Betriebsprüfungen in Polen 2026: Wie Steuer- und Sozialversicherungsbehörden KI und Risikoanalysen einsetzen

Betriebsprüfungen in Polen richten sich 2026 zunehmend gezielt auf Unternehmen, deren Daten auf ein erhöhtes Risiko von Verstößen hindeuten. Von Januar bis August 2026 stellte die polnische Sozialversicherungsanstalt (ZUS) bei 90,1 % ihrer Prüfungen Unregelmäßigkeiten fest; die finanziellen Feststellungen beliefen sich auf insgesamt 373,3 Mio. PLN. Die polnische Landesfinanzverwaltung (KAS) reduzierte 2025 die Zahl der Zoll- und Fiskalprüfungen (kontrola celno-skarbowa) um 27,4 % und die der Steuerprüfungen (kontrola podatkowa) um 11,3 %, während sie die Vorabprüfungen (czynności sprawdzające) um 9,6 % ausweitete. Elektronisches Reporting, Automatisierung und Analysetools verändern die Art und Weise, wie Behörden Meldefehler und Steuerbetrug aufdecken. Die von ZUS und KAS veröffentlichten Daten belegen die wachsende Bedeutung einer risikobasierten Prüfungsauswahl, mit der die Behörden Unregelmäßigkeiten wirksamer erkennen und ihre Ressourcen auf Bereiche konzentrieren können, die eine genauere Untersuchung erfordern. Für Unternehmen werden korrekte Meldungen, konsistente Daten und belastbare Nachweise tatsächlicher Geschäftsvorfälle unverzichtbar.

Betriebsprüfungen in Polen spiegeln 2026 einen deutlichen Wandel in der Art wider, wie Behörden die Compliance von Unternehmen überwachen. Sowohl die ZUS als auch die KAS setzen verstärkt auf Datenanalysen und Risikobewertungen, um Unternehmen zu identifizieren, die eine genauere Überprüfung rechtfertigen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen in allen Bereichen seltener überprüft werden. Zwar geht die Zahl bestimmter Arten förmlicher Prüfungen zurück, doch Datenanalysen, Automatisierung und Vorabprüfungen gewinnen an Bedeutung. Mit der Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz (KI) erhalten die Behörden zunehmend Möglichkeiten, Unregelmäßigkeiten anhand von Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu erkennen. Dies betrifft sowohl Fehler in den Abrechnungen von Unternehmen als auch Steuerbetrug, einschließlich fiktiver Transaktionen und nicht ordnungsgemäßer Rechnungen.

Für Vorstände, CFOs sowie Verantwortliche in Buchhaltung und Personalwesen erfordert Compliance zunehmend nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern auch die systematische Überprüfung der Richtigkeit der Informationen, die an polnische Behörden übermittelt werden.

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Betriebsprüfungen in Polen – Weniger Prüfungen, wirksamere Durchsetzung

Die neuesten verfügbaren Zahlen beider Institutionen zeigen, dass die Auswahl für Prüfungen zunehmend gezielter erfolgt. Die ZUS meldet einen hohen Anteil an Prüfungen, bei denen Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden, während die KAS trotz weniger förmlicher Prüfungen höhere finanzielle Feststellungen verzeichnet.

Kennzahl	Ergebnis	Zeitraum
ZUS-Prüfungen	20.529	Januar–August 2026
ZUS-Prüfungen mit festgestellten Unregelmäßigkeiten	90,1 %	Januar–August 2026
Finanzielle Feststellungen aus ZUS-Prüfungen	373,3 Mio. PLN	Januar–August 2026
Anzahl der Zoll- und Fiskalprüfungen der KAS	Rückgang um 27,4 %	2025 vs. 2024
Finanzielle Feststellungen aus Zoll- und Fiskalprüfungen	Anstieg um 46,4 % auf 6,52 Mrd. PLN	2025 vs. 2024
Anzahl der Steuerprüfungen	Rückgang um 11,3 %	2025 vs. 2024
Anzahl der Vorabprüfungen der KAS	Anstieg um 9,6 %	2025 vs. 2024

Diese Zahlen beziehen sich auf unterschiedliche Zeiträume und Verfahrensarten und sollten nicht unmittelbar als einheitlicher Maßstab für die Wirksamkeit von Prüfungen verglichen werden. Dennoch zeigen sie einen gemeinsamen Trend: Polnische Behörden konzentrieren ihre Ressourcen zunehmend auf Bereiche mit identifiziertem Risiko.

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ZUS-Prüfungen in Polen 2026 – Unregelmäßigkeiten in über 90 % der Fälle

In einer am 6. Oktober 2026 veröffentlichten Mitteilung stellte die ZUS die Ergebnisse der von Januar bis August 2026 durchgeführten Prüfungen vor. In diesem Zeitraum führte sie 20.529 Prüfungen bei Beitragszahlern durch und stellte in 18.495 Fällen Unregelmäßigkeiten fest. Dies entspricht einer Trefferquote von 90,1 %. In 15.697 Fällen hatten die Unregelmäßigkeiten finanzielle Auswirkungen; die Feststellungen beliefen sich insgesamt auf 373,3 Mio. PLN.

Der größte Teil dieser Feststellungen betraf falsch berechnete Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 360,6 Mio. PLN. Die übrigen 12,7 Mio. PLN betrafen die Berechnung oder Abrechnung von Sozialversicherungsleistungen.

Wirksamkeit der ZUS-Prüfungen – Vergleich 2017 und 2026

Im Jahr 2017 führte die ZUS mehr als 60.800 Prüfungen durch und stellte in rund 65 % der Fälle Unregelmäßigkeiten fest. In den ersten acht Monaten des Jahres 2026 lag dieser Anteil bei über 90 %.

Der Wandel zeigt sich auch bei den durchschnittlichen finanziellen Feststellungen je Prüfung. Laut ZUS lagen diese 2017 bei rund 6.000 PLN, 2026 dagegen bei mehr als 18.000 PLN.

Das bedeutet nicht, dass 90 % aller Unternehmen gegen Vorschriften verstoßen. Die Quote bezieht sich ausschließlich auf die für eine Prüfung ausgewählten Unternehmen, also auf eine Gruppe, bei der die ZUS bereits zuvor mögliche Risikoindikatoren festgestellt hatte. Zudem ist zwischen den finanziellen Feststellungen und den tatsächlich eingezogenen Beträgen zu unterscheiden. Der Wert der festgestellten Unregelmäßigkeiten entspricht nicht automatisch dem Betrag, der bei der ZUS eingeht.

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Welche Unregelmäßigkeiten stellt die ZUS am häufigsten fest?

Die ZUS nennt insbesondere Probleme bei:

• der fehlerhaften Beurteilung sich überschneidender Sozialversicherungspflichten aus mehreren Versicherungstiteln;
• der zu niedrigen Festsetzung der Beitragsbemessungsgrundlage;
• der fehlerhaften Beitragsabrechnung für Personen, die Arbeit für ihren eigenen Arbeitgeber erbringen;
• der Nutzung unterschiedlicher Vertragsformen zur Senkung der Sozialversicherungsbeiträge.

Diese Unregelmäßigkeiten können sowohl die Einordnung von Verträgen als auch die Berechnung von Beiträgen aus bestimmten Versicherungspflichten betreffen. Arbeitgeber sollten daher auf Übereinstimmung zwischen Vertragsbedingungen, Personalunterlagen, der tatsächlichen Ausgestaltung der Arbeit und den in den Sozialversicherungsabrechnungen gemeldeten Angaben achten.

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Wie wählt die ZUS 2026 Unternehmen in Polen für Prüfungen aus?

Die ZUS nutzt Informationen aus ihren eigenen Systemen, Daten über Beitragszahler sowie statistische Modelle zur Risikobewertung. Mithilfe dieser Instrumente werden Unternehmen identifiziert, bei denen die Wahrscheinlichkeit von Verstößen als erhöht gilt. Das Vorgehen beruht auf Bestimmungen des polnischen Unternehmergesetzes (Prawo przedsiębiorców), wonach Prüfungen auf Grundlage einer regelmäßigen Analyse der Wahrscheinlichkeit von Rechtsverstößen zu planen sind.

Welche Faktoren erhöhen das Risiko einer ZUS-Prüfung?

Nach den im Bulletin für öffentliche Informationen der ZUS veröffentlichten Angaben berücksichtigt die am 1. Januar 2026 eingeführte Risikoanalyse unter anderem folgende Faktoren:

• die Anzahl der angemeldeten Versicherungen;
• die Art der Geschäftstätigkeit gemäß dem Code der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten (PKD);
• das Verhältnis der ausgezahlten Leistungen zu den geschuldeten Beiträgen;
• das Vorliegen sich überschneidender Sozialversicherungspflichten;
• frühere Prüfungsergebnisse und sonstige festgestellte Unregelmäßigkeiten beim Beitragszahler.

Die Einstufung in eine bestimmte Risikokategorie kann auf einem dominierenden Faktor oder auf einer Kombination mehrerer Faktoren beruhen.

Die ZUS veröffentlicht weder ihr vollständiges Bewertungsmodell noch die Gewichtung der einzelnen Variablen. Branche, Mitarbeiterzahl oder Beitragshöhe allein lassen daher keine verlässliche Aussage über die individuelle Prüfungswahrscheinlichkeit eines Unternehmens zu.

Risikokategorien der ZUS und Prüfungshäufigkeit in Polen

Die polnischen Vorschriften sehen drei Risikokategorien vor, die die zulässige Häufigkeit planmäßiger Betriebsprüfungen bestimmen.

Risikokategorie	Zulässige Häufigkeit planmäßiger Prüfungen
Niedrig	Höchstens einmal in 5 Jahren
Mittel	Höchstens einmal in 3 Jahren
Hoch	So oft, wie es für die wirksame Durchsetzung der Vorschriften erforderlich ist

Diese Grenzen gelten für planmäßige Prüfungen. Das polnische Recht sieht zudem besondere Fälle vor, in denen Prüfungen außerhalb des regulären Zeitplans durchgeführt werden können.

Für Unternehmen ist daher nicht allein entscheidend, wann die letzte Prüfung stattgefunden hat, sondern vor allem, ob die an die ZUS übermittelten Daten die Pflichten aus Beschäftigungsverhältnissen und anderen Versicherungstiteln korrekt wiedergeben.

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Steuer- und Zollprüfungen in Polen – Weniger Prüfungen, höhere finanzielle Feststellungen

Ein ähnlicher Trend zeigt sich bei der Tätigkeit der KAS. Laut einer Mitteilung des polnischen Finanzministeriums vom 10. Februar 2026 führte die KAS im Jahr 2025 fast 2,64 Mio. Maßnahmen zur Überprüfung der steuerlichen Compliance durch. Die Gesamtzahl der Maßnahmen stieg gegenüber 2024 um 9,4 %, während die finanziellen Feststellungen um 29,1 % von 14,76 Mrd. PLN auf 19,05 Mrd. PLN zunahmen.

Gleichzeitig ging die Zahl der förmlichen Steuerprüfungen sowie der Zoll- und Fiskalprüfungen zurück.

Zoll- und Fiskalprüfungen in Polen – Rückgang um 27,4 % im Jahr 2025

Im Jahr 2025 führte die KAS 5.113 Zoll- und Fiskalprüfungen durch, gegenüber 7.043 im Vorjahr. Dies entspricht einem Rückgang um 27,4 %.

Trotz der geringeren Zahl an Prüfungen stiegen die finanziellen Feststellungen von 4,45 Mrd. PLN auf 6,52 Mrd. PLN, ein Plus von 46,4 %. Die Zahlungen im Zusammenhang mit Zoll- und Fiskalprüfungen erhöhten sich um 18,5 % von 1,7 Mrd. PLN auf 2 Mrd. PLN.

Nach Angaben des Finanzministeriums sollen sich Zoll- und Fiskalprüfungen zunehmend auf die Aufdeckung und Dokumentation von Steuerbetrug und Steuerstraftaten konzentrieren. Bestimmte Unregelmäßigkeiten, die kein derart umfangreiches Verfahren erfordern, können daher in anderen Verfahren behandelt werden.

Steuerprüfungen in Polen – Rückgang um 11,3 % im Jahr 2025

Im Jahr 2025 führte die KAS 8.722 Steuerprüfungen durch, gegenüber 9.829 im Jahr 2024.

Die KAS führt diesen Rückgang auf den verstärkten Einsatz von Vorabprüfungen zurück. Nach dem von der Verwaltung beschriebenen Ansatz sollen die Behörden Unklarheiten zunächst ohne Einleitung einer förmlichen Steuerprüfung klären, sofern die Art des Falls dies zulässt.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sich das Interesse einer Behörde an ihren steuerlichen Angelegenheiten zunächst in einer Aufforderung zur Vorlage von Erläuterungen oder Unterlagen äußern kann – und nicht in einer förmlichen Prüfung.

Eine ausführliche Analyse der KAS-Ergebnisse für 2025, einschließlich der Auswirkungen der Digitalisierung und interner Verfahren, finden Sie in unserem Artikel Steuerprüfungen durch die Nationale Polnische Finanzverwaltung (KAS): Wie sich Unternehmen im Jahr 2026 vorbereiten sollten.

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Worin unterscheiden sich Vorabprüfungen und eine förmliche Steuerprüfung in Polen?

Vorabprüfungen (czynności sprawdzające) sind ein eigenständiges, weniger förmliches Verfahren nach der polnischen Abgabenordnung (Ordynacja podatkowa). Sie ermöglichen es den Steuerbehörden, bestimmte Aspekte der steuerlichen Compliance zu prüfen, darunter die fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen und Zahlung von Steuern, die formale Richtigkeit von Unterlagen sowie ausgewählte, für die Steuerabrechnung relevante Umstände. Sie sind einer vollständigen Steuerprüfung nicht gleichzusetzen.

Aus Unternehmenssicht liegt der wesentliche Unterschied im Umfang und Zweck der Verfahren. Vorabprüfungen dienen der Klärung konkreter Fragen, während eine Steuerprüfung förmlich untersucht, ob ein Steuerpflichtiger seine Pflichten nach polnischem Steuerrecht erfüllt hat.

Vorabprüfungen – Wachsende Bedeutung für die steuerliche Compliance in Polen

Die Zahlen für 2025 zeigen, dass die Zahl der Vorabprüfungen gegenüber 2024 um mehr als 228.000 bzw. 9,6 % gestiegen ist. Die finanziellen Feststellungen aus diesen Verfahren erhöhten sich um mehr als 2,4 Mrd. PLN, was einem Anstieg von fast 28 % entspricht.

Nach Angaben des Finanzministeriums wurden einige Fälle gelöst, indem Unklarheiten mit den Steuerpflichtigen geklärt und die erforderlichen Korrekturen vorgenommen wurden, ohne Zoll- und Fiskalprüfungen einzuleiten. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation von Finanzabteilungen. Die Beantwortung einer behördlichen Anfrage kann erfordern, Transaktionsverläufe kurzfristig zu rekonstruieren, Unterlagen abzugleichen und Abweichungen zwischen Angaben in verschiedenen Steuermeldungen zu erläutern.

Das Ausbleiben einer förmlichen Prüfung bedeutet daher nicht, dass die steuerliche Compliance nicht überprüft wird. Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein, ihre steuerlichen Angaben auch im Rahmen von Vorabprüfungen zu belegen.

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Wie verändert KI-gestützte Datenanalyse Steuerprüfungen in Polen?

Fortschritte bei Analysetools verändern die Art, wie polnische Steuerbehörden die steuerliche Compliance von Unternehmen überprüfen. Die wachsende Menge elektronisch übermittelter Daten ermöglicht es, Abweichungen zwischen Steuererklärungen, Buchführungsunterlagen und Transaktionsbelegen zu erkennen, ohne jeden Überprüfungsprozess mit einer förmlichen Prüfung einzuleiten.

Fortgeschrittene Datenanalyse, Automatisierung und die Weiterentwicklung von Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) eröffnen neue Möglichkeiten, Unregelmäßigkeiten und potenziellen Steuerbetrug aufzudecken. ZUS und KAS legen zunehmend Gewicht auf Risikobewertungen, was eine gezieltere Prüfungsauswahl und eine genauere Untersuchung von Bereichen ermöglicht, die eine detaillierte Überprüfung erfordern. Dadurch wird die Treffsicherheit bei der Auswahl von Unternehmen und der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten wichtiger als die bloße Zahl förmlicher Prüfungen.

Welche Daten können auf steuerliche Compliance-Risiken hinweisen?

Elektronische Aufzeichnungs- und Meldesysteme liefern den polnischen Steuerbehörden Informationen, mit denen sich die Konsistenz steuerlicher Abrechnungen überprüfen lässt. Dazu gehören von Steuerpflichtigen gemeldete Transaktionen, Abrechnungen der Umsatzsteuer (VAT), Informationen über Geschäftspartner sowie Buchführungsunterlagen. Die Analyse dieser Daten kann helfen, Unstimmigkeiten zu erkennen, die weiterer Erläuterung bedürfen. Eine Abweichung allein ist jedoch kein Beweis für Steuerbetrug. Bei ihrer Bewertung sind die Art der Transaktion, die geltenden Rechtsvorschriften und die zugrunde liegenden Belege zu berücksichtigen.

Der Ausbau des Landesweiten E-Rechnungssystems (KSeF) in Polen und der elektronischen Steuermeldungen erhöht die Menge strukturierter Informationen, die den Behörden zur Verfügung stehen. Wie diese Daten genutzt werden können – einschließlich der Bedeutung der JPK_CIT-Berichtsstrukturen für die Überwachung der steuerlichen Compliance –, erläutern wir in unserem Artikel Steuerprüfungen in Polen: Wie KSeF und JPK_CIT die Steueraufsicht verändern.

Für Unternehmen bedeutet dies in der Praxis, dass nicht nur die einzelnen Steuererklärungen korrekt sein, sondern die Angaben auch über den gesamten Meldeprozess hinweg konsistent bleiben müssen. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die mehrere Buchhaltungs- und Finanzsysteme nutzen oder große Mengen an Belegen verarbeiten.

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Fiktive Rechnungen in Polen – KAS verzeichnet 2025 einen Anstieg um 29,2 %

Die Aufdeckung von Rechnungen über Transaktionen, die tatsächlich nie stattgefunden haben, bleibt ein wichtiger Schwerpunkt der Vollzugstätigkeit der KAS.

Laut Daten des Finanzministeriums wurden 376.800 fiktive Rechnungen mit einem Gesamtwert von über 10,9 Mrd. PLN im Jahr 2025 aufgedeckt. Gegenüber 2024 stieg ihre Zahl um 29,2 %, während ihr Gesamtwert gegenüber 8,71 Mrd. PLN im Vorjahr zunahm. Nach Angaben des Ministeriums war dies die höchste Zahl aufgedeckter fiktiver Rechnungen seit 2017. Es weist jedoch auch darauf hin, dass sich Prüfungen häufig auf frühere Meldezeiträume beziehen. Die Zahlen für 2025 bedeuten daher nicht, dass alle festgestellten Unregelmäßigkeiten in diesem Jahr entstanden sind.

Steuer- und Sozialversicherungsbetrug – Ein Ermittlungsfall der KAS aus dem Jahr 2026

Ein von der masowischen Einheit der KAS im Mai 2026 aufgedeckter Fall zeigt, wie sich Unregelmäßigkeiten sowohl auf steuerliche als auch auf sozialversicherungsrechtliche Abrechnungen auswirken können. Die Behörden identifizierten eine Gruppe miteinander verbundener Unternehmen aus dem Bereich Personal-Outsourcing, die nicht ordnungsgemäße Rechnungen verwendet hatten.

Nach den Feststellungen der KAS überstieg der geschätzte Wert dieser Rechnungen 91 Mio. PLN, bei einer geschuldeten Umsatzsteuer (VAT) von 17 Mio. PLN. Zudem führten die Unternehmen zu niedrige ZUS-Beiträge ab, indem sie unrechtmäßig Beitragsermäßigungen und -befreiungen in Anspruch nahmen.

Die Ermittlungen führten zu 11 Zoll- und Fiskalprüfungen. Mehr als 3,6 Mio. PLN wurden mithilfe des polnischen STIR-Mechanismus zur Sperrung von Bankkonten auf fünf Konten gesichert. Der Fall zeigt, wie steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Unregelmäßigkeiten aus miteinander verflochtenen Abrechnungsstrukturen entstehen können.

Aufdeckung fiktiver Rechnungen durch Datenanalyse

Die Aufdeckung fiktiver Rechnungen ist ein Bereich, in dem Datenanalysen bei der Vollzugstätigkeit der KAS eine besonders wichtige Rolle spielen. Unregelmäßigkeiten können nicht nur einzelne Belege betreffen, sondern auch miteinander verknüpfte Transaktionen zwischen mehreren Unternehmen.

Ihre Aufdeckung erfordert häufig die Untersuchung von Zahlungsströmen, Buchführungsunterlagen und Beziehungen zwischen Geschäftspartnern.

Elektronische Steuermeldungen und Analysetools stärken die Fähigkeit der Behörden, die Konsistenz von Daten zu überprüfen und Transaktionen zu identifizieren, die einer genaueren Untersuchung bedürfen. Dies ist insbesondere bei Betrugsmodellen relevant, an denen mehrere verbundene Unternehmen beteiligt sind und bei denen nicht ordnungsgemäße Unterlagen verwendet werden.

Für Unternehmen kommt es daher nicht nur darauf an, Rechnungen korrekt auszustellen und zu verbuchen, sondern auch Nachweise aufzubewahren, die belegen, dass die zugrunde liegenden Transaktionen tatsächlich stattgefunden haben. Eine in den Büchern erfasste Rechnung belegt für sich genommen nicht, dass eine Transaktion korrekt gemeldet wurde, wenn die Waren oder Dienstleistungen nie geliefert bzw. erbracht wurden.

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Werden bestimmte Branchen in Polen häufiger von ZUS und KAS geprüft?

Die von den Behörden veröffentlichten Daten zeigen Unterschiede zwischen den Wirtschaftszweigen. Die Tätigkeit in einer bestimmten Branche bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ein Unternehmen für eine Prüfung ausgewählt wird.

Die ZUS nennt sowohl Branchen, in denen häufig Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, als auch Branchen, in denen festgestellte Fehler besonders erhebliche finanzielle Folgen haben.

Laut der Mitteilung der ZUS vom 6. Oktober 2026 traten Unregelmäßigkeiten besonders häufig im internationalen Transportwesen, bei Personalvermittlungs- und Beschäftigungsdienstleistungen sowie bei Sicherheitsdiensten auf. Darüber hinaus verweist die ZUS auf Plattformarbeit, Branchen mit hoher Personalfluktuation und Unternehmen, die in großem Umfang zivilrechtliche Verträge nutzen.

Nach Angaben des Finanzministeriums gehörten 2025 das Gastgewerbe, die Baubranche, Kfz-Werkstätten, Kosmetikdienstleistungen und der E-Commerce zu den von der KAS am häufigsten geprüften Branchen. Diese Zahlen stellen jedoch keine Rangliste der Prüfungswahrscheinlichkeit für einzelne Unternehmen dar. Ohne Berücksichtigung der Zahl der in einer Branche tätigen Unternehmen und weiterer Risikofaktoren lässt sich nicht bestimmen, welche Branche ein einzelnes Unternehmen der höchsten Prüfungswahrscheinlichkeit aussetzt.

Für Unternehmen ist es wichtiger, die Compliance-Bereiche zu erkennen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, als sich allein an der Branchenzugehörigkeit zu orientieren. So sollte ein Unternehmen, das verschiedene Beschäftigungsformen nutzt, seine sozialversicherungsrechtlichen Pflichten überprüfen, während ein Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen sicherstellen sollte, dass der tatsächliche Gehalt dieser Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert ist.

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Was bedeutet die risikobasierte Prüfungsauswahl durch ZUS und KAS für Unternehmen?

Die wachsende Bedeutung der Datenanalyse verändert die Art, wie sich Unternehmen auf den Kontakt mit polnischen Aufsichtsbehörden vorbereiten sollten. Die korrekte Berechnung und Meldung von Steuern und Beiträgen bleibt eine grundlegende Pflicht, doch eine Dokumentation, die diese Berechnungen belegt, wird ebenso wichtig. Nicht jede von einem Analysesystem festgestellte Abweichung deutet auf einen Verstoß gegen Vorschriften hin. Abweichungen können sich aus legitimen Unterschieden in der buchhalterischen Behandlung, den Meldezeiträumen oder der Art einer bestimmten Transaktion ergeben.

Dennoch müssen Unternehmen in der Lage sein, angemessene Erläuterungen und Nachweise vorzulegen.

1. Wie können Unternehmen eine konsistente Buchführungs- und Steuerdokumentation sicherstellen?

Die Überprüfung der steuerlichen Compliance kann einen Abgleich von Steuererklärungen, Buchführungsunterlagen, Rechnungen und Belegen erfordern, die den Abschluss von Transaktionen bestätigen. Treten Abweichungen auf, sollten Unternehmen deren Ursache ermitteln und die angewandte buchhalterische oder steuerliche Behandlung erläutern können. Richtigkeit bedeutet dabei nicht nur übereinstimmende Zahlen, sondern auch die Zuordnung von Transaktionen zu den richtigen Meldezeiträumen.

2. Wie können Arbeitgeber korrekte Lohn- und Sozialversicherungsabrechnungen sicherstellen?

Im Hinblick auf die Compliance gegenüber der ZUS ist besonders auf Versicherungsanmeldungen, Beitragsbemessungsgrundlagen und die Einordnung unterschiedlicher Versicherungspflichten zu achten. Das Fehlerrisiko kann mit zunehmender Komplexität der Beschäftigungs- und Vergütungsmodelle steigen, insbesondere wenn Unternehmen sowohl Arbeitsverträge als auch zivilrechtliche Verträge nutzen.

Regelmäßige Überprüfungen dieser Bereiche, unterstützt durch eine professionell organisierte Lohnabrechnung in Polen, können dazu beitragen, das Risiko wiederkehrender Fehler bei Sozialversicherungsmeldungen zu verringern.

3. Wie sollten Unternehmen interne Kontrollen und Zuständigkeiten organisieren?

In größeren Organisationen stammen die für Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen verwendeten Informationen aus verschiedenen Abteilungen. Daten zu Lohnabrechnung, Einkauf, Vertrieb und konzerninternen Transaktionen können aus getrennten Systemen stammen.

In der Praxis erfordert dies einen funktionierenden Informationsfluss zwischen Buchhaltung, Personalabteilung, Finanzbereich und den Mitarbeitenden, die für die Freigabe von Geschäftsvorfällen verantwortlich sind. Unternehmen sollten zudem festlegen, wer für die Klärung von Abweichungen und die Zusammenstellung von Unterlagen zuständig ist, wenn eine Behörde Informationen anfordert.

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Wie sollten sich Unternehmen in Polen auf eine Prüfung durch ZUS oder KAS vorbereiten?

Die Vorbereitung auf eine Prüfung sollte nicht erst beginnen, wenn eine förmliche Ankündigung oder Anfrage eingeht. In Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen kann die Rekonstruktion von Unterlagen und Meldeverläufen über mehrere Zeiträume die Mitwirkung mehrerer Teams erfordern.

Unternehmen sollten daher regelmäßig die Bereiche überprüfen, in denen Meldefehler am wahrscheinlichsten auftreten.

Die Überprüfung sollte vor allem Folgendes umfassen:

1. Steuerabrechnungen – Übereinstimmung zwischen Buchführung, Steuererklärungen und Belegen sowie die korrekte Zuordnung von Transaktionen zu den Meldezeiträumen.
2. ZUS-Abrechnungen – Richtigkeit der Versicherungsanmeldungen, Beitragsbemessungsgrundlagen, Vertragseinordnungen und Leistungsabrechnungen.
3. Transaktionsdokumentation – Nachweise über erbrachte Leistungen und gelieferte Waren, insbesondere bei ungewöhnlichen Transaktionen oder Transaktionen mit hohem Wert.
4. Interne Verfahren – Prozesse zur Freigabe von Belegen, zur Erfassung von Korrekturen und zur Klärung von Abweichungen zwischen Systemen.
5. Behördenkorrespondenz – fristgerechter Eingang von Anfragen, klar zugewiesene Zuständigkeit für Antworten und Zugriff auf die erforderlichen Informationen.

Der Umfang solcher Überprüfungen sollte sich nach der Größe des Unternehmens, seiner Geschäftstätigkeit und der Komplexität seiner Meldepflichten richten.

Für internationale Unternehmen ist die Konsistenz der Informationen, die vom polnischen Finanzteam, der ausländischen Konzernzentrale und externen Dienstleistern für einzelne Prozesse genutzt werden, besonders wichtig.

Eine gut organisierte Buchhaltung in Polen und Steuerberatung in Polen können die Überprüfung von Buchführungsunterlagen, Dokumentation und Steuerabrechnungen unterstützen.

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Bedeutet eine geringere Zahl förmlicher Prüfungen ein geringeres Compliance-Risiko für Unternehmen?

Nein. Ein Rückgang förmlicher Prüfungen bedeutet nicht zwangsläufig, dass polnische Behörden weniger Compliance-Überprüfungen durchführen.

Die Zahlen der ZUS deuten auf eine zunehmend treffsichere Auswahl von Unternehmen für Prüfungen hin. Die Ergebnisse der KAS zeigen wiederum, dass der Rückgang förmlicher Steuerprüfungen sowie Zoll- und Fiskalprüfungen mit einer Zunahme der Vorabprüfungen einhergeht. Was sich vor allem verändert, ist die Art und Weise, wie die Behörden ihre Compliance-Aktivitäten organisieren.

In der Praxis kann ein Unternehmen aufgefordert werden, konkrete Abweichungen zu erläutern, ohne dass eine förmliche Steuerprüfung eingeleitet wird. Bei schwerwiegenderen Bedenken kann die Behörde jedoch weiterhin auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Verfahren tätig werden.

Wichtig ist: Eine treffsicherere Prüfungsauswahl bedeutet nicht automatisch, dass Unternehmen mehr Verstöße begehen. Ein hoher Anteil von Prüfungen mit festgestellten Unregelmäßigkeiten kann auch auf eine präzisere Auswahl der geprüften Unternehmen zurückzuführen sein.

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Betriebsprüfungen in Polen 2026 – Wichtigste Erkenntnisse

Die von ZUS und KAS veröffentlichten Ergebnisse zeigen eine Verlagerung des Schwerpunkts: weg von der Zahl förmlicher Prüfungen, hin zur Treffsicherheit bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und zur Wirksamkeit der Vollzugsmaßnahmen.

Durch die Weiterentwicklung von Analysetools und digitalen Steuermeldungen können Compliance-Überprüfungen zunehmend mit einer Auswertung der den Behörden bereits vorliegenden Informationen beginnen statt mit einer Prüfung vor Ort. Im Zeitalter der KI gewinnt zudem die Unterscheidung zwischen unbeabsichtigten Dokumentationsfehlern und Aktivitäten, die auf möglichen Steuerbetrug hindeuten, an Bedeutung. In beiden Fällen bleiben verlässliche Daten, Nachweise über tatsächliche Transaktionen und die Fähigkeit, festgestellte Abweichungen zu erläutern, unverzichtbar.

Für die ZUS sind insbesondere Informationen zu Beschäftigung, Sozialversicherungspflichten und Beitragsberechnung relevant. Die KAS konzentriert sich unter anderem auf die steuerliche Compliance, die Aufdeckung nicht ordnungsgemäßer Transaktionen und die Klärung von Abweichungen im Rahmen von Vorabprüfungen.

Für Unternehmen ergibt sich daraus die Notwendigkeit einer systematischen Qualitätskontrolle von Buchhaltungs-, Personal- und Lohnabrechnungsdaten. Das Hauptziel sollte nicht allein darin bestehen, die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung zu verringern, sondern sicherzustellen, dass die Abrechnungen korrekt sind und ordnungsgemäß belegt werden können.

getsix® unterstützt Unternehmen in Polen bei Buchhaltung, Steuer-Compliance sowie Personal- und Lohnabrechnung. Wenn Sie Unterstützung bei der Überprüfung Ihrer Prozesse und Unterlagen in diesen Bereichen wünschen, kontaktieren Sie uns.

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