Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und der Vorsteuerabzug (VAT) – Rechnungen innerhalb und außerhalb des Systems sowie Pflichten von mehrwertsteuerbefreiten Steuerpflichtigen

Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und der Vorsteuerabzug sind ein Thema, bei dem Unternehmen zwischen mehreren praktischen Szenarien unterscheiden müssen: einer über KSeF ausgestellten und empfangenen Rechnung, einer trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems außerhalb des Systems ausgestellten Rechnung sowie einer im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellten Rechnung. Die Art und Weise, wie das Dokument ausgestellt und empfangen wird, kann darüber entscheiden, wann der Käufer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Auch die Situation von von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerpflichtigen ist von Bedeutung. Eine Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet nicht automatisch, dass ein Unternehmer nicht verpflichtet ist, Rechnungen über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen auszustellen. Wenn die polnischen Vorschriften die Ausstellung einer Rechnung vorschreiben oder wenn der Unternehmer beschließt, einen Verkauf mit einer Rechnung zu dokumentieren, muss dies in bestimmten Fällen über KSeF erfolgen und kann nicht durch eine einfache Quittung oder einen einfachen Rechnungsbeleg ersetzt werden.

In der Praxis sollten in Polen tätige Unternehmen das KSeF aus zwei Perspektiven betrachten. Die erste betrifft den Käufer und das Recht auf Vorsteuerabzug. Die zweite betrifft den Rechnungsaussteller, einschließlich eines von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerpflichtigen, der korrekt beurteilen muss, ob er zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems verpflichtet ist.

---

Rechnungen in KSeF, außerhalb von KSeF und offline – drei unterschiedliche steuerliche Sachverhalte in Polen

Nach der Einführung der verpflichtenden Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen können Rechnungen unterschiedliche Auswirkungen auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs haben. Entscheidend ist, wie die Rechnung ausgestellt wurde, wie sie dem Käufer zugestellt wurde und ob sie später an das KSeF übermittelt wurde.

In der Praxis sind drei grundlegende Fälle zu unterscheiden:

• eine direkt im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ausgestellte Rechnung; 
• eine Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems außerhalb des KSeF ausgestellt wurde; 
• eine strukturierte Rechnung, die außerhalb des KSeF im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurde. 

Diese Unterscheidung ist wichtig, da der Zeitpunkt des Eingangs für Umsatzsteuerzwecke je nach Art der Rechnung durch die KSeF-Nummer, den tatsächlichen Erhalt des Dokuments durch den Käufer oder durch besondere Vorschriften für Rechnungen bestimmt werden kann, die im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurden.

Für buchhalterische Zwecke reicht es daher nicht aus, festzustellen, ob das Unternehmen über das Dokument verfügt. Es muss auch ermittelt werden, um welche Art von Dokument es sich handelt, ob es gemäß dem strukturierten Rechnungsformat ausgestellt wurde und ob es an das nationale E-Rechnungssystem hätte übermittelt werden müssen.

---

Im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausgestellte Rechnung – wann entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug?

Bei einer im KSeF ausgestellten Rechnung ist die Vergabe einer KSeF-Nummer entscheidend. Eine strukturierte Rechnung gilt an dem Tag als beim Käufer eingegangen, an dem diese Nummer vergeben wird.

Das bedeutet, dass bei Rechnungen, die auf standardmäßige Weise über das System ausgestellt werden, der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs an das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer geknüpft ist, sofern auch die übrigen Voraussetzungen des polnischen Umsatzsteuergesetzes erfüllt sind. Der Käufer kann die Vorsteuer abziehen, wenn der Einkauf mit steuerpflichtigen Tätigkeiten in Zusammenhang steht, die Steuerpflicht auf Seiten des Verkäufers entstanden ist und keine Umstände vorliegen, die das Recht auf Vorsteuerabzug ausschließen.

Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine Einkaufsrechnung über KSeF. Das System weist der Rechnung am 12. Mai 2026 eine KSeF-Nummer zu. Sind die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, ist dieses Datum maßgeblich für die Bestimmung des Zeitraums, in dem das Unternehmen die Vorsteuer abziehen darf.

Aus praktischer Sicht erfordert dies, dass Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse anpassen. Unternehmen sollten regelmäßig Rechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem in Polen herunterladen, die Daten der KSeF-Nummernübermittlung überwachen und sicherstellen, dass diese Daten korrekt mit ihren Umsatzsteueraufzeichnungen verknüpft werden.

---

Rechnung trotz Verpflichtung außerhalb von KSeF ausgestellt – kann der Käufer die Mehrwertsteuer (VAT) abziehen?

Anders ist die Situation zu beurteilen, wenn der Verkäufer verpflichtet war, eine Rechnung über KSeF auszustellen, diese jedoch außerhalb des Systems ausgestellt hat, beispielsweise in Papierform oder als PDF-Datei. Dieses Szenario hat viele Zweifel aufgeworfen, da Steuerpflichtige befürchteten, dass eine ohne Nutzung von KSeF ausgestellte Rechnung den Käufer daran hindern würde, die Mehrwertsteuer abzuziehen.

Die derzeitige Auslegungspraxis des Leiters der Nationalen Steuerinformationsstelle (KIS) ist für die Steuerpflichtigen günstig. Die bloße Tatsache, dass der Aussteller KSeF trotz bestehender Verpflichtung nicht genutzt hat, sollte dem Käufer nicht automatisch das Recht auf Vorsteuerabzug entziehen, vorausgesetzt, die Rechnung belegt einen tatsächlichen Geschäftsvorfall, erfüllt die formalen Anforderungen und der Käufer erfüllt die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Ein Verstoß seitens des Ausstellers mag für dessen eigene Verpflichtungen relevant sein, bedeutet jedoch an sich nicht, dass der Käufer das Recht auf Vorsteuerabzug verliert.

Für den Käufer ist daher nicht die technische Unvollständigkeit des nationalen E-Rechnungssystems in Polen entscheidend, sondern die Frage, ob das Dokument als gültige Rechnung angesehen werden kann und ob es einen tatsächlichen Geschäftsvorfall belegt.

In der Praxis empfiehlt es sich, vor dem Vorsteuerabzug aus einer solchen Rechnung Folgendes zu prüfen:

• ob die Rechnung die erforderlichen Angaben enthält, darunter die Daten der Vertragsparteien, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, die Beschreibung des Geschäftsvorfalls, die Nettobeträge, die Mehrwertsteuersätze und die Mehrwertsteuerbeträge; 
• ob der Kauf mit einer steuerpflichtigen Geschäftstätigkeit in Zusammenhang steht; 
• ob Umstände vorliegen, die das Recht auf Vorsteuerabzug ausschließen; 
• ob das Unternehmen über einen Nachweis für den Erhalt der Rechnung verfügt; 
• ob der Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat. 

Eine Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des KSeF-Systems außerhalb dieses Systems ausgestellt wurde, sollte daher nicht automatisch abgelehnt werden. Sie erfordert jedoch eine ordnungsgemäße Dokumentation und entsprechende Erfassung in den Umsatzsteueraufzeichnungen.

---

Wann kann die Mehrwertsteuer (VAT) von einer Rechnung abgezogen werden, die außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems eingegangen ist?

Erhält der Käufer eine gewöhnliche Rechnung außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems in Polen, obwohl der Verkäufer sie über KSeF hätte ausstellen müssen, richtet sich der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs in der Regel nach dem Datum, an dem der Käufer die Rechnung tatsächlich erhalten hat. Dies gilt, wenn das Dokument in Papierform oder in elektronischer Form, beispielsweise als PDF-Datei, ausgestellt wurde und nicht als strukturierte Rechnung im Offline- oder Offline24-Modus.

Der Käufer muss nicht auf die mögliche spätere Übermittlung eines solchen Dokuments an das KSeF warten, sofern die Rechnung einen tatsächlichen Geschäftsvorfall belegt, die formalen Anforderungen erfüllt, die Steuerpflicht auf Seiten des Verkäufers entstanden ist und der Kauf zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Beispielsweise erhält ein Unternehmer im Juni 2026 eine PDF-Rechnung von einem Auftragnehmer, der diese eigentlich über das nationale E-Rechnungssystem hätte ausstellen müssen. Das Dokument bestätigt eine tatsächliche Warenlieferung, enthält die erforderlichen Angaben und der Kauf dient einer steuerpflichtigen Tätigkeit. In dieser Situation kann der Käufer den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs anhand des Datums des tatsächlichen Rechnungseingangs bestimmen und muss sich nicht nach dem späteren Datum richten, an dem die Rechnung möglicherweise bei KSeF eingereicht wird.

Dieser Ansatz ist in der Praxis von Bedeutung. Müsste der Käufer auf das Handeln des Lieferanten warten, könnte er aus Gründen, die außerhalb seiner direkten Kontrolle liegen, daran gehindert werden, die Mehrwertsteuer (VAT) fristgerecht abzuführen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Rechnungen, die außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wurden, genau genauso behandelt werden können wie Standardrechnungen aus dem System. Zu Beweiszwecken empfiehlt es sich, Unterlagen aufzubewahren, die das Datum des Rechnungseingangs und die tatsächliche Durchführung der Transaktion bestätigen. Dazu können das Datum des Eingangs einer E-Mail, ein Eintrag in einem elektronischen Dokumenten-Workflow-System, die Empfangsbestätigung eines Papierdokuments, eine Zahlungsbestätigung, ein Abnahmeprotokoll oder der Schriftverkehr mit dem Auftragnehmer gehören.

---

Offline24 oder Offline-Rechnung – wann ist die KSeF-Nummer entscheidend?

Rechnungen, die im Offline-Modus ausgestellt werden, erfordern eine gesonderte Betrachtung. Nicht jede Rechnung, die außerhalb des Nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt wird, ist eine gewöhnliche Papier- oder elektronische Rechnung, die unter Verstoß gegen die Systemanforderungen ausgestellt wurde. In bestimmten Situationen kann ein Steuerpflichtiger eine Rechnung gemäß dem strukturierten Rechnungsformat erstellen, diese jedoch vorübergehend außerhalb des KSeF ausstellen.

Dies gilt unter anderem für den Offline24-Modus sowie für Situationen, in denen das System nicht verfügbar ist. Eine in einem solchen Modus erstellte Rechnung sollte dann innerhalb der für diesen Modus geltenden Frist an das nationale E-Rechnungssystem übermittelt werden. Im Falle des Offline24-Modus sollte dies in der Regel spätestens am nächsten Werktag nach Ausstellung der Rechnung erfolgen. Nach der Übermittlung an das System erhält die Rechnung eine KSeF-Nummer.

In solchen Fällen kann der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs an das Datum geknüpft sein, an dem die KSeF-Nummer vergeben wird. Dies liegt daran, dass das Dokument als strukturierte Rechnung erstellt wurde und an das nationale E-Rechnungssystem übermittelt werden muss.

Beispiel: Ein Lieferant stellt am 8. Juli 2026 eine Rechnung im Offline24-Modus aus. Der Käufer erhält sie noch am selben Tag, doch die Rechnung wird erst am 9. Juli 2026 an KSeF übermittelt und erhält dort eine KSeF-Nummer. Für die Feststellung des Rechnungseingangs kann das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer maßgeblich sein.

In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig zu klären, ob es sich bei dem vom Käufer erhaltenen Dokument um eine gewöhnliche, außerhalb des KSeF ausgestellte Rechnung oder um eine im Offline-Modus ausgestellte strukturierte Rechnung handelt. Diese Unterscheidung kann sich auf den Zeitraum auswirken, in dem der Steuerpflichtige die Vorsteuer abzieht.

---

Was passiert, wenn eine Offline-Rechnung später nicht an das KSeF übermittelt wird?

Ein praktisches Problem entsteht, wenn ein Lieferant eine Rechnung im Offline- oder Offline24-Modus ausstellt, diese dann aber nicht an das nationale E-Rechnungssystem übermittelt. In einem solchen Fall kann der Käufer möglicherweise die KSeF-Nummer nicht überprüfen, obwohl er im Besitz des Dokuments ist und die Transaktion stattgefunden hat.

Aktuelle individuelle Steuerauskünfte weisen darauf hin, dass der Käufer das Recht auf Vorsteuerabzug nicht automatisch verlieren sollte, nur weil der Lieferant die Rechnung nicht an das System übermittelt hat. Wenn der Käufer im Besitz der Rechnung ist, die Transaktion tatsächlich stattgefunden hat und die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind, kann der Vorsteuerabzug möglicherweise auf der Grundlage des beim Käufer vorliegenden Dokuments erfolgen.

In einer solchen Situation kommt der Dokumentation besondere Bedeutung zu. Der Käufer sollte die Rechnung, den Empfangsnachweis, Unterlagen zur Bestätigung der Erbringung der Dienstleistung oder der Lieferung, Zahlungsnachweise sowie jegliche Korrespondenz mit dem Auftragnehmer bezüglich der Übermittlung der Rechnung an das KSeF-System aufbewahren.

Aus Gründen der Steuersicherheit lohnt es sich zudem, ein Verfahren für die Kontaktaufnahme mit Auftragnehmern zu erwägen, wenn für eine Rechnung, die eigentlich im System hätte eingereicht werden müssen, keine KSeF-Nummer vorliegt. Dies trägt dazu bei, das Risiko einer fehlerhaften Umsatzsteuerabrechnung zu verringern, und erleichtert es, zu einem späteren Zeitpunkt die erforderliche Sorgfalt nachzuweisen.

---

Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige und KSeF in Polen – warum eine Mehrwertsteuerbefreiung nicht immer bedeutet, dass keine Pflichten bestehen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Situation von mehrwertsteuerbefreiten Steuerpflichtigen. In der Praxis gehen manche Unternehmer davon aus, dass die Verpflichtung zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems für sie nicht gilt, wenn sie keine aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen sind. Diese Annahme kann falsch sein.

Die Umsatzsteuerbefreiung befreit ein Unternehmen nicht automatisch von seinen Rechnungsstellungspflichten. Wenn ein umsatzsteuerbefreiter Steuerpflichtiger zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist oder einen Verkauf freiwillig mit einer Rechnung dokumentiert, sollte er prüfen, ob diese Rechnung über KSeF ausgestellt werden muss.

Dies gilt insbesondere für Verkäufe an andere Unternehmen. Wenn ein Käufer, der steuerpflichtig ist, eine Rechnung verlangt, sollte der umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige diese ausstellen. Ist der Verkäufer bereits der Verpflichtung zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems unterworfen, sollte eine solche Rechnung grundsätzlich über KSeF ausgestellt werden, sofern keine spezifische Ausnahmeregelung oder Übergangsbestimmung gilt.

Für umsatzsteuerbefreite Unternehmen bedeutet dies, dass die ordnungsgemäße Handhabung von KSeF sowohl in technischer als auch in verfahrenstechnischer Hinsicht sichergestellt werden muss. Das Unternehmen sollte festlegen, wer Rechnungen ausstellt, wie der Zugriff auf das System verwaltet wird und wer die Daten überprüft.

---

Wann muss ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer eine Rechnung im KSeF-Format ausstellen?

Ein von der Umsatzsteuer befreiter Unternehmer sollte besonders auf Situationen achten, in denen die polnischen Vorschriften eine Verpflichtung zur Rechnungsstellung vorsehen. Der wichtigste Fall betrifft die Anforderung einer Rechnung durch einen Käufer, der ebenfalls Unternehmer ist.

Verkauft ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen und verlangt der Käufer eine Rechnung, sollte der Verkäufer eine solche ausstellen. Unterliegt der Verkäufer der KSeF-Pflicht, sollte die Rechnung als strukturierte Rechnung im Nationalen E-Rechnungssystem ausgestellt werden, sofern keine spezifische Ausnahme oder Übergangsregelung gilt.

Wenn der Käufer keine Rechnung anfordert und der von der Umsatzsteuer befreite Steuerpflichtige nicht freiwillig eine ausstellt und keine spezifische Rechnungsstellungspflicht besteht, entsteht im Allgemeinen keine Verpflichtung zur Rechnungsstellung über KSeF. Das nationale E-Rechnungssystem gilt für Rechnungen, nicht für jede mögliche Methode der Umsatzdokumentation.

Anders verhält es sich, wenn ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger sich freiwillig entscheidet, eine Rechnung auszustellen. Wird der Verkauf mit einer Rechnung dokumentiert, sollte der Steuerpflichtige diese nicht allein zur Umgehung von KSeF durch eine Quittung ersetzen, wenn das nach den Umsatzsteuervorschriften geeignete Dokument eine Rechnung ist.

Beispielsweise erbringt ein Unternehmer, der von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch macht, eine Dienstleistung für ein Unternehmen. Das Unternehmen fordert eine Rechnung an. Unterliegt der Unternehmer der KSeF-Pflicht, sollte er die Rechnung über das nationale E-Rechnungssystem ausstellen, auch wenn auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger über ein Verfahren zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF verfügen sollte, auch wenn er solche Dokumente nur gelegentlich ausstellt. Ein geringes Rechnungsvolumen entbindet nicht von der Verpflichtung, Transaktionen korrekt zu dokumentieren, wenn eine Rechnung erforderlich ist oder wenn der Steuerpflichtige beschließt, eine solche auszustellen.

---

Kann ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger anstelle einer Rechnung eine Quittung ausstellen?

Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige fragen häufig, ob sie anstelle einer Rechnung eine Quittung ausstellen dürfen. Die aktuelle Position der polnischen Steuerbehörden besagt, dass eine Quittung nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen ist und nicht als willkürlicher Ersatz für ein nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenes Dokument verwendet werden kann.

Wenn die Vorschriften die Ausstellung einer Rechnung vorschreiben oder wenn der Steuerpflichtige beschließt, einen Geschäftsvorfall mit einer Rechnung zu dokumentieren, sollte eine Rechnung ausgestellt werden, nicht eine Quittung. Dies gilt auch für mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig für Unternehmen, die bisher Quittungen verwendet haben, beispielsweise aufgrund ihrer Mehrwertsteuerbefreiung oder der besonderen Art ihrer Tätigkeit. Nach der Einführung des nationalen E-Rechnungssystems kann nicht davon ausgegangen werden, dass eine Quittung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen automatisch eine Rechnung ersetzt.

Beispielsweise erbringt eine Bildungseinrichtung, die von der Mehrwertsteuer befreit ist, eine Dienstleistung für einen Unternehmer. Wenn der Käufer eine Rechnung anfordert, sollte die Einrichtung den Verkauf nicht mit einer Quittung dokumentieren, wenn das entsprechende Dokument eine Rechnung ist. Sobald die Einrichtung der KSeF-Pflicht unterliegt, sollte das Dokument über das System ausgestellt werden, sofern nicht die entsprechende Ausnahmeregelung gilt.

Für mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige kann dies eine erhebliche organisatorische Umstellung bedeuten. Auch wenn sie keine Ausgangsmehrwertsteuer abführen, können sie dennoch verpflichtet sein, die für die Rechnungsstellung im nationalen E-Rechnungssystem geltenden Instrumente und Verfahren zu nutzen.

---

Übergangsregelung für die kleinsten Steuerpflichtigen im Jahr 2026

Für die kleinsten Steuerpflichtigen in Polen wurde für das Jahr 2026 eine Übergangslösung eingeführt. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt werden, sofern der Gesamtbruttowert der durch diese Rechnungen in einem bestimmten Monat dokumentierten Umsätze 10.000 PLN nicht übersteigt.

Diese Lösung soll den kleinsten Unternehmern helfen, sich schrittweise an die neuen Vorschriften anzupassen. Es handelt sich jedoch nicht um eine dauerhafte Ausnahme vom KSeF. Nach Ablauf der Übergangsfrist oder nach Überschreiten der geltenden Grenzwerte muss der Steuerpflichtige die allgemeinen Vorschriften anwenden.

Es ist zudem wichtig zu beachten, dass eine Verschiebung der Verpflichtung zur Rechnungsstellung über KSeF nicht immer bedeutet, dass keine Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Empfang von Rechnungen bestehen. Ein Unternehmen kann über das nationale E-Rechnungssystem Rechnungen von seinen Vertragspartnern erhalten, noch bevor es selbst mit der Rechnungsstellung über das System beginnt. Aus diesem Grund sollten auch kleinere Unternehmen und mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige den Zugang zu KSeF sicherstellen und die entsprechenden Abläufe mit ihrer Buchhaltungsabteilung oder ihrem externen Buchhaltungsdienstleister vereinbaren.

---

Wie sind der Vorsteuerabzug und die Rechnungsstellung im Nationalen E-Rechnungssystem zu organisieren?

Die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems erfordert von Unternehmen, sowohl den Prozess des Empfangs von Eingangsrechnungen als auch die Regeln für die Ausstellung von Ausgangsrechnungen zu organisieren. Dies gilt für aktive Umsatzsteuerpflichtige, aber auch für bestimmte von der Umsatzsteuer befreite Steuerpflichtige.

Auf der Einkaufsseite sollte das Unternehmen festlegen, wie es in KSeF eingegangene Rechnungen, außerhalb des Systems übermittelte Rechnungen und Offline-Rechnungen identifiziert. 

Besonders wichtig ist die korrekte Ermittlung des Rechnungserhaltdatums und des Zeitraums, in dem die Mehrwertsteuer abgezogen werden kann.

Auf der Verkaufsseite sollte das Unternehmen festlegen, wann es verpflichtet ist, eine Rechnung über das nationale E-Rechnungssystem auszustellen. Dies gilt auch für umsatzsteuerbefreite Unternehmen, wenn sie auf Wunsch des Käufers Rechnungen ausstellen oder Verkäufe freiwillig mit Rechnungen dokumentieren.

In der Praxis empfiehlt es sich, Verfahren einzuführen, die folgende Punkte abdecken:

• Identifizierung von Rechnungen, die über KSeF und außerhalb von KSeF eingegangen sind; 
• Überwachung der Vergabedaten von KSeF-Nummern; 
• Dokumentation des tatsächlichen Eingangsdatums von Rechnungen außerhalb des Systems; 
• Kennzeichnung von Rechnungen, die im Offline- oder Offline24-Modus ausgestellt wurden; 
• Überprüfung, ob Offline-Rechnungen später an KSeF übermittelt wurden; 
• Regeln für den Umgang mit Fällen, in denen ein Vertragspartner eine Rechnung außerhalb von KSeF ausstellt, obwohl er zur Nutzung des Systems verpflichtet ist; 
• Regeln für die Ausstellung von Rechnungen durch mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige; 
• Überprüfung, dass kein Rechnungsbeleg fälschlicherweise anstelle einer Rechnung verwendet wird; 
• Aufgabenteilung zwischen Vertriebsabteilung, Einkaufsabteilung, Buchhaltung und Geschäftsführung. 

In Polen tätige Unternehmen sollten das nationale E-Rechnungssystem als Prozessänderung und nicht nur als technische Änderung betrachten. Das System wirkt sich auf die Rechnungsstellung, die Buchhaltung, die Umsatzsteuerabrechnungen, die Dokumentenarchivierung und die Kommunikation mit Vertragspartnern aus.

getsix® unterstützt Unternehmer in den Bereichen Buchhaltung in Polen, Mehrwertsteuerabrechnungen in Polen und Europa sowie Steuerberatung in Polen. In der Praxis sollte besonderes Augenmerk auf die korrekte Klassifizierung von Rechnungen, die Festlegung des Zeitpunkts des Umsatzsteuerabzugs und die sichere Erfassung von Belegen in den Steuerabrechnungen gelegt werden.

---

Wichtige Hinweise für Unternehmer in Polen

Die Regeln für den Vorsteuerabzug nach der Einführung des nationalen E-Rechnungssystems hängen davon ab, wie die Rechnung ausgestellt und empfangen wurde. Bei einer im KSeF ausgestellten Rechnung ist das Datum maßgeblich, an dem die KSeF-Nummer vergeben wurde. Bei einer Rechnung, die trotz der Verpflichtung zur Nutzung des Systems außerhalb des KSeF ausgestellt wurde, kann der Vorsteuerabzug auf dem Datum basieren, an dem das Dokument tatsächlich eingegangen ist. Bei Offline- oder Offline24-Rechnungen ist eine zusätzliche Überprüfung erforderlich, um festzustellen, ob das Dokument später an KSeF übermittelt wurde und wann es eine Systemnummer erhalten hat.

Der Käufer sollte nicht automatisch das Recht auf Vorsteuerabzug verlieren, nur weil der Verkäufer die Rechnung außerhalb des nationalen E-Rechnungssystems ausgestellt hat. Allerdings muss es sich um einen echten Geschäftsvorfall handeln, die Rechnung muss korrekt sein und die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug müssen erfüllt sein.

Auch mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige sollten ihre Verpflichtungen prüfen. Eine Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet nicht, dass ein Unternehmer das KSeF grundsätzlich umgehen darf. Wenn er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist, beispielsweise auf Verlangen eines anderen Unternehmers, oder wenn er einen Verkauf freiwillig mit einer Rechnung dokumentiert, sollte er prüfen, ob die Rechnung über das nationale E-Rechnungssystem ausgestellt werden muss. Eine Quittung ist in Situationen, die unter die Mehrwertsteuer-Rechnungsstellungsvorschriften fallen, kein frei austauschbarer Ersatz für eine Rechnung.

Für Unternehmen ist es am sichersten, Verfahren einzuführen, die es ihnen ermöglichen, Rechnungsarten korrekt zu identifizieren, den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs zu bestimmen und Umsätze ordnungsgemäß zu dokumentieren, auch wenn der Rechnungsaussteller ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger ist.

---

Individuelle Steuerauslegungen

• Individuelle Steuerauskunft vom 19. März 2026, Aktenzeichen 0111-KDIB3-1.4012.974.2025.1.IK; 
• Individuelle Steuerentscheidung vom 20. März 2026, Aktenzeichen 0114-KDIP4-1.4012.741.2025.2.AM; 
• Individueller Steuerbescheid vom 25. März 2026, Aktenzeichen 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK; 
• Individueller Steuerbescheid vom 10. April 2026, Aktenzeichen 0112-KDIL1-1.4012.135.2026.1.DS.

***