Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen: Wann entsteht steuerpflichtiges Einkommen?

In Polen stellt eine Fahrtkostenerstattung oder ein Barausgleich für den regulären Arbeitsweg eines Arbeitnehmers zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte grundsätzlich steuerpflichtiges Arbeitseinkommen dar. Von Arbeitgebern organisierter Bustransport kann unter eine spezifische Einkommensteuerbefreiung fallen, allerdings hängt diese Befreiung von der Fahrzeugart und der Form der Gewährung ab.

Nach polnischem Steuerrecht begründet ein Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen im Allgemeinen Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Dies gilt sowohl für eine pauschale Fahrtkostenerstattung als auch für den Ersatz tatsächlich entstandener Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der festen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss den Betrag in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen und eine Vorauszahlung auf die polnische Einkommensteuer (PIT) einbehalten. Diese Auffassung wurde vom Obersten Verwaltungsgericht Polens (NSA) in seinem Urteil vom 12. März 2026 (Az. II FSK 775/23) bestätigt.

Das Urteil bedeutet jedoch nicht, dass jede Form der Beförderung von Arbeitnehmern steuerpflichtig ist. Das polnische Einkommensteuergesetz sieht eine Befreiung für vom Arbeitgeber organisierten Bustransport vor. Es ist daher essenziell, zwischen Barzahlungen, arbeitgeberseitig organisiertem Bustransport und der Beförderung in kleineren Fahrzeugen zu unterscheiden. Die korrekte Klassifizierung der Sachleistung wirkt sich direkt auf die Berechnungen im Rahmen der Payroll Polen aus.

Ist die Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer in Polen steuerpflichtig?

Ja. Grundsätzlich unterliegt die Erstattung der Kosten für den normalen Arbeitsweg von der Wohnung zur festen Arbeitsstätte in Polen der Einkommensteuer (PIT). Der Arbeitnehmer erhält Geld für eine Ausgabe, die er normalerweise selbst tragen müsste. Dies stellt einen messbaren finanziellen Vorteil im Rahmen des Dienstverhältnisses dar.

Das Oberste Verwaltungsgericht bestätigte diesen Ansatz im Verfahren II FSK 775/23. Das Unternehmen plante, Arbeitnehmern eine pauschale Fahrtkostenerstattung zu zahlen, die auf Basis der Fahrtkosten zum und vom Arbeitsplatz berechnet wurde. Der Standort war schlecht an den öffentlichen Nahverkehr angebunden, und die Mitarbeiter pendelten aus verschiedenen Städten an. Das Unternehmen argumentierte, dass der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen der Arbeitsorganisation diene und den Arbeitnehmern kein zusätzliches Einkommen verschaffe. Das NSA wies dieses Argument zurück. Es entschied, dass Arbeitnehmer grundsätzlich selbst für die Fahrtkosten zum Arbeitsplatz verantwortlich sind und ihnen die Übernahme dieser Kosten Mittel belässt, die sie andernfalls hätten ausgeben müssen.

Worum ging es im Urteil II FSK 775/23 konkret?

Der Fall betraf eine pauschale Erstattung von Kosten, die den Arbeitnehmern entstanden waren. Es ging nicht darum, dass der Arbeitgeber einen einzigen gemeinsamen Busdienst eingekauft hatte. Diese Unterscheidung ist wichtig, da sich die steuerlichen Folgen dieser beiden Gestaltungen unterscheiden können.

Einige Berichte über das Urteil verwenden die allgemeine Beschreibung „kostenloser Transport zur Arbeit“. Der Sachverhalt und die Begründung des Gerichts zeigen jedoch, dass das Unternehmen beabsichtigte, einen bar ausgezahlten Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen als Ausgleich für deren Fahrtkosten zu leisten. Das NSA stellte fest, dass Art. 12 Abs. 1 des polnischen Einkommensteuergesetzes nicht nur das Grundgehalt umfasst, sondern auch sonstige Barzahlungen, im Namen des Arbeitnehmers übernommene Kosten und unentgeltliche Leistungen. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Betrag, der seinen Fahrtkosten entspricht, steht diese Zahlung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis.

Das Gericht wies auch das Argument zurück, dass die Fahrtkostenerstattung ökonomisch neutral sei. Obwohl der Arbeitnehmer die Fahrt zunächst aus eigenen Mitteln bezahlt, führt die anschließende Erstattung dazu, dass er den Aufwand letztlich nicht trägt.

Ändert eine schlechte Anbindung an den ÖPNV die steuerliche Behandlung?

Nein. Eine schwierige Lage des Arbeitsplatzes, Schichtarbeit oder das Fehlen komfortabler öffentlicher Verkehrsverbindungen verhindern für sich genommen nicht das Entstehen von steuerpflichtigem Arbeitslohn. Diese Umstände können zwar die geschäftliche Entscheidung des Arbeitgebers begründen, die Fahrtkosten zu finanzieren, sie schaffen jedoch keine Steuerbefreiung.

Das Unternehmen berief sich auf Art. 94 Abs. 2 des polnischen Arbeitsgesetzbuches, wonach der Arbeitgeber die Arbeit so organisieren sollte, dass eine effektive Nutzung der Arbeitszeit gewährleistet ist. Das NSA stellte jedoch fest, dass diese Bestimmung keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber begründet, die Fahrten der Arbeitnehmer vom Wohnort zum Arbeitsplatz zu finanzieren.

In der Praxis kann die Tatsache, dass Arbeitnehmer ohne arbeitgeberseitige Unterstützung den Schichtdienst nicht erreichen können, zwar eine geschäftliche Rechtfertigung für die Ausgaben liefern. Für sich genommen reicht dies jedoch nicht aus, um den Vorteil von den steuerpflichtigen Einkünften des Arbeitnehmers auszunehmen.

Ist die kostenlose Beförderung von Arbeitnehmern in Polen immer steuerpflichtig?

Nicht immer. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, wie der Transport finanziert wird, welcher Fahrzeugtyp genutzt wird und ob eine spezifische gesetzliche Befreiung greift. Die Begriffe „Fahrtkostenerstattung“ und „Arbeitnehmertransport“ sollten für polnische Steuerzwecke nicht synonym verwendet werden, da sie unterschiedliche Vorteile beschreiben können.

Das polnische Einkommensteuergesetz befreit den Wert von Sachleistungen, die ein Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einem vom Arbeitgeber organisierten Transport mit einem Bus erhält. Ein Bus ist ein Fahrzeug, das für die Beförderung von mehr als neun Personen (einschließlich des Fahrers) ausgelegt ist. Maßgeblich ist die rechtliche Klassifizierung des Fahrzeugs und nicht die informelle Bezeichnung des Unternehmens oder des Transportdienstleisters.

Wird ein kleineres Fahrzeug genutzt, greift die Befreiung für den Bustransport nicht automatisch. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass in jedem Fall steuerpflichtiges Einkommen entsteht. Bei einer Sachleistung muss der Arbeitgeber unter anderem prüfen, ob der Arbeitnehmer den Dienst freiwillig nutzt, eine echte finanzielle Ersparnis erzielt und ob der Wert der Leistung einer bestimmten Person zugeordnet werden kann.

In einer individuellen Steuerauskunft vom 12. Januar 2022 (Az. 0113-KDIPT2-3.4011.877.2021.4.NM) kam der Direktor der Landesfinanzinformationsbehörde (KIS) zu dem Schluss, dass der Transport mit einer anderen Fahrzeugart steuerpflichtiges Einkommen begründen kann, wenn Arbeitnehmer die Leistung freiwillig nutzen und eigene Aufwendungen ersparen.

Wann kann eine Fahrtkostenerstattung in Polen steuerfrei sein?

Eine Befreiung muss auf einer spezifischen gesetzlichen Bestimmung beruhen. Eine Klausel in der Vergütungsordnung, ein Vorstandsbeschluss oder ein Arbeitsvertrag schaffen für sich genommen keine Befreiung von der Einkommensteuer (PIT).

Im Fall II FSK 775/23 prüfte das Gericht unter anderem Art. 21 Abs. 1 Nr. 23b des polnischen Einkommensteuergesetzes. Diese Bestimmung betrifft die Erstattung von Kosten, die durch die Nutzung eines arbeitnehmereigenen Fahrzeugs für betriebliche Zwecke des Arbeitgebers bei Heimfahrten / Heim Heimfahrten bzw. lokalen Dienstfahrten entstehen, sofern die Pflicht zur Kostenübernahme direkt aus anderen Rechtsvorschriften folgt.

Hierbei handelt es sich nicht um eine allgemeine Befreiung für die tägliche Fahrt des Arbeitnehmers von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Ein normaler Arbeitsweg zur festen Arbeitsstätte darf auch nicht als Dienstreise behandelt werden. Die Erstattung von Dienstreisekosten unterliegt separaten Regeln, sofern die Reise tatsächlich die Voraussetzungen einer Dienstreise erfüllt.

Warum erhält der Arbeitnehmer steuerpflichtiges Einkommen, wenn die Erstattung nur Auslagen deckt?

Für Zwecke der Einkommensteuer ist die maßgebliche Frage, ob der Arbeitnehmer einen messbaren Vorteil erhält – wozu auch das Ersparen von Aufwendungen gehört. Wenn der Arbeitnehmer normalerweise verpflichtet wäre, die Kosten für den normalen Arbeitsweg zu tragen, verbessert eine Fahrtkostenerstattung seine finanzielle Lage.

In seinem Urteil vom 8. Juli 2014 (Az. K 7/13) entschied das polnische Verfassungsgericht, dass eine unentgeltliche Leistung steuerpflichtiges Einkommen begründen kann, wenn der Arbeitnehmer sie freiwillig annimmt, sie im Interesse des Arbeitnehmers erbracht wird und zu einem individuell zurechenbaren Vorteil führt. Das Gericht verwies auch auf Sachleistungen wie eine Monatskarte für den ÖPNV oder den Transport zur Arbeit, die es dem Arbeitnehmer ermöglichen, eigene Ausgaben zu vermeiden.

Zahlt der Arbeitgeber einen pauschalen Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer in Polen, ist die Feststellung des Vorteils besonders einfach: Der Arbeitgeber kennt sowohl den Begünstigten als auch den im jeweiligen Monat gezahlten Betrag. Dass die Maßnahme dem Unternehmen auch hilft, eine angemessene Personalbesetzung aufrechtzuerhalten, schließt steuerpflichtiges Einkommen beim Arbeitnehmer daher nicht aus.

Wie sollte ein Arbeitgeber die Fahrtkostenerstattung in Polen abrechnen?

Ist die Leistung steuerpflichtig, muss der Arbeitgeber ihren Wert zu den sonstigen Einkünften des Arbeitnehmers aus nichtselbständiger Arbeit hinzurechnen und die entsprechende PIT-Vorauszahlung berechnen. Der Betrag muss auch in der Lohn- und Gehaltsdokumentation sowie in der jährlichen Steuerinformation PIT-11 des Arbeitnehmers korrekt ausgewiesen werden.

Vor der Einführung eines Programms zur Arbeitnehmerbeförderung sollte der Arbeitgeber:

1. Festlegen, ob das Unternehmen Bargeld zahlt, Fahrkarten kauft oder gemeinsamen Transport organisiert.
2. Den Fahrzeugtyp überprüfen und klären, ob die Befreiung für Bustransporte greift.
3. Den anspruchsberechtigten Arbeitnehmerkreis definieren.
4. Festlegen, wie die Nutzung des Transports durch die Arbeitnehmer dokumentiert wird.
5. Regeln für die Bewertung der Sachleistung und die Datenübermittlung an die Abteilung Payroll Polen erstellen.
6. Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen getrennt analysieren.

Das größte Risiko entsteht, wenn eine operative Entscheidung ohne Einbindung des Payroll-Teams umgesetzt wird. Ein Unternehmen schließt möglicherweise einen Vertrag mit einem Transportunternehmen ab oder beginnt mit der Auszahlung pauschaler Beträge, ohne zu klären, wer die Leistung nutzt, wie ihr Wert zu berechnen ist oder ob die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung erfüllt sind.

Unterliegt die Fahrtkostenerstattung den ZUS-Beiträgen?

Das Urteil II FSK 775/23 betrifft die Einkommensteuer (PIT) und legt nicht direkt fest, wie die Beiträge zur Sozialversicherungsanstalt (ZUS) zu berechnen sind. Grundsätzlich gehört das Arbeitslohneinkommen eines Arbeitnehmers zur Bemessungsgrundlage für die Beiträge, obwohl die polnischen Sozialversicherungsvorschriften separate Ausnahmen vorsehen.

Eine solche Ausnahme betrifft Sachleistungen, die sich aus Tarifverträgen, Vergütungsordnungen oder sonstigen Lohnvorschriften ergeben, einschließlich der Nutzung kostenloser oder teilkostenpflichtiger Beförderungen. Diese Ausnahme sollte nicht automatisch auf eine pauschale Geldleistung angewendet werden. Dem Arbeitnehmer den Zugang zu einem Transportmittel zu gewähren, unterscheidet sich von der Auszahlung von Geld als Ersatz für entstandene Aufwendungen. Ein Modell der bar ausgezahlten Fahrtkostenerstattung erfordert daher eine separate sozialversicherungsrechtliche Analyse.

Was bedeutet das Urteil für HR-, Finanz- und Payroll-Teams?

Das Urteil bestätigt, dass eine geschäftliche Rechtfertigung für die Gewährung einer Sachleistung nicht die Notwendigkeit einer gesetzlichen Steuerbefreiung ersetzt. Ein Finanzvorstand sollte die Gesamtkosten des Programms berücksichtigen, einschließlich der Transport- oder Erstattungskosten, der Auswirkungen auf die Lohnabrechnung, potenzieller ZUS-Beiträge und des Verwaltungsaufwands.

Das HR-Team sollte sicherstellen, dass interne Regelungen und die Kommunikation mit den Mitarbeitern kohärent sind. Das Payroll-Team wiederum benötigt Daten, die eine Zuordnung der Leistung zu bestimmten Personen und Abrechnungsperioden ermöglichen. Unternehmen mit mehreren Standorten sollten die Entwicklung eines einheitlichen Entscheidungsrahmens für alle Standorte in Betracht ziehen.

Plant ein Unternehmen die Finanzierung des Arbeitswegs seiner Mitarbeiter oder zahlt es derzeit eine pauschale Fahrtkostenerstattung, sollte das Programm vor dem nächsten Abrechnungslauf überprüft werden. getsix® unterstützt Arbeitgeber bei der Bewertung der PIT- und ZUS-Konsequenzen sowie bei der Umsetzung konformer Prozesse im Rahmen unserer Dienstleistungen rund um Payroll Polen und die Steuerberatung in Polen.

Rechtliche Grundlage:

• Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 12. März 2026, Az. II FSK 775/23.

Autor des Artikels ist die getsix® Redaktion
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