Nicht registrierte Geschäftstätigkeit und die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) in Polen – was Unternehmen wissen sollten

Die nicht registrierte Geschäftstätigkeit in Polen und die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) sind ein Thema, das bei Unternehmen, die Dienstleistungen von Privatpersonen in Auftrag geben, erhebliche praktische Unsicherheiten aufwerfen kann. Viele Unternehmer gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit mit einer Person, die kein eingetragenes Unternehmen betreibt, nicht im Zentralregister für Unternehmen und Informationen (CEIDG) eingetragen ist und lediglich eine einfache Rechnung ausstellt, für das Unternehmen keine Sozialversicherungspflichten begründet. In der Praxis ist diese Annahme jedoch möglicherweise zu vereinfachend.

Entscheidend ist nicht nur, ob der Auftragnehmer im Rahmen einer nicht registrierten Geschäftstätigkeit in Polen tätig ist. Am wichtigsten ist die tatsächliche Art der Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und der Person, die die Dienstleistung erbringt. Wird in der Praxis eine Dienstleistung für ein Unternehmen erbracht, kann das Verhältnis als Dienstleistungsvertrag behandelt werden, für den die Vorschriften über Auftragsverträge gelten. In einem solchen Fall kann das Unternehmen verpflichtet sein, den Auftragnehmer bei der Sozialversicherung anzumelden und die entsprechenden Beiträge zu berechnen.

Diese Auffassung vertrat die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) in ihrem Bescheid vom 16. Januar 2026, Nr. DI/200000/43/1309/2025. Der Fall betraf einen Unternehmer, der Teppichreinigungsleistungen bei einer Person in Auftrag gegeben hatte, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübte. Die Dienstleistung wurde auf der Grundlage einer Rechnung abgerechnet, und die Parteien schlossen keinen schriftlichen Vertrag ab. Der Unternehmer ging davon aus, dass aufgrund des Fehlens eines formellen Vertrags und der Tatsache, dass der Auftragnehmer im Rahmen einer nicht registrierten gewerblichen Tätigkeit handelte, keine Verpflichtung bestand, diese Person bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) anzumelden. Die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) hielt diese Auffassung jedoch für falsch.

Für in Polen tätige Unternehmen ist dies eine wichtige Warnung. Selbst eine einmalige Dienstleistung, die von einer Person erbracht wird, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, kann eine Prüfung im Hinblick auf Sozialversicherungsbeiträge erfordern.

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Was versteht man in Polen unter nicht registrierter gewerblicher Tätigkeit?

Die nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit in Polen ist eine vereinfachte Form einer in kleinem Umfang ausgeübten, einkommensschaffenden Tätigkeit einer natürlichen Person. Ihr Hauptmerkmal besteht darin, dass die Person kein Unternehmen im Zentralregister für Unternehmen und Informationen (CEIDG) eintragen lassen muss, sofern bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind.

Ab 2026 wird die Umsatzgrenze für nicht registrierte Geschäftstätigkeiten vierteljährlich festgelegt.Im Jahr 2026 liegt die Grenze bei 10.813,50 PLN pro Quartal, was 225 % des Mindestlohns entspricht. Darüber hinaus darf eine Person, die diese Form der Tätigkeit ausübt, in den vorangegangenen 60 Monaten keine registrierte Geschäftstätigkeit ausgeübt haben.

Aus Sicht einer Person, die kleinere Dienstleistungen erbringt, kann eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit attraktiv sein, da sie keine Gewerbeanmeldung erfordert und in der Regel keine Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) als Unternehmer mit sich bringt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede Form der Zusammenarbeit mit einer solchen Person für das Unternehmen, das die Dienstleistung in Auftrag gibt, neutral ist.

Diese Unterscheidung ist entscheidend. Nicht registrierte Geschäftstätigkeit ist keine Geschäftstätigkeit im Sinne des polnischen Unternehmergesetzes. Gleichzeitig kann die Erbringung einer bestimmten Dienstleistung für ein Unternehmen eine andere Grundlage für die Sozialversicherung schaffen, beispielsweise im Rahmen eines Auftragsvertrags oder eines anderen Dienstleistungsvertrags.

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Warum bedeutet nicht angemeldete Geschäftstätigkeit nicht immer, dass keine Beiträge anfallen?

In der Praxis gehen Unternehmen oft fälschlicherweise davon aus, dass das Unternehmen, das die Dienstleistung in Auftrag gibt, keine Maßnahmen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) ergreifen muss, wenn eine Person, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, kein Unternehmer ist. Die polnischen Sozialversicherungsvorschriften sehen dies jedoch anders vor.

Eine Person, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, unterliegt nicht der Sozialversicherung als Unternehmer, da sie formal keine registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt. Diese Person kann jedoch auf einer anderen Rechtsgrundlage versicherungspflichtig sein. Erbringt sie eine Dienstleistung für ein Unternehmen, muss geprüft werden, ob ein Versicherungsanspruch aufgrund eines Auftragsvertrags oder eines Dienstleistungsvertrags entstanden ist.

In ihrer Entscheidung vom 16. Januar 2026 hat sich die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) genau mit dieser Frage befasst. Die bloße Tatsache, dass der Auftragnehmer im Rahmen einer nicht registrierten gewerblichen Tätigkeit handelt, schließt nicht aus, dass die Parteien einen Dienstleistungsvertrag geschlossen haben. Infolgedessen kann das Unternehmen als Beitragszahler behandelt werden.

Das bedeutet, dass das Risiko nicht ausschließlich vom formalen Status des Auftragnehmers abhängt. Entscheidend ist, ob die Person tatsächlich eine Dienstleistung für das Unternehmen erbracht hat, eine Vergütung erhalten hat und ob die Art dieser Dienstleistung einem Auftragsvertrag oder einem anderen Dienstleistungsvertrag entspricht.

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Das Fehlen eines schriftlichen Vertrags schützt ein Unternehmen nicht vor Verpflichtungen gegenüber der ZUS

Einer der wichtigsten Aspekte der Entscheidung der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) betrifft das Fehlen eines schriftlichen Vertrags. Der Unternehmer argumentierte, dass mit dem Auftragnehmer kein Dienstleistungsvertrag geschlossen worden sei. Die Dienstleistung sei lediglich im Rahmen eines Dienstleister-Auftraggeber-Verhältnisses erbracht und auf der Grundlage einer Rechnung abgerechnet worden.

Die ZUS akzeptierte dieses Argument nicht. Sie wies darauf hin, dass das polnische Bürgerliche Gesetzbuch nicht vorschreibt, dass ein Dienstleistungsvertrag schriftlich geschlossen werden muss. Ein Vertrag kann auch mündlich oder stillschweigend geschlossen werden, beispielsweise durch die Vereinbarung, dass eine bestimmte Dienstleistung erbracht wird, und die anschließende Begleichung der Vergütung für diese Dienstleistung.

Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass das Fehlen eines unterzeichneten Dokuments Sozialversicherungspflichten nicht automatisch ausschließt. Wenn die Umstände zeigen, dass das Unternehmen eine Dienstleistung in Auftrag gegeben hat, die Dienstleistung erbracht wurde und der Auftragnehmer eine Vergütung erhalten hat, kann die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) davon ausgehen, dass eine Grundlage für die Sozialversicherungspflicht entstanden ist.

In der Praxis sollten Unternehmen besonders vorsichtig sein, wenn sie Dienstleistungen von Einzelpersonen in Anspruch nehmen, ohne die Rechtsform der Zusammenarbeit zu prüfen. Dies gilt sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Dienstleistungen, wie z. B. kleinere Verwaltungsaufgaben, Reinigungsdienste, Marketingunterstützung, Grafikdesign, Übersetzungen oder technische Unterstützung.

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Wann muss ein Unternehmen einen Auftragnehmer bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) anmelden?

Die Verpflichtung zur Anmeldung eines Auftragnehmers bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) kann entstehen, wenn eine Person, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, eine Dienstleistung für ein Unternehmen erbringt und die Zusammenarbeit in der Praxis die Merkmale eines Auftragsvertrags oder eines anderen Dienstleistungsvertrags aufweist.

In einer solchen Situation sollte das Unternehmen prüfen, ob es Verpflichtungen als Beitragszahler hat. Dazu können die Anmeldung des Auftragnehmers bei den entsprechenden Sozialversicherungsträgern, die Berechnung der Beiträge auf die Vergütung, deren Zahlung innerhalb der gesetzlichen Frist sowie die ordnungsgemäße Angabe der Zusammenarbeit in den Abrechnungsunterlagen gehören.

Folgende Umstände können dabei relevant sein:

• die Dienstleistung wurde für ein Unternehmen erbracht,
• der Auftragnehmer erhielt eine Vergütung,
• die Zusammenarbeit entspricht einem Auftrags- oder Dienstleistungsvertrag,
• die Dienstleistung wurde auf der Grundlage einer Rechnung abgerechnet,
• es liegen keine besonderen Umstände vor, die die Verpflichtung zur Anmeldung des Auftragnehmers bei der Sozialversicherung und zur Berechnung der Beiträge ausschließen oder einschränken,
• die Parteien haben keinen formellen Vertrag unterzeichnet, aber faktisch vereinbart, dass eine bestimmte Tätigkeit erbracht wird.

Ein Unternehmen sollte daher nicht automatisch davon ausgehen, dass der Erhalt einer Rechnung von einer Person, die eine nicht registrierte Geschäftstätigkeit ausübt, die Angelegenheit abschließt. Für die ZUS ist die entscheidende Frage, welches Rechtsverhältnis tatsächlich zwischen den Parteien entstanden ist.

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Führt jede Zusammenarbeit mit einer Person, die eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit ausübt, zu Beitragspflichten?

Nicht jede Situation hat die gleichen Konsequenzen. Die Entscheidung der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) wurde in einem Einzelfall getroffen und bezog sich auf einen konkreten Sachverhalt. Das bedeutet nicht, dass jede Zahlung an eine Person, die eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit ausübt, automatisch zu identischen Verpflichtungen führt.

Gleichzeitig gibt die Entscheidung eine Auslegungsrichtung vor, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Das höchste Risiko entsteht, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Dienstleistung bei einer Privatperson in Auftrag gibt und die Zusammenarbeit der Struktur eines Dienstleistungsvertrags entspricht.

Die Situation kann anders sein, wenn eine Person, die eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit ausübt, ein Fertigprodukt verkauft, im Vergleich zu einer Situation, in der diese Person persönlich eine Dienstleistung für ein Unternehmen erbringt. In jedem Fall ist jedoch die tatsächliche Art der Transaktion wichtiger als die Bezeichnung, die ihr gegeben wird. Ein einmaliger Verkauf handgefertigter Waren erfordert möglicherweise eine andere Beurteilung als wiederkehrende Büro-, Marketing-, Reinigungs- oder technische Dienstleistungen, die persönlich für ein Unternehmen erbracht werden.

Aus diesem Grund sollte jede Zusammenarbeit individuell geprüft werden. In der Praxis sollte die Frage nicht nur lauten: Übt diese Person eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit aus? Die wichtigere Frage lautet: Was genau tut diese Person für das Unternehmen und wie sieht der tatsächliche Charakter der Zusammenarbeit aus?

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Nicht angemeldete Erwerbstätigkeit und eine Kontrolle durch die Nationale Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP)

Die Zusammenarbeit mit einer Person, die einer nicht angemeldeten Erwerbstätigkeit nachgeht, ist in erster Linie im Hinblick auf die korrekte Abrechnung gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) von Bedeutung. In manchen Fällen kann sich jedoch auch ein weiter gefasster arbeitsrechtlicher Kontext ergeben, insbesondere wenn die Art und Weise der Arbeitsausübung einem Arbeitsverhältnis ähnelt.

Die Nationale Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) kontrolliert nicht die nicht registrierte Geschäftstätigkeit an sich. Insbesondere überprüft sie die Umsatzschwellen nicht in derselben Weise wie die für Steuer- oder Gewerbeanmeldungsangelegenheiten zuständigen Behörden. Die PIP kann jedoch die tatsächliche Art und Weise prüfen, in der die Arbeit für ein Unternehmen verrichtet wird.

Dies kann von Bedeutung sein, wenn eine Person Aufgaben persönlich, unter der Aufsicht des Unternehmens, an einem vom Unternehmen festgelegten Ort und zu einer vom Unternehmen festgelegten Zeit sowie unter Bedingungen ausführt, die für ein Arbeitsverhältnis typisch sind.

In einem solchen Fall betrifft das Risiko nicht mehr nur die ZUS-Beiträge. Es kann sich auch die Frage stellen, ob das gewählte Kooperationsmodell als Arbeitsverhältnis einzustufen ist. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn ein Unternehmen regelmäßig auf die Arbeit von Personen außerhalb eines standardmäßigen Arbeitsvertrags zurückgreift, einschließlich zivilrechtlicher Verträge oder wiederkehrender, persönlich erbrachter Dienstleistungen.

Das bedeutet nicht, dass die Inanspruchnahme von Dienstleistungen durch Personen, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausüben, verboten ist. Ein Risiko entsteht vor allem dann, wenn die formale Bezeichnung der Zusammenarbeit nicht den tatsächlichen Ablauf widerspiegelt. Die Tatsache, dass der Auftragnehmer im Rahmen einer nicht registrierten gewerblichen Tätigkeit tätig ist, das Fehlen eines schriftlichen Vertrags oder die Ausstellung einer Rechnung haben keinen Einfluss darauf, wie das Verhältnis von der ZUS, der PIP oder einer anderen Behörde bewertet wird.

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Welche Fehler machen Unternehmen am häufigsten?

Der häufigste Fehler besteht darin, eine nicht registrierte Geschäftstätigkeit so zu interpretieren, als ob das Unternehmen keinerlei Verpflichtungen hätte. Unternehmen konzentrieren sich oft auf die Tatsache, dass der Auftragnehmer kein eingetragenes Gewerbe betreibt, nicht im Zentralregister für Unternehmen und Informationen (CEIDG) eingetragen ist und angibt, im Rahmen einer nicht registrierten Geschäftstätigkeit tätig zu sein. Diese Tatsachen sind zwar wichtig, reichen aber nicht aus.

Der zweite Fehler istdas Fehlen von Unterlagen. Das bedeutet nicht, dass jede Zusammenarbeit streng formalisiert sein muss. Die Unterlagen sollten jedoch die tatsächliche Art der Dienstleistung widerspiegeln. Wenn ein Unternehmen keine schriftlichen Vereinbarungen hat, die Verpflichtungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) nicht geprüft hat und lediglich eine Rechnung angenommen hat, kann es bei einer Prüfung schwieriger sein, nachzuweisen, warum die Abrechnung auf eine bestimmte Weise erfolgt ist.

Der dritte Fehler besteht darin, eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit als Ersatz für einen Auftragsvertrag oder ein Arbeitsverhältnis zu nutzen. Wenn eine Person regelmäßig Aufgaben für ein Unternehmen erledigt, die Arbeitsmittel des Unternehmens nutzt, dessen Anweisungen befolgt und in die tägliche Arbeitsorganisation des Unternehmens eingebunden ist, steigen die rechtlichen und beitragsrechtlichen Risiken erheblich.

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Wie sollte sich ein Unternehmen auf eine solche Zusammenarbeit vorbereiten?

Bevor ein Unternehmen eine Dienstleistung bei einer Person in Auftrag gibt, die eine nicht angemeldete gewerbliche Tätigkeit ausübt, sollte es eine kurze, aber gezielte Prüfung durchführen. Dabei geht es nicht darum, einfache Transaktionen unnötig zu verkomplizieren, sondern festzustellen, ob das Unternehmen die Pflichten eines Sozialversicherungsbeitragszahlers übernehmen könnte.

Insbesondere sollte das Unternehmen prüfen:

• ob es sich bei der Zusammenarbeit um eine Dienstleistung oder den Verkauf eines Fertigprodukts handelt,
• ob die Dienstleistung persönlich erbracht wird,
• ob die Zusammenarbeit einmalig oder wiederkehrend ist,
• ob der Auftragnehmer selbstständig handelt,
• ob das Unternehmen Ort, Zeit und Art der Arbeit festlegt,
• ob das Verhältnis einem Auftragsvertrag entspricht,
• ob Merkmale vorliegen, die für ein Arbeitsverhältnis typisch sind,
• ob die Dokumentation und die Abrechnungsmethode den tatsächlichen Ablauf der Zusammenarbeit widerspiegeln.

Im Zweifelsfall ist es ratsam, das Abrechnungsmodell vor der Auszahlung der Vergütung zu überprüfen. Dies kann dazu beitragen, Korrekturen an Unterlagen, überfällige Sozialabgaben und mögliche Streitigkeiten mit den Behörden zu vermeiden.

Bestehen Zweifel hinsichtlich der Abwicklung der Zusammenarbeit mit einer Person, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, sollte die tatsächliche Art der Beziehung geprüft werden, bevor eine Vergütung gezahlt wird. getsix® unterstützt Unternehmen bei der Beurteilung steuerlicher, sozialversicherungsrechtlicher und formaler Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit in Polen, unter anderem durch Steuerberatung in Polen.

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Eine nicht registrierte Geschäftstätigkeit in Polen bedeutet nicht immer, dass das Unternehmen, das eine Dienstleistung in Auftrag gibt, keine Verpflichtungen hat. Eine Person, die eine solche Tätigkeit ausübt, ist zwar kein Unternehmer im Sinne der polnischen Unternehmensvorschriften, doch die Erbringung einer Dienstleistung für ein Unternehmen kann eine andere Grundlage für die Sozialversicherungspflicht schaffen.

Die Entscheidung der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) vom 16. Januar 2026 zeigt, dass selbst das Fehlen eines schriftlichen Vertrags Beitragsverpflichtungen nicht ausschließt. Wurde die Dienstleistung tatsächlich erbracht und entspricht ihre Art einem Dienstleistungsvertrag, kann das Unternehmen verpflichtet sein, den Auftragnehmer bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) anzumelden und Beiträge zu zahlen. Für Unternehmen ist die wichtigste Schlussfolgerung praktischer Natur: Bevor sie die Dienste einer Person in Anspruch nehmen, die eine nicht registrierte gewerbliche Tätigkeit ausübt, lohnt es sich, nicht nur deren formalen Status, sondern vor allem die tatsächliche Art der Zusammenarbeit zu prüfen. Eine solche Analyse hilft, Beitragsrückstände, fehlerhafte Unterlagen und das Risiko zu vermeiden, dass das Kooperationsmodell bei einer Prüfung beanstandet wird.

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