Die wirtschaftlichen Eigentümer von polnischen Unternehmen

Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer im Neuen Gesetz Über die Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung

Sehr verehrte Damen, Sehr geehrte Herren,

Wir möchten Ihre Aufmerksamkeit auf eine neue Gesetzesinitiative lenken, welche im September 2019 Rechtskraft erlangt.

Die renommierte Rechtsanwaltskanzlei sdzlegal Schindhelm, in Zusammenarbeit mit getsix^®, hat für Sie eine Zusammenfassung mit einer Spezialsektion der am häufigsten gestellten Fragen vorbereitet. Wir empfehlen Ihnen sehr herzlich sich schnellstens mit diesem Rechtsakt vertraut zu machen. Wir sind gerne bereit, Sie hierbei zu unterstützen, sowohl in der Theorie als auch in der Praxis.

Am 13. Juli 2018 ist das Gesetz über die Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung vom 1. März 2018 (Gesetzblatt der Republik Polen (Dz. U.) von 2018, Pos. 723; nachstehend: „Gesetz”genannt) in Kraft getreten, welches das in diesem Bereich geltende bisherige Gesetz ersetzt hat. Entsprechend der Begründung des Gesetzesentwurfs hat das Gesetz zum Ziel, die Effektivität des Systems zur Verhinderung der Geldwäsche zu steigern und die polnischen Regelungen in diesem Bereich an die gemeinschaftsrechtlichen Regelungen anzupassen, hierunter insbesondere an die Richtlinie (EU) 2015/849 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2015 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (sog. 4. AML-Richtlinie).

Kraft dieses Gesetzes soll am 13. September 2019 das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer eingerichtet werden. Aufgrund der Einrichtung dieses Registers werden die meisten Handelsgesellschaften neue Pflichten haben, die sie innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen erfüllen müssen. Nachstehend werden die wichtigsten Informationen über die Funktionsweise des vorgesehenen Registers und über den Umfang der veröffentlichten Daten und der Pflichten der Handelsgesellschaften aufgrund der Einrichtung des Registers angeführt.

1. Wirtschaftlicher Eigentümer

Eine Schlüsselbedeutung kommt in diesen Regelungen der Begriffsbestimmung eines „wirtschaftlichen Eigentümers” zu, die im Rahmen des neuen Gesetzes im Vergleich zu dem vorher geltenden Gesetz erweitert worden ist. Wirtschaftlicher Eigentümer ist gemäß Art. 2 Abs. 2 Nummer 1 dieses Gesetzes:

„eine natürliche Person oder natürliche Personen, unter deren unmittelbarer oder mittelbarer Kontrolle der Kunde letztlich steht [eine natürliche oder juristische Person oder eine Einheit ohne Rechtspersönlichkeit] durch die Befugnisse, die aus rechtlichen oder tatsächlichen Umständen resultieren und die Ausübung eines beherrschenden Einflusses auf die durch den Kunden oder die natürliche Person oder natürliche Personen ergriffenen Handlungen oder Maßnahmen, in deren Namen Geschäftsbeziehungen eingegangen werden oder eine gelegentliche Transaktion abgewickelt wird [nachstehend „Allgemeine Begriffsbestimmung”], Zu Wirtschaftlichen Eigentümern zählt auch:

1. 1. im Falle eines Kunden, der eine andere juristische Person als eine Gesellschaft ist, deren Wertpapiere zum Handel an dem organisierten Markt zugelassen sind, der den Anforderungen der Bekanntgabe von Informationen unterliegt, die aus den Rechtsvorschriften der Europäischen Union resultieren oder den ihnen entsprechenden Vorschriften eines Drittstaates unterliegen:
      • jede natürliche Person, die Anteilseigner oder Aktionär des Kunden ist, die mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Beteiligungen oder Aktien dieser juristischen Person hält,
      • jede natürliche Person, die über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte in dem kontrollierenden Organ des Kunden verfügt, ebenfalls als Pfandnehmer oder Nutzer oder auf der Grundlage von Vereinbarungen mit Stimmberechtigten,
      • jede natürliche Person, die eine Kontrolle über eine juristische Person oder juristische Personen ausübt, der/denen Eigentumsrechte über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Beteiligungen oder Aktien des Kunden zusteht/zustehen, oder insgesamt über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte in dem Organ des Kunden verfügen, ebenfalls als Pfandnehmer oder Nutzer oder auf der Grundlage von Vereinbarungen mit Stimmberechtigten,
      • jede natürliche Person, die eine Kontrolle über einen Kunden ausübt – durch den Besitz in der Beziehung zu dieser juristischen Person von Befugnissen, die in Art. 3 Abs. 1 Nummer 37 des Rechnungslegungsgesetzes vom 29. September 1994 (Gesetzblatt der Republik Polen (Dz. U.) von 2019 Pos. 351) zur Rede stehen, oder
      • jede natürliche Person, die eine leitende Funktion ausübt, im Falle des dokumentierten Fehlens der Möglichkeit der Feststellung der Identität oder von Zweifeln bezüglich der Identität der natürlichen Personen, die unter dem ersten, zweiten, dritten und vierten Gedankenstrich genannt sind, sowie im Falle der Nichtfeststellung des Verdachtes von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung [nachstehend „Katalog” genannt]”.

Die gesetzliche Begriffsbestimmung für den wirtschaftlichen Eigentümer ist breit gefasst, denn die im Gesetz angeführte Aufzählung ist lediglich eine Konkretisierung dieser Begriffsbestimmung, die aber nicht erschöpfend ist. Deshalb muss in jedem Fall der jeweilige Rechtsträger und seine Entscheidungsprozesse bezüglich der Existenz und der etwaigen Identität der wirtschaftlichen Eigentümer überprüft werden, die über Kontrollbefugnisse im Entscheidungsprozess bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung oder bei der Abwicklung einer gelegentlichen Transaktion verfügen und in diesem Bereich einen entscheidenden Einfluss ausüben können, wenn der Fall in dem angeführten Katalog nicht genannt worden ist, jedoch nur in der Allgemeinen Begriffsbestimmung.

2. Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer – Informationen über das Register

Zur Gewährleistung der Sicherheit des Wirtschaftsverkehrs, der Erleichterung der Überprüfung von Strukturen juristischer Personen in einem objektiven Verfahren und zur Verarbeitung der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer sieht das Gesetz die Einrichtung eines Zentralregisters der wirtschaftlichen Eigentümer (nachstehend: „Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer” oder „Register” genannt) vor. Entsprechend den Übergangsvorschriften dieses Gesetzes soll das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer am 13. Oktober 2019 eingerichtet werden.

Das Register soll öffentlich und der Zugang zum Register soll kostenlos sein. Das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer wird vom Finanzministerium in einem IKT-System geführt werden. Nach der Verordnung des Ministers für Finanzen vom 16. Mai 2018 über Anträge auf Bereitstellung von Informationen über wirtschaftliche Eigentümer sowie die Bereitstellung dieser Informationen (Gesetzblatt der Republik Polen (Dz. U.) von 2018, Pos. 965; nachstehend „Verordnung” genannt) wird dieses Register auf der Website des Finanzministeriums eingerichtet, über welche man Anträge auf Eintragung/Aktualisierung der Daten im Register einreichen, den Status ihrer Verarbeitung durch die zuständige Behörde überprüfen und Informationen über wirtschaftliche Eigentümer abrufen kann.

3. Mit der Einrichtung des Registers verknüpfte Pflichten der Gesellschaften

Alle Handelsgesellschaften, mit Ausnahme öffentlicher Aktiengesellschaften, das heißt (i) Offene Handelsgesellschaften, (ii) Kommanditgesellschaften, (iii) Kommanditgesellschaften auf Aktien, (iv) Gesellschaften mit beschränkter Haftung, (v) Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von öffentlichen Gesellschaften, werden zu Meldungen von Informationen über ihre wirtschaftlichen Eigentümer an das Register und zur Aktualisierung dieser Angaben im Falle ihrer Änderung im Register verpflichtet sein.

Der Umfang der Informationen, die an das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer zu melden sind, umfasst (i) Identifikationsdaten der Gesellschaft und (ii) Identifikationsdaten des wirtschaftlichen Eigentümers und des Organmitglieds oder des Gesellschafters, das/der zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist, dies sind:

1. bezüglich der Identifikationsdaten einer Gesellschaft: Name (Firma), Rechtsform, Sitz, Registriernummer im Landesgerichtsregister (KRS), Steueridentifikationsnummer (NIP-Nummer);
2. bezüglich der Identifikationsdaten des wirtschaftlichen Eigentümers und des Organmitglieds oder des Gesellschafters, das/der zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist: Vorname und Nachname, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland, Identitätsnummer/Personenkennzahl (PESEL- Nummer) oder Geburtsdatum – bei Personen ohne PESEL-Nummer, Information über den Umfang und den Charakter der Beteiligung oder der Berechtigungen der wirtschaftlichen Eigentümer.

Die Meldungen an das Register werden unentgeltlich, in Form eines elektronischen Dokumentsentsprechend dem vom Finanzministerium bereitgestellten Entwurf vorgenommen und mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder mit der Unterschrift versehen, die mit dem so genannten „Trusted Profil“ auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP bestätigt wird. Die Meldung wird von der Person vorgenommen, die zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist.

Die Meldung an das Register enthält obligatorisch eine Erklärung der die Meldung abgebenden Person über die Richtigkeit der im Zentralregister gemeldeten Informationen, wobei eine Falschaussage strafbar sein wird.

Die bei der Meldung übermittelten Informationen müssen umgehend nach ihrer Übermittlung in das Register aufgenommen werden. Die in dem Register abgelegten Informationen sind über einen Zeitraum zu speichern, der zur Realisierung der Aufgaben zum Zwecke der Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung erforderlich ist.

4. Fristen für die Meldung und die Aktualisierung der Informationen an das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer

Gesellschaften, die im Landesgerichtsregister (KRS) vor dem Tag des Inkrafttretens der Vorschriften über die Einrichtung des Zentralregisters der wirtschaftlichen Eigentümer, d. h. vor dem 13. Oktober 2019, eingetragen sind, werden verpflichtet sein, die Erstmeldung an das Register der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer binnen 6 Monaten ab dem Tag des Inkrafttretens dieser Vorschriften, d. h. bis zum 13. April 2020 vorzunehmen.

Gesellschaften, die am 13. Oktober 2019 und nach diesem Datum angemeldet werden, werden verpflichtet sein, die Erstmeldung an das Register der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer binnen 7 Tagen ab dem Tag der Anmeldung der Gesellschaft im Landesgerichtsregister (KRS) vorzunehmen, mit dem Vorbehalt, das in der Laufzeit dieser Frist Samstage und gesetzlich arbeitsfreie Tage nicht einbezogen werden.

Rechtsträger, die in das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen sind, werden außerdem zur Aktualisierung der in dem Register veröffentlichten Daten in jedem Fall einer Änderung dieser Daten verpflichtet sein. Die Frist für die Vornahme der Aktualisierung beträgt in diesem Fall 7 Tage ab dem Datum der Vornahme der Änderung, mit dem Vorbehalt, das in der Laufzeit dieser Frist Samstage und gesetzlich arbeitsfreie Tage nicht einbezogen werden.

5. Sanktion wegen Nichterfüllung der Pflicht der Meldung an das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer

Nach Art. 153 dieses Gesetzes werden Gesellschaften, die der Pflicht der Meldung der erforderlichen Informationen an das Register binnen der in diesem Gesetz genannten Frist nicht nachgekommen sind, mit einer Geldstrafe in Höhe von 1.000.000 PLN geahndet.

6. Aktueller Stand der Prozedur zur Einrichtung des Registers

Nach den aktuellen, offiziellen Informationen gilt der 13. September 2019 weiterhin als die aktuelle Frist für die Einrichtung des Registers. An diesem Tag werden die Vorschriften dieses Gesetzes zur Einrichtung des Registers und der Ausführungsverordnung zu diesem Gesetz, die die Verfahrensweise der Einreichung der Anträge und der Bereitstellung von Informationen aus dem Register festsetzt, in Kraft treten.

Die Website, auf welcher das Register eingerichtet wird und wo man die Meldungen eingeben kann, ist bisher noch nicht freigeschaltet worden. Es fehlen auch Informationen über die genaue Adresse der Website – aus der Verordnung resultiert, dass sie auf der Website des Finanzministeriums abrufbar sein wird, jedoch wurden auf dieser Website keine diesbezüglichen offiziellen Informationen oder Ankündigungen veröffentlicht.

In der Praxis hat es sich in anderen Mitgliedstaaten gezeigt, dass allein die Einrichtung des Registers nicht dessen Freischaltung bedeuten muss. In vielen Ländern, z. B. in Österreich, Frankreich, Deutschland, Spanien und Schweden, wurden die Register zwar eingerichtet, aber nach dem Stand im April 2019, nicht freigeschaltet¹. Es besteht demnach die Wahrscheinlichkeit, dass – auch wenn das polnische Register nach der im Gesetz vorgeschriebenen Frist eingerichtet wird, erst später zur Nutzung freigegeben werden kann. Derzeit liegen hierzu keine offiziellen Informationen vor.

¹Quelle: Zusammenstellung der Register wirtschaftlicher Eigentümer in der EU 2019, Transparent Data, April 2019, www.medium.com

7. FAQ

Nachstehend finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ).

1) Für wen gilt die Pflicht der Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer an das Register?

Die Pflicht der Meldung wirtschaftlicher Eigentümer an das Register nach diesem Gesetz bezieht sich auf Handelsgesellschaften, mit Ausnahme einer Partnerschaftsgesellschaft und einer öffentlichen Gesellschaft, diese Pflicht haben demnach eine Offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien, Gesellschaft mit beschränkter Haftung und eine Aktiengesellschaft, deren Wertpapiere zum Handel an dem organisierten Markt nicht zugelassen sind.

2) Wie lässt sich ein wirtschaftlicher Eigentümer identifizieren?

Zur Identifizierung eines wirtschaftlichen Eigentümers muss in jedem Fall der jeweilige Rechtsträger im Hinblick auf die Existenz von Personen mit Befugnissen, die in der Allgemeinen Begriffsbestimmung genannt werden, und im Hinblick auf die nächsten Punkte des Katalogs überprüft werden. Für den Fall, dass (i) keiner der Gesellschafter/Aktionäre mehr als 25 Prozent der Beteiligungen oder Aktien hält, (ii) keiner von ihnen über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte in dem kontrollierenden Organ des Rechtsträgers verfügt (was in jedem Fall im Hinblick auf die Vorzugsrechte der Beteiligungen/Aktien, das Bestehen von Pfandrechten, Nutzungsrechten oder entsprechenden Vereinbarungen zwischen den Gesellschaftern/Aktionären) überprüft werden muss, (iii) keinem der Gesellschafter/Aktionäre Eigentumsrechte über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Beteiligungen oder Aktien des Kunden zustehen oder keiner der Gesellschafter/Aktionäre insgesamt über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte in dem Organ des Kunden verfügt (auch als Pfandrechte, Nutzungsrechte oder im Rahmen einer Vereinbarung), (iv) keine natürliche Person existiert, die ein herrschender Rechtsträger im Sinne der Vorschriften des Rechnungslegungsgesetzes ist, dann wird (v) als wirtschaftlicher Eigentümer eine Person angegeben, die eine leitende Funktion ausübt. Es ist darauf hinzuweisen, dass das Fehlen der unter Nummer i-iv genannten Personen beispielsweise durch eine Information aus dem Register, bei welchem die jeweilige Gesellschaft angemeldet ist, dokumentiert werden muss.

3) Kann eine juristische Person ein wirtschaftlicher Eigentümer sein?

Nein, ein wirtschaftlicher Eigentümer sind immer eine natürliche Person oder natürliche Personen, wenn es sich um mehr als eine Person handelt.

4) Wer nimmt die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers an das Register vor?

Nach diesem Gesetz wird die Meldung an das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer von der zur Vertretung der Gesellschaft befugten Person (d. h. Vorstandsmitglied oder Prokurist) abgegeben. Das Gesetz nennt nicht unmittelbar die Möglichkeit der Abgabe der Meldungen durch einen Bevollmächtigten, der ein Jurist ist, und es fehlen derzeit detaillierte Regelungen, die die Verfahrensweise und die Art der Abgabe von Meldungen an das Register festlegen. Deshalb kann man derzeit diese Frage nicht eindeutig beantworten. Die Meldung erfolgt elektronisch mit einer Unterschrift, die mit dem so genannten „Trusted Profil“ auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP bestätigt wird, oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Somit wird eine solche qualifizierte elektronische Signatur aus einem anderen Land der Europäischen Union bei der Vornahme der Meldung zugelassen.

5) Kann ein wirtschaftlicher Eigentümer eine Person sein, die nicht unmittelbar mit der Gesellschaft verbunden ist?

Ja, es kann nämlich eine Situation vorliegen, dass aufgrund der geschlossenen Verträge und Vereinbarungen eine Person einen entscheidenden Einfluss auf die Gesellschaft haben wird, die nicht unmittelbar mit der Gesellschaft verbunden ist. Als Beispiel kann eine Situation angeführt werden, in der ein Gesellschafter einer Gesellschaft, der 30 Prozent ihrer Anteile hält, eine Vereinbarung mit einem Dritten geschlossen hat, in welcher er sich ihr gegenüber zu bestimmten Handlungen als Gesellschafter dieser Gesellschaft verpflichtet hat. In diesem Fall würde diese Person, mit welcher die genannte Vereinbarung geschlossen wurde, der wirtschaftliche Eigentümer der Gesellschaft sein.

Wir werden die Arbeiten an diesem Gesetz verfolgen und Sie über gravierende Änderungen auf dem Laufenden halten.

Die Ihnen nunmehr übersandte Information ist genereller Natur und betrifft nicht die Situation einer besonderen Unternehmung. Wegen der Geschwindigkeit der Veränderungsprozesse in der polnischen Gesetzgebung bitten wir Sie für sich selber zu bestimmen, bei Erhalt dieser Information, ob diese noch auf dem laufenden Stand ist.

Wenn Sie Fragen oder Zweifel zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer haben sollten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, HR- und IT-Outsourcing-Dienstleistungen in Polen. Ihr vertrauensvoller und zuverlässiger Partner in Polen.

getsix^®, bietet als erfahrener und starker Geschäftspartner ein breites Spektrum an vernetzten Wirtschaftsdienstleistungen für den lokalen Markt und ausländische Investitionen in Polen. Der Service unseres Kunden steht immer im Mittelpunkt aller Aktivitäten von getsix^®. Ihrem Unternehmen ist ein fester Ansprechpartner zugeordnet. Die neue Serviceleitung von getsix^® gibt Ihnen die Möglichkeit, sich ganz auf Ihre Kernaufgaben und Erweiterungen zu konzentrieren, ohne sich übermäßig um den täglichen Betrieb kümmern zu müssen.