Polnische Nationale Gerichtsregister

Das polnische Nationale Gerichtsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) ist ein öffentliches Register in Polen mit Informationen über Gesellschaften und andere eintragungspflichtige Rechtsträger. Es besteht seit dem 1. Januar 2001 auf Grundlage des Gesetzes vom 20. August 1997 über das Nationale Gerichtsregister. Das Register wird von den hierfür zuständigen polnischen Amtsgerichten in ihrer Funktion als Wirtschaftsgerichte elektronisch geführt.

Anhand der KRS-Daten lassen sich unter anderem der Name, der Sitz und die Rechtsform eines Rechtsträgers, seine Vertretungsregelung sowie Informationen über eine Liquidation oder ein Insolvenzverfahren prüfen. Über die offizielle KRS-Suchfunktion in Polen können Rechtsträger kostenlos geprüft und Informationen abgerufen werden, die einem aktuellen oder vollständigen Registerauszug entsprechen. Ein Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich.

Nach dem Gesetz über das Nationale Gerichtsregister umfasst das KRS drei Register:

• das für Unternehmer bestimmte Register (rejestr przedsiębiorców);
• das Register der Vereine, sonstigen sozialen und beruflichen Organisationen, Stiftungen und selbstständigen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen;
• das Register insolventer Schuldner.

Das letztgenannte Register hat heute vor allem historische Bedeutung. Es ist nicht mit dem Nationalen Schuldnerregister (Krajowy Rejestr Zadłużonych, KRZ) gleichzusetzen, das in Polen als eigenständiges öffentliches Register geführt wird.

In den für Unternehmer bestimmten Teil des polnischen KRS werden unter anderem offene Handelsgesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, einfache Aktiengesellschaften und Aktiengesellschaften nach polnischem Recht eingetragen.

Darüber hinaus umfasst dieser Teil des Registers weitere gesetzlich bestimmte Rechtsträger, darunter Genossenschaften, Staatsunternehmen und Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmer, die in Polen tätig sind.

Welche Informationen enthalten die sechs Abteilungen des KRS?

Die Angaben zu Unternehmern im polnischen KRS sind in sechs Abteilungen gegliedert. Der Umfang der Informationen richtet sich nach der Art des jeweiligen Rechtsträgers.

Bei der Prüfung eines Geschäftspartners in Polen ist insbesondere Abteilung II relevant. Sie zeigt nicht nur, wer eine Gesellschaft vertreten darf, sondern auch, ob eine Person allein handeln kann oder eine gemeinschaftliche Vertretung erforderlich ist.

Ein gesonderter Teil des polnischen KRS umfasst Vereine, sonstige soziale und berufliche Organisationen, Stiftungen und selbstständige öffentliche Gesundheitseinrichtungen. Eintragungspflichtig sind die in den einschlägigen Vorschriften genannten Rechtsträger.

Das Register insolventer Schuldner (Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, RDN) enthielt Informationen über bestimmte Kategorien von Schuldnern sowie über Personen, gegen die ein gerichtliches Verbot der Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit verhängt worden war.

Heute hat dieses Register vor allem historische Bedeutung. Für frühere Eintragungen gelten die im Gesetz über das Nationale Gerichtsregister vorgesehenen Löschungsregelungen.

Seit dem 1. Dezember 2021 besteht in Polen das Nationale Schuldnerregister (Krajowy Rejestr Zadłużonych, KRZ). Es handelt sich um ein eigenständiges öffentliches Register, das vom polnischen Justizminister geführt wird. Es enthält unter anderem Informationen über Insolvenz- und Restrukturierungsverfahren, Verbote der Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit sowie bestimmte Fälle erfolgloser Zwangsvollstreckung.

Die Prüfung eines Geschäftspartners in Polen kann daher durch eine Abfrage im öffentlichen Bereich des KRZ ergänzt werden. Die Einsichtnahme ist kostenlos und erfordert keine Anmeldung.

Das polnische Nationale Gerichtsregister erfüllt vor allem eine Informationsfunktion sowie eine rechtliche Funktion, die auch als Legalisierungsfunktion bezeichnet wird.

Die Informationsfunktion besteht darin, Daten über Rechtsträger, die am Rechts- und Wirtschaftsverkehr in Polen teilnehmen, öffentlich zugänglich zu machen. Anhand des KRS lassen sich ihr Status, ihre Rechtsform, die Vertretungsregelung und weitere offengelegte Angaben überprüfen.

Welche rechtliche Wirkung eine Eintragung entfaltet, hängt von ihrer Art ab. Nicht jede Eintragung im KRS hat konstitutive Wirkung, das heißt, nicht jede Rechtsfolge entsteht erst mit der Eintragung.

Eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.) erlangt beispielsweise mit ihrer Eintragung in das KRS Rechtspersönlichkeit. Andere Eintragungen haben deklaratorischen Charakter und geben eine Rechtslage wieder, die bereits zuvor entstanden ist, beispielsweise eine Änderung in der Zusammensetzung der Geschäftsführung.

Daraus folgt jedoch nicht, dass jede Gesellschaft vor ihrer Eintragung handlungsunfähig ist. Eine Kapitalgesellschaft in Gründung (spółka kapitałowa w organizacji) kann im eigenen Namen Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen sowie klagen und verklagt werden, und zwar nach den Vorschriften des polnischen Gesetzbuchs der Handelsgesellschaften.

Die Ausübung einer Geschäftstätigkeit in Polen in einer Rechtsform, die der Eintragung in das KRS unterliegt, ist nicht nur mit der erstmaligen Registrierung verbunden. Auch spätere Änderungen müssen gemeldet werden.

Aktualisierungspflichtig können unter anderem Anschriftsdaten, die Zusammensetzung der Organe, die Vertretungsregelung, Angaben zu Prokuristen oder der Gegenstand der Geschäftstätigkeit sein.

Seit dem 1. Juli 2021 müssen Anträge, die den für Unternehmer bestimmten Teil des polnischen KRS betreffen, ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Dies gilt sowohl für die erstmalige Eintragung als auch für spätere Änderungs- und Löschungsanträge. Ein Antrag in Papierform stellt für Unternehmer keine alternative Form der Eintragung dar.

Je nach Art der Angelegenheit und der Form, in der der Gesellschaftsvertrag abgeschlossen wurde, kommen insbesondere folgende Systeme zum Einsatz:

• Gerichtsregisterportal (Portal Rejestrów Sądowych, PRS) – zur elektronischen Einreichung von Anträgen und Schriftsätzen beim Registergericht, unter anderem zur Eintragung von Gesellschaften, deren Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet wurde;
• S24-System – zur Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einer offenen Handelsgesellschaft, einer Kommanditgesellschaft oder einer einfachen Aktiengesellschaft unter Verwendung der im System bereitgestellten Vertragsmuster. Über das System können außerdem bestimmte Änderungsanträge eingereicht werden.

Der Antrag muss von den nach den einschlägigen Vorschriften berechtigten Personen oder von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter unterzeichnet werden.

Im elektronischen Verfahren werden eine qualifizierte elektronische Signatur, eine Vertrauenssignatur (podpis zaufany) oder eine persönliche elektronische Signatur (podpis osobisty) verwendet. Welche Anlagen erforderlich sind, hängt von der Rechtsform des Rechtsträgers und der Art der beantragten Eintragung ab.

Für Rechtsträger, die ausschließlich im Register der Vereine und Stiftungen und nicht im für Unternehmer bestimmten Teil des KRS eingetragen sind, gelten andere Regeln. Für sie sind Anträge in Papierform weiterhin zulässig.

Die Höhe der Gerichtsgebühr hängt von der Art des Antrags und dem angewandten Verfahren ab. Für eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung gelten folgende Standardgebühren:

Dabei handelt es sich um Gerichtsgebühren und nicht um die Gesamtkosten einer Gesellschaftsgründung in Polen oder einer Änderung. Zusätzlich können unter anderem Notarkosten sowie eine Stempelgebühr im Zusammenhang mit der Einreichung einer Vollmachtsurkunde anfallen.

Grundsätzlich ist ein Antrag auf Eintragung einer Änderung im polnischen KRS innerhalb von 7 Tagen nach dem Ereignis einzureichen, das die Eintragung erforderlich macht, sofern eine besondere Vorschrift keine andere Frist vorsieht.

Diese Pflicht kann beispielsweise die Bestellung oder Abberufung eines Mitglieds der Geschäftsführung, eine Änderung der Gesellschaftsanschrift, die Erteilung einer Prokura oder eine Änderung der im Register offengelegten Angaben zu einem Gesellschafter betreffen.

Werden die erforderlichen Unterlagen nicht eingereicht, kann das Registergericht ein Verfahren zur Erzwingung der Erfüllung der Registerpflichten einleiten. Das Gericht setzt dann eine zusätzliche Frist zur Erfüllung der Verpflichtung. Wird die Verpflichtung weiterhin nicht erfüllt, kann ein Zwangsgeld verhängt werden. Zwangsgelder können wiederholt festgesetzt werden.

Aktuelle Registerdaten sind auch im Verhältnis zu Geschäftspartnern in Polen von Bedeutung. Für die im KRS offengelegten Angaben gilt grundsätzlich eine Vermutung der Richtigkeit. Eine Verletzung der Registerpflichten kann zu einer Haftung für dadurch entstandene Schäden führen.

Das KRS ist ein öffentliches Register in Polen. Informationen können über die offiziellen elektronischen Dienste des polnischen Justizministeriums sowie über die Zentrale Information des Nationalen Gerichtsregisters eingeholt werden.

Für eine grundlegende Prüfung eines Rechtsträgers und den Online-Abruf öffentlich zugänglicher Dokumente muss kein rechtliches Interesse nachgewiesen werden.

Wie kann ein Unternehmen im polnischen KRS überprüft werden?

Über die offizielle KRS-Suchfunktion des polnischen Justizministeriums kann ein Rechtsträger unter anderem anhand seines Namens oder seiner KRS-Nummer gefunden werden. Anschließend können kostenlos Informationen abgerufen werden, die folgenden Auszügen entsprechen:

• einem aktuellen Registerauszug (odpis aktualny) – mit den derzeit im Register offengelegten Angaben;
• einem vollständigen Registerauszug (odpis pełny) – einschließlich gelöschter Angaben, sodass sich die Entwicklung der Registereintragungen nachvollziehen lässt.

Für die Suche und den Abruf dieser Informationen ist kein Benutzerkonto erforderlich.

Einsicht in Registerakten

Elektronische Registerakten der im für Unternehmer bestimmten Teil des polnischen KRS eingetragenen Rechtsträger können über die KRS-Registeraktenansicht (Przeglądarka akt rejestrowych KRS, RAR) eingesehen werden.

Dort befinden sich Unterlagen aus den Registerverfahren und nicht nur die Angaben, die in einem KRS-Auszug sichtbar sind. Ältere Papierunterlagen müssen nicht online verfügbar sein. In diesem Fall ist eine Einsichtnahme in die beim zuständigen polnischen Registergericht aufbewahrten Akten erforderlich.

Jahresabschlüsse im KRS

Finanzunterlagen von Rechtsträgern, die im für Unternehmer bestimmten Teil des polnischen KRS eingetragen sind, können über die Suchfunktion für Finanzdokumente kostenlos eingesehen werden. Für die Suche ist die KRS-Nummer erforderlich, eine Anmeldung jedoch nicht.

Rechtsträger, die zur Einreichung von Jahresabschlüssen beim KRS verpflichtet sind, übermitteln diese elektronisch. Grundsätzlich ist der Jahresabschluss innerhalb von 15 Tagen nach seiner Feststellung zusammen mit den erforderlichen Unterlagen einzureichen.

Wird der Jahresabschluss nicht innerhalb der gesetzlichen Frist festgestellt, entfällt die Pflicht zur Einreichung nicht. Für diesen Fall gelten besondere Vorschriften.

Zur kostenlosen Einreichung von Dokumenten dient das Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Eine kostenlose Einreichung ist möglich, sofern die Voraussetzungen des jeweiligen Verfahrens erfüllt sind.

Die Einreichung von Dokumenten über das RDF ist nicht mit einem gewöhnlichen Antrag auf Änderung der im KRS eingetragenen Daten einer Gesellschaft gleichzusetzen.