Aneta Majchrowicz-Bączyk
Partner getsix Tax & Legal
Rechtsanwältin Fachbereich Steuerrecht
Eine Betriebsstätte kann für ein ausländisches Unternehmen in Polen entstehen, ohne dass es eine Registrierung, eine Niederlassung oder eine bewusste Entscheidung gibt — sie ergibt sich allein aus den tatsächlichen Umständen Ihrer Tätigkeit. Dieser Leitfaden erklärt, wodurch eine Betriebsstätte entsteht, woran Sie die Warnzeichen im eigenen Unternehmen erkennen und was das für Ihre steuerliche Position bedeutet.
Was ist eine Betriebsstätte?
Mit einer Betriebsstätte wird ein ausländisches Unternehmen in Polen mit den hier erzielten Einkünften steuerpflichtig — auch wenn das Unternehmen selbst weiterhin im Ausland steuerlich ansässig ist.
Nach Artikel 4a Nr. 11 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT) ist eine ausländische Betriebsstätte (zagraniczny zakład) eine feste Geschäftseinrichtung, durch die ein im Ausland ansässiges Unternehmen seine Tätigkeit in Polen ganz oder teilweise ausübt — eine Niederlassung, ein Büro, eine Fabrik oder eine Werkstatt —, und sie erfasst außerdem eine Bau- oder Montagestelle sowie einen abhängigen Vertreter, der für das Unternehmen handelt. Findet ein Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung, geht dessen Definition vor.
Eine Betriebsstätte wird nicht beantragt: Kein Formular begründet sie, und keines verhindert sie. Sie folgt ausschließlich daraus, wie, wo und durch wen die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird — weshalb viele Unternehmen erst dann von einer Betriebsstätte erfahren, wenn die Finanzverwaltung die Frage aufwirft. Die Prüfung stützt sich zugleich auf das polnische CIT-Gesetz, das jeweils anwendbare Abkommen und das OECD-Musterabkommen.
Die Betriebsstätte ist nicht dasselbe wie eine feste Niederlassung im Sinne der Umsatzsteuer
Die Betriebsstätte ist ein ertragsteuerlicher Begriff — sie entscheidet darüber, wo der Unternehmensgewinn besteuert wird. Die feste Niederlassung (FE) ist ein eigenständiger umsatzsteuerlicher Begriff mit einem eigenen Ressourcentest, und ein Unternehmen kann das eine ohne das andere haben. Zu umsatzsteuerlichen Fragen siehe Umsatzsteuer in Polen und Europa.
Drei Wege, auf denen in Polen eine Betriebsstätte entsteht
Die meisten Betriebsstättenfragen lassen sich auf eine von drei Fallkonstellationen zurückführen. Eine davon genügt, um eine steuerliche Präsenz zu begründen.
Feste Geschäftseinrichtung
Ein physischer Ort, über den das Unternehmen tatsächlich verfügen kann und der mit einer gewissen Dauerhaftigkeit für die Kerntätigkeit genutzt wird — ein Büro, eine Niederlassung, eine Werkstatt oder ein Lager, das mehr als nur der Lagerung dient. Entscheidend ist die regelmäßige Nutzung für tatsächliche Funktionen, nicht die Laufzeit des Mietvertrags oder die Frage, ob die Adresse registriert ist.
Abhängiger Vertreter
Eine Person in Polen — Arbeitnehmer, Vertreter oder eng weisungsgebundener Auftragnehmer —, die gewöhnlich Verträge im Namen des Unternehmens abschließt oder die maßgebliche Rolle bei deren Zustandekommen spielt, auch wenn die Zentrale unterschreibt. Eine förmliche Vollmacht ist nicht erforderlich; es genügt, die wesentlichen Bedingungen so auszuhandeln, dass das Unternehmen gebunden ist.
Bau- oder Montagestelle
Ein Bau-, Montage- oder Installationsprojekt, das länger dauert als die im Abkommen vorgesehene Frist — gerechnet von den ersten Vorbereitungsarbeiten bis zur Fertigstellung, Unterbrechungen eingeschlossen. Der OECD-Regelfall sind 12 Monate, die polnischen Abkommen legen jedoch eigene Fristen fest, üblicherweise 6 bis 18 Monate.
Die Ausnahme für vorbereitende Tätigkeiten und Hilfstätigkeiten
Rein vorbereitende Tätigkeiten oder Hilfstätigkeiten — Lagerung oder Ausstellung von Waren, Einkauf, Beschaffung von Informationen — begründen keine Betriebsstätte. Maßgeblich ist, ob die Tätigkeit in Polen das Geschäft wirklich nur unterstützt oder der Sache nach einen wesentlichen Teil davon ausmacht; je zentraler die Funktionen werden, desto weniger greift die Ausnahme.
Woran erkennen Sie, dass eine Betriebsstätte entstanden ist?
Weil sich eine Betriebsstätte aus den tatsächlichen Umständen und nicht aus Anmeldungen ergibt, lässt sich das Risiko leicht übersehen. Dies sind die praktischen Anzeichen dafür, dass das Betriebsstättenrisiko in Polen Sie bereits betrifft — gefolgt von konkreten Situationen, die zeigen, wo die Grenze verläuft.
Warnzeichen im eigenen Unternehmen
- Sie haben Mitarbeitende in Polen, deren Arbeit zu Ihrem Kerngeschäft gehört und nicht bloß Backoffice-Unterstützung ist.
- Jemand in Polen verhandelt Geschäfte, stimmt Preise ab oder bringt Verträge faktisch für Sie zum Abschluss.
- Sie unterhalten in Polen ein Büro, einen Arbeitsplatz, eine Werkstatt oder ein Lager, über das Ihr Unternehmen tatsächlich verfügen kann.
- Sie statten ein polnisches Homeoffice aus und regeln den Zugang dazu förmlich oder verlangen die Anwesenheit dort in Ihrem Interesse.
- Ein polnischer Auftragnehmer arbeitet nahezu ausschließlich für Sie und folgt Ihren täglichen Weisungen.
- Ein Bau-, Montage- oder Installationsprojekt nähert sich der abkommensrechtlichen Frist oder hat sie bereits überschritten.
- Sie haben Teile eines Teams — und dessen tatsächliche Funktionen — nach Polen verlagert, und sei es nur vorübergehend.
- Die Finanzverwaltung (KIS) hat eine ungünstige verbindliche Auskunft erteilt, oder ein Geschäftspartner fragt nach einer polnischen Steuernummer.
Warum das Risiko häufig unterschätzt wird
Die polnische Steuerinformationsbehörde (KIS) legt den Sachverhalt tendenziell weit aus und nimmt oft eine Betriebsstätte an, wo ein Unternehmen keine vermutet hat, während die Gerichte einen strengeren Maßstab an Verfügungsmacht und Substanz anlegen. In dieser Lücke entsteht das ungeplante Risiko — entschieden wird von Fall zu Fall, anhand der Dokumentation und des tatsächlichen Verhaltens.
Konkrete Situationen
Die folgenden Fälle — als Beispielszenarien gekennzeichnet oder der polnischen Rechtsprechung entnommen — zeigen, wie sehr dieselbe Frage davon abhängt, was die Menschen in Polen tatsächlich tun.
Ein Kernteam wird nach Polen verlagert
Eine ausländische Beratungsgesellschaft verlagert mehrere Mitarbeitende samt Büroräumen und Ausstattung nach Polen. Sie dürfen keine Verträge unterzeichnen, weshalb das Unternehmen keine Betriebsstätte annimmt — sie erbringen jedoch einen wesentlichen Teil der eigentlichen Geschäftstätigkeit und keine Hilfstätigkeit. Das genügt.
Woran Sie es merken würden: Wenn das, was nach Polen verlagert wurde, genau das ist, was Ihr Unternehmen verkauft oder tut, kann eine Betriebsstätte auch ohne Abschlussvollmacht bestehen.
Eine Backoffice-Kraft arbeitet remote
Ein ausländisches Unternehmen beschäftigt eine Person in Polen für administrative Unterstützung aus dem Homeoffice — ohne Bezug zur umsatztragenden Kerntätigkeit. Die Arbeit ist echte Hilfstätigkeit, dem Unternehmen stehen keine Räumlichkeiten zur Verfügung, und die Präsenz ist nicht auf den polnischen Standort ausgerichtet.
Woran Sie es merken würden: Rein unterstützende Backoffice-Arbeit aus der Ferne, ohne Unternehmensräume und ohne Funktionen mit Kundenkontakt, begründet in der Regel keine Betriebsstätte.
Ein in Polen ansässiger Berater treibt die Abschlüsse voran
Ein Mitarbeiter in Polen gestaltet das Angebot und verhandelt die inhaltlichen Eckpunkte der Vereinbarungen; die Zentrale im Ausland unterschreibt ohne wesentliche Änderungen. Auch ohne förmliche Vollmacht ist seine Rolle für das Zustandekommen der Verträge entscheidend — das Kennzeichen eines abhängigen Vertreters.
Woran Sie es merken würden: Wenn eine Rolle in Polen regelmäßig über die kommerziellen Konditionen entscheidet und die Zentrale sie nur noch abnickt, steht eine Vertreterbetriebsstätte im Raum.
Homeoffice-Beschäftigte, keine eigenen Räumlichkeiten — Urteil des NSA
Eine deutsche Beratungsgesellschaft beschäftigte Mitarbeitende, die von ihren Privatwohnungen in Polen aus arbeiteten, ohne eigenes Büro oder eigene Räumlichkeiten. Das Oberste Verwaltungsgericht (NSA) entschied, dass eine Wohnung, die der Arbeitgeber weder kontrolliert noch zu seiner Verfügung hat, keine feste Geschäftseinrichtung ist und die Tätigkeit Hilfscharakter hatte.
Fundstelle: Urteil des NSA vom 28. Oktober 2025, Az. II FSK 163/23 — keine Betriebsstätte und damit keine polnische Körperschaftsteuer für diese Gestaltung.
Sie können uns gerne kontaktieren. Wir werden Ihre Fragen gerne beantworten.
Was geschieht, sobald eine Betriebsstätte besteht
Eine Betriebsstätte macht nicht das gesamte Unternehmen polnisch. Sie führt dazu, dass der auf die polnische Tätigkeit entfallende Gewinn in Polen steuerpflichtig ist, und bringt eine Reihe von Pflichten mit sich.
Was es kostet, zu spät davon zu erfahren
Das Risiko baut sich ab dem Beginn der Tätigkeit auf, nicht erst ab dem Tag, an dem sie bemerkt wird. Eine in einer späteren Prüfung festgestellte Betriebsstätte kann rückwirkende Körperschaftsteuer, Zinsen und Sanktionen bedeuten — die Position frühzeitig zu klären, ist deshalb fast immer günstiger, als sie später zu korrigieren.
Wie sich das Risiko klären oder verringern lässt
Es geht nicht darum, Polen zu meiden, sondern darum, die eigene Position zu kennen und die Tätigkeit bewusst zu strukturieren statt sie dem Zufall zu überlassen.
Erfassen, was in Polen tatsächlich geschieht
Dokumentieren Sie, wer was tut, wo, für wen und unter wessen Kontrolle — die tatsächlichen Funktionen, nicht das Organigramm. Darauf stützt sich jede Beurteilung.
Jede Tätigkeit an den drei Auslösern messen
Prüfen Sie, ob eine feste Einrichtung zu Ihrer Verfügung steht, ob jemand als abhängiger Vertreter auftritt und ob ein Projekt auf die abkommensrechtliche Frist zuläuft. Ein Auslöser genügt.
Die Position im Voraus absichern
Ist das Ergebnis ungewiss, beantragen Sie eine verbindliche Auskunft (interpretacja indywidualna), damit die Behandlung vor und nicht erst nach einer Prüfung geklärt ist.
Unterlagen und Wirklichkeit in Einklang bringen
Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge und Vollmachtsgrenzen sollten beschreiben, wie tatsächlich gearbeitet wird — und dem auch entsprechen, damit Hilfstätigkeit nicht für Kerntätigkeit gehalten wird.
Die richtige Struktur wählen
Soll die Tätigkeit in Polen wachsen, können eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft eine klarere und besser beherrschbare Grundlage bieten als eine ungeplante Betriebsstätte. Hier trifft die steuerliche Analyse auf das Gesellschaftsrecht in Polen und auf unsere Rechtsberatung in Polen.
Unsicher, ob Sie in Polen eine Betriebsstätte haben?
Unser Steuer- und Rechtsteam prüft, wie Ihr Unternehmen in Polen tatsächlich arbeitet, zeigt auf, wo bereits eine Betriebsstätte bestehen kann, und legt die Optionen dar — von der verbindlichen Auskunft bis zur passenden Gesellschaftsstruktur.
Weiterführende getsix®-Beiträge zur Betriebsstätte
Die Konstellationen, die am häufigsten Betriebsstättenfragen aufwerfen — Remote-Arbeit und Beschäftigung in Polen —, werden hier vertieft behandelt.
Betriebsstätte in Polen: häufige Fragen
Muss ich eine Betriebsstätte anmelden?
Keine Anmeldung begründet eine Betriebsstätte, und keine verhindert sie — sie entsteht aus den tatsächlichen Umständen Ihrer Tätigkeit. Besteht sie jedoch einmal, folgen daraus Pflichten: Das Unternehmen muss eine polnische Steuernummer (NIP) beantragen, sich beim Finanzamt registrieren und Körperschaftsteuererklärungen über den Polen zuzurechnenden Gewinn abgeben.
Kann die Einstellung eines Mitarbeiters in Polen ein Betriebsstättenrisiko begründen?
Mitunter — es hängt davon ab, was die Person tut. Rein unterstützende oder Backoffice-Tätigkeit ohne Unternehmensräume begründet in der Regel keine Betriebsstätte, während die Vertretung des Unternehmens, das Verhandeln oder Abschließen von Verträgen oder eine umsatztragende Kernrolle das Risiko deutlich erhöht. Mehr erfahren →
Kann Remote-Arbeit aus Polen eine Betriebsstätte für ein ausländisches Unternehmen begründen?
Für sich genommen meist nicht. Das Oberste Verwaltungsgericht hat bestätigt, dass eine Privatwohnung, die der Arbeitgeber nicht kontrolliert, keine feste Geschäftseinrichtung ist (28. Oktober 2025, II FSK 163/23). Das Risiko steigt, wenn das Unternehmen den Zugang zur Wohnung förmlich regelt oder die Aufgaben über eine Unterstützung hinausgehen. Mehr erfahren →
Wie lange darf ein Bauprojekt laufen, bevor es zur Betriebsstätte wird?
Der OECD-Regelfall sind 12 Monate, maßgeblich ist jedoch das anwendbare Doppelbesteuerungsabkommen; die polnischen Abkommen sehen Fristen vor, die üblicherweise zwischen 6 und 18 Monaten liegen. Die Frist läuft von den ersten Vorbereitungsarbeiten bis zur Fertigstellung und schließt Unterbrechungen ein.
Worin unterscheiden sich eine Betriebsstätte und eine feste Niederlassung im Sinne der Umsatzsteuer?
Die Betriebsstätte ist ein ertragsteuerlicher Begriff, der darüber entscheidet, wo der Unternehmensgewinn besteuert wird. Die umsatzsteuerliche feste Niederlassung ist ein eigenständiger Begriff mit einem eigenen Ressourcentest, der darüber entscheidet, wo ein Umsatz umsatzsteuerlich zu erfassen ist. Beide werden unabhängig voneinander beurteilt, und ein Unternehmen kann das eine ohne das andere haben.
Wie kann ich meine Position vor einer Prüfung absichern?
Sie können eine verbindliche Auskunft (interpretacja indywidualna) beantragen, in der Sie Ihre tatsächliche Gestaltung beschreiben. Sie gibt Ihnen eine dokumentierte Einschätzung im Voraus. Angesichts der unterschiedlichen Sicht von Finanzverwaltung und Gerichten ist eine sorgfältig vorbereitete Sachverhaltsdarstellung entscheidend — und genau dort hilft beratende Unterstützung.
