Polen Arbeitsrecht 2026 – Änderungen, die sich auf die HR- und Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens auswirken werden
Ab 2026 werden mehrere arbeitsrechtliche Änderungen in Polen die Lohnabrechnung, das Payroll-Reporting sowie die Arbeitgeber-Compliance direkt beeinflussen.
Auch wenn viele dieser Änderungen auf den ersten Blick technischer Natur erscheinen, erfordern sie konkrete Anpassungen der Abrechnungsparameter, internen Prozesse sowie der HR- und Dokumentationsanforderungen – insbesondere für Arbeitgeber, die die Lohnabrechnung in Polen durchführen oder internationale Payroll-Strukturen nutzen.
Im Folgenden fassen wir die wichtigsten arbeitsrechtlichen Änderungen zusammen, die im Jahr 2026 in Kraft treten, und zeigen auf, welche Aktualisierungen in der Lohnbuchhaltung bzw. Personalabrechnung und im Payroll-Reporting erforderlich sind bzw. wo eine Überprüfung der Prozesse notwendig sein kann.
Erhöhung des Mindestlohns in Polen (gültig ab dem 1. Januar 2026)
Ab 1. Januar 2026 wird der Mindestlohn 4.806,00 PLN brutto betragen.
Der Mindeststundensatz wird entsprechend angehoben und beträgt ab 1. Januar 31,40 PLN brutto.
Die Erhöhung des Mindestlohns wird sich auch auf andere Leistungen auswirken, die auf dieser Grundlage festgelegt werden, wie z. B. Nachtarbeitszulagen, Mindestbeträge der Berechnungsgrundlage für Krankengelder oder abzugsfreie Beträge.
Mindeststundenlohn für Auftragsverträge (zivilrechtliche Verträge)
Die Mindestvergütung für Auftragsvertrag pro Stunde darf nicht weniger als 31,40 PLN brutto betragen.
Geschlechtsneutrale Berufsbezeichnungen in Stellenanzeigen
Seit dem 24. Dezember 2025 gelten die Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches, die die Verwendung geschlechtsneutraler Berufsbezeichnungen in Stellenanzeigen vorschreiben.
Diese Anforderung galt nicht für Arbeitnehmerdokumente. In Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und internen Regelungen mussten Bezeichnungen verwendet werden, die dem Geschlecht des jeweiligen Arbeitnehmers gemäß den Regeln der polnischen Sprache entsprachen.
Neue Regeln zur Berechnung der Betriebszugehörigkeit (Dienstalter)
Ab 2026 ändern sich die Regeln für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit. Zur Betriebszugehörigkeit zählen nicht nur Beschäftigungszeiten auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags, sondern auch Tätigkeiten auf der Grundlage von zivilrechtlichen Verträgen und die Ausübung einer selbständigen Tätigkeit, sofern in diesen Zeiträumen eine Renten- und Invaliditätsversicherung bestand.
Die neuen Regelungen umfassen unter anderem auch Vermittlungsvertäge, den Status einer mitarbeitenden Person, bestimmte Formen der Mitgliedschaft in Genossenschaften und Erwerbstätigkeit im Ausland auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis.
Die Änderung wirkt sich auf die Dauer des Jahresurlaubs, die Kündigungsfristen und den Anspruch auf Dienstalterszulagen, Abfindungen und Jubiläumsprämien aus. Die Vorschriften werden schrittweise umgesetzt: ab dem 1. Januar 2026 im öffentlichen Sektor und ab dem 1. Mai 2026 im privaten Sektor.
Die in die Dienstzeit einzureichenden Zeiträume werden von der Sozialversicherungsanstalt bestätigt, und bei fehlenden Daten kann der Arbeitnehmer diese anhand eigener Unterlagen, insbesondere zur Bestätigung der Beitragszahlungen, nachweisen.
Regeln zur Auszahlung des Urlaubsäquivalents bei nicht genommenem Urlaub
Ab dem 27. Januar 2026 ändern sich die Regeln für die Auszahlung des finanziellen Ausgleichs für nicht genommenen Erholungsurlaub. Gemäß den neuen Vorschriften ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Ausgleich zum Zeitpunkt der Lohnzahlung gemäß den im Betrieb geltenden Regeln auszuzahlen.
Fällt der Termin für die Auszahlung des Arbeitsentgelts vor dem Tag der Beendigung oder des Ablaufs des Arbeitsverhältnisses, ist die Vergütung innerhalb von 10 Tagen nach diesem Tag auszuzahlen. Fällt der festgelegte Zahlungstermin auf einen arbeitsfreien Tag, erfolgt die Auszahlung am Tag vor diesem Tag.
Elektronische Form für ausgewählte arbeitsrechtliche Vorgänge
Ab dem 27. Januar 2026 treten Vorschriften in Kraft, die die Verwendung elektronischer Formen für bestimmte Maßnahmen im Bereich des Arbeitsrechts zulassen. Die neuen Lösungen sind fakultativ – in jedem angegebenen Fall kann der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer zwischen der Papierform und der elektronischen Form wählen.
Die Elektronisierung umfasst nur ausdrücklich genannte Vorgänge, darunter die Übermittlung von Informationen über die Überwachung, die Unterrichtung über den Übergang des Betriebs zu einem anderen Arbeitgeber, die Konsultation der Gewerkschaft über die beabsichtigte Kündigung eines Arbeitsvertrags und die Einreichung ausgewählter Anträge von Arbeitnehmern, wie z. B. Anträge auf Freizeitausgleich für Überstunden oder unbezahlten Urlaub.
Pflichten im Zusammenhang mit dem Urlaubszuschuss im Jahr 2026
Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2026 weniger als 50 Vollzeitbeschäftigte haben, sind zunächst grundsätzlich zur Zahlung von Urlaubsgeld verpflichtet. Bis zum 31. Januar 2026 können die Unternehmen jedoch den Verzicht auf diese Verpflichtung erklären oder die Höhe der Leistung kürzen, indem die Arbeitnehmer innerhalb der genannten Frist schriftlich darüber informiert werden.
Die Höhe des Urlaubsgeldes im Jahr 2026 beträgt 2.723,40 PLN brutto. Die Leistung wird einmal im Jahr an jeden Arbeitnehmer gezahlt, der mindestens 14 aufeinander folgende Kalendertage Urlaub nimmt. Die Höhe des Urlaubsgeldes kann sich noch ändern.
Regelungen zum Betrieblichen Sozialfonds (ZFŚS)
Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2026 mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen, sind verpflichtet, einen betrieblichen Sozialfonds (ZFŚS) einzurichten.
Das Unternehmen kann jedoch auf die Einrichtung des Betrieblichen Sozialfonds verzichten, indem es eine Regelung in der Vergütungsordnung trifft und die Beschäftigten bis zum 31. Januar 2026 in der üblichen Weise informiert. Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Änderungen der Verordnungen innerhalb von 14 Tagen ab dem Datum ihrer Einführung in Kraft treten.
Die Höhe des Beitrags zum Betrieblichen Sozialfonds für eine Vollzeitstelle im Jahr 2025 beträgt brutto 2.723,40 PLN.
Die Höhe der Abgabe an den Sozialfonds (ZFŚS) kann sich noch ändern.
Die Registrierung von Werkverträgen bei der Sozialversicherung (ZUS)
Ab dem 1. Januar 2021 ist der Arbeitgeber verpflichtet, Werkverträge bei der Sozialversicherung zu registrieren. Es ist auch mit Kontrollen dieser Verträge durch die Sozialversicherungsbehörden zu rechnen.
Detaillierte Informationen zu den Beitragsbemessungsgrundlagen, geltenden Beitragsgrenzen sowie zur Höhe der ZUS-Beiträge im Jahr 2026, insbesondere aus Sicht von Unternehmern, finden Sie in unserem Artikel: Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) im Jahr 2026 – aktuelle Grundlagen, Grenzen und Höhe der Beiträge für Unternehmer in Polen.
Beitragsgrenzen der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) für 2026
Die Höchstgrenze für den jährlichen Beitrag zur Basisberechnung für Renten- und Invalidenversicherungsbeiträge, die nicht höher sein darf als das Dreißigfache des prognostizierten durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts in der Volkswirtschaft für ein bestimmtes Kalenderjahr, wird im Jahr 2025 282,600.00 PLN betragen.
Die obere monatliche Grenze für die Basis der freiwilligen Krankenversicherung beträgt hingegen 23.550,00 PLN. Die Begrenzung der freiwilligen Krankenversicherung betrifft unter anderem Selbstständige, ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer.
Gesetzliche Feiertage in Polen im Jahr 2026
| Datum | Wochentag | Feiertag |
|---|---|---|
| 1. Januar | Donnerstag | Neujahr |
| 6. Januar | Donnerstag | Dreikönigstag |
| 5. April | Sonntag | Ostern |
| 6. April | Montag | Ostermontag |
| 1. Mai | Freitag | Tag der Arbeit |
| 3. Mai | Sonntag | Tag der Verfassung |
| 4. Juni | Donnerstag | Fronleichnam |
| 15. August | Samstag | Himmelfahrt der Heiligen Jungfrau Maria |
| 1. November | Sonntag | Allerheiligen |
| 11. November | Mittwoch | Unabhängigkeitstag |
| 24. Dezember | Donnerstag | Heiligabend |
| 25. Dezember | Freitag | Weihnachtstag |
| 26. Dezember | Samstag | Weihnachtstag |
Wir möchten Sie daran erinnern, dass der Arbeitgeber nach geltendem Recht bei einem Feiertag, der auf einen Samstag fällt, verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer in der jeweiligen Lohnperiode einen weiteren freien Tag zu gewähren.
Für eine detaillierte Übersicht über die gesetzlichen Feiertage in Polen im Jahr 2026 – einschließlich des Feiertagskalenders, der Arbeitszeitregelungen, der Regeln zur Inanspruchnahme von freien Tagen sowie des Umgangs mit Feiertagen, die auf einen Samstag fallen – verweisen wir auf unseren gesonderten Artikel: Feiertage in Polen im Jahr 2026.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
Obwohl die oben genannten Änderungen aus dem Arbeitsrecht resultieren, zeigen sich ihre praktischen Auswirkungen vor allem in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie im Payroll-Reporting.
Zur Vorbereitung auf das Jahr 2026 sollten Arbeitgeber die Abrechnungsparameter, Arbeitszeitkalender sowie die Abrechnungsregeln bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen überprüfen und sicherstellen, dass Personalwesen, HR-Dokumentation und Payroll-Workflows konsistent sind.
Für internationale Unternehmen, die die Lohnabrechnung in Polen durchführen (auch im Rahmen von Payroll-Outsourcing-Modellen), hilft eine frühzeitige Vorbereitung, Compliance-Risiken zu reduzieren und Korrekturen nach bereits durchgeführten Abrechnungsläufen zu vermeiden.
Zusammenfassung der Auswirkungen auf die Lohnabrechnung – Arbeitsrechtsänderungen in Polen 2026
| Bereich | Änderung ab 2026 | Erforderliche Maßnahme in der Lohnabrechnung |
|---|---|---|
| Mindestlohn | Neuer Mindestlohn und neuer Mindeststundenlohn | Aktualisierung der Abrechnungsparameter und Prüfmechanismen |
| Zivilrechtliche Verträge | Höherer Mindeststundenlohn | Überprüfung der Stundensätze und Arbeitszeiterfassung |
| Betriebszugehörigkeit | Erweiterte anrechenbare Zeiträume | Aktualisierung der Mitarbeiterdaten und Anspruchsregeln |
| Resturlaub | Neue Fristen für die Auszahlung des Urlaubsäquivalents | Anpassung des Abrechnungszeitpunkts bei Beendigung |
| Elektronische HR-Tätigkeiten | Optionale elektronische Form | Abstimmung der Abrechnungsdokumentation und Nachweise |
| ZUS-Beitragsgrenzen | Neue jährliche und monatliche Beitragsgrenzen | Aktualisierung der Beitragsgrenzen im Abrechnungssystem |
| Feiertage | Aktualisierter Feiertagskalender | Anpassung der Arbeitszeit- und Abrechnungszeiträume |
Für Arbeitgeber, die die Lohnabrechnung in Polen durchführen, hilft eine frühzeitige Vorbereitung auf die Änderungen im Jahr 2026 dabei, Compliance-Risiken zu reduzieren und Korrekturen in der Lohnabrechnung zu vermeiden.
Wenn Sie Unterstützung bei Payroll-Prozessen oder beim Payroll-Reporting in Polen benötigen, unterstützt Sie unser Team gerne bei der Umsetzung und der laufenden Compliance. Kontaktieren Sie uns.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:
HR & PAYROLL ABTEILUNG
BARBARA
ROZWADOWSKA
Head of HR & Payroll Department
/ Senior Manager
getsix® Group
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