Steuerliche Abzugsfähigkeit von Vertragsstrafen wegen Verzugs in Polen – günstige Entscheidung des Leiters der Landesfinanzverwaltung (KAS)

Am 13. März 2026 gab der Leiter der Landesfinanzverwaltung (KAS) der Beschwerde des Steuerpflichtigen statt und änderte eine frühere, für diesen ungünstige verbindliche Steuerauskunft zu einer Vertragsstrafe. Der Fall ist unmittelbar relevant für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Vertragsstrafen wegen Verzugs in Polen. Der KAS bestätigte die Position des Unternehmens, wonach Folgendes als steuerlich abzugsfähige Kosten gelten könne: eine Vertragsstrafe in Höhe von 80.677,96 PLN wegen Verzugs bei der Erfüllung von Garantiepflichten, die auf diese Strafe gezahlten gesetzlichen Verzugszinsen sowie Gerichtskosten samt der darauf gezahlten Zinsen.

Der Streit betraf keine Mängel an den abgeschlossenen Arbeiten oder der gelieferten Ausrüstung. Der Vertragsgegenstand war ohne Vorbehalte abgenommen worden; die Strafe resultierte aus einem Verzug bei der Durchführung periodischer Garantieinspektionen. Der Leiter des KAS bestätigte die Position des Unternehmens, ohne eine rechtliche Begründung für die Bewertung zu liefern. Die Entscheidung bezieht sich daher auf den konkret dargestellten Sachverhalt und begründet nicht, dass jede Verzugsstrafe automatisch als steuerlich abzugsfähige Kosten qualifiziert.

Kann eine Vertragsstrafe wegen Verzugs in Polen steuerlich abzugsfähig sein? Die Entscheidung zeigt, dass der tatsächliche Grund für die Verhängung der Strafe entscheidend ist. Im vorliegenden Fall verfolgte das Unternehmen zunächst einen konservativen Ansatz und behandelte die Strafe als NKUP, also als nicht abzugsfähige Kosten. Anschließend beantragte es eine verbindliche Steuerauskunft, um zu klären, ob die Strafe stattdessen als steuerlich abzugsfähig behandelt werden könne.

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Was entschied der Leiter des KAS am 13. März 2026?

Der Fall betraf eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die spezialisierte Energie- und technische Infrastrukturaufträge ausführt. Zu ihrer Tätigkeit gehörten Lieferung, Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme von unterbrechungsfreien Stromversorgungsanlagen (USV-Anlagen) sowie anschließende Wartung und Garantieleistungen.

Am 30. November 2018 schloss das Unternehmen einen Vertrag über Lieferung, Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme einer USV-Anlage, einschließlich Inbetriebnahmetests und Erstellung der Dokumentation. Der Hauptteil des Vertrags wurde erfüllt. Die letzte Phase wurde formell abgenommen, und der Auftraggeber erhob keine Einwände hinsichtlich der Qualität der abgeschlossenen Arbeiten oder der gelieferten Ausrüstung. Das Problem trat erst später, während der Garantiezeit, auf.

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Warum wurde dem Unternehmen eine Vertragsstrafe auferlegt?

Der Streit betraf periodische technische Inspektionen der USV-Anlage. Das Unternehmen war der Auffassung, dass die Inspektionen während der 60-monatigen Garantiezeit als separate, kostenpflichtige Wartungsleistungen zu erbringen seien. Diese Annahme war in den vom Unternehmen erstellten Garantie- und Wartungsbedingungen festgehalten.

Der Auftraggeber vertrat eine andere Auffassung. Er ging davon aus, dass die periodischen Inspektionen bereits in der vereinbarten Pauschalvergütung enthalten seien und daher während der gesamten Garantiezeit ohne zusätzliche Kosten zu erbringen seien. Der Streit wurde vor Gericht gebracht.

Das Bezirksgericht entschied, dass ein vom Auftragnehmer erstelltes Dokument die Bestimmungen des Vertrags und der Ausschreibungsunterlagen nicht ändern könne. Es kam daher zu dem Schluss, dass die Inspektionen im Rahmen der vereinbarten Pauschalvergütung hätten durchgeführt werden müssen.

Die erste Inspektion hätte spätestens am 18. Juli 2020 erfolgen müssen. Das Unternehmen führte sie nicht durch, da es die Inspektionen durchgehend als separate, zusätzlich zu vergütende Leistung betrachtete. Der Auftraggeber verhängte daraufhin eine Vertragsstrafe wegen Verzugs bei der Erfüllung der Garantiepflichten.

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Wie hoch war die Vertragsstrafe wegen Verzugs?

Der Vertrag sah eine Strafe in Höhe von 0,02 % des Bruttovertragswerts für jeden angefangenen Verzugstag bei der Erfüllung der Garantiepflichten vor.

Die Strafen wurden für zwei Zeiträume berechnet:

• vom 19. Juli 2020 bis zum 16. Dezember 2021,
• vom 17. Dezember 2021 bis zum 6. Dezember 2022.

Die Vertragsstrafe belief sich insgesamt auf 80.677,96 PLN. Am 26. Januar 2023 erhob der Auftraggeber Zahlungsklage. Mit Urteil vom 31. Oktober 2024 verurteilte das Bezirksgericht das Unternehmen zur Zahlung des vollen Strafbetrags nebst gesetzlichen Verzugszinsen. Das Unternehmen wurde zudem zur Zahlung von 9.451 PLN Gerichtskosten samt gesetzlichen Zinsen verpflichtet. Alle vom Gericht zugesprochenen Beträge wurden anschließend beglichen.

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Kann eine Vertragsstrafe wegen Verzugs in Polen steuerlich abzugsfähig sein?

Auf Grundlage des im Antrag dargestellten Sachverhalts bestätigte der Leiter des KAS die Position des Unternehmens, wonach die Vertragsstrafe in Höhe von 80.677,96 PLN als steuerlich abzugsfähige Kosten anerkannt werden könne.

Der Steuerpflichtige argumentierte, dass die Strafe nicht auf Mängeln an der installierten Ausrüstung oder auf mangelhafter Ausführung der Arbeiten beruhte. Im Gegenteil: Die vertragliche Hauptleistung war ohne Vorbehalte abgenommen worden, und das Gericht stellte die Qualität der abgeschlossenen Arbeiten nicht in Frage. Die Strafe wurde vielmehr wegen eines Verzugs bei der Erfüllung von Garantiepflichten — den periodischen Inspektionen der USV-Anlage — verhängt. Diese Unterscheidung war einer der zentralen Punkte der Argumentation des Unternehmens.

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Wie begründete das Unternehmen die steuerliche Abzugsfähigkeit der Strafe?

Der Steuerpflichtige stützte seine Position in erster Linie auf Art. 15 Abs. 1 und Art. 16 Abs. 1 Nr. 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (CIT-Gesetz). Danach können rationale Geschäftsausgaben nach der allgemeinen Regel steuerlich abzugsfähige Kosten darstellen, sofern sie mit der Geschäftstätigkeit im Zusammenhang stehen und der Erzielung von Einkünften oder der Erhaltung bzw. Sicherung ihrer Quelle dienen — soweit sie nicht ausdrücklich vom Gesetz ausgeschlossen sind.

Bei Vertragsstrafen ist Art. 16 Abs. 1 Nr. 22 des polnischen CIT-Gesetzes von besonderer Bedeutung. Nach der Argumentation des Unternehmens schließt diese Vorschrift Vertragsstrafen und Schadensersatzleistungen aus, die Folgendes betreffen:

• Mängel an gelieferten Waren, abgeschlossenen Arbeiten und Dienstleistungen,
• Verzug bei der Lieferung mängelfreier Waren,
• Verzug bei der Beseitigung von Mängeln an Waren, abgeschlossenen Arbeiten oder Dienstleistungen.

Das Unternehmen argumentierte daher, dass eine Strafe wegen Verzugs bei der Erfüllung von Garantiepflichten — bei der die zugrunde liegende vertragliche Leistung selbst nicht mangelhaft war — nicht automatisch unter diesen Ausschluss falle. Der Steuerpflichtige wies zudem darauf hin, dass das Vertragsrisiko, einschließlich der Gefahr von Vertragsstrafen, Teil der Geschäftstätigkeit bei komplexen und langfristigen Verträgen sei.

Eine ausführlichere Darstellung der steuerlichen Behandlung von Vertragsstrafen wegen Verzugs nach Art. 16 Abs. 1 Nr. 22 des polnischen CIT-Gesetzes sowie der Rechtsprechung des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (NSA) finden Sie in unserem Artikel „Vertragsstrafen und steuerlich abzugsfähige Kosten in Polen – ein Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens (NSA)„.

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Bestätigte der Leiter des KAS die rechtliche Argumentation des Unternehmens?

Der Leiter des KAS bestätigte die Position des Unternehmens als zutreffend, lieferte jedoch keine eigenständige rechtliche Begründung für diese Bewertung. Diese Unterscheidung ist für die Auslegung der Entscheidung von Bedeutung.

Im Schreiben vom 13. März 2026 hat der Leiter des KAS:

• der Beschwerde des Steuerpflichtigen stattgegeben,
• die angefochtene verbindliche Steuerauskunft von Amts wegen geändert,
• die Position des Unternehmens hinsichtlich der Strafe, der Zinsen und der Gerichtskosten bestätigt,
• auf eine rechtliche Begründung der Bewertung verzichtet.

Es wäre daher unzutreffend, dem Leiter des KAS konkrete Schlussfolgerungen zur Auslegung von Art. 16 Abs. 1 Nr. 22 des polnischen CIT-Gesetzes zuzuschreiben, die die Behörde selbst nicht formuliert hat. Festzuhalten ist lediglich, dass der KAS das vom Unternehmen dargestellte Ergebnis auf Grundlage des im Antrag beschriebenen Sachverhalts bestätigt hat.

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Bestätigen spätere polnische Steuerauskünfte diese günstige Entwicklung?

Nach der Änderung durch den Leiter des KAS wurden weitere günstige Auskünfte zu Strafen wegen verspäteter Erfüllung vertraglicher Pflichten erteilt. Am 30. Juli 2026 bestätigte der Direktor der Landesfinanzinformation in Polen (Krajowa Informacja Skarbowa, KIS), dass eine Strafe wegen verspäteter Lieferung von Ausrüstung als steuerlich abzugsfähige Kosten anerkannt werden könne, sofern die Ausrüstung vertragsgemäß und mängelfrei war und der Verzug nicht auf grober Fahrlässigkeit des Steuerpflichtigen beruhte.

Auch in einer Auskunft vom 6. August 2026, die im Anschluss an ein Urteil des Woiwodschaftsverwaltungsgerichts Lublin (WSA) erging, wurde die Position des Steuerpflichtigen zur steuerlichen Abzugsfähigkeit von Strafen wegen verspäteter Vertragserfüllung bestätigt. Diese Auskünfte begründen keine automatische Regel für alle Vertragsstrafen, zeigen jedoch, dass Verzögerungen ohne Zusammenhang mit mangelhafter Leistung weiterhin günstig behandelt werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für steuerlich abzugsfähige Kosten erfüllt sind.

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Warum war die Unterscheidung zwischen Mangel und Verzug wichtig?

Das Unternehmen unterschied in seinem Antrag durchgehend zwischen der Qualität der vertraglichen Leistung und dem späteren Verzug bei der Erfüllung der Garantiepflichten. Die USV-Anlage war ordnungsgemäß geliefert, installiert und in Betrieb genommen worden. Der Auftraggeber nahm die abgeschlossenen Arbeiten ohne Vorbehalte ab.

Auch ging es im vorliegenden Fall nicht um einen Verzug bei der Beseitigung festgestellter Mängel. Der Streit betraf vielmehr die Frage, ob periodische Inspektionen kostenlos im Rahmen der Garantie zu erbringen oder als separate, zusätzlich zu vergütende Leistung zu behandeln seien.

Auf dieser Grundlage argumentierte das Unternehmen, dass die Strafe nicht unter die nach Art. 16 Abs. 1 Nr. 22 des polnischen CIT-Gesetzes ausgeschlossenen Kostenarten falle. Bei anderen Strafen können die Sachverhalte abweichen. Vor der Anwendung einer vergleichbaren steuerlichen Behandlung sollte ein Unternehmen daher stets die tatsächliche vertragliche Grundlage der Belastung feststellen.

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Warum behandelte das Unternehmen die Strafe zunächst als nicht abzugsfähige Kosten (NKUP)?

Dies ist einer der praktisch relevantesten Aspekte des Falls. Aus buchhalterischer Vorsicht behandelte das Unternehmen die Vertragsstrafe in Höhe von 80.677,96 PLN zunächst als NKUP, also als nicht abzugsfähige Kosten.

Gleichzeitig wurden:

• die auf die Strafe gezahlten Zinsen als KUP, also als steuerlich abzugsfähige Kosten, erfasst,
• die zuerkannten Gerichtskosten in Höhe von 9.451 PLN ebenfalls als KUP erfasst.

Das Unternehmen beantragte eine verbindliche Steuerauskunft, weil es unsicher war, ob seine konservative Behandlung der Strafe selbst zutreffend war. Der Leiter des KAS bestätigte letztlich die im Antrag dargestellte Position, wonach unter den beschriebenen konkreten Umständen auch die Strafe selbst als steuerlich abzugsfähige Kosten gelten könne.

Für Finanz- und Buchhaltungsteams liefert der Fall einen wichtigen praktischen Hinweis: Die Einordnung als KUP oder NKUP sollte nicht allein davon abhängen, dass eine Ausgabe als Vertragsstrafe bezeichnet wird. Das Unternehmen sollte zunächst den genauen Grund für die Verhängung der Strafe sowie die Art der Nicht- oder Schlechterfüllung der vertraglichen Pflicht ermitteln.

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Können Zinsen auf eine Vertragsstrafe steuerlich abzugsfähig sein?

Im geprüften Fall bestätigte der Leiter des KAS auch die Position des Unternehmens hinsichtlich der gesetzlichen Verzugszinsen auf die Vertragsstrafe, soweit diese Zinsen tatsächlich gezahlt worden waren. Der Steuerpflichtige stützte sich hierbei auf Art. 16 Abs. 1 Nr. 11 des polnischen CIT-Gesetzes.

Der im Antrag dargelegten Argumentation zufolge stellen aufgelaufene, aber nicht gezahlte oder erlassene Zinsen keine steuerlich abzugsfähigen Kosten dar. Das Unternehmen war daher der Auffassung, dass Zinsen erst nach tatsächlicher Zahlung als KUP erfasst werden könnten. Im geprüften Fall wurden sämtliche aus dem rechtskräftigen Gerichtsurteil resultierenden Beträge beglichen. Der Leiter des KAS bestätigte auch in diesem Punkt die Position des Steuerpflichtigen.

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Können Gerichtskosten als steuerlich abzugsfähige Kosten in Polen gelten?

Auch im vorliegenden Fall wurde die Position bestätigt, wonach die zuerkannten Gerichtskosten sowie die darauf gezahlten Zinsen als steuerlich abzugsfähig behandelt werden können.

Dem Unternehmen entstanden Gerichtskosten in Höhe von 9.451 PLN. Es argumentierte, dass das Verfahren aus einem im Rahmen der Kerngeschäftstätigkeit geschlossenen Vertrag resultierte und die Verteidigung gegen den Anspruch des Auftraggebers dem Schutz der finanziellen Interessen des Unternehmens diente. Der Steuerpflichtige behandelte die Prozesskosten daher als mit seiner Geschäftstätigkeit verbundene Ausgaben. Der Leiter des KAS bestätigte die Position des Unternehmens auch in diesem Punkt.

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Was bedeutet die Entscheidung vom 13. März 2026 für Unternehmen in Polen?

Die Entscheidung zeigt vor allem, dass die steuerliche Behandlung einer Vertragsstrafe auf dem tatsächlichen Grund der Belastung beruhen sollte und nicht allein auf der Bezeichnung der Ausgabe. Ein zentrales Element der Argumentation des Unternehmens war die Trennung der ordnungsgemäß abgeschlossenen vertraglichen Hauptleistung vom späteren Verzug bei der Erfüllung der Garantiepflichten.

Auf Grundlage der im Antrag dargestellten Umstände sollten bei der Analyse einer vergleichbaren Strafe insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

1. Welche konkrete Pflichtverletzung hat die Vertragsstrafe ausgelöst? Ausgangspunkt sollten die einschlägige Vertragsklausel und der tatsächliche Verlauf der Vertragserfüllung sein.
2. War die vertragliche Leistung mangelhaft? Im geprüften Fall wurde das Fehlen von Mängeln durch die vorbehaltlose Abnahme bestätigt.
3. Betraf die Strafe Mängel bzw. deren Beseitigung oder eine gesonderte vertragliche Pflicht? Im vorliegenden Fall betraf die Strafe periodische Garantieinspektionen.
4. Wie war die Ausgabe mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verbunden? Das Unternehmen argumentierte, dass Vertragsstrafen Teil des mit seinen Aufträgen verbundenen wirtschaftlichen Risikos seien.
5. Wurden die Zinsen tatsächlich gezahlt? Die Position des Steuerpflichtigen unterschied zwischen aufgelaufenen und tatsächlich beglichenen Zinsen.
6. Verfügt das Unternehmen über Unterlagen, mit denen sich der Sachverhalt rekonstruieren lässt? Im vorliegenden Fall gehörten dazu der Vertrag, die Ausschreibungsunterlagen, die Garantiebedingungen, das Abnahmeprotokoll und das rechtskräftige Gerichtsurteil.

Bei wesentlichen Beträgen sollte die steuerliche Behandlung im Rahmen der steuerlichen Beratung in Polen überprüft werden.

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Sollten Unternehmen zuvor als NKUP behandelte Vertragsstrafen neu bewerten?

Die Entscheidung kann einen praktischen Anlass bieten, Vertragsstrafen neu zu bewerten, die ein Unternehmen bislang konservativ als NKUP behandelt hat. Sie bedeutet jedoch nicht, dass solche Ausgaben automatisch als KUP umqualifiziert werden sollten.

Der Fall vom 13. März 2026 verdeutlicht dies. Das Unternehmen hatte die Vertragsstrafe in Höhe von 80.677,96 PLN zunächst nicht in seine steuerlich abzugsfähigen Kosten einbezogen, obwohl seine spätere Position, wonach eine solche Behandlung zulässig sei, bestätigt wurde. Eine Überprüfung sollte sich daher vor allem auf Folgendes konzentrieren:

• den Wortlaut der Vertragsstrafenklausel,
• den tatsächlichen Grund für die Verhängung der Strafe,
• die Art der nicht erfüllten Pflicht,
• den Zusammenhang zwischen der Ausgabe und der Geschäftstätigkeit des Unternehmens,
• Unterlagen zum tatsächlichen Verlauf der Vertragserfüllung.

Bei Strafen mit wesentlichen Beträgen kann eine solche Überprüfung sowohl das Risiko einer nicht gerechtfertigten steuerlichen Abzugsfähigkeit als auch das Risiko einer unnötig konservativen steuerlichen Behandlung verringern.

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Schützt die Entscheidung des Leiters des KAS jeden Steuerpflichtigen mit einer vergleichbaren Vertragsstrafe?

Nein. Eine verbindliche Steuerauskunft bezieht sich auf den Steuerpflichtigen, der den Antrag gestellt hat, und auf den in diesem Antrag dargestellten Sachverhalt. Der Umstand, dass ein anderes Unternehmen ebenfalls eine Vertragsstrafe wegen Verzugs gezahlt hat, bedeutet nicht automatisch, dass dieselbe steuerliche Behandlung gilt.

Der Leiter des KAS stellte ausdrücklich fest, dass die Entscheidung steuerrechtliche Wirkung entfaltet, soweit der tatsächliche Sachverhalt dem im Antrag beschriebenen entspricht. Ändert sich ein wesentliches Element, kann die erteilte Auskunft ihre Gültigkeit verlieren. Bevor die Schlussfolgerungen dieser Entscheidung auf ein anderes Unternehmen übertragen werden, sind daher unter anderem folgende Punkte zu vergleichen:

• die Grundlage, auf der die Strafe verhängt wurde,
• die Art der Pflichtverletzung,
• der Wortlaut des Vertrags,
• die Qualität der vertraglichen Hauptleistung,
• die Umstände, die zur Haftung geführt haben.

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Was ist die zentrale Erkenntnis zu Vertragsstrafen wegen Verzugs und steuerlicher Abzugsfähigkeit in Polen?

Die Änderung der verbindlichen Steuerauskunft vom 13. März 2026, Aktenzeichen 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK, ist günstig für den Steuerpflichtigen, dem eine Strafe wegen Verzugs bei der Erfüllung von Garantiepflichten auferlegt wurde. Auf Grundlage des dargestellten Sachverhalts bestätigte der Leiter des KAS die Position des Unternehmens, wonach Folgendes in die steuerlich abzugsfähigen Kosten einbezogen werden könne:

• die Vertragsstrafe in Höhe von 80.677,96 PLN,
• die tatsächlich gezahlten gesetzlichen Verzugszinsen,
• Gerichtskosten in Höhe von 9.451 PLN,
• die im Zusammenhang mit diesen Gerichtskosten gezahlten Zinsen.

Gleichzeitig lieferte die Behörde keine eigene rechtliche Begründung. Die Entscheidung sollte daher nicht auf eine allgemeine Regel reduziert werden, wonach jede Vertragsstrafe wegen Verzugs als KUP behandelt werden kann. Der erste Schritt besteht stets darin, die tatsächliche Grundlage der Belastung und die Umstände des jeweiligen Vertrags zu ermitteln.

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Grundlage der Entscheidung:

• Änderung der vom Leiter der Landesfinanzverwaltung erteilten verbindlichen Steuerauskunft vom 13. März 2026, Aktenzeichen 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK.

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