E-Rechnung in Polen und Großbritannien: Ein Vergleich von KSeF mit den britischen Vorschriften

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) in Polen und Großbritannien folgt zwei unterschiedlichen regulatorischen Zeitplänen. Polen hat das obligatorische Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) stufenweise zum 1. Februar und 1. April 2026 eingeführt. In Großbritannien ist die elektronische Rechnungsstellung derzeit noch generell optional, ab April 2029 müssen jedoch alle Umsatzsteuerrechnungen elektronisch ausgestellt und empfangen werden. Internationale Konzerne sollten daher ein konsistentes Rechnungsdatenmodell etablieren, während sie separate Compliance-Prozesse für Polen und Großbritannien beibehalten.

Die E-Rechnung in Polen und Großbritannien sollte nicht als ein einziges Technologieprojekt behandelt werden, das in beiden Ländern gleichzeitig ausgerollt wird.

Polen nutzt bereits ein obligatorisches Clearance-System (Freigabesystem), bei dem qualifizierende Rechnungen an das vom polnischen Finanzministerium (MF) verwaltete Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) übermittelt werden müssen. Großbritannien erlaubt Unternehmen derzeit die Wahl zwischen Papier- und elektronischen Umsatzsteuerrechnungen, obwohl die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle Umsatzsteuerrechnungen planmäßig im April 2029 beginnen soll.

Die endgültige britische Systemarchitektur steht noch nicht fest. Die britische Steuerbehörde (HM Revenue & Customs – HMRC) und das Ministerium für Wirtschaft und Handel (Department for Business and Trade) erarbeiten derzeit gemeinsam mit Stakeholdern die technischen Standards, das Übermittlungsmodell und den Implementierungsprozess. Ein detaillierter Fahrplan (Roadmap) wird zum Budget 2026 erwartet. Für Konzerne, die in beiden Rechtsordnungen tätig sind, besteht das praktische Ziel nicht darin, eine identische Länderlösung zu bauen. Es geht vielmehr darum, ein gemeinsames Rechnungsdaten-Fundament zu schaffen, das durch separate Technik- und Compliance-Module für Polen und Großbritannien unterstützt wird.

Was sind die Hauptunterschiede zwischen der E-Rechnung in Polen und Großbritannien?

Polen nutzt ein Clearance-Modell: Die Rechnung wird an eine zentrale staatliche Plattform übermittelt und steht nach erfolgreicher Verarbeitung über KSeF zur Verfügung.

Großbritannien verlässt sich derzeit in erster Linie auf den direkten Dokumentenaustausch zwischen Lieferant und Mandant. Obwohl Unternehmen elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XML oder Electronic Data Interchange (EDI) ausstellen können, erkennt die HMRC unter den aktuellen Regeln auch unstrukturierte elektronische Dokumente wie PDFs an.

Die britische Regierung hat bestätigt, dass die obligatorische E-Rechnung ab April 2029 alle Umsatzsteuerrechnungen abdecken wird. Der vollständige Datenstandard, die Übertragungsarchitektur, das Reporting-Modell oder die Übergangsregelungen wurden jedoch noch nicht veröffentlicht.

Wie unterscheidet sich KSeF von der elektronischen Rechnungsstellung in Großbritannien?

Das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) ist eine zentrale Plattform, die vom polnischen Finanzministerium verwaltet wird. Ein Lieferant, der unter die Verpflichtung fällt, sendet eine strukturierte XML-Rechnung zur Validierung und Verarbeitung an KSeF.

Die aktuelle britische E-Rechnung bedeutet im Allgemeinen, dass eine Rechnung elektronisch und direkt an den Mandanten übermittelt wird. Es gibt keine allgemeine Verpflichtung, jede Umsatzsteuerrechnung im privaten Sektor vor oder zum Zeitpunkt der Zustellung an die HMRC zu übermitteln.

Der Unterschied beschränkt sich nicht nur auf das Dateiformat.

In Polen ist die erfolgreiche Übermittlung an KSeF Teil des rechtlichen Prozesses der Rechnungsstellung. Sobald das Dokument akzeptiert wurde, weist das System eine eindeutige KSeF-Nummer zu und generiert eine offizielle Empfangsbestätigung. In Großbritannien können Unternehmen derzeit PDF, XML, EDI oder ein anderes elektronisches Format verwenden, das den Anforderungen der HMRC entspricht.

Sie müssen Folgendes sicherstellen:

• Authentizität der Herkunft;
• Integrität der Rechnungsdaten;
• Lesbarkeit;
• angemessene innerbetriebliche Kontrollverfahren;
• einen verlässlichen Prüfpfad (Audit Trail); und
• die Zustimmung des Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung.

Aus der Sicht eines Finanzvorstands (CFO) ist die Aufgabenverteilung grundlegend verschieden:

• In Polen muss der Prozess die Kommunikation mit der staatlichen Plattform, den Umgang mit abgelehnten Rechnungen und die gesetzlichen Offline-Verfahren umfassen;
• In Großbritannien konzentrieren sich die aktuellen Pflichten auf interne Kontrollen, die Vereinbarung des Übermittlungsformats mit dem Mandanten und die Wahrung eines angemessenen Prüfpfads;
• Ab April 2029 wird das britische Regime restriktiver, aber Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass es das polnische Clearance-Modell kopieren wird.

Wie funktioniert die obligatorische E-Rechnungssystem in Polen im Jahr 2026?

Der obligatorische KSeF-Rollout wurde in Stufen unterteilt:

• ab 1. Februar 2026: Steuerzahler, deren Bruttoumsatz einschließlich Umsatzsteuer im Jahr 2024 den Betrag von 200 Millionen PLN überschritten hat;
• ab 1. April 2026: andere Steuerzahler im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung;
• ab 1. Januar 2027: die kleinsten Steuerzahler, die im Jahr 2026 von der vorübergehenden monatlichen Schwelle von 10.000 PLN profitieren.

Bis zum 31. Dezember 2026 kann ein Steuerzahler weiterhin qualifizierende Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, sofern der Bruttogesamtwert der durch diese Rechnungen dokumentierten Verkäufe in einem bestimmten Monat 10.000 PLN nicht überschreitet. Sobald der Schwellenwert überschritten wird, beginnt die KSeF-Pflicht mit derjenigen Rechnung, die das Überschreiten der Schwelle verursacht, und gilt für alle nachfolgenden qualifizierenden Rechnungen.

Welche Rechnungen müssen in Polen über KSeF ausgestellt werden?

KSeF umfasst in erster Linie Rechnungen von Steuerzahlern, die:

• ihren Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen haben; oder
• eine feste Niederlassung (Betriebsstätte) in Polen haben, die an der jeweiligen Lieferung von Gegenständen oder der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt ist.

Der obligatorische Anwendungsbereich umfasst in der Regel nicht:

• Rechnungen eines ausländischen Unternehmens, das weder seinen Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine feste Niederlassung in Polen hat;
• Rechnungen eines ausländischen Unternehmens, das zwar eine feste Niederlassung in Polen hat, wenn diese Niederlassung jedoch nicht an der betreffenden Transaktion beteiligt ist.

Die Feststellung, ob eine feste Niederlassung vorliegt, sollte nicht ausschließlich auf Basis einer polnischen Steuernummer oder einer polnischen Umsatzsteuer-Registrierung erfolgen.

Die Beurteilung sollte die in Polen verfügbaren personellen und technischen Ressourcen berücksichtigen, die Art und Weise, wie geschäftliche Entscheidungen getroffen werden, sowie die Frage, ob die polnische Struktur tatsächlich in die Lieferung der Gegenstände oder die Erbringung der Dienstleistungen eingebunden ist.

Gilt KSeF für ein britisches Unternehmen, das in Polen für die Umsatzsteuer registriert ist?

Ein britisches Unternehmen wird nicht automatisch dazu verpflichtet, Rechnungen über KSeF auszustellen, nur weil es in Polen für die Umsatzsteuer registriert ist.

Die entscheidende Frage ist, ob das Unternehmen verfügt über:

• seinen Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen; oder
• eine feste Niederlassung in Polen, die an der spezifischen Transaktion beteiligt ist.

Ein britisches Unternehmen, das lediglich eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, jedoch nicht über ausreichende personelle und technische Ressourcen oder eine beteiligte feste Niederlassung in Polen verfügt, bleibt in der Regel von der obligatorischen KSeF-Rechnungsausstellung befreit.

Das Ergebnis kann anders ausfallen, wenn das Unternehmen eine polnische Struktur unterhält, die tatsächlich in den Verkauf, die Leistungserbringung, die Auftragsabwicklung oder operative Entscheidungsfindungen eingebunden ist.

Eine zusätzliche Analyse kann beispielsweise erforderlich sein, wenn das britische Unternehmen Mitarbeiter, ein Büro, ein Lager, technische Infrastruktur oder ein lokales operatives Team in Polen hat. Da eine falsche Einstufung sowohl die Rechnungsstellung als auch das Umsatzsteuer-Reporting beeinflussen kann, sollte die KSeF-Beurteilung mit einer Überprüfung der polnischen Umsatzsteuerposition und des Betriebsmodells des Unternehmens koordiniert werden.

Eine professionelle Steuerberatung in Polen kann dabei helfen festzustellen, ob die lokalen Ressourcen des Unternehmens eine beteiligte feste Niederlassung bilden.

Wie sollte eine KSeF-Rechnung an einen britischen Mandanten zugestellt werden?

Wenn ein polnischer Lieferant verpflichtet ist, KSeF zu nutzen, muss eine an einen britischen Kunden ausgestellte Rechnung zuerst korrekt an das polnische System übermittelt werden. Die Rechnung kann dem britischen Mandanten dann außerhalb von KSeF in einem vereinbarten Format zugestellt werden, beispielsweise als lesbare PDF-Visualisierung, die den erforderlichen QR-Code enthält.

Der britische Kunde benötigt keinen Standard-Benutzerzugang zu KSeF. Der QR-Code ermöglicht den Zugriff auf die im System gespeicherte Rechnung und erlaubt es dem Kunden, die Rechnungsdaten zu verifizieren. Die genaue Anzahl und Art der QR-Codes hängt davon ab, ob die Rechnung bereits eine KSeF-Nummer erhalten hat und ob sie unter Anwendung eines der gesetzlichen Offline-Verfahren ausgestellt wurde.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung aktuell in Großbritannien?

Britische Unternehmen können derzeit zwischen Papier- und elektronischen Umsatzsteuerrechnungen wählen. Die HMRC verlangt nicht, dass jede Umsatzsteuerrechnung an eine einzige zentrale Plattform übermittelt wird.

Eine elektronische Rechnung kann ein strukturiertes Format wie XML oder EDI nutzen. Unter den aktuellen HMRC-Regeln können auch unstrukturierte elektronische Dokumente, einschließlich PDFs, als elektronische Rechnungen qualifizieren.

Das Unternehmen muss Folgendes sicherstellen:

• Authentizität der Herkunft;
• Integrität des Inhalts;
• Lesbarkeit des Dokuments;
• angemessene innerbetriebliche Kontrollen und ein verlässlicher Prüfpfad; und
• die Zustimmung des Mandanten zum elektronischen Erhalt von Rechnungen.

Die aktuellen HMRC-Regeln müssen jedoch von dem für April 2029 geplanten Regime unterschieden werden.

Die britische Regierung definiert die künftige E-Rechnung als den direkten digitalen Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Finanzsystemen von Käufern und Lieferanten, wodurch die Informationen automatisch verarbeitet werden können. Eine per E-Mail gesendete PDF-Datei bietet diesen System-zu-System-Austausch von strukturierten Daten nicht.

Ist Making Tax Digital das britische Äquivalent zu KSeF?

Nein. Making Tax Digital für die Umsatzsteuer und KSeF erfüllen unterschiedliche Funktionen.

Making Tax Digital (MTD) verpflichtet umsatzsteuerregistrierte Unternehmen dazu, bestimmte Umsatzsteuerunterlagen digital zu führen und Umsatzsteuererklärungen über eine kompatible Software einzureichen. MTD fungiert derzeit nicht als zentrale Plattform für das Ausstellen, Freigeben und Empfangen einzelner Umsatzsteuerrechnungen.

KSeF hingegen ist ein System auf Rechnungsebene. Es verarbeitet strukturierte Rechnungen, weist KSeF-Nummern zu und stellt Rechnungen autorisierten Empfängern zur Verfügung. Unternehmen, die in beiden Ländern tätig sind, sollten daher vermeiden, die MTD-Compliance als Beweis dafür zu betrachten, dass ihre Software bereits für das KSeF oder das künftige E-Rechnungsmandat Großbritanniens bereit ist.

Wann wird die E-Rechnung in Großbritannien zur Pflicht?

Großbritannien plant, ab April 2029 vorzuschreiben, dass alle Umsatzsteuerrechnungen elektronisch ausgestellt und empfangen werden müssen. Die Verpflichtung wird voraussichtlich für Umsatzsteuerrechnungen gelten, die hauptsächlich bei Business-to-Business- (B2B) und Business-to-Government-Transaktionen (B2G) verwendet werden. Die Regierung hat erklärt, dass die Anforderung sowohl das Ausstellen als auch den Empfang von Rechnungen abdecken wird.

Ein Fahrplan für die Umsetzung soll zum Budget 2026 veröffentlicht werden. Die HMRC arbeitet weiterhin mit dem Ministerium für Wirtschaft und Handel, Softwareanbietern und anderen Stakeholdern an der Gestaltung des Regimes.

Die Regierung hat noch keine vollständigen Regeln veröffentlicht zu:

• dem verbindlichen Datenstandard;
• dem Modell der Rechnungsübermittlung;
• der Methode oder dem Zeitpunkt einer Datenübertragung an die HMRC;
• Ausnahmen;
• Übergangsfristen; oder
• detaillierten Implementierungsanforderungen für verschiedene Unternehmenskategorien.

Die Umfrageteilnehmer diskutierten dezentrale Vier-Ecken- und Fünf-Ecken-Modelle, einschließlich Lösungen auf Basis des Peppol-Netzwerks. Die Regierung hat jedoch noch keine endgültige Entscheidung über das Übermittlungsmodell oder den Standard getroffen.

Wird ein PDF nach April 2029 in Großbritannien als E-Rechnung gelten?

Nach der aktuellen Definition der Regierung wird ein gewöhnliches PDF nicht ausreichen. Die britischen Konsultationsunterlagen unterscheiden strukturierte E-Rechnungen von unstrukturierten digitalen Dokumenten wie PDF-, Word- und JPEG-Dateien. Die künftige E-Rechnung wird als direkter digitaler Austausch von strukturierten Rechnungsdaten zwischen den Finanzsystemen von Lieferant und Mandant beschrieben.

Dies bedeutet, dass das bloße elektronische Senden eines Dokuments die künftige Anforderung an sich nicht erfüllen wird. Die Daten müssen in einem Format bereitgestellt werden, das eine automatisierte Verarbeitung durch das Finanzsystem des Empfängers ermöglicht.

Die endgültigen technischen Anforderungen für das Regime ab April 2029 wurden jedoch noch nicht veröffentlicht. Unternehmen sollten ihre Systeme daher darauf vorbereiten, strukturierte Daten zu verarbeiten, ohne sich vorzeitig auf ein unbestätigtes britisches Format festzulegen.

Wie sollten Transaktionen zwischen Polen und Großbritannien in Rechnung gestellt werden?

Jedes Szenario sollte zusätzlich überprüft werden im Hinblick auf:

• die umsatzsteuerlichen Regeln zum Ort der Leistungserbringung;
• Umsatzsteuer-Registrierungen;
• das Vorliegen und die Beteiligung einer festen Niederlassung;
• das Reverse-Charge-Verfahren (Verlagerung der Steuerschuld);
• geltende Anforderungen an den Rechnungsinhalt; und
• die Umsatzsteuer-Meldepflichten in der jeweiligen Rechtsordnung.

Die Behandlung einer Rechnung unter KSeF bestimmt für sich genommen noch nicht die umsatzsteuerliche Behandlung der zugrunde liegenden Transaktion.

Wie sollte sich ein in Polen und Großbritannien tätiges Unternehmen vorbereiten?

Der häufigste Fehler bei der Implementierung ist die Annahme, dass eine einzige ERP-Anbindung an eine E-Rechnungsplattform die Anforderungen in beiden Rechtsordnungen erfüllen wird. Ein weitaus resilienterer Ansatz besteht darin, einen gemeinsamen Kern für die Rechnungsdaten zu etablieren und gleichzeitig separate, länderspezifische Compliance-Module zu implementieren.

1. Wie sollte der Umfang der Verpflichtung analysiert werden (Scope Mapping)?

Die anfängliche Prüfung des Anwendungsbereichs sollte Folgendes abdecken:

• juristische Personen (Legal Entities);
• Zweigniederlassungen (Branches);
• Umsatzsteuer-Registrierungen;
• feste Niederlassungen (Betriebsstätten);
• Fakturierungssysteme;
• Shared Service Center;
• Lagerhäuser;
• lokale operative Teams; und
• die Systeme, die Rechnungsdaten erstellen oder ändern.

Britische Unternehmen mit Mitarbeitern, Lagern, Büros oder operativen Teams in Polen erfordern besondere Aufmerksamkeit. Die Mapping-Analyse sollte nicht nur identifizieren, wo die Rechnung generiert wird, sondern auch, welche Niederlassung an der zugrunde liegenden Transaktion beteiligt ist.

2. Welche Stammdaten sollten überprüft werden?

Unternehmen sollten verifizieren:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern;
• offizielle Namen und Adressen;
• Kunden- und Lieferantenrollen;
• Währungen;
• Steuersätze;
• Zahlungsbedingungen;
• Produkt- und Dienstleistungsklassifizierungen; und
• Kennzeichnungen für grenzüberschreitende Transaktionen.

Unter dem polnischen System können unvollständige oder inkonsistente Daten zu einer technischen Abweisung oder zur Ausstellung einer Rechnung führen, die später korrigiert werden muss.

Die Datenvalidierung sollte daher stattfinden, bevor die Rechnung in die KSeF-Struktur konvertiert wird, und nicht erst, wenn die Plattform einen Fehler zurückgibt.

3. Warum sollten Rechnungsdaten vom visuellen Dokument getrennt werden?

Das Finanzsystem sollte Rechnungsdaten in einem Format vorhalten, das auf verschiedene Länderstrukturen abgebildet (gemappt) werden kann.

Dieselben zugrunde liegenden Daten können dann verwendet werden zur Generierung von:

• einer XML-Datei, die mit dem KSeF-Schema kompatibel ist;
• einer künftigen britischen strukturierten E-Rechnung;
• einer lesbaren Rechnungsvisualisierung für den Kunden; und
• Buchhaltungs- und Umsatzsteuer-Meldedaten.

Dieser Ansatz verringert das Risiko, dass eine künftige Änderung eines staatlichen Standards das Unternehmen dazu zwingt, seinen gesamten Verkaufs- und Abrechnungsprozess neu aufzubauen. Das PDF sollte als eine mögliche Präsentationsebene betrachtet werden, nicht als die primäre Quelle der Rechnungsdaten.

4. Wie sollten Fehler und Systemausfälle verwaltet werden?

In Polen muss der Abrechnungsprozess Folgendes berücksichtigen:

• abgelehnte Rechnungen;
• Rechnungen, die keine KSeF-Nummer erhalten haben;
• das Verfahren Offline24;
• geplante KSeF-Nichtverfügbarkeit;
• einen offiziell bekannt gegebenen Systemausfall; und
• die nachträgliche Überprüfung von Dokumenten, die nach einem Offline-Ereignis übermittelt wurden.

Im Rahmen des Offline24-Verfahrens muss die Rechnung unverzüglich, spätestens jedoch am nächsten Werktag nach ihrer Ausstellung, an KSeF übermittelt werden. Separate gesetzliche Fristen gelten, wenn das System nicht verfügbar ist oder ein offizieller Ausfall angekündigt wurde. Während eines offiziell angekündigten Ausfalls müssen Rechnungen in der Regel innerhalb von sieben Werktagen nach Ende des Ausfalls übermittelt werden.

Das Unternehmen sollte definieren:

• wer Fehlermeldungen überprüft;
• wer entscheidet, ob und wann das Dokument erneut übermittelt werden soll;
• wie der Kunde die Rechnung erhält, während KSeF nicht verfügbar ist;
• wie Offline-Ereignisse dokumentiert werden;
• wie QR-Codes generiert werden;
• wie Doppeleinreichungen verhindert werden; und
• wie die Daten nach der Akzeptanz der Rechnung abgeglichen werden.

5. Wie können Systeme auf das britische Mandat vorbereitet werden, ohne den endgültigen Standard zu kennen?

Ein Unternehmen muss noch kein spezifisches britisches E-Rechnungsformat implementieren, da der endgültige technische Standard noch nicht bekannt gegeben wurde.

Es sollte dennoch prüfen, ob seine Software:

• XML-Strukturen oder EDI-Standards unterstützt;
• über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) kommunizieren kann;
• einen vollständigen Prüfpfad und eine Versionshistorie wahrt;
• Daten mit externen Dienstleistern austauschen kann;
• darauf verzichtet, sich ausschließlich auf PDF-Dokumente zu verlassen;
• Rechnungsdaten von der Dokumentenpräsentation trennt;
• konfigurierbares Daten-Mapping unterstützt; und
• ohne Austausch der gesamten ERP-Umgebung angepasst werden kann.

Mit der Auswahl eines spezifischen britischen Netzwerks, einer Plattform oder eines Betreibers sollte im Allgemeinen gewartet werden, bis die Regierung ausreichende technische und regulatorische Details veröffentlicht. Dies bedeutet nicht, dass alle Vorbereitungen aufgeschoben werden sollten. Unternehmen können bereits jetzt die Datenqualität, die Systeminteroperabilität und die Prozesseigentümerschaft (Process Ownership) verbessern.

6. Wer sollte Eigentümer des E-Rechnungsprozesses sein?

Die Implementierung sollte einbeziehen:

• Finanzen;
• Steuern;
• Buchhaltung;
• IT;
• Einkauf (Procurement);
• Vertrieb (Sales);
• Rechts- und Compliance-Teams; und
• Informationssicherheit.

Die Verantwortung sollte nicht allein der Buchhaltungsabteilung oder dem ERP-Anbieter übertragen werden. Finanz- und Steuerteams sollten die rechtlichen und melderechtlichen Anforderungen festlegen. IT-Teams sollten die Systemverfügbarkeit, Sicherheit und Integration gewährleisten. Vertriebs- und Einkaufsteams sollten die Auswirkungen auf die Mandanten- und Lieferantenprozesse steuern.

Ein benannter Prozesseigentümer sollte für die Koordination dieser Funktionen und die Genehmigung von Reaktionen auf regulatorische oder technische Änderungen verantwortlich sein.

Was ist das Fazit für internationale Konzerne?

Polen und Großbritannien bewegen sich beide in Richtung eines stärker automatisierten Austauschs strukturierter Rechnungsdaten, haben jedoch unterschiedliche Zeitpläne für die Umsetzung gewählt und werden letztlich möglicherweise verschiedene technische Modelle nutzen.

In Polen liegt die unmittelbare Priorität auf einem stabilen Betrieb unter dem obligatorischen KSeF-Regime. Dies umfasst:

• die Abwicklung grenzüberschreitender Rechnungen;
• die Feststellung, ob ausländische Einheiten und feste Niederlassungen in den Anwendungsbereich fallen;
• die Verwaltung von Abweisungen und Offline-Verfahren;
• die korrekte Zustellung von Rechnungsvisualisierungen außerhalb von KSeF; und
• den Abgleich von KSeF-Daten mit der Buchhaltung und dem Umsatzsteuer-Reporting.

In Großbritannien liegt die Priorität darin, die Rechnungsdaten, die Systemarchitektur und die interne Governance auf das Mandat für April 2029 vorzubereiten. Unternehmen sollten noch keinen britischen Standard auf Basis von Annahmen auswählen. Die endgültige Architektur, der Standard und die Übergangsanforderungen befinden sich noch in der Entwicklung, wobei weitere Details im Fahrplan zum Budget 2026 erwartet werden.

Für einen internationalen Konzern lautet das praktischste Gestaltungsprinzip: Ein Rechnungsdaten-Kern, unterstützt durch separate Länder-Compliance-Module. Dieses Modell senkt die Kosten für künftige Änderungen, begrenzt die Abhängigkeit von einem einzelnen Format oder Anbieter und ermöglicht es der Organisation, zusätzliche nationale E-Rechnungsanforderungen einzuführen, ohne den gesamten Abrechnungsprozess neu aufzusetzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur E-Rechnungsystem in Polen und Großbritannien

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Die E-Rechnung in Polen und Großbritannien unterscheidet sich primär im Stadium der Umsetzung und in der Rolle der Finanzverwaltung. Polen nutzt bereits ein obligatorisches, zentralisiertes System. Großbritannien behält derzeit ein flexibleres Modell bei, plant jedoch, ab April 2029 die elektronische Ausstellung und den Empfang aller Umsatzsteuerrechnungen vorzuschreiben.

Unternehmen, die in beiden Rechtsordnungen tätig sind, sollten nun:

• Rechnungs-Stammdaten organisieren und validieren;
• die Einheiten und Niederlassungen im KSeF-Anwendungsbereich identifizieren;
• die Prozesseigentümerschaft dokumentieren;
• zuverlässige KSeF-Fehler- und Offline-Verfahren implementieren;
• strukturierte Rechnungsdaten von PDF-Visualisierungen trennen;
• prüfen, ob ihre ERP-Umgebung APIs, XML und konfigurierbare Mappings unterstützt; und
• die britische Roadmap verfolgen, ohne sich vorzeitig auf einen unbestätigten technischen Standard festzulegen.

Bei Unsicherheiten über den Anwendungsbereich von KSeF, das Vorliegen einer festen Niederlassung oder die Fakturierung von polnisch-britischen Transaktionen sollte die Analyse abgeschlossen werden, bevor die ERP-Konfiguration geändert wird.

getsix® unterstützt internationale Unternehmen durch Buchhaltung in Polen, Umsatzsteuer- und Steuerberatung in Polen sowie bei der Anpassung von Finanz- und Fakturierungsprozessen an die KSeF-Anforderungen.

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