Personalunterlagen in Polen – Pflichten des Arbeitgebers, Personalakten und Lohnunterlagen

Die Führung von Personalunterlagen in Polen gehört zu den zentralen Pflichten jedes Arbeitgebers. Dazu gehören sowohl Personalakten als auch Unterlagen zum Verlauf des Arbeitsverhältnisses, zur Arbeitszeit, zur Vergütung, zu Urlaub, zu Disziplinarmaßnahmen und zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ordnungsgemäß geführte Personalunterlagen sind nicht nur eine formale Anforderung des polnischen Arbeitsrechts. Sie sind auch von praktischer Bedeutung für die Absicherung des Arbeitgebers bei Kontrollen, Arbeitsstreitigkeiten, Personal- und Lohnbuchhaltungsprüfungen sowie bei Abrechnungen mit öffentlichen Einrichtungen.

Die Pflicht zur Führung von Personalunterlagen gilt für jeden Arbeitgeber in Polen, unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten, der Rechtsform des Unternehmens oder der Organisationsstruktur. Die Unterlagen können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden, müssen jedoch in jedem Fall vollständig, vertraulich, geordnet, zugänglich und vor Zerstörung oder unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Für Unternehmer, insbesondere ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter in Polen beschäftigen, ist eine korrekte Personal- und Lohnbuchhaltung eine wichtige organisatorische Angelegenheit. Die Personalunterlagen sollten mit den Lohnabrechnungsprozessen, den Arbeitszeitaufzeichnungen, den Gehaltsberechnungen und den Arbeitgeberpflichten nach polnischem Arbeitsrecht im Einklang stehen. Unternehmen, die in diesem Bereich professionelle Unterstützung benötigen, können von Dienstleistungen im Bereich Personal- und Lohnbuchhaltung in Polen profitieren, insbesondere wenn lokale Arbeitsvorschriften mit internationalen Personalverfahren in Einklang gebracht werden müssen.

Was versteht man in Polen unter Personalunterlagen?

Personalunterlagen sind eine Sammlung von Dokumenten, die vom Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Beschäftigung eines Arbeitnehmers geführt werden. Sie umfassen zwei Hauptbereiche:

• Personalakten, 
• Unterlagen zu Angelegenheiten, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben. 

Zu den Personalakten gehören Dokumente bezüglich der Einstellung, der Begründung des Arbeitsverhältnisses, des Verlaufs des Arbeitsverhältnisses, der Haftung des Arbeitnehmers, von Alkohol- und Drogentests sowie der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Zu den Unterlagen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis gehören unter anderem Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubsunterlagen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterlagen zur Arbeitskleidung, zur persönlichen Schutzausrüstung sowie weitere nach polnischem Arbeitsrecht vorgeschriebene Dokumente.

In der Praxis bildet die Personalakte die Grundlage für eine ordnungsgemäße Personalverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen sowie die Abrechnungen mit den Mitarbeitern. Aus diesem Grund sollte sie systematisch, einheitlich und in Übereinstimmung mit den in Polen geltenden Vorschriften geführt werden.

Pflichten des Arbeitgebers hinsichtlich der Personalunterlagen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalunterlagen für jeden Mitarbeiter separat zu führen und aufzubewahren. Die Unterlagen sollten vollständig, chronologisch geordnet, korrekt den entsprechenden Teilen der Personalakten zugeordnet und vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sein.

Zu den wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers gehören:

• das Führen von Personalakten für jeden Arbeitnehmer, 
• das Führen von Unterlagen über Arbeitszeit, Urlaub und Vergütung, 
• die Aufbewahrung von Unterlagen für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist, 
• die Gewährleistung der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer, 
• der Schutz der Unterlagen vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung, 
• die Aushändigung von Kopien der Unterlagen an befugte Personen, 
• die ordnungsgemäße Vernichtung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und nach dem unwirksamen Ablauf der Frist, innerhalb derer der Arbeitnehmer diese abholen kann. 

Verstöße in diesem Bereich können zu einer Haftung des Arbeitgebers führen. Fehlende Unterlagen,unvollständige Aufzeichnungen oder Aufbewahrungsbedingungen, die die Dokumente der Zerstörung aussetzen, können zu einer Geldstrafe zwischen 1.000 PLN und 30.000 PLN führen.

Form der Arbeitnehmerunterlagen: in Papierform oder elektronisch?

Arbeitnehmerunterlagen dürfen in Polen in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Die Wahl des Formats obliegt dem Arbeitgeber, doch unabhängig von der gewählten Lösung müssen die Unterlagen den in den Vorschriften festgelegten Anforderungen entsprechen.

Bei Unterlagen in Papierform sind die Aufbewahrungsbedingungen besonders wichtig. Akten sollten vor Zerstörung, Feuchtigkeit, Verlust und dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt werden.

Bei elektronischen Unterlagen sollte der Arbeitgeber ein IT-System verwenden, das Datensicherheit, Zugriffskontrolle, Identifizierung der Personen, die auf die Unterlagen zugreifen, Protokollierung von Änderungen und Wahrung der Dokumentenintegrität gewährleistet.

Die elektronische Personalaktenführung kann Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse verbessern, insbesondere in größeren Organisationen, Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und ausländischen Unternehmen, die in Polen tätig sind. Der Einführung elektronischer Personalakten sollte jedoch eine interne Überprüfung der bestehenden Unterlagen sowie eine Bewertung der Übereinstimmung der Verfahren mit dem polnischen Arbeitsrecht und den Datenschutzbestimmungen vorausgehen.

Personalakten – Teile A, B, C, D und E

Personalakten in Polen bestehen aus fünf Teilen: A, B, C, D und E. Jeder Teil hat einen bestimmten Zweck.

Teil A – Einstellungsunterlagen

Teil A enthält Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung um eine Stelle gesammelt wurden. Dazu können beispielsweise der persönliche Fragebogen eines Bewerbers, Unterlagen zum Nachweis beruflicher Qualifikationen, Angaben zum bisherigen beruflichen Werdegang oder andere in der Einstellungsphase erforderliche Unterlagen gehören, sofern deren Erhebung den Vorschriften entspricht.

Teil B – Begründung des Arbeitsverhältnisses und Verlauf des Arbeitsverhältnisses

Teil B umfasst Unterlagen im Zusammenhang mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags und dem Verlauf des Arbeitsverhältnisses. Dieser Teil kann unter anderem den Arbeitsvertrag, die Aufgabenbeschreibung, die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer die Arbeitsordnung gelesen hat, Unterlagen zum Arbeitsschutz, Informationen zu den Beschäftigungsbedingungen, Unterlagen zur ärztlichen Untersuchung, Unterlagen zur Telearbeit, Unterlagen zum Elternurlaub, Änderungen der Beschäftigungsbedingungen sowie Unterlagen zur beruflichen Weiterentwicklung enthalten.

Dies ist einer der wichtigsten Bestandteile der Personalakte, da er den Verlauf des Arbeitsverhältnisses dokumentiert und häufig bei Inspektionen, Personalprüfungen oder Arbeitsstreitigkeiten herangezogen wird.

Teil C – Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Teil C enthält Unterlagen im Zusammenhang mit der Kündigung oder dem Ablauf des Arbeitsverhältnisses. Dazu gehören unter anderem Kündigungsschreiben, einvernehmliche Aufhebungsverträge, eine Kopie des Arbeitszeugnisses, Unterlagen zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses sowie Wettbewerbsverbotsvereinbarungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Teil D – Disziplinarrechtliche Haftung

Teil D umfasst Unterlagen im Zusammenhang mit der disziplinarrechtlichen Haftung des Arbeitnehmers oder einer sonstigen gesetzlich vorgesehenen Haftung. Der Arbeitgeber sollte die Aufbewahrungsfristen für diese Unterlagen im Auge behalten, da die entsprechenden Unterlagen nicht länger in den Personalakten verbleiben dürfen, sobald eine Disziplinarstrafe als getilgt gilt.

Teil E – Nüchternheitskontrollen

Teil E betrifft Unterlagen im Zusammenhang mit Nüchternheitskontrollen von Mitarbeitern oder Kontrollen auf das Vorhandensein von Substanzen mit alkoholähnlicher Wirkung. Aufgrund der Sensibilität dieser Daten sollte der Zugriff auf diesen Teil der Unterlagen besonders eingeschränkt sein.

Unterlagen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis

Neben den Personalakten führt der Arbeitgeber Unterlagen zu Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Diese Unterlagen sind sowohl für die Personalverwaltung als auch für die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen wichtig.

Diese Unterlagen umfassen unter anderem:

• Arbeitszeitaufzeichnungen, 
• Urlaubsanträge, 
• Unterlagen zu Arbeitsausfällen, 
• Unterlagen zu Überstunden, 
• Unterlagen zu Arbeitszeitsystemen und -plänen, 
• Lohnlisten und Aufzeichnungen über die Lohnzahlung, 
• Unterlagen zu Arbeitskleidung und persönlicher Schutzausrüstung, 
• Unterlagen zur Zahlung von Arbeitnehmeräquivalenten. 

Eine korrekte Dokumentation der Arbeitszeiten und Vergütungen hat direkte Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen, die Gehaltsberechnung, die Abrechnung von Überstunden, Zulagen, Urlaubsansprüche und andere Sozialleistungen für Mitarbeiter. In diesem Bereich können Unternehmen die professionelle Unterstützung durch Personal- und Lohnbuchhaltungsdienstleister in Polen in Anspruch nehmen, um das Fehlerrisiko zu verringern und die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen.

Wichtige Regeln für die Führung von Mitarbeiterunterlagen in Polen

Mitarbeiterunterlagen sollten unter Beachtung mehrerer Grundprinzipien geführt werden.

Erstens muss die Vertraulichkeit gewährleistet sein. Der Zugriff auf Personalakten und Mitarbeiterdaten sollte nur autorisierten Personen gewährt werden, wie z. B. Personalverantwortlichen, Lohnbuchhaltern oder Mitarbeitern, die für die Personalverwaltung zuständig sind.

Zweitens sollte die Dokumentation vollständig und lückenlos sein. Das bedeutet, dass die Unterlagen geordnet und chronologisch aufbewahrt werden sollten, sodass der gesamte Verlauf des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers nachvollzogen werden kann.

Drittens sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Unterlagen während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Dokumente.

Viertens müssen die Unterlagen vor Vernichtung, Beschädigung, Verlust und dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden.

Fünftens sollten die Unterlagen für jeden Mitarbeiter einzeln aufbewahrt werden. Eine Ausnahme können Sammelunterlagen bilden, wenn ihre Art eine gesonderte Behandlung rechtfertigt.

Wie lange müssen Mitarbeiterunterlagen in Polen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterunterlagen hängt vom Zeitpunkt der Einstellung ab.

Für Mitarbeiter, die ab dem 1. Januar 2019 eingestellt wurden, werden die Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde oder auslief.

Für Mitarbeiter, die zwischen dem 1. Januar 1999 und dem 31. Dezember 2018 erstmals bei der Soyialversicherung gemeldet wurden, gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren. Der Arbeitgeber kann diese Frist jedoch auf 10 Jahre verkürzen, wenn er eine ZUS-OSW-Erklärung und einen ZUS-RIA-Informationsbericht bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) einreicht. In diesem Fall beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Informationsmeldung eingereicht wurde.

Für Arbeitnehmer, die vor dem 1. Januar 1999 eingestellt wurden, werden Unterlagen in der Regel 50 Jahre lang aufbewahrt.

Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen für Unterlagen ist ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Personalverwaltung in Polen. Dies ist nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von Bedeutung, sondern auch für den Schutz personenbezogener Daten, da der Arbeitgeber Unterlagen nicht länger aufbewahren darf, als dies erforderlich oder gerechtfertigt ist.

Mitarbeiterunterlagen und ausländische Unternehmen in Polen

Ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter in Polen beschäftigen, sollten besonders darauf achten, dass die lokalen Unterlagen den polnischen Vorschriften entsprechen. In der Praxis erfordert dies oft eine Abstimmung der globalen Personalverfahren mit den Anforderungen des polnischen Arbeitsrechts.

Dies gilt unter anderem für Arbeitsverträge, Arbeitsunterlagen in polnischer Sprache, Arbeitszeitaufzeichnungen, Personalakten, Regelungen zur Telearbeit, Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten.

In solchen Fällen können professionelle Personal-Dienstleistungen in Polen und Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen besonders wichtig sein. getsix® unterstützt Unternehmen im Bereich des Personal- und Lohn-Outsourcings in Polen, der Personalverwaltung, der Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen und der Abrechnungsprozesse für Mitarbeiter gemäß den lokalen Anforderungen.

Die häufigsten Fehler in der Mitarbeiterdokumentation

In der Praxis resultieren Fehler in der Mitarbeiterdokumentation oft aus veralteten Verfahren oder daraus, dass Dokumente zwischen Personalabteilung, Buchhaltung, Führungskräften und elektronischen Systemen verstreut sind.

Zu den häufigsten Unregelmäßigkeiten zählen:

• unvollständige Personalakten, 
• falsche Zuordnung von Dokumenten zu den Teilen A, B, C, D oder E, 
• fehlende chronologische Reihenfolge und Nummerierung der Dokumente, 
• das Fehlen eines Verzeichnisses der Dokumente in den einzelnen Teilen der Personalakten, 
• die Speicherung übermäßiger personenbezogener Daten, 
• veraltete Zugangsberechtigungen für Unterlagen, 
• unsachgemäße Aufbewahrungsbedingungen für Papierdokumente, 
• mangelnde Kontrolle über die Aufbewahrungsfristen, 
• Unstimmigkeiten zwischen Personaldaten und den für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendeten Daten. 

Solche Fehler können Risiken bei Kontrollen durch die Nationale Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP), bei Streitigkeiten mit Mitarbeitern oder bei internen Audits mit sich bringen. Aus diesem Grund sollten die Mitarbeiterunterlagen regelmäßig überprüft werden, insbesondere in Unternehmen, die ihre Mitarbeiterzahl rasch erhöhen oder ihre Personal- und Lohnabrechnungssysteme umstellen.

So organisieren Sie die Mitarbeiterunterlagen in Polen

Die Organisation der Mitarbeiterunterlagen sollte mit einer Prüfung der Personalakten und der Dokumente im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis beginnen. Ziel ist es, zu überprüfen, ob die Unterlagen vollständig, korrekt strukturiert und vorschriftsmäßig aufbewahrt sind.

In der Praxis kann eine solche Überprüfung Folgendes umfassen:

• Überprüfung der Vollständigkeit der Personalakten, 
• Überprüfung der Einteilung der Unterlagen in die Teile A, B, C, D und E, 
• Analyse der Arbeitszeitaufzeichnungen, 
• Überprüfung der Urlaubs- und Gehaltsabrechnungsunterlagen, 
• Kontrolle der Aufbewahrungsfristen für Unterlagen, 
• Beurteilung des Zugriffs auf Mitarbeiterdaten, 
• Beurteilung der Sicherheit von Unterlagen in Papierform und in elektronischer Form. 

Eine gut organisierte Personalakte erleichtert die laufende Personal- und Lohnbuchhaltung, verringert das Fehlerrisiko und erleichtert die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, behördlichen Prüfungen und Anforderungen der Unternehmensleitung.

FAQ – Personalakten in Polen

Die Personalunterlagen in Polen sind ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Personalverwaltung. Dazu gehören Personalakten, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnunterlagen, Urlaubsunterlagen und andere Dokumente im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Korrekt geführte Unterlagen tragen zur Rechtssicherheit des Arbeitgebers, zur Qualität der Personalprozesse und zur Genauigkeit der Personal- und Lohnabrechnungen bei.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Unterlagen vollständig und ordnungsgemäß organisiert sind, als personenbezogene Daten geschützt werden, einem kontrollierten Zugriff unterliegen und für die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Für ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind, ist die Anpassung der Dokumentation an die lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen besonders wichtig.

getsix® bietet Unterstützung bei Personal- und Lohnbuchhaltungsdienstleistungen in Polen und hilft Unternehmen dabei, die Mitarbeiterdokumentation ordnungsgemäß, vorschriftsmäßig und geschäftsorientiert zu führen. Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie wir Ihre Personal- und Lohnbuchhaltungsprozesse in Polen unterstützen können.

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