Wie Sie ein Unternehmen in Polen vor Beginn der Zusammenarbeit überprüfen – ein Leitfaden für ausländische Investoren
Um ein Unternehmen in Polen zu überprüfen, sind Registerdaten, Mehrwertsteuerstatus, Vertretungsbefugnisse, Finanzlage und Insolvenzverfahren zu prüfen.
Das polnische Landesgerichtsregister (KRS) enthält Gesellschafts- und Vertretungsdaten, während das Zentrale Register und Informationssystem über die Gewerbetätigkeit (CEIDG) Einzelunternehmer erfasst.
Das polnische Register der Mehrwertsteuerpflichtigen (VAT-Whitelist) ermöglicht die Überprüfung des Mehrwertsteuerstatus und der gemeldeten Bankkonten eines Geschäftspartners.
Bei Transaktionen zwischen Unternehmen mit einem Einzelwert von über 15.000 PLN können Zahlungen auf nicht gelistete Bankkonten nachteilige steuerliche Folgen haben.
Das polnische Repositorium für Finanzdokumente bietet kostenlosen Zugang zu Jahresabschlüssen von Gesellschaften, die zur Einreichung beim KRS verpflichtet sind.
Das Nationale Schuldnerregister (KRZ) enthält Informationen über bestimmte Insolvenz- und Restrukturierungsverfahren in Polen, erfasst jedoch nicht sämtliche Unternehmensschulden.
Eine Registereintragung garantiert keine Bonität
Ein KRS-Eintrag bestätigt bestimmte rechtliche Unternehmensdaten, jedoch weder Zahlungsfähigkeit noch pünktliche Zahlungen.
Vertretungsbefugnisse müssen geprüft werden
Verhandlungsführer dürfen einen Vertrag für eine polnische Gesellschaft nicht zwangsläufig allein unterzeichnen.
Der Prüfungsumfang richtet sich nach dem Risiko
Bei umfangreichen oder langfristigen Verträgen kann eine vertiefte Due-Diligence-Prüfung erforderlich sein.
Vertragliche Sicherheiten sollten Risiken abdecken
Bankgarantien, Dokumentenakkreditive oder leistungsabhängige Teilzahlungen kommen bei größeren Transaktionen infrage.
Um ein Unternehmen in Polen zu überprüfen, sollten ausländische Investoren Registerdaten im Landesgerichtsregister (KRS) oder im Zentralen Register und Informationssystem über die Gewerbetätigkeit (CEIDG), den Mehrwertsteuerstatus (VAT), die Vertretungsbefugnisse, Jahresabschlüsse und mögliche Insolvenzverfahren kontrollieren. Die meisten Prüfungen sind kostenlos möglich. Eine Registereintragung allein garantiert jedoch weder Zahlungsfähigkeit noch Zuverlässigkeit.
Vor Vertragsabschluss oder einer Anzahlung sollten Unternehmen die Register-, Steuer- und Finanzdaten des polnischen Geschäftspartners mit dessen Angaben abgleichen.
In diesem Artikel:
Wo können Sie ein Unternehmen in Polen überprüfen?
Die wichtigsten öffentlichen Register sind:
- Landesgerichtsregister (KRS) – Gesellschaftsdaten, Geschäftsführung und Vertretungsregeln.
- Gewerbetätigkeit (CEIDG) – Registerdaten und Status von Einzelunternehmern.
- Nationales Amtliches Wirtschaftsregister (REGON) – Identifikationsdaten von Unternehmen.
- Polnisches Register der Mehrwertsteuerpflichtigen (VAT-Whitelist) – Mehrwertsteuerstatus und Bankkonten.
- Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) – Gültigkeit von EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
- Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) – Angaben zu wirtschaftlichen Eigentümern.
- Nationales Schuldnerregister (KRZ) – bestimmte Insolvenz-, Restrukturierungs- und Vollstreckungsverfahren.
- Repositorium für Finanzdokumente – beim KRS eingereichte Jahresabschlüsse.
Wie prüfen Sie Registerdaten und Vertretungsbefugnisse?
Im KRS lassen sich Firmenname, polnische Steueridentifikationsnummer (NIP), Rechtsstatus, Geschäftsführung und Vertretungsregeln überprüfen.
Müssen zwei Geschäftsführer gemeinsam handeln, reicht die Unterschrift eines einzelnen in der Regel nicht aus. Bei Bevollmächtigten sind Umfang und Gültigkeit der Vollmacht zu prüfen.
Einzelunternehmer werden im CEIDG überprüft. Dort sind auch eine mögliche Aussetzung oder Beendigung der Geschäftstätigkeit ersichtlich. Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts sind die Gesellschafter zu kontrollieren.
Wie überprüfen Sie den VAT-Status und die Bankverbindung?
Die polnische VAT-Whitelist ermöglicht die Prüfung des Mehrwertsteuerstatus und gemeldeter Bankkonten.
Bei Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) mit einem Einzelwert von über 15.000 PLN können Zahlungen auf nicht gelistete Konten steuerliche Nachteile verursachen.
Dazu gehören Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug und eine gesamtschuldnerische Haftung für VAT-Rückstände. Die Vorschriften betreffen insbesondere bestimmte Zahlungen an aktive VAT-Steuerpflichtige.
Ausnahmen bestehen, darunter die Möglichkeit, bestimmte Folgen durch fristgerechte Abgabe der Meldung ZAW-NR (Mitteilung über eine Zahlung auf ein nicht in der VAT-Whitelist aufgeführtes Konto) zu vermeiden.
Bei innergemeinschaftlichen Transaktionen sollte zusätzlich eine Prüfung über VIES erfolgen. Ein negatives Ergebnis bedeutet nicht automatisch eine rechtswidrige Geschäftstätigkeit.
Wie beurteilen Sie Finanzlage und Insolvenzrisiken?
Die über das KRS zugänglichen Jahresabschlüsse liefern Informationen über:
- Umsatz und Jahresergebnis,
- Eigenkapital und Verbindlichkeiten,
- Cashflows, sofern ausgewiesen.
Ein Vergleich mehrerer Geschäftsjahre kann finanzielle Risiken aufzeigen. Ein positives Jahresergebnis garantiert keine ausreichende Liquidität.
Das KRZ informiert über bestimmte Insolvenz-, Restrukturierungs- und erfolglose Vollstreckungsverfahren. Ein fehlender Eintrag beweist nicht die Schuldenfreiheit.
Zusätzlich können wirtschaftliche Eigentümer im CRBR überprüft und Bescheinigungen über fehlende Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) angefordert werden.
Welche Warnsignale sollten Unternehmen beachten?
Besondere Aufmerksamkeit erfordern:
- widersprüchliche Registerangaben,
- ungeklärte Zeichnungsbefugnisse,
- kurzfristige Änderungen der Bankverbindung,
- fehlende Pflicht-Jahresabschlüsse,
- Insolvenz- oder Restrukturierungsverfahren,
- Aufträge, die die bisherigen Kapazitäten deutlich übersteigen.
Mehrere gleichzeitig auftretende Warnsignale rechtfertigen eine vertiefte Prüfung.
Wie sichern Sie die Zusammenarbeit ab?
Der Umfang der Due-Diligence-Prüfung polnischer Geschäftspartner sollte sich nach Transaktionswert, Branche und Vertragsrisiken richten.
Bei umfangreichen Verträgen sollten Registerauszüge, steuerliche Prüfergebnisse und Nachweise zur Klärung von Unstimmigkeiten aufbewahrt werden.
Mögliche Sicherheiten sind Bankgarantien, Dokumentenakkreditive, Warenkreditversicherungen und leistungsabhängige Teilzahlungen.
Rechtliche Prüfung, Finanzanalyse und Bewertung der operativen Leistungsfähigkeit bilden gemeinsam die Grundlage für die Entscheidung über eine Zusammenarbeit.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:
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