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Glossar

BPM (Business Process Management)

Business Process Management wurde als ganzheitlicher Managementansatz bezeichnet, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens an den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden auszurichten. BPM verfolgt einen systematischen Ansatz, um die Effektivität und Effizienz des Unternehmens kontinuierlich zu verbessern und gleichzeitig Innovation, Flexibilität und Integration mit der Technologie anzustreben.

BPO (Business Process Outsourcing)

Business Process Outsourcing gliedert sich typischerweise in Backoffice Outsourcing – das interne Geschäftsfunktionen wie Personalwesen oder Finanz- und Rechnungswesen umfasst – und Front Office Outsourcing – das kundenbezogene Dienstleistungen wie Contact Center Services umfasst.

E2E (End-to-End / End-to-End Processes)

Ein Begriff, der in vielen Geschäftsbereichen verwendet wird und sich auf den Anfangs- und Endpunkt einer Methode oder eines Dienstes bezieht. Die End-to-End-Theorie umfasst die Philosophie, dass die Beseitigung so vieler mittlerer Schichten oder Schritte wie möglich die Leistung und Effizienz in jedem Prozess optimiert. Ein Beispiel für End-to-End-Prozesse ist die direkte Anbindung von Käufern und Verkäufern im eCommerce-Bereich oder in der Fertigung. Dies geschieht, wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung für ein anderes erbringt, bei der es alle Aspekte des Designs und der Produktion eines bestimmten Produkts – des Endprodukts direkt an den Endverbraucher – verwaltet. Unter End-to-End-Verarbeitung versteht man die Koordination bei der Durchführung einer Reihe von definierten Schritten, auch Prozesse genannt, um Geschäftsziele von Anfang bis Ende zu erreichen.

EDI (Electronic Data Interchange)

Electronic Data Interchange (EDI) ist der Computer-zu-Computer-Austausch von Geschäftsdokumenten in einem einheitlichen elektronischen Format zwischen Geschäftspartnern. Durch den Wechsel von einem papierbasierten zu einem elektronischen Geschäftsdokument profitieren Unternehmen von großen Vorteilen wie reduzierten Kosten, höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit, weniger Fehlern und verbesserten Beziehungen zu Geschäftspartnern. Jeder Begriff in der Definition ist signifikant:

Computer zu Computer – EDI ersetzt Post, Fax und E-Mail. Obwohl E-Mail auch ein elektronischer Ansatz ist, müssen die per E-Mail ausgetauschten Dokumente dennoch von Menschen und nicht von Computern bearbeitet werden. Die Einbeziehung von Personen verlangsamt die Bearbeitung der Dokumente und führt zu Fehlern. Stattdessen können EDI-Dokumente direkt in die entsprechende Anwendung auf dem Computer des Empfängers (z.B. das Order Management System) fließen und die Verarbeitung kann sofort beginnen.

Ein typischer manueller Prozess sieht so aus, mit viel Papier und Beteiligung der Mitarbeiter:

Der EDI-Prozess sieht so aus – kein Papier, keine beteiligten Personen:

Geschäftsdokumente – Dies sind alle Dokumente, die typischerweise zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die gebräuchlichsten Dokumente, die über EDI ausgetauscht werden, sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise. Aber es gibt viele, viele andere, wie z.B. Frachtbriefe, Zolldokumente, Inventurdokumente und Versandstatusdokumente.

Standardformat – Da EDI-Dokumente nicht von Menschen, sondern von Computern verarbeitet werden müssen, muss ein Standardformat verwendet werden, damit der Computer die Dokumente lesen und verstehen kann. Ein Standardformat beschreibt, was jede Information ist und in welchem Format (z.B. integer, dezimal, mm/dd/yyy). Ohne ein Standardformat würde jedes Unternehmen Dokumente in seinem unternehmensspezifischen Format versenden, und so wie eine englischsprachige Person wahrscheinlich kein Japanisch versteht, so versteht das Computersystem des Empfängers das unternehmensspezifische Format des Senderformats nicht. Es gibt heute mehrere EDI-Standards, darunter ANSI, EDIFACT, TRADACOMS und XML. Für jeden Standard gibt es viele verschiedene Versionen, z.B. ANSI 5010 oder EDIFACT Version D12, Release A. Wenn sich zwei Unternehmen für den Austausch von EDI-Dokumenten entscheiden, müssen sie sich auf den jeweiligen EDI-Standard und die jeweilige Version einigen. Unternehmen verwenden in der Regel einen EDI-Übersetzer – entweder als interne Software oder über einen EDI-Dienstleister – zur Übersetzung des EDI-Formats, so dass die Daten von ihren internen Anwendungen verwendet werden können und somit eine direkte Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht wird.

Geschäftspartner – Der Austausch von EDI-Dokumenten erfolgt typischerweise zwischen zwei verschiedenen Unternehmen, die als Geschäftspartner oder Handelspartner bezeichnet werden. So kann beispielsweise Unternehmen A. Waren von Unternehmen B kaufen. Unternehmen A. sendet Bestellungen an Unternehmen B. Unternehmen A. und Unternehmen B. sind Geschäftspartner.

Fakturierungszyklen

Je nachdem, wo Sie sich im Rechnungsprozess befinden, haben Unternehmen eine andere Perspektive auf die elektronische Rechnungsstellung und die möglichen Vorteile. Käufer können sich wünschen, schnell bezahlen zu können, um die Vorteile der verfügbaren Skontoabzüge zu nutzen. Dieser Prozess wird als „Procure-to-Pay-Zyklus“ bezeichnet. Für Lieferanten gilt: Je schneller die Rechnung bearbeitet werden kann, desto schneller können sie für die Bereitstellung ihrer Produkte oder Dienstleistungen bezahlt werden. Dieser Prozess wird als „Order-to-Cash-Zyklus“ bezeichnet.

Verbesserung des Order-to-Cash-Zyklus – Lieferanten sind ständig bestrebt, ihre Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding, DSO), die Zeitspanne, die benötigt wird, um Zahlungen von Kunden für die von ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, zu reduzieren. Sobald ein Lieferant seine Waren oder Dienstleistungen versandt hat, möchte er rechtzeitig bezahlt werden. Die elektronische Rechnungsstellung verbessert diesen Zyklus um:

  • Sicherstellung der Datenqualität der Rechnung
    Beseitigung des Potenzials von Datenfehlern durch Wegfall der Notwendigkeit, Daten neu einzugeben;
  • Reduzierung der Zeit für die Zustellung der Rechnung von Tagen auf Minuten;
  • Ermöglicht es Kunden, den Routing- und Abrechnungsprozess zu automatisieren;
  • Weniger verlorene oder fehlende Rechnungen haben.

Verbesserung des Procure-to-Pay-Zyklus – auf der anderen Seite geht es den Käufern darum, sicherzustellen, dass vor jeder Zahlung alles in Ordnung ist. In diesem Szenario erhält ein Unternehmen elektronische Rechnungen von vielen Lieferanten der Kreditorenabteilung. Das Unternehmen prüft, ob die Ware in einwandfreiem Zustand geliefert wurde und vergleicht sie mit der ursprünglichen Bestellung. Wenn alles passt, bezahlen sie den Lieferanten. E-Invoicing verbessert diesen Zyklus um:

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungen für eine schnellere Genehmigung;
  • Automatische Prüfung der Rechnung gegen andere Dokumente, wie z.B. Bestellungen;
  • Reduzierung der Zykluszeiten um über 60 Prozent;
  • Erleichterung des Prozesses der Rabatterfassung;
  • Reduzierung von Vollzeitbeschäftigten und Prozesskosten.

Notar in Polen

Öffentliche Notare in Polen sind Vertrauenspersonen, die offizielle Dokumente erstellen und ihren Mandanten die Garantie für ein beglaubigtes Dokument bieten. Öffentliche Notare in Polen sind eine führende Rechtskategorie mit zahlreichen Aufgaben wie Information, Dokumentenerstellung oder Einlagen. In Polen gibt es fast 1.300 Notare und mehr als 1.500 öffentliche Notare. Öffentliche Notare in Polen werden vom Justizminister nach Rücksprache mit der örtlichen Notarkammer bestellt. Die regionalen Notarkammern unterliegen dem Recht des Berufungsgerichts und bilden die Nationale Notarkammer. Die Warschauer Notarkammer ist die höchste der lokalen Verbände und fungiert als Entscheidungszentrum, Treffpunkt und Regulierungsorgan. Es gibt auch eine Ratskammer, die für alle Entscheidungen und Kontrollen von Büros zuständig ist. Der Präsident der Gemeinderatskammer wird für eine Amtszeit von drei Jahren gewählt.

Zulassung

Die Voraussetzungen für die Zulassung zum öffentlichen Notar in Polen sind Nationalität und Ausbildung. Eine Person, die polnischer Notar werden will, muss die polnische Staatsbürgerschaft besitzen und einen einwandfreien Charakter haben. Ein Kandidat für den öffentlichen Notar in Polen ist wählbar, wenn er älter als 26 Jahre ist und einen Master of Arts-Abschluss in Rechtswissenschaften an einer Universität in Polen oder an einer in Polen anerkannten ausländischen Universität hat. Hinzu kommt die Notwendigkeit einer Ausbildungszeit und einer dreijährigen Tätigkeit als Notarassistent in Polen. So führt die Notarkammer Warschau Trainingsgruppen für Antragsteller durch, die in Polen öffentliche Notare werden wollen. Dennoch muss ein zukünftiger öffentlicher Notar in Polen die notarielle Prüfung bestehen. Es gibt auch eine besondere Kategorie von Berufsexperten, die in Polen als öffentliche Notare ernannt werden können, wie z.B. Professoren der Rechtswissenschaft, Richter, Staatsanwälte, Anwälte oder Rechtsberater.

Aktivitäten

Die Hauptaufgabe eines öffentlichen Notars in Polen besteht darin, Dokumente zu beglaubigen, um die gesetzeskonforme Validierung des Vertrages zu bestätigen. Dies geschieht nur, wenn die beiden Parteien die Papiere in Anwesenheit eines polnischen öffentlichen Notars unterzeichnen. Weitere Dienstleistungen eines öffentlichen Notars in Polen sind die Erstellung von notariellen Urkunden, die Vorbereitung von Protesten im Zusammenhang mit Schuldscheinen, die Entgegennahme von Einlagen und die Entgegennahme von Erbschaftserklärungen.

NPA (Non-Performing Asset)

Eine Klassifizierung, die von Finanzinstituten verwendet wird, die sich auf Kredite beziehen, die ausfallgefährdet sind. Sobald der Kreditnehmer 90 Tage lang keine Zins- oder Tilgungszahlungen geleistet hat, gilt das Darlehen als notleidender Vermögenswert. Auch bekannt als „Non-Performing Loans“.

Order-to-Cash (OTC / O2C)

getsix® Order-to-Cash (OTC oder O2C) Outsourcing ist ein starkes Kosten- und Leistungsverhältnis. Auf diese Weise können Unternehmen mehrere geschäftliche Probleme angehen, wie z.B. ineffizientes Cashflow-Management, Umsatzlecks (Forderungsausfälle) und Forderungsmanagement. Abgesehen von den üblichen BPO-Herausforderungen hat das O2C-Outsourcing einige sehr spezifische Probleme, die sich aus interfunktionalen Abhängigkeiten, branchenspezifischen Anforderungen, unterschiedlicher Technologielandschaft und direkter Exposition gegenüber dem Endkunden ergeben. Da die meisten O2C-Outsourcing-Verträge weiterhin AR-orientiert sind, scheint ein End-to-End-O2C-Bereich ein aufkommender Trend zu sein. Eine Technologieerweiterung wird bei O2C immer häufiger eingesetzt, wenn es um einen plattformbasierten Ansatz geht. getsix® stellt fest, dass es drei Schlüsselthemen der jüngsten Investitionen von Dienstleistern in O2C-Fähigkeiten gibt – Technologie & Analytik, Onshore/Offshore-Lieferung und allgemeine Leistungssteigerung. O2C ist eine Reihe von Geschäftsprozessen, die den Empfang und die Erfüllung von Kundenanfragen nach Waren oder Dienstleistungen beinhalten. Eine Order zum Cash-Cycle besteht aus mehreren Teilprozessen, die Folgendes beinhalten:

  • Kundenauftrag ist dokumentiert;
  • Bestellung ist erfüllt oder Service ist geplant;
  • Bestellung wird an den Kunden versandt oder der Service wird durchgeführt;
  • Rechnung wird erstellt und an den Kunden gesendet;
  • Kunde sendet Zahlung / Inkasso;
  • Zahlung wird im Hauptbuch geführt.

P2P (Procure-to-pay)

Procure-to-Pay, oft auch als P2P abgekürzt, bezieht sich auf die Geschäftsprozesse, die die Aktivitäten Anfordern (Anfordern), Kaufen, Empfangen, Bezahlen und Abrechnen von Waren und Dienstleistungen umfassen. Procure-to-Pay ist gleichbedeutend mit anderen Begriffen wie „Purchase-to-Pay“ und „Order-to-Cash“. Je nach Kontext kann diese Phrase verwendet werden, um entweder den Kauf- oder Verkaufsprozess zu beschreiben, und einige Lieferanten haben diese Begriffe als Marken für ihre ERP-Module übernommen. Procure-to-Pay (P2P) ist oft direkt mit der Technologie verbunden, die die beschriebenen Prozesse wie E-Procurement und ERP-Einkaufs- und Zahlungsmodule unterstützt. Wie der Name schon sagt, ist ein Procure-to-Pay-System eine vollständig integrierte Lösung zur Unterstützung eines End-to-End-Prozesses, der mit der Anforderung von Waren und Dienstleistungen beginnt und mit zahlungsbereiten Dateien zum Hochladen in ein Kreditorenbuchhaltungssystem endet. Procure-to-Pay-Lösungen nutzen einen Scan-and-Capture-Service, ein Lieferantenportal und/oder eine Plattform, damit Lieferanten Rechnungen elektronisch übermitteln können.

Prokura in Polen

Eine Vollmacht in Polen ist definiert als eine in schriftlicher Form abgeschlossene Vereinbarung mit notarieller Unterschrift. Das polnische Recht besagt, dass eine Originalvollmacht in Polen vom Antragsteller oder, wenn es sich bei dem Antragsteller um eine Gesellschaft handelt, von einem Bevollmächtigten unterzeichnet werden muss. Eine Vollmacht in Polen berechtigt eine Person, im Namen einer anderen Person zu handeln. Tatsächlich unterscheidet das polnische Zivilrecht zwischen der gesetzlichen Vertretung auf der Grundlage des Gesetzes und einer Vollmacht auf der Grundlage einer notariellen Erklärung.

Das polnische Bürgerliche Gesetzbuch sieht vor, dass eine Generalvollmacht in Polen die Genehmigung für Handlungen der ordentlichen Geschäftsführung vorsieht. Was über die normale Geschäftsführung hinausgeht, erfordert eine besondere Vollmacht in Polen. Dies ist der Fall bei einer speziellen Vollmacht in Polen, die es einer Person ermöglicht, legal in nur einer im Dokument angegebenen Kategorie zu arbeiten.

Eine gewöhnliche Vollmacht in Polen unterscheidet sich von einer Handelsvollmacht in Polen, auch bekannt als Prokura oder Prokura. Juristische Personen können sich durch Bevollmächtigte im Rahmen einer Vollmacht vertreten lassen, die eine Person berechtigt, im Namen der Gesellschaft zu handeln. Diese besondere Art der Vollmacht in Polen kann nur von Personen erteilt werden, die im Landesgerichtsregister eingetragen sind oder von einer Gesellschaft, die kurz vor der Eintragung steht. Eine Person mit einer besonderen Vollmacht in Polen kann das Unternehmen vor Gerichten, staatlichen und lokalen Verwaltungsbehörden vertreten. Das polnische Zivilgesetzbuch regelt und beschränkt jedoch die Tätigkeiten, zu deren Ausübung ein Bevollmächtigter berechtigt ist. Kapitalgesellschaften müssen die Zustimmung aller Vorstandsmitglieder einholen, bevor sie in Polen eine Prokura erteilen können. Darüber hinaus müssen sich in Partnerschaftsgesellschaften alle Partner auf die Person einigen, die in Polen eine Vollmacht erhält.

Eine Vollmacht in Polen kann von der Person oder Einrichtung, die sie erteilt hat, jederzeit widerrufen werden. Wenn der Anwalt das Geschäft beenden und auf eine andere Person übertragen will, besagt das polnische Obligationenrecht, dass es unmöglich ist, da die Vollmacht in Polen auf der Grundlage eines Vertrauensverhältnisses erteilt wird, kann der Anwalt daher nicht ersetzt werden, es sei denn, der Gewährer stimmt zu.

R2R (Record-to-Report)

Record-to-Report oder R2R ist der Managementprozess zur Bereitstellung von strategischem, finanziellem und operativem Feedback, um zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert. Es umfasst die Schritte zur Erstellung und Berichterstattung der Gesamtrechnung, die typischerweise in einem Hauptbuch oder Nominalbuch geführt werden. Detaillierte Schritte sind:

  • Datenextraktion;
  • Datenvalidierung;
  • Datentransformation (Erstellung von Belegen)
  • Belegbuchung (im Hauptbuch);
  • Lagerung von Belegen im de-normalisierten und komprimierten Format;
  • Generierung der Analysekonto-Saldo oder der konsolidierten Analysekonto-Saldo-Saldo;
  • Generierung von benutzerdefinierten Finanz- und Managementberichten.

Im Allgemeinen beschäftigt sich die Funktion Record-to-Report nicht mit der Verarbeitung von Transaktionen, sondern mit der Aggregation vorhandener Daten in Computersystemen, um dem Management eine aussagekräftige Leistungsberichterstattung zu ermöglichen. Die R2R-Funktion kann jedoch Teil einer breiteren Buchhaltungsabteilung sein. Record-to-Report, als ein durchgehender F&A-Prozess, der sowohl transaktionsintensive (regelbasierte) Aktivitäten als auch beurteilungsintensive (kognitive) Aktivitäten umfasst, stellt Record-to-Report (R2R) einen wesentlichen Teil des Geschäftsbetriebs dar. In der Regel macht es ein Drittel der gesamten F&A-Funktionskosten aus. Fast ca. 60% der R2R-Kosten entfallen auf transaktionsintensive Prozesse, was das Outsourcing von R2R zu einer sehr attraktiven Option macht, insbesondere bei Abstimmungen, Journalbuchungen, Abschlüssen, Konsolidierungen und Reporting.

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