Häufige Fehler ausländischer Unternehmen beim Start der Geschäftstätigkeit in Polen

Die häufigsten Fehler beim Start der Geschäftstätigkeit in Polen beruhen selten auf einer einzigen Fehlentscheidung. Weitaus öfter entstehen sie, weil Gesellschaftsgründung, Unterzeichnung eines Investitionsvertrags, Einstellung von Mitarbeitern oder der Start der ersten Verkäufe erfolgen, bevor die steuerlichen Folgen analysiert, die Buchhaltungsprozesse vorbereitet oder die Regeln für die Abrechnung mit der ausländischen Zentrale verbindlich festgelegt wurden.

Das größte Risiko entsteht, wenn der Markteintritt in Polen als bloße Erweiterung eines Geschäftsmodells betrachtet wird, das bereits in anderen Ländern genutzt wird. Rechtsform, Finanzsysteme, konzerninterne Abrechnungen, Beschäftigungsmodelle und die Pflichten des Vorstands müssen jedoch an die polnischen Anforderungen angepasst werden. Je früher ein Unternehmen diese Unterschiede berücksichtigt, desto geringer ist das Risiko späterer Korrekturen, zusätzlicher Kosten und Verzögerungen.

Wahl der Rechtsform in Polen – Gesellschaft oder Zweigniederlassung?

Eine der wichtigsten Entscheidungen für einen ausländischen Investor ist, in welcher Form er seine Geschäftstätigkeit in Polen ausüben will. Probleme entstehen, wenn die Rechtsform gewählt wird, bevor das angestrebte Betriebsmodell der polnischen Einheit klar definiert ist.

Eine Tochtergesellschaft und eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens unterscheiden sich nicht nur in den Formalitäten der Registrierung. Für sie gelten auch unterschiedliche Regeln in Bezug auf Haftung, Leitung, Buchhaltung und die Abrechnung mit der ausländischen Zentrale.

Gesellschaft oder Zweigniederlassung – die wichtigsten Unterschiede

Die Gründungskosten oder die Dauer der Registrierung sollten daher nicht die entscheidenden Auswahlkriterien sein. Ein Unternehmen, das eine langfristige Tätigkeit, ein größeres Team, eigene Handelsverträge und lokale Vermögenswerte plant, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das in Polen nur einen begrenzten Funktionsumfang für seine Zentrale wahrnimmt.

Vor der Entscheidung empfiehlt es sich zu klären, wer die Verträge mit Kunden abschließt, wer für Verbindlichkeiten haftet, wie die Geschäftstätigkeit finanziert wird und welche Finanzströme zwischen Polen und der ausländischen Zentrale fließen werden. In dieser Phase sollte das Unternehmen auch prüfen, ob das geplante Betriebsmodell eine steuerliche Betriebsstätte in Polen begründen könnte.

In der Praxis bedeutet das: Die Rechtsform sollte sich aus dem gewählten Betriebsmodell ergeben und nicht den Ausgangspunkt für dessen Gestaltung bilden.

Investitionsförderung sollte vor dem tatsächlichen Projektstart geprüft werden

Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, verfügbare Steuervergünstigungen, Zuschüsse und andere Förderinstrumente zu spät zu prüfen. Manche Unternehmen beginnen mit der Umsetzung eines Projekts, unterzeichnen erste Verträge oder bestellen Anlagegüter, bevor sie analysiert haben, ob sie für verfügbare Anreize infrage kommen.

Bei einigen Programmen kann diese Reihenfolge den Zugang zur Förderung einschränken oder ausschließen. Dies ist insbesondere bei Investitionen von Bedeutung, die den Bau einer Produktionsstätte, den Kauf von Maschinen, die Erweiterung bestehender Tätigkeiten oder Forschungs- und Entwicklungsprojekte umfassen.

Zu den Instrumenten, die eine vorherige Analyse erfordern können, gehören die Polnische Investitionszone, die F&E-Steuervergünstigung, die IP Box sowie ausgewählte Förderprogramme. Nicht jedes Projekt erfüllt die Voraussetzungen eines bestimmten Programms, die Förderfähigkeit sollte jedoch geprüft werden, bevor Schritte unternommen werden, die sich später nicht mehr rückgängig machen lassen.

So kann beispielsweise ein ausländischer Hersteller eine Investition in ein neues Werk planen und verbindliche Verträge über Teile des Projekts unterzeichnen, bevor die verfügbare Förderung geprüft wurde. Werden diese Maßnahmen im Rahmen eines bestimmten Programms als Beginn der Investition gewertet, kann das Unternehmen den Zugang zum jeweiligen Instrument verlieren.

Aus diesem Grund sollte die Analyse von Steueranreizen und Finanzierungsmöglichkeiten fester Bestandteil des Investitionsprozesses selbst sein und nicht als zusätzlicher Schritt nach der Budgetfreigabe erfolgen.

KSeF, JPK und Buchhaltung in Polen – Vorbereitung vor dem ersten Verkauf

Nach Abschluss der Registrierungsphase folgt die nächste Herausforderung: die Vorbereitung der Finanz- und Buchhaltungssysteme auf die tatsächliche Geschäftstätigkeit in Polen.

Internationale Konzerne nutzen häufig ein zentrales Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System). Das kann effizient sein, allerdings nur, wenn das System ordnungsgemäß an die lokalen Anforderungen angepasst wurde.

In Polen zählen zu den relevanten Anforderungen unter anderem das Landesweite E-Rechnungssystem (KSeF), JPK_VAT sowie neue Pflichten zur Übermittlung der Bücher in den JPK_PD-Strukturen, einschließlich JPK_KR_PD für Steuerpflichtige, die Handelsbücher führen. Die technische Systemintegration allein löst jedoch nicht alle Probleme. Das Unternehmen muss zudem wissen, woher die Rechnungsdaten stammen, wer für ihre Richtigkeit verantwortlich ist, wie Belege in die Buchhaltung übernommen werden und wie Abweichungen zwischen dem Konzernreporting und der polnischen gesetzlichen Buchführung erkannt werden.

Werden diese Fragen erst nach dem Verkaufsstart geklärt, können die Zahl manueller Korrekturen und das Risiko inkonsistenter Daten schnell steigen. Ein zentrales System kann beispielsweise Rechnungen nach Konzernstandards korrekt verarbeiten, ohne jedoch ausreichend für die polnischen steuerlichen und Meldeanforderungen konfiguriert zu sein.

In einem solchen Fall beginnt das Unternehmen erst nach Ausstellung der ersten Belege mit der Anpassung seiner Prozesse. Das bedeutet, den laufenden Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig ein System zu korrigieren, das bereits früher hätte einsatzbereit sein sollen.

Die Einrichtung der Buchhaltung, der Belegabläufe und der Rechnungsprozesse sollte daher vor der ersten Transaktion abgeschlossen sein. Dies ist zugleich eines der zentralen Elemente bei der Vorbereitung eines ausländischen Unternehmens auf den Markteintritt in Polen.

Abrechnung mit der Zentrale: Verrechnungspreise und Quellensteuer (WHT) in Polen

Eine polnische Gesellschaft, die Teil einer internationalen Unternehmensgruppe ist, greift in der Regel von Anfang an auf bestimmte Ressourcen zurück, die von der Zentrale oder anderen verbundenen Unternehmen bereitgestellt werden. Dazu können IT-Leistungen, Finanzierung, Management, Marketing, Lizenzen, Marken oder sonstige Leistungen gehören. Probleme entstehen, wenn die ersten Rechnungen oder Zahlungen anfallen, bevor die Abrechnungsregeln formell festgelegt wurden.

Verrechnungspreise beginnen beim Geschäftsmodell

Pflichten im Bereich der Verrechnungspreise sollten nicht auf die Erstellung einer Dokumentation nach Jahresende reduziert werden. Entscheidend ist, die tatsächliche Rolle der polnischen Einheit im Voraus festzulegen.

Das Unternehmen sollte bestimmen, welche Funktionen es ausübt, welche Vermögenswerte es nutzt, welche Risiken es trägt und wie sich diese Faktoren in seiner Vergütung niederschlagen sollten. Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob die Abrechnungsmethode mit verbundenen Unternehmen dem tatsächlichen Betriebsmodell entspricht.

Die Dokumentationsschwellen für gleichartige kontrollierte Transaktionen betragen grundsätzlich:

Wird eine Schwelle nicht überschritten, bedeutet dies jedoch nicht, dass die Abrechnung zwischen verbundenen Unternehmen beliebig gestaltet werden kann. Die Bedingungen solcher Transaktionen sollten dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen.

So kann die Zentrale der polnischen Gesellschaft beispielsweise regelmäßig Managementleistungen in Rechnung stellen. Verfügt das lokale Team über keine Dokumentation, aus der hervorgeht, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden, wer davon profitiert hat und wie die Vergütung berechnet wurde, können Probleme weit vor der Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation auftreten.

Quellensteuer (WHT) vor der Zahlung prüfen

Grenzüberschreitende Zahlungen können zudem Pflichten nach den Vorschriften zur Quellensteuer (WHT) in Polen auslösen. Dies gilt unter anderem für Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren.

Bei bestimmten Zahlungen, die unter die WHT-Vorschriften fallen und an ein verbundenes Unternehmen geleistet werden, kann die Überschreitung eines Gesamtbetrags von 2 Mio. PLN im Steuerjahr an denselben Steuerpflichtigen den Pay-and-Refund-Mechanismus auslösen.

Beginnt die WHT-Analyse erst unmittelbar vor der Zahlung, bleibt dem Unternehmen möglicherweise nicht genügend Zeit, die erforderlichen Unterlagen zu beschaffen und zu prüfen, ob die entsprechende Steuervergünstigung angewendet werden kann. Die steuerlichen Folgen der Finanzströme zwischen der polnischen Einheit und anderen Konzerngesellschaften sollten daher analysiert werden, bevor die ersten wesentlichen Zahlungen erfolgen.

Beschäftigungskosten in Polen – was nicht übersehen werden sollte

Die Beschäftigung ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Investitionsbudgets. Dennoch kalkulieren manche ausländischen Unternehmen die Personalkosten überwiegend auf Basis der Bruttogehälter, ohne die weiteren Arbeitgeberkosten vollständig zu berücksichtigen.

Arbeitgebern entstehen zudem Sozialversicherungsbeiträge, Pflichten nach polnischem Arbeitsrecht, Kosten der Lohnabrechnung und gegebenenfalls Ausgaben für die Relokation von Mitarbeitern. Bei größeren Teams kann die Differenz zwischen Bruttogehalt und tatsächlichen Beschäftigungskosten die Wirtschaftlichkeit eines Projekts erheblich beeinflussen.

So kann ein Investor beispielsweise die Einstellung von mehreren Dutzend Mitarbeitern planen und ein Budget ausschließlich auf Basis der vereinbarten Bruttogehälter erstellen. Erst bei der Organisation der Lohnabrechnung zeigt sich, dass die Gesamtkosten des Arbeitgebers höher liegen als ursprünglich angenommen. Noch komplexer wird die Situation, wenn ein Teil des Teams aus anderen Ländern nach Polen versetzt werden soll.

Die Relokation von Mitarbeitern kann den geplanten Start der Geschäftstätigkeit beeinflussen

Je nach Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und Art der ausgeübten Tätigkeit können zusätzliche Anforderungen an den legalen Aufenthalt und die Beschäftigung gelten.

Nicht jeder ausländische Staatsangehörige benötigt eine Arbeitserlaubnis, doch Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass das Verfahren für alle innerhalb der Gruppe versetzten Mitarbeiter identisch ist. Legt das Unternehmen einen Arbeitsbeginn fest, bevor die erforderlichen Formalitäten abgeschlossen sind, können einige Mitarbeiter ihre Tätigkeit möglicherweise nicht gemäß dem ursprünglichen Zeitplan aufnehmen.

Zu berücksichtigen sind außerdem die lokalen Arbeitgeberpflichten, darunter die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherungsanstalt in Polen (ZUS), grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen ab dem Tag, an dem die Versicherungspflicht entsteht.

Aus diesem Grund sollten Personalgewinnung und Relokation gemeinsam mit dem Zeitplan für den operativen Start geplant werden und nicht als separates Projekt, das erst beginnt, wenn der Starttermin bereits feststeht.

Die Buchhaltung sollte nicht erst nach einigen Monaten Geschäftstätigkeit organisiert werden

In den ersten Monaten der Tätigkeit eines Unternehmens stehen in der Regel Vertrieb, Personalgewinnung und die Organisation des Tagesgeschäfts im Vordergrund. Die Buchhaltung wird daher mitunter als administrative Funktion betrachtet, die sich später ordnen lässt.

In internationalen Strukturen kann dieser Ansatz jedoch schnell zu Problemen mit der Datenqualität führen. Dieselbe Transaktion kann für Zwecke des Konzernreportings korrekt erfasst sein, nach polnischen Rechnungslegungs- oder Steuervorschriften aber eine andere Klassifizierung erfordern.

Summieren sich solche Abweichungen über mehrere Monate, wird die spätere Rekonstruktion der Unterlagen und die Abstimmung der Salden deutlich aufwendiger. Vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit sollte das Unternehmen daher den Kontenplan, die Belegabläufe, die Regeln zur Ausgabenfreigabe, den Abschlusskalender und den Umfang des Reportings an die Zentrale festlegen. Zudem sollte geklärt werden, wer für die Abstimmung der Daten und die Erläuterung von Abweichungen zwischen lokaler Buchhaltung und Konzernreporting verantwortlich ist.

Wird die Buchhaltung ausgelagert, ist es ebenso wichtig, die Aufgabenteilung zwischen dem Unternehmen und dem externen Dienstleister klar festzulegen. getsix® kann ein Unternehmen bereits beim Markteintritt in Polen unterstützen und hilft dabei, die Buchhaltungs- und Steuerprozesse vor Aufnahme der operativen Tätigkeit zu ordnen.

Die Bestellung des Vorstands bedeutet noch keine operative Einsatzbereitschaft

Ausländische Investoren konzentrieren sich häufig auf die formelle Bestellung der Vorstandsmitglieder und überlegen erst später, wie diese Personen ihre konkreten Aufgaben wahrnehmen werden.

Das betrifft insbesondere Gesellschaften, die von Personen mit Wohnsitz außerhalb Polens geleitet werden. In der Praxis können dabei folgende Fragen wichtig sein: wie Dokumente unterzeichnet werden, der Zugang zu elektronischen Systemen, ordnungsgemäß erstellte Vollmachten und die Möglichkeit, die Gesellschaft gegenüber Behörden zu vertreten.

In bestimmten Situationen kann auch die polnische persönliche Identifikationsnummer (PESEL) von Bedeutung sein. Das heißt jedoch nicht, dass eine Person ohne PESEL automatisch keine Vorstandsaufgaben wahrnehmen kann. Die geeignete Lösung hängt von der konkreten Tätigkeit und dem jeweils genutzten System ab.

Probleme entstehen, wenn das Unternehmen diese Fragen erst kurz vor der ersten wichtigen Steuer- oder Meldefrist prüft. Sicherer ist es, im Voraus eine Liste der Tätigkeiten zu erstellen, die ein Handeln des Vorstands erfordern, und zu klären, welche Werkzeuge, Berechtigungen und Vollmachten dafür benötigt werden.

Mangelnde Abstimmung zwischen den Teams ist oft das größte Problem

Viele Fehler ausländischer Unternehmen in Polen sind nicht unmittelbar auf eine falsche Auslegung von Vorschriften zurückzuführen. Vielmehr entstehen sie durch mangelnde Abstimmung zwischen den Teams, die für die einzelnen Teile des Projekts verantwortlich sind.

Die Rechtsabteilung registriert die Gesellschaft, die Personalabteilung beginnt mit der Rekrutierung, die IT führt das System ein, der Einkauf unterzeichnet die ersten Verträge, während das Finanzteam der Gruppe die Regeln für Finanzierung und konzerninterne Abrechnungen festlegt. Jedes dieser Teams kann seine eigenen Aufgaben korrekt erledigen – fehlt jedoch ein gemeinsamer Zeitplan, können Entscheidungen dennoch in der falschen Reihenfolge getroffen werden.

So kann beispielsweise ein Investitionsvertrag unterzeichnet werden, bevor die verfügbare Förderung geprüft wurde, ein Mitarbeiter einen Starttermin erhalten, bevor die aufenthaltsrechtlichen Formalitäten abgeschlossen sind, oder die erste Zahlung an die Zentrale erfolgen, bevor die WHT-Folgen analysiert wurden.

Bei größeren Projekten empfiehlt es sich daher, eine Person mit der Koordination des gesamten Prozesses zu betrauen und einen gemeinsamen Umsetzungsplan zu erstellen, der rechtliche, steuerliche, buchhalterische, personelle, finanzielle und operative Fragen abdeckt.

Wie lässt sich der Start der Geschäftstätigkeit in Polen strukturiert organisieren?

Am praktikabelsten ist es, die Maßnahmen an den Zeitpunkten auszurichten, ab denen sich eine Entscheidung nur noch schwerer oder mit höheren Kosten ändern lässt.

Vor der Registrierung und dem Investitionsbeginn sollte das Unternehmen die Rechtsform, das Finanzierungsmodell, mögliche Steueranreize und verfügbare Instrumente der Investitionsförderung analysieren.

Vor Ausstellung der ersten Rechnung sollten Buchhaltungssysteme, Rechnungsprozesse, Belegabläufe, KSeF und die erforderlichen JPK-Strukturen einsatzbereit sein.

Vor der ersten Zahlung an eine Konzerngesellschaft sollte das Unternehmen die Regeln für konzerninterne Abrechnungen, die Methode zur Berechnung der Vergütung, die erforderliche Dokumentation und etwaige Pflichten zur Quellensteuer (WHT) festlegen.

Vor der ersten Einstellung sollte das Unternehmen die vollständigen Arbeitgeberkosten, das Modell der Lohnabrechnung und die Anforderungen für ausländische Mitarbeiter kennen.

Vor dem ersten Periodenabschluss sollten außerdem die Reportingregeln, die Verantwortung für die Daten und die praktischen Abläufe festgelegt sein, mit denen die Vorstandsmitglieder ihre Pflichten erfüllen.

Mit diesem Ansatz verlagert sich der Schwerpunkt von der späteren Fehlerbehebung hin zur vorausschauenden Gestaltung der richtigen Prozesse.

Häufig gestellte Fragen zum Start der Geschäftstätigkeit in Polen

Fazit

Fehler ausländischer Unternehmen in Polen lassen sich selten auf eine einzelne übersehene Formalität zurückführen. Weitaus häufiger entstehen sie, weil Entscheidungen in der falschen Reihenfolge getroffen werden und rechtliche, steuerliche, buchhalterische und operative Bereiche nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind.

Die Rechtsform beeinflusst Haftung und Abrechnungsmodalitäten, das Finanzierungsmodell bestimmt die Finanzströme zwischen Polen und der Zentrale, die Beschäftigungsmodelle wirken sich auf die tatsächlichen Projektkosten aus, und die Vorbereitung der Finanzsysteme entscheidet darüber, ob Meldepflichten korrekt erfüllt werden können.

Aus diesem Grund sollte das Polen-Projekt als eigenständiger Implementierungsprozess behandelt werden – selbst wenn das Unternehmen bereits in vielen anderen Märkten tätig ist. Wer die zentralen Entscheidungen im Voraus ordnet, verringert das Risiko, Prozesse nach dem Start der Geschäftstätigkeit ändern zu müssen.

getsix® unterstützt ausländische Unternehmen dabei, zentrale Bereiche vor dem Start ihrer Geschäftstätigkeit in Polen zu ordnen – von der Wahl der passenden Struktur und der Einrichtung der Buchhaltungsprozesse bis hin zur Vorbereitung steuerlicher und operativer Abläufe. Diese Unterstützung beim Markteintritt in Polen hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen, und verringert die Notwendigkeit, Lösungen nach Aufnahme des laufenden Betriebs korrigieren zu müssen.

Autor des Artikels ist die getsix® Redaktion
getsix® erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung, Personalwesen, Lohnabrechnung und Unternehmensberatung und unterstützt Unternehmen, die in Polen tätig sind. Die getsix® Redaktion erstellt praxisorientierte Informationen, die das Verständnis der polnischen Buchhaltungs-, Steuer- und Personalthemen erleichtern.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

Kontakt »

ABTEILUNG KUNDENBETREUUNG

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
getsix® Gruppe

***