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Administrative Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen

Um ordnungsgemäß zu funktionieren, muss jedes Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dieser Abschnitt stellt die wichtigsten Punkte vor, die bei der Führung eines Unternehmens auf dem Gebiet Polens als Handelsgesellschaft zu berücksichtigen sind.

Jede Handelsgesellschaft muss in das Unternehmerverzeichnis des Nationalen Gerichtsregisters (polnische Abkürzung: KRS) eingetragen sein.

Das Nationale Gerichtsregister ist öffentlich zugänglich, und jeder kann eine beglaubigte Kopie beim Nationalen Gerichtsregister für jede darin eingetragene Gesellschaft beantragen. Eine beglaubigte Kopie aus dem Nationalen Gerichtsregister dient der Identifizierung des Unternehmens und der amtlichen Überprüfung seiner aktuellen Daten. Eine beglaubigte Kopie bleibt daher 1-3 Monate gültig (es sind keine gesetzlichen Gültigkeitszeiträume vorgeschrieben, und die Wahl liegt im Ermessen des Interessenten). Nachfolgend finden Sie eine kurze Darstellung weiterer gesetzlicher Anforderungen an den Betrieb eines Unternehmens in Form einer Handelsgesellschaft in Polen:

  • Verträge zwischen der Gesellschaft und einem Vorstandsmitglied müssen vom Aufsichtsrat oder einem für die Gesellschaft handelnden Bevollmächtigten unterzeichnet werden;
  • In Ein-Aktionärsgesellschaften, in denen der Ein-Aktionär gleichzeitig das einzige Mitglied des Vorstands ist, muss jede Rechtshandlung zwischen diesem Aktionär und der Gesellschaft als notarielle Urkunde vollzogen werden;
  • Jede Änderung der Gesellschaftsurkunde (Satzung), wie z.B. Änderung des Sitzes der Gesellschaft (Stadt), des Firmennamens der Gesellschaft, der Tätigkeitsgegenstände usw., muss durch eine Notarurkunde erfolgen;
  • Die Transaktion des Verkaufs von Anteilen an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss schriftlich und mit notariell beglaubigten Unterschriften durchgeführt werden, um gültig zu sein, d.h. sie erfordert die Anwesenheit des Verkäufers und des Käufers (oder ihrer jeweiligen Bevollmächtigten) beim Notariat;
  • Die Änderung der Firmenanschrift der Gesellschaft (innerhalb derselben Stadt) muss nicht als notarielle Urkunde erfolgen – sie erfordert nur einen neuen Mietvertrag, Miet- oder sonstigen Vertrag oder eine Urkunde über den Kauf von Immobilien mit Beschluss des Vorstands;
  • Eine Änderung der Zusammensetzung des Vorstands muss nicht als Notarurkunde vollzogen werden – die Schriftform ist ausreichend;
  • Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung des Einzelaktionärs muss der Einzelaktionär, der eine Privatperson ist, seine eigenen Sozialversicherungsbeiträge an die Agentur für soziale Sicherheit (polnisch: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) zahlen, wie im Falle einer Person, die ihr eigenes Unternehmen auf Einzelunternehmerbasis führt. Wenn mindestens zwei Unternehmen als Gesellschafter auftreten, ist die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge nicht verpflichtend;
  • Alle Unternehmensinformationen müssen im Nationalen Gerichtsregister offengelegt werden, und deshalb sollten alle Änderungen in der Gesellschaft innerhalb von 7 Tagen nach ihrem Auftreten dem Register mitgeteilt werden; Mitteilungen werden auf amtlichen Formularen eingereicht, und jede Änderung einer Eintragung im Nationalen Gerichtsregister unterliegt einer entsprechenden Verfahrensgebühr;
  • Wenn das Gesetz einen Beschluss der Aktionäre oder der Hauptversammlung oder des Aufsichtsrats erfordert, damit die Gesellschaft einen Rechtsakt vollzieht, dann ist ein Rechtsakt, der ohne den erforderlichen Beschluss vollzogen wird, null und nichtig.

Buchhaltungsanforderungen

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die vorgeschriebenen Buchhaltungsbücher und Aufzeichnungen zu führen, und die vollständige Buchhaltung ist für Handelsgesellschaften, Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Unternehmer sowie für bestimmte Handelsgesellschaften (Kommanditgesellschaft und Kommanditgesellschaft) nach den Bestimmungen des polnischen Buchführungsgesetzes erforderlich. Privatpersonen, Personengesellschaften und eingetragene Partnerschaften natürlicher Personen sowie Personengesellschaften dürfen nur dann vereinfachte Konten führen, wenn das Volumen ihrer Geschäftstätigkeit kein signifikantes Niveau erreicht, d.h. ihre Nettoeinnahmen aus dem Verkauf von Waren, Produkten und Finanzgeschäften für das vorangegangene Geschäftsjahr betragen mindestens den PLN-Gegenwert von EUR 1.200.000,- (in diesem Fall sind sie auch verpflichtet, ihre Geschäftstätigkeit vollständig zu erfassen). Die vorstehende Anforderung gilt nicht für ausländische Staatsbürger, die immer zur Führung vollständiger Buchhaltungsbücher und -unterlagen verpflichtet sind. Jeder Unternehmer muss die Originalbuchhaltungsunterlagen der Gesellschaft, auf deren Grundlage Buchungen in die Bücher und die Bücher vorgenommen wurden, für einen Zeitraum von fünf Jahren ab Beginn des Jahres aufbewahren, das auf das von der jeweiligen Buchführung betroffene Geschäftsjahr folgt. Genehmigte Jahresabschlüsse sind dauerhaft aufzubewahren.

Jedes Unternehmen, das seine Bücher auf einer vollständigen Buchhaltungsgrundlage führt, muss einen Jahresabschluss für jedes nachfolgende Geschäftsjahr erstellen, und wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit in der zweiten Jahreshälfte aufnimmt, die als Geschäftsjahr angenommen wurde, kann es seine Rechnungsbücher und Abschlüsse für diesen Zeitraum mit den Büchern und Abschlüssen für das folgende Jahr (kombiniertes Geschäftsjahr) kombinieren. Der Jahresabschluss sollte sich aus den folgenden Elementen zusammensetzen:

  1. Bilanz;
  2. Erfolgsrechnung
  3. zusätzliche Informationen, einschließlich:
    • Einführung in den Jahresabschluss, und;
    • zusätzliche Hinweise und Erklärungen.

Darüber hinaus müssen die Abschlüsse von Aktiengesellschaften und anderen Unternehmen, die einer Pflichtprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer unterliegen, die folgenden zusätzlichen Komponenten enthalten:

  • Kapitalflussrechnung;
  • Eigenkapitalveränderungsrechnung (Fonds).

Der Jahresabschluss der Gesellschaft für das Vorjahr sollte spätestens drei Monate nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres vom Gesamtvorstand der Gesellschaft aufgestellt und unterzeichnet werden. Wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, sollte dies bis spätestens 31. März erfolgen. Danach sollte der Jahresabschluss von der Hauptversammlung innerhalb von 6 Monaten nach dem Bilanzstichtag genehmigt werden. Nach der Genehmigung ist der Jahresabschluss dem Registergericht (Nationales Gerichtsregister) und dem Finanzamt vorzulegen.

Auditanforderungen

Nach dem Rechnungslegungsgesetz sind die Abschlüsse der folgenden Unternehmen prüfungspflichtig:

  • Konsolidierte Jahresabschlüsse von Unternehmensgruppen, Banken, Versicherungen und Rückversicherungsgesellschaften;
  • Jahresabschlüsse von Unternehmen, die nach den Gesetzen und Vorschriften des Wertpapierhandels, den auf Investmentfonds anwendbaren Gesetzen und Vorschriften für die Organisation und den Betrieb von Pensionsfonds tätig sind;
  • Jahresabschlüsse von Aktiengesellschaften (mit Ausnahme von Aktiengesellschaften, die sich im Organisationsprozess befinden);
  • Jahresabschlüsse anderer Unternehmen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr, für das der Abschluss erstellt wurde, mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllten:
  1. Die durchschnittliche jährliche Beschäftigung in Vollzeitäquivalenten lag bei mindestens 50 Mitarbeitern;
  2. Die Bilanzsumme in der Bilanz zum Ende des Geschäftsjahres entsprach dem PLN-Gegenwert von mindestens EUR 2.500.000;
  3. Die Nettoeinnahmen aus dem Verkauf von Waren und Erzeugnissen und aus Finanzgeschäften für das Geschäftsjahr entsprachen dem PLN-Gegenwert von mindestens 5.000.000.000 EUR.
  • Jahresabschlüsse von fusionierenden und neu gegründeten Unternehmen, erstellt für das Geschäftsjahr der Verschmelzung;
  • Jahresabschlüsse von Unternehmen, erstellt nach den International Accounting Standards (IAS);
  • Jahresabschlüsse von Investmentfonds mit unterschiedlichen Teilfonds sowie jährliche Einzelabschlüsse von Teilfonds.

Darüber hinaus kann jede Wirtschaftseinheit einen Wirtschaftsprüfer mit der Durchführung einer Abschlussprüfung oder einer Überprüfung ihrer Buchhaltung beauftragen, wenn der Unternehmer dies für erforderlich hält.

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