Pfandsystem 2025 in Polen – wie können sich Unternehmen auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten?

Am 1. Oktober 2025 tritt in Polen ein neues Pfandsystem für ausgewählte Getränkebehälter in Kraft. Es handelt sich um eine der bedeutendsten Reformen im polnischen Abfallwirtschaftssystem seit Jahren. Obwohl das Hauptziel ökologischer Natur ist – die Steigerung der Recyclingquote und die Reduzierung von Abfällen – werden die Auswirkungen für Unternehmen sehr konkret sein: neue Pflichten, logistische Prozesse und die Notwendigkeit, Verkaufssysteme anzupassen. Erfahren Sie, wie das Pfandsystem funktioniert und welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen sollten.

Das neue System – für wen, wozu und wie?

Das Pfandsystem wird für alle Getränke gelten, die in bestimmten Verpackungen verkauft werden – PET-Kunststoffflaschen bis 3 Liter, Metalldosen bis 1 Liter sowie Mehrweg-Glasflaschen bis 1,5 Liter. Ziel ist es, die EU-Ziele für die getrennte Sammlung zu erreichen – 77 % bereits im Jahr 2025 und 90 % ab 2029.

Das System wird Umwelt und Verbrauchern zugutekommen, aber für Unternehmen ist es mit erheblichen Verpflichtungen verbunden. Die Pflichten der Getränkehersteller, Geschäfte und Systembetreiber sind vielfältig: von der Organisation der Sammlung über finanzielle Abrechnungen bis hin zur Kundenaufklärung. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist eine angemessene Vorbereitung entscheidend.

Wer ist vom Pfandsystem betroffen?

Das System gilt für Unternehmen in Polen, die Getränke in Verpackungen in Verkehr bringen (Hersteller, Importeure, Distributoren) sowie für Einzelhandelseinrichtungen. Die Pflichten unterscheiden sich je nach Tätigkeitsprofil und Größe des Geschäfts:

• Geschäfte über 200 m² – sind verpflichtet, gebrauchte Verpackungen zurückzunehmen und das Pfand an die Kunden zurückzahlen.
• Geschäfte unter 200 m² – können freiwillig am System teilnehmen, sind jedoch ab 2026 verpflichtet, Mehrweg-Glasflaschen zurückzunehmen.
• Getränkeeinführer (über 100.000 Verpackungen pro Jahr) – sind verpflichtet, dem System beizutreten oder eine Produktgebühr zu entrichten (deutlich höher ab 2026).

Welche Verpackungen fallen unter das System?

Das Pfandsystem umfasst drei Verpackungskategorien:

• Einweg-Kunststoffflaschen (PET) bis 3 Liter,
• Metalldosen bis 1 Liter,
• Mehrweg-Glasflaschen bis 1,5 Liter.

Pfandhöhe:

• 0,50 PLN – für PET-Flaschen und Dosen,
• 1,00 PLN – für Mehrweg-Glasflaschen.

Funktionsweise des Systems – was ist zu beachten?

• Das System ist beleglos – die Rückgabe der Pfandgebühr erfolgt anhand der Kennzeichnung auf der Verpackung.
• Das Pfand wird nur an der Kasse erhoben und nicht im Preis des Produkts im Regal enthalten.
• Die Rückgabe ist an jeder Sammelstelle möglich (nicht unbedingt am Kaufort).
• Verpackungen müssen mit einem speziellen Logo gekennzeichnet sein.
• Verpackungen dürfen nicht zerdrückt sein – das Etikett muss lesbar bleiben.
• Bis Ende 2025 gilt eine Übergangszeit – der Verkauf von Getränken ohne neue Kennzeichnung ist noch zulässig.

Pflichten der Unternehmer – was muss vorbereitet werden?

Einzelhändler:

• Einrichtung einer Rückgabestelle (manuell oder mit Rücknahmeautomat),
• Logistische und buchhalterische Abwicklung der Rückgaben,
• Schulung der Mitarbeiter,
• Anpassung von Verkaufs- (z. B. POS) und Erfassungssystemen (z. B. ERP).

Getränkeeinführer:

• Abschluss eines Vertrags mit einem Pfandsystembetreiber,
• Kennzeichnung der Produkte mit dem vorgeschriebenen Logo,
• Führung von Aufzeichnungen über eingenommene und zurückerstattete Pfandbeträge,
• Abrechnung mit den Systembetreibern.

Betreiber – wer wird das System verwalten?

Im Gegensatz zu den Lösungen in Deutschland oder den nordischen Ländern wird das System in Polen von mehreren unabhängigen privaten Betreibern geführt. Bislang haben unter anderem folgende Unternehmen eine Genehmigung erhalten:

• PolKa S.A.
• ZWROTKA S.A.
• OK Operator Kaucyjny S.A.
• EKO-OPERATOR S.A.
• Reselekt S.A.
• Polski System Kaucyjny S.A.

Die Betreiber sind unter anderem für die Sammlung der Verpackungen, den Transport, das Recycling, die Abrechnung der Pfandbeträge und die Schaffung der Infrastruktur in den Gemeinden verantwortlich.

Das Pfandsystem und die Steuer- und Meldepflichten

Obwohl die Pfandgebühr nicht auf den Produktpreis aufgeschlagen wird und auf Kundenebene kein Mehrwertsteuerbetrag erhoben wird, erfordert das System eine exakte buchhalterische Abwicklung – insbesondere im Hinblick auf nicht abgeholte Pfandbeträge. Einführer und Betreiber müssen:

• Aufzeichnungen über eingenommene und ausgezahlte Pfandbeträge führen,
• Anpassungen im ERP-System umsetzen,
• Abrechnungs- und Berichtsprozesse aktualisieren,
• Pfandmechanismen im JPK_VAT (polnisches SAF-T-System) berücksichtigen, sobald die Vorschriften präzisiert sind.

Es ist auch ratsam, für korrekte Vertragsformulierungen mit den Betreibern zu sorgen – das Gesetz präzisiert deren Inhalt nicht, was bedeutet, dass die Interessen des Unternehmens selbst gesichert werden müssen.

Welche Chancen ergeben sich für Unternehmen?

Das Pfandsystem stellt eine Herausforderung dar, bietet aber auch Chancen. Unternehmen, die die neuen Vorschriften zügig umsetzen, können davon profitieren:

• Verbesserung des Markenimages (Umweltfreundlichkeit, soziale Verantwortung),
• Loyalität von umweltbewussten Kunden,
• Effizientere Verpackungsprozesse,
• positiver Beitrag zur Umsetzung der ESG-Strategie.

Andererseits kann mangelnde Vorbereitung finanzielle Sanktionen, organisatorisches Chaos und ab 2026 deutlich höhere Kosten zur Folge haben.

Das Pfandsystem, das am 1. Oktober 2025 in Polen eingeführt wird, bringt wesentliche Änderungen für viele Unternehmen mit sich – nicht nur im Hinblick auf neue ökologische Verpflichtungen, sondern auch im Hinblick auf operative, organisatorische und buchhalterische Anforderungen. Es betrifft sowohl Getränkeproduzenten und -importeure als auch den Einzelhandel – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die Einführung des Systems erfordert die Anpassung von Verkaufs-, Erfassungs- und Logistikprozessen sowie den Abschluss von Verträgen mit Betreibern und die Sicherstellung einer korrekten Produktkennzeichnung. Diese Änderungen sollten nicht nur als Verpflichtung, sondern auch als Chance gesehen werden – als Chance, das Markenimage zu stärken, die Kundenbindung zu erhöhen und moderne Lösungen in der Verpackungswirtschaft einzuführen.

Eine unzureichende Vorbereitung kann bereits ab 2026 zu höheren Gebühren und Sanktionen führen. Daher lohnt es sich, frühzeitig zu handeln und für die Einhaltung der neuen Vorschriften zu sorgen.

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ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Abteilungsleiter Kundenbetreuung
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