Ende des ukrainischen Sondergesetzes in Polen – was bedeutet das für Arbeitgeber?

Am 19. Februar 2026 unterzeichnete der Präsident ein Gesetz, mit dem die im Rahmen des sogenannten ukrainischen Sondergesetzes eingeführten Sonderregelungen auslaufen. Die neuen Vorschriften sollen ab dem 5. März 2026 gelten und markieren einen Übergang von den seit 2022 geltenden Notfallmaßnahmen zu systemischen Regelungen für Ausländer, die in Polen vorübergehenden Schutz genießen.

Für Arbeitgeber ist vor allem wichtig, dass die Änderung darauf abzielt, die Rechtsgrundlage für Aufenthalt und Arbeit zu organisieren, ohne eine Lücke zu schaffen, die zu Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses führen könnte. Die kommenden Tage sollten genutzt werden, um die Dokumentation zu überprüfen und die Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse an den neuen Rahmen anzupassen.

Warum dies für Arbeitgeber in Polen wichtig ist

In den letzten Jahren stützten sich viele Unternehmen bei der Einstellung ukrainischer Staatsangehöriger auf das Sondergesetz für Ukrainer – oft unter Verwendung vereinfachter Verwaltungsaufgaben.

Die Abschaffung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Arbeitgeber die Beschäftigungsgrundlagen über Nacht ersetzen müssen. Allerdings gewinnt dadurch Folgendes an Bedeutung:

• die konsistente Führung von Aufzeichnungen über Aufenthaltsstatus und Arbeitsberechtigungen,
• die Verfolgung von Fristen und Meldepflichten,
• die Risikobewertung in Sonderfällen (Änderungen der Beschäftigungsbedingungen, Entsendungen/Einsätze, längere Reisen außerhalb Polens).

In der Praxis ist das größte Risiko selten der Wortlaut der Vorschriften selbst, sondern das Fehlen eines wiederholbaren, überprüfbaren Systems, mit dem ein Unternehmen in Polen die Einhaltung der Vorschriften nachweisen kann.

Was ändert sich ab dem 5. März 2026 – wichtige Punkte für Unternehmen in Polen

1) Übergang zu systemischen Regeln für den vorübergehenden Schutz

Das neue Gesetz soll von einer separaten Rechtsordnung, die ausschließlich für ukrainische Staatsangehörige gilt, abrücken und die Kernmechanismen in der Systemgesetzgebung zum vorübergehenden Schutz in Polen verankern. Für Personalabteilungen bedeutet dies eine stärkere Abhängigkeit von der Überprüfung des Aufenthaltsstatus und der Arbeitsberechtigung, ähnlich wie bei anderen ausländischen Staatsangehörigen.

2) Kontinuität der Beschäftigung und Schutz früherer Maßnahmen

Aus Sicht der Arbeitgeber ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vorschriften die Wirksamkeit von Maßnahmen, die vor dem 5. März 2026 ergriffen wurden (einschließlich bereits eingereichter Meldungen), erhalten sollen. Dies verringert das Risiko plötzlicher Beschäftigungsunterbrechungen, während Unternehmen weiterhin verpflichtet sind, Daten und Unterlagen zu ordnen.

3) „Meldung der Arbeitsüberlassung” – Verwaltungsauflage und Strafen

Es wird erwartet, dass das Gesetz den Meldeweg der Arbeitsüberlassung als vereinfachten Zugang zum polnischen Arbeitsmarkt für ukrainische Staatsangehörige unter vorübergehendem Schutz weiterhin vorsieht. In der Übergangsphase soll dieses Meldeverfahren auch für die Zuweisung von Arbeit an ukrainische Staatsbürger gelten, die sich legal in Polen aufhalten.

Die Nichtvorlage der Meldung bedeutet nicht automatisch, dass die Arbeitszuweisung illegal ist, kann jedoch mit einer Geldstrafe von 1.000 bis 3.000 PLN belegt werden. Für Unternehmen verlagert sich das praktische Risiko in Richtung der Einhaltung administrativer Vorschriften und der Prozessqualität (Pünktlichkeit, Vollständigkeit der Daten, Übereinstimmung zwischen der Meldung, dem Vertrag und den tatsächlichen Arbeitsbedingungen).

4) Entsendungen und längere Geschäftsreisen – ein wesentliches Risiko für Begünstigte vorübergehenden Schutzes

Ein großes operatives Risiko betrifft Reisen außerhalb Polens. Die Gesetzgebung sieht vor, dass der vorübergehende Schutz erlöschen kann, wenn ein Begünstigter Polen für mehr als 30 Tage verlässt. In der Praxis sollte die Entsendung eines Mitarbeiters unter vorübergehendem Schutz (oder eine längere Tätigkeit außerhalb Polens bei einem Kunden) im Voraus geprüft werden – andernfalls kann die Person ihren Status verlieren und muss einen anderen Aufenthaltsweg beantragen.

Was bleibt bestehen – und wie lässt sich für 2026–2027 sinnvoll planen?

Vorübergehender Schutz – der Planungshorizont

Das Gesetz geht davon aus, dass der vorübergehende Schutz bis zum 4. März 2027 aufrechterhalten wird. Für Arbeitgeber ist dies ein wichtiger operativer Horizont: Er schafft Zeit, um längerfristige Aufenthaltslösungen für ausgewählte Mitarbeiter zu planen (z. B. den Übergang zu einer regulären Aufenthaltsgenehmigung), ohne dass dringende Maßnahmen in letzter Minute erforderlich sind.

PESEL UKR und Statusüberprüfung – Auswirkungen auf HR-Prozesse

In der täglichen Personalarbeit sollten Arbeitgeber weiterhin auf eine gründliche Überprüfung der Aufenthaltsgründe und der Dokumente zur Bestätigung des vorübergehenden Schutzes setzen. Der Rechtsrahmen klärt auch die formalen Anforderungen in ausgewählten Situationen, darunter Fälle, in denen eine zusätzliche Identitätsbestätigung bei der Gemeindeverwaltung (urząd gminy) erforderlich ist. Infolgedessen sollten die Einstellungs- und laufenden Beschäftigungsverfahren aktualisiert werden, um die Dokumentation konsistent zu halten und das Risiko für den Arbeitgeber zu verringern.

Häufige organisatorische Lücken, mit denen Arbeitgeber bei regulatorischen Änderungen konfrontiert sind

Wenn sich Vorschriften ändern, treten in der Regel immer wieder die gleichen Probleme auf:

• kein zentrales Register für Aufenthaltsstatus und Ablaufdaten von Dokumenten,
• Inkonsistenzen zwischen Personalabteilung, Führungskräften und den Daten der Personalabteilung/Lohnbuchhaltung (Funktion, Arbeitsort, Arbeitszeit, Vertragsart),
• kein klarer Standard zur Beurteilung, ob eine Änderung der Arbeitsbedingungen zusätzliche Schritte für die Legalität der Arbeit/des Aufenthalts erforderlich macht,
• Entsendungen und Geschäftsreisen, die ohne Überprüfung der Auswirkungen auf den vorübergehenden Schutzstatus verwaltet werden,
• Ad-hoc-Mitarbeiterkommunikation ohne klar zugewiesene Rollen und Verantwortlichkeiten.

Die Folgen sind nicht nur Strafen, sondern auch operative Risiken: Arbeitsunterbrechungen, Spannungen im Team, höhere Fluktuation und Kosten für Korrekturmaßnahmen.

So bereiten Sie Ihr Unternehmen in Polen vor dem 5. März 2026 vor

1) Überprüfen Sie den Aufenthaltsstatus und die Arbeitsberechtigungen

• Identifizieren Sie Mitarbeiter, die unter vorübergehendem Schutz stehen, und solche, die andere Aufenthaltsgenehmigungen nutzen.
• Überprüfen Sie die Dokumente in den Personalakten und die Datenkonsistenz in den Personal-/Lohnabrechnungssystemen.
• Markieren Sie Gruppen mit höherem Risiko (Entsendungen, unklarer Status, Lücken in der Kontinuität der Dokumentation).

2) Standardisieren Sie Benachrichtigungen und Arbeitsabläufe bei Beschäftigungsänderungen

• Weisen Sie klare Rollen zu: Wer reicht Benachrichtigungen ein und wer überprüft sie?
• Definieren Sie einen einheitlichen Datenstandard (angepasste Berufsbezeichnung/Arbeitsbedingungen).
• Führen Sie einen Prozess für den Umgang mit Änderungen der Arbeitsbedingungen ein, um Legalisierungsrisiken zu vermeiden.

3) Richtlinie für Geschäftsreisen/Entsendungen für Personen, die vorübergehenden Schutz genießen

• Führen Sie Vorabprüfungen für jede Entsendung/Reise durch, bei der das Risiko besteht, dass der Aufenthalt außerhalb Polens 30 Tage überschreitet.
• Planen Sie gegebenenfalls im Voraus eine alternative Wohn-/Arbeitsbasis.

4) Interne Kommunikation zur Verringerung der Fluktuation

• Halten Sie eine kurze Informationsveranstaltung für Führungskräfte und Mitarbeiter ab: Was ändert sich, wie wird das Unternehmen arbeiten, wo sind Reisen und Änderungen zu melden?
• Benennen Sie einen festen internen Ansprechpartner, der für die einheitliche Kommunikation verantwortlich ist.

Wenn Ihr Unternehmen ausländische Staatsangehörige beschäftigt und die Prozesse auf Arbeitgeberseite in Ordnung bringen möchte, kann getsix® Sie bei der Legalisierung von Aufenthalt und Arbeit sowie bei der laufenden Personal- und Lohnbuchhaltung in Polen unterstützen.

Das Auslaufen des Sondergesetzes für Ukrainer in Polen muss nicht zwangsläufig zu einer Destabilisierung der Beschäftigungssituation führen – erfordert jedoch eine gewisse Prozessbereitschaft. Arbeitgeber sollten sich auf praktische Maßnahmen konzentrieren: Überprüfung von Status, Verbesserung der Qualität von Benachrichtigungen, Kontrolle von Entsendungen/Reisen und Sicherstellung der Konsistenz von Personal- und Gehaltsabrechnungsdaten. Dieser Ansatz verringert das Risiko von Geldstrafen, Beschäftigungslücken und Problemen bei Kontrollen.

Rechtsgrundlage

• Gesetz vom 23. Januar 2026 über die schrittweise Abschaffung von Lösungen, die sich aus dem Gesetz über die Unterstützung ukrainischer Staatsbürger im Zusammenhang mit dem bewaffneten Konflikt auf dem Gebiet dieses Staates ergeben, und zur Änderung bestimmter anderer Gesetze.

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