Müssen Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen über das polnische KSeF ausgestellt werden?
In vielen Fällen müssen polnische Unternehmen Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) melden, selbst wenn die Dienstleistungen in einem anderen Land steuerbar sind. Die Pflicht hängt primär davon ab, ob die polnischen Rechnungslegungsvorschriften Anwendung finden, wer die Umsatzsteuer schuldet und ob eine gesetzliche Ausnahme von der KSeF-Pflicht vorliegt.
In diesem Artikel:
Müssen Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen über KSeF ausgestellt werden?
Ja. Dass eine Dienstleistung außerhalb von Polen steuerbar ist, bedeutet nicht automatisch, dass die dazugehörige Rechnung nicht unter das KSeF fällt.
Dies wurde in einer verbindlichen Auskunft (Interpretacja indywidualna) des Direktors der Landesfinanzinformationsbehörde (KIS) vom 22. Juni 2026, Az. 0112-KDIL1-3.4012.251.2026.2.ŁW, bestätigt. Die Auskunft betraf Planungsleistungen im Zusammenhang mit in Deutschland gelegenen Grundstücken. Die Finanzbehörde kam zu dem Schluss, dass die polnische Gesellschaft die entsprechenden Rechnungen über das KSeF ausstellen musste, obwohl die Dienstleistungen in Polen nicht der Umsatzsteuer unterlagen. Der ausländische Erfüllungsort verhinderte die Anwendung der polnischen Rechnungslegungsvorschriften nicht. Die Beurteilung erfordert daher die Prüfung von drei Kernfragen: Welches Landes Rechnungslegungsvorschriften regeln die Transaktion, welche Partei schuldet die Umsatzsteuer im Besteuerungsland und qualifiziert sich die Rechnung für eine gesetzliche KSeF-Ausnahme?
Wenn eine Rechnung der KSeF-Pflicht unterliegt und im regulären Online-Modus ausgestellt wird, muss sie zuerst an das System übermittelt werden. Der Leistende sollte dem ausländischen Kunden anschließend eine vereinbarte Visualisierung zur Verfügung stellen, beispielsweise als PDF oder Ausdruck mit dem entsprechenden QR-Code. Im Rahmen der entsprechenden Offline-Verfahren kann das Dokument dem Kunden übergeben werden, bevor eine KSeF-Identifikationsnummer vergeben wurde, sofern die Regeln des jeweiligen Offline-Modus eingehalten werden.
Wovon hängt es ab, ob eine Rechnung über das KSeF ausgestellt werden muss?
Die Feststellung, ob eine Rechnung für Dienstleistungen an einen ausländischen Kunden über KSeF ausgestellt werden muss, erfordert die Analyse mehrerer Transaktionsmerkmale.
Es reicht nicht aus, nur das Land zu identifizieren, in dem die Dienstleistung der Umsatzsteuer unterliegt. In der Praxis sollte ein Unternehmen drei Fragen in folgender Reihenfolge beantworten:
- Wo befindet sich der Ort der sonstige Leistung für Umsatzsteuerzwecke?
- Finden die polnischen Rechnungslegungsvorschriften auf die Rechnung Anwendung?
- Unterliegt der Leistende der KSeF-Pflicht und greift keine gesetzliche Ausnahme?
Die korrekte Bestimmung des Erfüllungsorts ist essenziell. Er entspricht nicht immer dem Ort, an dem die Leistung physisch erbracht wird. Bei den meisten B2B-Dienstleistungen bestimmt sich der Ort der sonstigen Leistung nach dem Sitz des Leistungsempfängers oder der betreffenden Betriebsstätte, an die die Dienstleistung erbracht wird. Sonderregelungen gelten für bestimmte Kategorien von Leistungen, darunter Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.
Warum kann eine Dienstleistung, die in Polen nicht der Umsatzsteuer unterliegt, dennoch unter das KSeF fallen?
Ein häufiger Fehler ist die Annahme:
„Die Dienstleistung ist in Polen nicht steuerbar, daher gelten die polnischen Rechnungslegungsvorschriften nicht und die Rechnung muss nicht über das KSeF ausgestellt werden.“
Dieser Ansatz übersieht Artikel 106a des polnischen Umsatzsteuergesetzes (UstG-PL). Die polnischen Rechnungslegungsvorschriften gelten auch für bestimmte Dienstleistungen, die von einem in Polen ansässigen Steuerpflichtigen oder über eine an der Transaktion beteiligte polnische Betriebsstätte erbracht werden – selbst wenn der Ort der Leistung außerhalb Polens liegt. Für Dienstleistungen, die in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union steuerbar sind, können die polnischen Rechnungslegungsvorschriften gelten, wenn:
- die Dienstleistung von einem polnischen Steuerpflichtigen erbracht wird,
- der Ort der Leistung in einem anderen EU-Mitgliedstaat liegt,
- die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger geschuldet wird (Reverse Charge) und
- die Rechnung nicht vom ausländischen Kunden im Wege der Gutschrift (Self-Billing) ausgestellt wird.
Liegt der Ort der Leistung in einem Nicht-EU-Land, finden die polnischen Rechnungslegungsvorschriften in der Regel Anwendung, wenn der Leistende seinen Sitz in Polen hat oder die Dienstleistung über eine in Polen befindliche Betriebsstätte erbringt. Bei B2B-Transaktionen kann dies zur Pflicht führen, die Rechnung über KSeF auszustellen, sofern keine spezifische gesetzliche Ausnahme greift.
Was hat die KIS-Entscheidung vom 22. Juni 2026 festgelegt?
Das Thema wurde in der individuellen Steuerauskunft des Direktors der Landesfinanzinformationsbehörde vom 22. Juni 2026, Az. 0112-KDIL1-3.4012.251.2026.2.ŁW, behandelt.
Ein in Polen ansässiges Unternehmen erstellte Tragwerksplanungen für bestimmte, in Deutschland gelegene Grundstücke. Die Dienstleistungen wurden als in direktem Zusammenhang mit diesen Grundstücken stehend behandelt. Folglich lag der Ort der Leistung gemäß Artikel 28e des polnischen Umsatzsteuergesetzes in Deutschland. Das Unternehmen stellte den deutschen Kunden Rechnungen mit dem Vermerk „Reverse Charge“ aus und wies die Transaktionen in Polen als nicht im Inland steuerbare Leistungen aus. Es vertrat jedoch die Auffassung, dass die Rechnungen nicht über KSeF ausgestellt werden müssten.
Der Direktor der KIS widersprach dem. Die Behörde stellte fest, dass:
- der Leistende ein in Polen ansässiger Steuerpflichtiger war,
- der Ort der Leistung in einem anderen EU-Mitgliedstaat lag,
- der deutsche Kunde für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich war und
- der polnische Leistende die Rechnung selbst ausstellte.
Somit fand Artikel 106a Abs. 2 Buchst. a des polnischen Umsatzsteuergesetzes Anwendung. Die Rechnung musste gemäß den polnischen Rechnungslegungsvorschriften ausgestellt werden, einschließlich der Pflicht zur Nutzung von KSeF.
Was ist die Kernerkenntnis aus der Steuerauskunft?
Dass eine Dienstleistung in Polen nicht der Umsatzsteuer unterliegt, führt nicht automatisch dazu, dass die dazugehörige Rechnung vom KSeF ausgenommen ist.
Die Auskunft legt jedoch nicht fest, dass ausnahmslos alle Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen über das KSeF ausgestellt werden müssen. Die Behörde stützte ihre Entscheidung auf den im Antrag beschriebenen Sachverhalt – insbesondere auf die Tatsache, dass der deutsche Kunde die Umsatzsteuer im Wege des Reverse-Charge-Verfahrens schuldet. Der Direktor der KIS hat zudem nicht eigenständig geprüft, ob die Leistungen zu Recht als Grundstücksleistungen eingestuft wurden. Diese Einordnung wurde als Teil des vom Antragsteller vorgelegten Sachverhalts übernommen.
Wann müssen Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen über KSeF ausgestellt werden?
| Sachverhalt | Pflicht zur Ausstellung der Rechnung über KSeF |
|---|---|
| Ein polnisches Unternehmen erbringt B2B-Dienstleistungen an einen Steuerpflichtigen in einem anderen EU-Mitgliedstaat und der Kunde schuldet die USt. | Grundsätzlich ja, sofern die polnischen Rechnungslegungsvorschriften gelten. |
| Ein polnisches Unternehmen erbringt Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem in Deutschland gelegenen Grundstück und der deutsche Kunde schuldet die USt. | Ja, gemäß der KIS-Position in der Steuerauskunft vom 22. Juni 2026. |
| Ein polnisches Unternehmen erbringt B2B-Dienstleistungen an einen Kunden außerhalb der EU. | Grundsätzlich ja, wenn der Leistende seinen Sitz in Polen hat oder über eine polnische Betriebsstätte leistet und keine gesetzliche Ausnahme greift. |
| Ein ausländischer Kunde ohne polnische Steuernummer stellt im Gutschriftsverfahren (Self-Billing) eine Rechnung im Namen des polnischen Leistenden aus. | Kein KSeF-Zwang. Die Rechnung wird außerhalb des Systems in Papier- oder elektronischer Form ausgestellt. |
| Eine Rechnung wird an einen ausländischen Verbraucher (B2C) ausgestellt. | Kein KSeF-Zwang. Eine Verbraucherrechnung kann freiwillig über KSeF ausgestellt werden. |
| Ein ausländisches Unternehmen ist in Polen für USt-Zwecke registriert, hat aber keinen Sitz und keine Betriebsstätte in Polen (oder die polnische Betriebsstätte ist nicht an der Transaktion beteiligt). | Das ausländische Unternehmen ist nicht zur Nutzung von KSeF verpflichtet. Es kann das System freiwillig nutzen. |
| Der Gesamtbruttowert der Umsätze, die in einem Monat durch Rechnungen dokumentiert werden, die ansonsten der KSeF-Pflicht unterliegen, übersteigt nicht 10.000 PLN. | Bis Ende 2026 können Rechnungen außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Die Rechnung, die zum Überschreiten der Grenze führt, sowie alle folgenden Rechnungen müssen über KSeF ausgestellt werden. |
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsregelung, wenn der Gesamtbruttowert der Umsätze aus an sich KSeF-pflichtigen Rechnungen in einem bestimmten Monat 10.000 PLN nicht übersteigt. Sobald dieser Schwellenwert überschritten wird, müssen die Rechnung, die den Schwellenwert überschreitet, und alle nachfolgenden Rechnungen über KSeF ausgestellt werden. Der Steuerpflichtige kann in einem späteren Monat nicht mehr zur Vereinfachung zurückkehren, selbst wenn der Wert der Rechnungen wieder unter 10.000 PLN fällt.
Muss jede Reverse-Charge-Rechnung über KSeF ausgestellt werden?
Es gibt keine automatische Regel. Der Vermerk „Reverse Charge“ (odwrotne obciążenie) weist darauf hin, dass die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger geschuldet wird. Die KSeF-Pflicht hängt jedoch auch vom Status des Leistenden, der Art des Kunden, dem Erfüllungsort und den für die Transaktion maßgeblichen Rechnungslegungsvorschriften ab.
Vor Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens sollte der Leistende die Bestimmungen des Landes prüfen, in dem die Dienstleistung steuerbar ist.
KSeF entscheidet nicht darüber, ob der polnische Leistende:
- sich im Ausland für USt-Zwecke registrieren muss,
- ausländische Umsatzsteuer berechnen muss,
- das Reverse-Charge-Verfahren anwendet oder
- zusätzliche, nach lokalem Recht erforderliche Angaben machen muss.
In dem von der KIS beurteilten Fall wurde davon ausgegangen, dass der deutsche Kunde die Umsatzsteuer schuldet. Schlussfolgerungen hieraus sollten nicht ohne weitere Analyse auf jede Dienstleistung im Zusammenhang mit im Ausland gelegenen Grundstücken übertragen werden.
Der Erfüllungsort, ausländische USt-Registrierungspflichten und die Art der Rechnungsstellung können im Rahmen unserer Mehrwertsteuerberatung in Polen und Europa überprüft werden.
Wie erhält ein ausländischer Kunde eine über KSeF ausgestellte Rechnung?
Die Ausstellung einer Rechnung über KSeF bedeutet nicht, dass ein ausländischer Kunde diese automatisch aus dem polnischen System abruft. Wird eine Rechnung im regulären Online-Modus an ein ausländisches Unternehmen ausgestellt, sollte der Leistende:
- die strukturierte Rechnung über KSeF ausstellen,
- warten, bis die KSeF-Identifikationsnummer vergeben wurde,
- eine Visualisierung der Rechnung erstellen (z. B. als PDF),
- den erforderlichen QR-Code hinzufügen und
- die Rechnung dem Kunden auf dem vereinbarten Weg (z. B. per E-Mail oder Kundenportal) übermitteln.
Das polnische Finanzministerium bestätigt, dass ein dem ausländischen Kunden außerhalb von KSeF zur Verfügung gestelltes Dokument (z. B. als PDF mit QR-Code) die Rechnung für den Kunden darstellt.
Unternehmen benötigen daher zwei miteinander verknüpfte Prozesse:
- die technische Ausstellung der strukturierten Rechnung über KSeF und
- die kaufmännische Übermittlung eines lesbaren Dokuments an den ausländischen Kunden.
Kann eine KSeF-Rechnung auf Englisch ausgestellt werden?
Ja. Angaben in den Textfeldern einer strukturierten Rechnung, wie die Beschreibung der Dienstleistung, können auf Englisch gemacht werden. Die Bezeichnungen in den Visualisierungen der KSeF-Steuerzahler-Anwendung verbleiben jedoch auf Polnisch. Mit KSeF integrierte kaufmännische Software kann englische oder zweisprachige Rechnungsvisualisierungen generieren. Das dem Kunden bereitgestellte Dokument muss inhaltlich exakt mit den Daten der an KSeF übermittelten XML-Datei übereinstimmen. Bei Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuer vom Kunden geschuldet wird, muss die Rechnung deutlich den Vermerk enthalten: „odwrotne obciążenie / reverse charge„. Es darf keine zweite, separate Rechnung ausschließlich für den ausländischen Kunden erstellt werden. Das dem Kunden übermittelte PDF muss eine Visualisierung der zuvor über KSeF ausgestellten Rechnung sein.
Wie sollten Unternehmen ihren grenzüberschreitenden Rechnungsstellungsprozess vorbereiten?
Das Finanzteam sollte jede Kategorie grenzüberschreitender Dienstleistungen dem passenden USt- und KSeF-Szenario zuordnen. Die Analyse sollte Folgendes umfassen:
- Land und Steuerstatus des Kunden,
- Art der erbrachten Dienstleistung,
- Erfüllungsort für USt-Zwecke,
- die für die Umsatzsteuer zuständige Partei,
- etwaige ausländische USt-Registrierungspflichten,
- die Anwendbarkeit polnischer Rechnungslegungsvorschriften,
- erforderliche Rechnungsangaben und Vermerke sowie
- den Übermittlungsweg des Dokuments an den ausländischen Kunden.
Bau-, Planungs-, Architektur-, Montage- und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit bestimmten Grundstücken erfordern besondere Aufmerksamkeit. Unternehmen müssen zudem zwischen allgemeinen Beratungsleistungen und Leistungen unterscheiden, die einen hinreichend direkten Bezug zu einem bestimmten Grundstück aufweisen.
Rechnungen für im Ausland erbrachte Dienstleistungen sind nicht automatisch vom KSeF ausgenommen. Ein polnischer Steuerpflichtiger kann zur Ausstellung einer strukturierten Rechnung verpflichtet sein, selbst wenn die Dienstleistung in Deutschland, einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem Nicht-EU-Land steuerbar ist.
Die KIS-Auskunft vom 22. Juni 2026 zeigt, dass im dargestellten Fall Rechnungen für Planungsleistungen im Zusammenhang mit in Deutschland gelegenen Grundstücken über KSeF ausgestellt werden mussten. Der Leistende hatte seinen Sitz in Polen, der deutsche Kunde schuldete die USt und die Rechnungen wurden nicht vom Kunden im Gutschriftsverfahren ausgestellt.
Dennoch sollten Unternehmen den Ort der Leistung, die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens, mögliche ausländische USt-Registrierungspflichten und die Art der Rechnungsübermittlung an den Kunden stets separat prüfen. Werden internationale Dienstleistungen regelmäßig erbracht, sollte eine dauerhafte USt- und KSeF-Entscheidungsmatrix für die Vertriebs- und Buchhaltungsteams erstellt werden.
getsix® unterstützt Unternehmen bei der Analyse grenzüberschreitender Transaktionen, der Bestimmung der maßgeblichen steuerlichen Behandlung sowie der Gestaltung von KSeF-konformen Prozessen zur Rechnungsausstellung und -übermittlung. Kontaktieren Sie uns.
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