Split-Payment-Mechanismus und KSeF-Rechnungen in Polen – was ändert sich für Unternehmen?
Das Split-Payment-Verfahren und KSeF-Rechnungen in Polen werden zu einem immer wichtigeren praktischen Thema für Unternehmen, Buchhaltungsabteilungen und Finanzteams, die für die Umsatzsteuerabrechnung zuständig sind. Obwohl das Split-Payment-Verfahren an sich nicht neu ist, müssen Unternehmen bei Zahlungen für Rechnungen, die über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausgestellt werden, genauer darauf achten, wie Rechnungen in der Split-Payment-Überweisungsnachricht gekennzeichnet werden.
Ab dem 1. Januar 2027, wenn die polnischen Vorschriften die Angabe von KSeF-Daten für Zahlungen im Zusammenhang mit strukturierten Rechnungen vorschreiben, wird es wichtig sein, entweder die KSeF-Rechnungsnummer oder die Sammelkennung korrekt anzugeben. Dies wird insbesondere für Zahlungen im Rahmen des Split-Payment-Mechanismus relevant sein.
Für in Polen tätige Unternehmen bedeutet dies, dass sich die Vorbereitung auf KSeF nicht auf die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen beschränken sollte. Unternehmen sollten zudem ihre Zahlungsabläufe, Buchhaltungssysteme und internen Workflows zur Rechnungsfreigabe überprüfen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen erhalten, die der obligatorischen getrennten Zahlung unterliegen, mehrere Rechnungen desselben Lieferanten begleichen oder Finanz- und Buchhaltungssysteme nutzen, die in das Online-Banking integriert sind.
Das KSeF ändert nichts an den Grundprinzipien des polnischen Split-Payment-Mechanismus. Maßgeblich sind weiterhin die Bestimmungen des polnischen Umsatzsteuergesetzes, der Rechnungswert, der Status der Transaktionsparteien und die Art der erworbenen Waren oder Dienstleistungen. Was sich ändert, ist die technische Verknüpfung zwischen der Zahlung und der strukturierten Rechnung. Bei einer Einzelrechnung ist die KSeF-Rechnungsnummer von Bedeutung. Bei einer Sammelzahlung wird die vom nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen generierte Sammelkennung verwendet.
In diesem Artikel:
Was ist das Split-Payment-Verfahren in Polen?
Das Split-Payment-Verfahren, das in den polnischen Vorschriften und in der Bankpraxis als „mechanizm podzielonej płatności“ oder MPP bezeichnet wird, ist eine besondere Methode zur Begleichung einer Rechnung. Die Zahlung wird in zwei Teile aufgeteilt:
- Der Nettobetrag wird auf das Abrechnungskonto des Lieferanten überwiesen oder auf andere zulässige Weise beglichen,
- der Mehrwertsteuerbetrag wird auf das dafür vorgesehene Mehrwertsteuerkonto des Lieferanten überwiesen.
Der Käufer führt diese Zahlung mithilfe einer speziellen Überweisungsnachricht für die geteilte Zahlung durch, die von einer Bank oder einer Kreditgenossenschaft bereitgestellt wird. Die Überweisungsnachricht enthält unter anderem den Mehrwertsteuerbetrag, den Bruttobetrag, die Steueridentifikationsnummer (NIP) des Verkäufers sowie Daten, die eine Zuordnung der Zahlung zur Rechnung ermöglichen.
Im bisherigen Modell diente die Rechnungsnummer als zentrale Referenz. Bei strukturierten Rechnungen, die über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausgestellt werden, ist die vom System generierte KSeF-Rechnungsnummer von entscheidender Bedeutung. Diese Nummer ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Dokuments im polnischen E-Rechnungssystem.
Wie funktioniert Split Payment?
Split-Payment-
01
Käufer erhält Rechnung
Der Käufer erhält eine Rechnung, die mithilfe des Split-Payment-Mechanismus bezahlt werden kann.
02
Käufer nutzt Split-Payment-
Der Käufer wählt im Online-Banking die dafür vorgesehene Split-Payment-Überweisungs
03
Überweisung enthält zentrale Daten
Die Überweisungs
04
Nettobetrag geht an den Verkäufer
Der Nettobetrag wird auf das Abrechnungs
05
Mehrwert-steuer geht auf das Mehrwert-steuer
Der Mehrwert-steuer
Wann ist die geteilte Zahlung in Polen vorgeschrieben?
Der Mechanismus der geteilten Zahlung kann freiwillig angewendet werden, ist jedoch in bestimmten Fällen gemäß den polnischen Umsatzsteuervorschriften vorgeschrieben. Im Allgemeinen gilt die Pflicht zur geteilten Zahlung, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Die Rechnung dokumentiert einen Geschäftsvorfall zwischen Steuerpflichtigen,
- der auf der Rechnung ausgewiesene Gesamtbetrag übersteigt 15.000 PLN oder den Gegenwert dieses Betrags,
- die Rechnung bezieht sich auf Waren oder Dienstleistungen, die in Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, sollte die Rechnung den Vermerk „mechanizm podzielonej płatności“ („Split-Payment-Mechanismus“) enthalten. Die Verpflichtung des Käufers zur Anwendung des Split-Payment-Mechanismus hängt jedoch nicht allein davon ab, ob der Verkäufer die Rechnung korrekt gekennzeichnet hat. Der Käufer sollte eigenständig prüfen, ob die erworbenen Waren oder Dienstleistungen der obligatorischen Split-Payment-Regelung unterliegen.
In der Praxis bedeutet dies, dass das Fehlen des Vermerks zur getrennten Zahlung auf der Rechnung den Käufer nicht immer von der Verpflichtung zur Anwendung der getrennten Zahlung befreit. Gleichzeitig sollte die Kennzeichnung einer Rechnung als der getrennten Zahlung unterliegend keine ordnungsgemäße Prüfung ersetzen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind.
Split Payment & KSeF
Wann ist die geteilte Zahlung in Polen vorgeschrieben?
Art der Transaktion
B2B
Die geteilte Zahlung kann vorgeschrieben sein, wenn die Rechnung einen Geschäftsvorfall zwischen Steuerpflichtigen dokumentiert. Das bedeutet, dass sowohl der Käufer als auch der Verkäufer bei der Transaktion als Mehrwertsteuerpflichtige handeln.
Rechnungswert
15.000 PLN+
Der auf der Rechnung ausgewiesene Gesamtbetrag übersteigt 15.000 PLN oder den Gegenwert dieses Betrags. Der Schwellenwert bezieht sich auf den gesamten Rechnungswert, nicht nur auf den Mehrwertsteuerbetrag.
Waren oder Dienstleistungen
Anhang 15
Die Rechnung bezieht sich auf Waren oder Dienstleistungen, die in Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind. Dies sind die Kategorien, für die die obligatorische geteilte Zahlung gelten kann.
Bei Zweifeln hinsichtlich der Einstufung von Transaktionen, der Mehrwertsteuersätze, der Dokumentationspflichten oder der korrekten Anwendung des Split-Payment-Verfahrens können Unternehmen von einer professionellen Steuerberatung in Polen profitieren, insbesondere wenn sie viele Transaktionen mit hohem Wert durchführen oder in Branchen tätig sind, die unter Anhang 15 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes fallen.
Ändert KSeF die Regeln für die Anwendung des Split-Payment-Verfahrens?
KSeF ändert nichts am Wesen des Split-Payment-Mechanismus. Die Zahlung wird weiterhin in den Nettobetrag und den Mehrwertsteuerbtrag aufgeteilt. Auch die Kernvoraussetzungen für das obligatorische Split-Payment-Verfahren bleiben unverändert.
Die wichtigste Änderung betrifft die Art und Weise, wie die Rechnung im Zahlungsprozess indetifiziert wird. Bei strukturierten Rechnungen, die über KSeF ausgestellt werden, müssen Unternehmen besonders auf die Nummer achten, mit der die Rechnung im System identifiziert wird. Diese Nummer ist nicht identisch mit der Rechnungsnummer, die der Verkäufer in seinem eigenen Buchhaltungssystem vergibt.
Die KSeF-Nummer wird vom nationalen E-Rechnungssystem vergeben und dient als technische Kennung des Dokuments. Ab dem 1. Januar 2027 ist die korrekte Verwendung der KSeF-Nummer oder der Sammelkennung für Zahlungen im Zusammenhang mit strukturierten Rechnungen von Bedeutung, einschließlich Zahlungen im Rahmen des Split-Payment-Verfahrens. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Buchhaltungssysteme, Rechnungsfreigabeverfahren und Zahlungsprozesse für die Verarbeitung dieser Daten bereit sind.
Rechnungsnummer vs. KSeF-Nummer – worin besteht der Unterschied?
In der Praxis müssen Unternehmen möglicherweise mit mehreren Identifikatoren für dieselbe Rechnung umgehen. Die wichtigsten sind:
- die vom Verkäufer vergebene Rechnungsnummer,
- die Nummer, die die Rechnung im KSeF identifiziert,
- die kollektive KSeF-Kennung, falls die Zahlung mehr als eine strukturierte Rechnung abdeckt.
Die vom Verkäufer vergebene Rechnungsnummer ist Teil des Buchhaltungsbelegs und spiegelt das interne Nummerierungssystem des Verkäufers wider. Die KSeF-Nummer hingegen wird vom System nach der Annahme der strukturierten Rechnung vergeben. Bei Zahlungen im Zusammenhang mit strukturierten Rechnungen wird die KSeF-Nummer zur zentralen Identifikationsreferenz.
Für Finanzteams bedeutet dies, dass die Daten in der Rechnung, im Buchhaltungssystem, im Online-Banking-System und in den Umsatzsteueraufzeichnungen konsistent bleiben müssen. Fehler in diesem Bereich können den automatischen Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen erschweren und bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen zu unnötigen Erklärungen und Korrekturen führen.
So bezahlen Sie eine einzelne KSeF-Rechnung per Split Payment
Wenn ein Unternehmen eine strukturierte Rechnung bezahlt, die dem Split-Payment-Verfahren unterliegt, sollte es die dafür vorgesehene Split-Payment-Überweisungsnachricht verwenden. In dieser Nachricht sollten in der Regel folgende Daten angegeben werden:
- der Betrag, der der gesamten oder einem Teil der auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer entspricht,
- der Betrag, der dem gesamten oder einem Teil des Bruttoverkaufswerts entspricht,
- die Nummer, die die Rechnung im KSeF identifiziert,
- die Nummer, mit der der Verkäufer steuerlich identifiziert wird, wie beispielsweise die Steueridentifikationsnummer (NIP).
Betrifft die Zahlung nur einen Teil des fälligen Betrags, sollten die in der Überweisungsnachricht angegebenen Beträge dem zu zahlenden Teil entsprechen. In der Praxis erfordert dies, dass das Unternehmen genau ermittelt, welcher Teil der Mehrwertsteuer sich auf die Teilzahlung bezieht.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die Überweisungsnachricht zur geteilten Zahlung für Zahlungen in polnischen Zloty gilt. Bei Rechnungen in Fremdwährungen müssen Unternehmen die polnischen Umsatzsteuer-Umrechnungsvorschriften befolgen und sicherstellen, dass die Abrechnung ordnungsgemäß an die bank- und buchhalterischen Anforderungen angepasst ist.
Sammelzahlung für mehrere KSeF-Rechnungen
Ein wichtiger praktischer Aspekt ist die Möglichkeit, mehrere Rechnungen mit einer einzigen Sammelüberweisung zu begleichen. Das polnische Umsatzsteuergesetz lässt dies zu, wenn ein Lieferant oder Dienstleister dem Steuerpflichtigen innerhalb eines Zeitraums von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat mehr als eine Rechnung ausgestellt hat.
Bei strukturierten Rechnungen, die über KSeF ausgestellt wurden, kann eine Sammelzahlung ausgewählte Rechnungen abdecken, die von einem Lieferanten oder Dienstleister während dieses Zeitraums ausgestellt wurden. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten für den betreffenden Zeitraum in einer Überweisung zusammenfassen muss. Es kann nur die Rechnungen auswählen, die es bezahlen möchte, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Dies ist ein wichtiger Unterschied im Vergleich zu Rechnungen, die außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Bei Rechnungen, die keine strukturierten Rechnungen sind, umfasst die Sammelüberweisungsnachricht alle Rechnungen eines Lieferanten oder Dienstleisters für den jeweiligen Zeitraum, und der Zahlungszeitraum wird in das für die Rechnungsnummer vorgesehene Feld eingetragen.
Bei KSeF-Rechnungen ist das Zahlungsverfahren anders. Anstatt einen Zeitraum oder einzelne Rechnungsnummern in der Übermittlungsnachricht anzugeben, gibt das Unternehmen die vom Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) zugewiesene Sammelkennung an.
Was ist eine KSeF-Sammelkennung?
Eine KSeF-Sammelkennung ist eine vom System generierte Referenz für eine ausgewählte Gruppe strukturierter Rechnungen. Sie ermöglicht es, eine Zahlung mit mehreren über KSeF ausgestellten Rechnungen zu verknüpfen.
In der Praxis wählt das Unternehmen die Rechnungen aus, die mit einer Zahlung abgedeckt werden sollen, woraufhin für diese Gruppe eine Sammelkennung generiert wird. Diese Kennung fasst die KSeF-Nummern der in der Zahlung enthaltenen Rechnungen zusammen. Dadurch muss die Überweisungsnachricht nicht jede Rechnungsnummer einzeln enthalten.
Die Sammel-ID ist besonders wichtig für Unternehmen, die viele Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten, wiederkehrende Zahlungen vornehmen oder Sammelzahlungen für Einkaufsrechnungen nutzen. Sie kann den Zahlungsprozess vereinfachen, erfordert jedoch, dass das Unternehmen korrekt festlegt, welche Rechnungen in einer bestimmten Zahlung enthalten sind.
So führen Sie eine Sammelüberweisung mit geteilter Zahlung für KSeF-Rechnungen durch
Bevor eine Sammelüberweisung mit geteilter Zahlung für strukturierte Rechnungen durchgeführt wird, sollte das Unternehmen zunächst festlegen, welche Rechnungen eines bestimmten Lieferanten mit einer einzigen Überweisung beglichen werden sollen. Diese Rechnungen sollten von demselben Lieferanten oder Dienstleister ausgestellt worden sein und in einen Zeitraum von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat fallen.
Das Unternehmen sollte anschließend prüfen, ob für die Rechnungen eine obligatorische getrennte Zahlung gilt oder ob es die getrennte Zahlung freiwillig anwenden möchte. Gilt die Verpflichtung zur getrennten Zahlung nur für bestimmte Positionen auf der Rechnung, müssen der Mehrwertsteuerbetrag und der im Rahmen dieses Mechanismus zu zahlende Betrag korrekt berechnet werden.
Für die ausgewählten Rechnungen sollte das Unternehmen eine Sammel-KSeF-Kennung generieren. Diese Kennung wird in der Übermittlungsnachricht anstelle der einzelnen Rechnungsnummern verwendet. Die Übermittlungsnachricht zur getrennten Zahlung sollte dann folgende Angaben enthalten:
- den gesamten Bruttozahlungsbetrag,
- den Mehrwertsteuerbetrag, der der gesamten Mehrwertsteuer aus den von der Zahlung erfassten Rechnungen entspricht, oder den entsprechenden Teil dieses Betrags,
- die Steueridentifikationsnummer (NIP) des Verkäufers,
- die Sammel-KSeF-Kennung.
Es ist ratsam, interne Unterlagen aufzubewahren, aus denen hervorgeht, welche Rechnungen unter eine bestimmte Sammel-ID fielen. Dies ist wichtig für die Zahlungskontrolle, den Buchhaltungsabgleich und mögliche Abklärungen mit dem Lieferanten.
Beispiel: Begleichung mehrerer KSeF-Rechnungen mit einer Überweisung im Split-Payment-Verfahren
Ein Unternehmen erhält von einem Lieferanten fünf strukturierte Rechnungen im KSeF-Format. Jede Rechnung dokumentiert den Kauf von Waren, die in Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind, und der Gesamtbetrag jeder Rechnung übersteigt 15.000 PLN. Das Unternehmen möchte drei dieser Rechnungen mit einer einzigen Überweisung begleichen.
In diesem Fall kann das Unternehmen eine Sammelüberweisung im Rahmen des Split-Payment-Verfahrens vornehmen, sofern die ausgewählten Rechnungen vom selben Lieferanten innerhalb eines Zeitraums von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat ausgestellt wurden. Das Unternehmen muss nicht alle fünf Rechnungen in die Überweisung einbeziehen. Es kann drei Belege auswählen, für diese eine Sammel-KSeF-Kennung generieren und diese Kennung anschließend in die Split-Payment-Überweisungsnachricht eingeben.
Die Überweisungsnachricht sollte den Gesamtbruttobetrag der zu bezahlenden Rechnungen und den sich aus diesen Belegen ergebenden Gesamt-Mehrwertsteuerbetrag enthalten. Das Feld zur Identifizierung der Rechnung darf weder die einzelnen Rechnungsnummern noch den Zahlungszeitraum enthalten. Die korrekte Referenz ist die Sammel-ID.
KSeF-Rechnungen und Nicht-KSeF-Rechnungen – Unterschiede bei Sammelzahlungen
Unternehmen sollten zwischen zwei Situationen unterscheiden: Sammelzahlungen für strukturierte Rechnungen und Sammelzahlungen für Rechnungen, die außerhalb von KSeF ausgestellt wurden.
Bei Rechnungen außerhalb von KSeF umfasst die Überweisungsnachricht für geteilte Zahlungen alle Rechnungen, die von einem Lieferanten oder Dienstleister innerhalb des angegebenen Zeitraums ausgestellt wurden. Der Zeitraum darf nicht kürzer als ein Tag und nicht länger als ein Monat sein. Der Zeitraum, für den die Zahlung erfolgt, wird in das für die Rechnungsnummer vorgesehene Feld eingetragen.
Bei strukturierten Rechnungen, die im KSeF-Format ausgestellt werden, kann die Übermittlungsnachricht ausgewählte Rechnungen eines Lieferanten aus dem geforderten Zeitraum umfassen. Es besteht keine Verpflichtung, alle Rechnungen aus diesem Zeitraum in die Übermittlung einzubeziehen. Die kollektive KSeF-Kennung wird in der Übermittlungsnachricht angegeben.
Dieser Unterschied ist von praktischer Bedeutung, da er sich auf die Zahlungsplanung auswirkt. Unternehmen sollten ihre internen Abläufe so anpassen, dass die für Zahlungen zuständigen Mitarbeiter wissen, wann ein Zeitraum anzugeben ist, wann die KSeF-Nummer und wann die Sammelkennung zu verwenden ist.
Kann jede KSeF-Rechnung als „mechanizm podzielonej płatności“ gekennzeichnet werden?
In der Praxis könnten einige Unternehmen erwägen, alle strukturierten Rechnungen als „mechanizm podzielonej płatności“ zu kennzeichnen, um die Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen und das Fehlerrisiko zu verringern. Dieser Ansatz sollte mit Vorsicht behandelt werden.
Die polnischen Umsatzsteuerbestimmungen legen fest, wann eine Rechnung den Vermerk „mechanizm podzielonej płatności“ enthalten muss. Diese Verpflichtung gilt für Rechnungen, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, darunter den Schwellenwert von 15.000 PLN und die Lieferung von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen, die in Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind.
Steuerliche Auslegungen können darauf hindeuten, dass das Hinzufügen zusätzlicher Informationen zu einer Rechnung nicht zwangsläufig einen Verstoß gegen die Rechnungsstellungsvorschriften darstellt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Kennzeichnung jeder Rechnung als „Split-Payment-pflichtig“ betrieblich ubedenklich ist. Es kann zu Missverständnissen bei den Käufern führen, die Beurteilung erschweren, welche Transaktionen tatsächlich der Split-Payment-Pflicht unterliegen, und automatisierte Zahlungsprozesse stören.
Aus Sicht der Steuersicherheit ist es besser, Transaktionen korrekt zu klassifizieren und die Kennzeichnung für die getrennte Zahlung dort anzubringen, wo dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Wenn ein Unternehmen ein vereinfachtes operatives Verfahren einführen möchte, sollte es zunächst die steuerlichen, buchhalterischen und systembezogenen Auswirkungen prüfen.
Was sollte der Käufer vor der Bezahlung einer KSeF-Rechnung überprüfen?
Der Käufer sollte sich bei der Überprüfung nicht darauf beschränken, zu prüfen, ob die Rechnung den Vermerk zur getrennten Zahlung enthält. Vor der Zahlung sollte Folgendes überprüft werden:
- ob der Rechnungsbetrag 15.000 PLN oder den entsprechenden Gegenwert übersteigt,
- ob die Rechnung Waren oder Dienstleistungen umfasst, die in Anhang 15 des polnischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind,
- ob sich die Zahlung auf die gesamte Rechnung, einen Teil der Rechnung oder mehrere Rechnungen bezieht,
- ob es sich um eine strukturierte Rechnung handelt, die im KSeF-Format ausgestellt wurde,
- ob die KSeF-Nummer oder die Sammelkennung verwendet werden sollte,
- ob der VAT-Betrag in der Überweisungsnachricht mit der Zahlung übereinstimmt, die unter die geteilte Zahlung fällt.
In größeren Unternehmen sollten diese Elemente in den Rechnungsworkflow integriert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Einkauf, inhaltliche Freigabe, Buchhaltung und Zahlung von verschiedenen Personen oder Abteilungen abgewickelt werden.
Wenn ein Unternehmen externe Unterstützung im Bereich der Buchhaltung in Anspruch nimmt, sollte es mit seinem Buchhaltungsdienstleister oder Steuerberater vereinbaren, welche Daten ausgetauscht werden, wer die Verpflichtung zur getrennten Zahlung überprüft und wie Sammelzahlungen dokumentiert werden. In diesem Bereich können Buchhaltung in Polen Unternehmen dabei helfen, einen einheitlichen Prozess für die Buchführung, die Umsatzsteuerabrechnung und die elektronische Rechnungsstellung aufrechtzuerhalten.
Mechanismus der getrennten Zahlung bis 2028 verlängert
Das Split-Payment-Verfahren bleibt ein wichtiger Bestandteil des polnischen Mehrwertsteuersystems. Seine Anwendung wurde verlängert, was bedeutet, dass Unternehmen das Split-Payment-Verfahren als festen Bestandteil ihrer Steuer- und Zahlungsprozesse und nicht als vorübergehende Lösung betrachten sollten.
Die Auswirkungen dieser Entscheidung auf die Steuerpflichtigen haben wir im Artikel „Anwendung des Split-Payment-Verfahrens in Polen bis 2028 verlängert – was bedeutet das für die Steuerpflichtigen?“ ausführlicher erörtert.
Im Zusammenhang mit KSeF bedeutet dies, dass Unternehmen die getrennte Zahlung und die elektronische Rechnungsstellung gemeinsam betrachten sollten. Beide Bereiche werden auf der Ebene der Daten, der Buchhaltungssysteme und der Kontrollen zur Richtigkeit der Umsatzsteuerabrechnungen zunehmend miteinander verknüpft sein.
Wichtige Punkte für Unternehmen, die KSeF und Split Payment in Polen nutzen
Der Split-Payment-Mechanismus und KSeF-Rechnungen erfordern von Unternehmen eine Kombination aus steuerlichen, buchhalterischen und technischen Kenntnissen. KSeF ändert nichts an den grundlegenden Bedingungen für das obligatorische Split Payment, verleiht jedoch der KSeF-Nummer und der bei Zahlungen verwendeten Sammelkennung eine neue praktische Bedeutung.
Die wichtigsten Regeln lauten wie folgt:
- Die obligatorische getrennte Zahlung gilt weiterhin für Transaktionen, die die im polnischen Umsatzsteuergesetz festgelegten Bedingungen erfüllen,
- bei einer einzelnen strukturierten Rechnung ist die KSeF-Nummer die entscheidende Referenz,
- bei einer Sammelzahlung, die mehrere KSeF-Rechnungen umfasst, wird die Sammelkennung verwendet,
- eine Sammelzahlung für strukturierte Rechnungen kann ausgewählte Rechnungen eines Lieferanten für einen Zeitraum von mindestens einem Tag und höchstens einem Monat umfassen,
- Unternehmen sollten ihre Zahlungsabläufe, Buchhaltungssysteme und Dokumentenworkflows an die neuen Identifikationsdaten anpassen.
Für in Polen tätige Unternehmen ist die praktische Vorbereitung der wichtigste Schritt. Die korrekte Anwendung der getrennten Zahlung im KSeF-System ist nicht nur eine Frage der Kenntnis der Vorschriften. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass die KSeF-Nummer, die Sammelkennnummer, die Umsatzsteuerbeträge und die Lieferantendaten korrekt zwischen den Systemen und den für die Abrechnungen zuständigen Personen übertragen werden.
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