den Bereichen Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuern und internationale Beschäftigung verbindet, besonders wertvoll sein.

Bei getsix® unterstützen wir sowohl polnische als auch internationale Unternehmen bei HR- und Personalabrechnungsprozessen in Polen. Der Umfang kann Personalabrechnung, HR-Verwaltung, Berichtswesen sowie Unterstützung bei der Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger umfassen.

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Wie sollten Sie einen HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister in Polen auswählen? Zusammenfassung

Die Auswahl eines HR- und Personalabrechnungs-Dienstleisters sollte auf einer detaillierten Bewertung des gesamten Prozesses beruhen und nicht allein auf einem Preisvergleich.

Definieren Sie zunächst den Umfang der Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Bewerten Sie anschließend das Betreuungsteam, die Kontinuitätsregelungen, die Datensicherheit, die Technologie, das Berichtswesen sowie das Implementierungsmodell. Erst nachdem diese Bereiche geprüft wurden, lassen sich die Preise verlässlich vergleichen.

Dies ist besonders für größere und international tätige Organisationen wichtig, bei denen auch künftige Anforderungen berücksichtigt werden sollten. Ein HR- und Personalabrechnungs-Dienstleister, der ursprünglich nur für die Abrechnung einer kleinen Mitarbeiterzahl ausgewählt wurde, erfüllt möglicherweise zwei Jahre später nicht mehr die Anforderungen des Unternehmens, sobald Systemintegrationen, Berichtswesen für die Konzernzentrale, Unterstützung für ausländische Mitarbeiter und Zugang zu juristischer Expertise erforderlich werden.

Wenn Sie HR- und Personalabrechnungs-Outsourcing in Polen in Betracht ziehen, unterstützt getsix® Sie bei der Definition eines Leistungsumfangs, der den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht – von der HR-Verwaltung über die Personalabrechnung bis hin zum Berichtswesen. Entdecken Sie die HR- und Personalabrechnungsdienstleistungen von getsix® in Polen.

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