VAT-Gruppe in Polen – wann sollte man eine gründen und welche Vorteile bietet sie?

Eine VAT-Gruppe in Polen ermöglicht es mehreren verbundenen Unternehmen, die Mehrwertsteuer (VAT) als ein einziger Steuerpflichtiger abzurechnen. Transaktionen zwischen Mitgliedern einer VAT-Gruppe fallen nicht in den Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer (VAT), während Ausgangs- und Vorsteuer gemeinsam abgerechnet werden. Dies kann nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer (VAT) reduzieren, die Liquidität verbessern und bestimmte administrative Pflichten vereinfachen. Eine VAT-Gruppe ist jedoch nicht automatisch vorteilhaft: Vor ihrer Gründung sollten Unternehmen ihre Eigentümerverbindungen, VAT-Ströme, Vorsteuerabzugsrechte und geplanten Umstrukturierungen prüfen.

Eine VAT-Gruppe in Polen ist nach polnischem Mehrwertsteuerrecht seit dem 1. Januar 2023 zulässig, wird jedoch weiterhin vergleichsweise selten genutzt. Für einige Unternehmensgruppen kann ihre Bedeutung jedoch weit über die Vereinfachung der VAT-Erklärungen hinausgehen.

Der stärkste wirtschaftliche Nutzen ergibt sich häufig dort, wo Konzernunternehmen gegenläufige VAT-Positionen aufweisen oder wo die auf konzerninterne Transaktionen erhobene Mehrwertsteuer (VAT) zu einem echten Kostenfaktor wird. Aus diesem Grund sollte die Entscheidung zur Gründung einer VAT-Gruppe nicht bei den Registrierungsformalitäten ansetzen, sondern bei einer Analyse der VAT-Ströme zwischen den einzelnen Unternehmen. Eine sachgerechte Prüfung sollte zudem die Mehrwertsteuer (VAT) in Polen und Europa insgesamt berücksichtigen, insbesondere Vorsteuerabzugsrechte, inländische und grenzüberschreitende Transaktionen sowie Meldepflichten.

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Was ist eine VAT-Gruppe in Polen?

Eine VAT-Gruppe ist eine Gruppe von Unternehmen, die finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch miteinander verbunden sind und nach ihrer Registrierung für Zwecke der Mehrwertsteuer (VAT) als ein einziger Steuerpflichtiger behandelt werden. Die einzelnen Mitglieder behalten ihre eigene Rechtspersönlichkeit und Rechtsform, bilden jedoch für Zwecke der Mehrwertsteuer (VAT) gemeinsam einen einzigen Steuerpflichtigen – die VAT-Gruppe. Einer VAT-Gruppe können sowohl in Polen ansässige Steuerpflichtige als auch ausländische Unternehmen angehören, soweit letztere ihre Geschäftstätigkeit über eine Niederlassung in Polen ausüben.

Die zentrale Neuerung betrifft konzerninterne Transaktionen. Eine Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen eines Mitglieds der VAT-Gruppe an ein anderes Mitglied unterliegt nicht der Mehrwertsteuer (VAT). Es handelt sich somit nicht um eine steuerbefreite Transaktion, sondern um einen Vorgang, der nach den besonderen Regelungen für VAT-Gruppen außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer (VAT) liegt.

Transaktionen mit externen Geschäftspartnern werden anders behandelt. Ein Verkauf eines Mitglieds der VAT-Gruppe an ein außenstehendes Unternehmen gilt für Zwecke der Mehrwertsteuer (VAT) als Verkauf der VAT-Gruppe. Ebenso gilt ein Einkauf eines Mitglieds bei einem externen Lieferanten als Einkauf der VAT-Gruppe.

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Wer kann in Polen eine VAT-Gruppe bilden?

Eine VAT-Gruppe kann von Steuerpflichtigen gebildet werden, die gleichzeitig drei Arten von Verbindungsvoraussetzungen erfüllen: finanzielle, wirtschaftliche und organisatorische. Diese Voraussetzungen müssen nicht nur zum Zeitpunkt der Registrierung, sondern durchgehend während des gesamten Bestehens der VAT-Gruppe erfüllt sein. Die Berechtigung ist nicht auf klassische Konzernunternehmen beschränkt. Entscheidend ist die tatsächliche Beziehung zwischen den Steuerpflichtigen und die Erfüllung der gesetzlichen Kriterien.

Art der Verbindung	Wann ist die Voraussetzung erfüllt?	Was sollte in der Praxis geprüft werden?
Finanziell	Ein Mitglied hält unmittelbar mehr als 50 % der Anteile, mehr als 50 % der Stimmrechte oder mehr als 50 % der Gewinnbeteiligungsrechte an jedem der anderen Mitglieder	Eigentümerstruktur und Gesellschafterrechte
Wirtschaftlich	Die Tätigkeiten sind gleichartig, ergänzen sich oder sind voneinander abhängig, oder ein Mitglied übt Tätigkeiten aus, die den anderen Mitgliedern wesentlich zugutekommen	Lieferketten, gemeinsame Servicezentren und operative Abhängigkeiten
Organisatorisch	Die Unternehmen unterstehen einer gemeinsamen Geschäftsführung oder organisieren ihre Tätigkeiten ganz oder teilweise aufeinander abgestimmt	Führungsmodell, gemeinsame Prozesse und die tatsächliche Organisationsstruktur der Gruppe

Für die wirtschaftliche und die organisatorische Verbindung genügt es, eine der alternativen gesetzlichen Voraussetzungen der jeweiligen Kategorie zu erfüllen.

In der Praxis besteht die größte Herausforderung häufig nicht darin, das Bestehen der erforderlichen Verbindungen bei Gründung der VAT-Gruppe nachzuweisen, sondern darin zu beurteilen, ob diese in den folgenden Jahren stabil bleiben. Das polnische Mehrwertsteuerrecht verlangt, dass diese Verbindungen durchgehend bestehen bleiben.

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Welche Vorteile bietet eine VAT-Gruppe in Polen?

Die wesentlichen potenziellen Vorteile einer VAT-Gruppe sind der Wegfall der Mehrwertsteuer (VAT) auf Transaktionen zwischen ihren Mitgliedern, die gemeinsame Abrechnung von Ausgangs- und Vorsteuer sowie die Vereinfachung bestimmter VAT-Compliance-Pflichten. Der Umfang des Nutzens hängt vom Geschäftsmodell der beteiligten Unternehmen ab.

Bereich	Getrennte VAT-Steuerpflichtige	VAT-Gruppe
Transaktionen zwischen Unternehmen	Grundsätzlich den allgemeinen VAT-Regeln unterliegend	Nicht der Mehrwertsteuer (VAT) unterliegend
VAT-Rechnungen zwischen Mitgliedern	Grundsätzlich erforderlich	Keine VAT-Rechnungen für konzerninterne Transaktionen
VAT-Abrechnung	Jeder Steuerpflichtige rechnet seine eigene VAT ab	Die Mehrwertsteuer (VAT) wird auf Ebene eines einzigen Steuerpflichtigen – der Gruppe – abgerechnet
Standardisierte Prüfdatei für VAT (JPK_VAT)	Gesonderte Meldung durch jedes Mitglied	Eine konsolidierte JPK_VAT-Datei für die gesamte Gruppe
VAT-Überschuss bei einem Unternehmen und VAT-Zahllast bei einem anderen	Getrennt abgerechnet	In einer VAT-Abrechnung für die Gruppe zusammengeführt
Konzerninterne Transaktionen	Standardmäßige VAT-Pflichten	Gesonderte elektronische Aufzeichnungen erforderlich

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Wie kann der Wegfall der Mehrwertsteuer (VAT) bei konzerninternen Transaktionen nicht abzugsfähige VAT reduzieren?

Man stelle sich eine Unternehmensgruppe in Polen vor, in der ein Unternehmen Finanztätigkeiten ausübt, die mehrwertsteuerbefreite Transaktionen umfassen, während ein anderes Unternehmen für die IT-Infrastruktur der Konzernunternehmen zuständig ist.

Ohne VAT-Gruppe stellt das IT-Unternehmen dem Finanzunternehmen seine Leistungen in Rechnung und weist dabei Mehrwertsteuer (VAT) aus. Ist der Empfänger nicht zum vollständigen Vorsteuerabzug berechtigt, wird ein Teil der auf diesen Rechnungen ausgewiesenen VAT zu einem echten Kostenfaktor. Nach Gründung einer VAT-Gruppe unterliegen Lieferungen zwischen ihren Mitgliedern nicht der Mehrwertsteuer (VAT). Auf die interne Verrechnung der IT-Leistungen wird somit keine VAT erhoben.

Das bedeutet nicht, dass eine VAT-Gruppe automatisch den gesamten Betrag einspart, der zuvor auf konzerninternen Rechnungen auswiesen war. Unternehmen müssen zudem prüfen, wie sich die Gründung der Gruppe auf den Vorsteuerabzug bei externen Einkäufen im Zusammenhang mit diesen Leistungen auswirkt. Der potenzielle Nutzen sollte daher auf Ebene der gesamten Gruppe berechnet werden und nicht durch einen bloßen Vergleich des Wertes einer einzelnen Rechnung vor und nach der Änderung des VAT-Abrechnungsmodells.

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Wie kann eine VAT-Gruppe die Liquidität verbessern, ohne die Steuerlast selbst zu senken?

Ein weiterer Vorteil kann sich ergeben, wenn sich einzelne Konzernunternehmen in unterschiedlichen Entwicklungs- oder Investitionsphasen befinden. Ein Unternehmen kann beispielsweise ein neues Logistikzentrum errichten und über mehrere Monate erhebliche Investitionsausgaben tätigen. Einkäufe von Bauleistungen, Ausrüstung und weiteren Leistungen im Zusammenhang mit seiner künftigen mehrwertsteuerpflichtigen Tätigkeit erzeugen erhebliche abzugsfähige Vorsteuerbeträge, während die Umsätze des Unternehmens noch begrenzt bleiben. Gleichzeitig kann ein anderes Unternehmen derselben Gruppe bereits ein etabliertes Geschäft auf dem polnischen Markt betreiben und regelmäßig VAT-Zahllasten ausweisen.

Bei getrennten VAT-Abrechnungen kann das erste Unternehmen VAT-Erstattungen beantragen oder seinen VAT-Überschuss vortragen, während das zweite Unternehmen im selben Zeitraum Mehrwertsteuer (VAT) an das Finanzamt zahlt. Nach Gründung einer VAT-Gruppe werden die Ausgangs- und Vorsteuer der Mitglieder in einer einzigen Abrechnung zusammengeführt. Der durch die Investition entstandene VAT-Überschuss kann somit innerhalb derselben Abrechnung mit der aus der operativen Tätigkeit anderer Konzernunternehmen resultierenden Ausgangs-VAT verrechnet werden.

Aus Sicht des Gesamtunternehmens besteht der wesentliche Vorteil in einer verbesserten Liquidität. Eine VAT-Gruppe kann Situationen verringern, in denen der Konzern die VAT-Zahllast eines Unternehmens finanziert, während gleichzeitig auf die Erstattung eines anderen Unternehmens gewartet wird. Eine Bewertung sollte daher nicht nur die Höhe der VAT-Zahllast berücksichtigen, sondern auch die Dauer bis zur Erstattung, den Umfang des vorübergehend gebundenen Kapitals und die damit verbundenen Finanzierungskosten.

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Wann sollte eine Unternehmensgruppe die Gründung einer VAT-Gruppe in Polen in Betracht ziehen?

Eine VAT-Gruppe verdient besondere Prüfung, wenn ein hohes Volumen konzerninterner Transaktionen besteht, einzelne Unternehmen eingeschränkte Vorsteuerabzugsrechte haben oder einzelne Unternehmen regelmäßig gegenläufige VAT-Positionen ausweisen. Allein das Bestehen einer Unternehmensgruppe bedeutet nicht, dass sich das Modell wirtschaftlich lohnt. Drei Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Wann sind hochwertige konzerninterne Dienstleistungen besonders relevant?

Je größer der Umfang an Management-, Verwaltungs-, IT-, Finanz- oder sonstigen Dienstleistungen zwischen Konzernunternehmen ist, desto bedeutsamer kann der Ausschluss dieser Transaktionen vom Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer (VAT) sein. Der potenzielle Vorteil ist besonders relevant, wenn der Empfänger nicht zum vollständigen Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Was gilt, wenn manche Unternehmen VAT zahlen, während andere regelmäßig auf Erstattungen warten?

Dies kann unter anderem bei Hersteller-Vertriebs-Strukturen, bei Gruppen mit einem erheblichen Anteil an Exporten oder innergemeinschaftlichen Lieferungen sowie bei Unternehmen mit Projekten in unterschiedlichen Investitionsphasen der Fall sein. Eine gemeinsame VAT-Abrechnung kann den zur Finanzierung der Mehrwertsteuer (VAT) erforderlichen Betriebskapitalbedarf verringern.

Was gilt, wenn die Gruppe mehrwertsteuerbefreite Tätigkeiten umfasst?

Der potenzielle Nutzen einer VAT-Gruppe kann besonders relevant sein, wenn erhebliche konzerninterne Transaktionen mit Unternehmen zusammentreffen, die mehrwertsteuerbefreite Tätigkeiten ausüben. In dieser Konstellation muss die Prüfung jedoch auch die anwendbaren Vorsteuerabzugsregeln umfassen, einschließlich der relevanten Abzugsquoten und, soweit anwendbar, der Vorquote (Pre-Ratio).

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Ist eine VAT-Gruppe in Polen immer vorteilhaft?

Nein. Eine VAT-Gruppe ist ein VAT-Abrechnungsmodell, keine automatische Steuervergünstigung. Für ein Unternehmen kann sie die Liquidität wesentlich verbessern oder nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer (VAT) reduzieren, während der Nutzen für ein anderes Unternehmen im Vergleich zu den Umsetzungskosten und den damit verbundenen Risiken begrenzt sein kann.

Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen mindestens vier Größen berechnen:

• die Mehrwertsteuer (VAT), die bei konzerninternen Transaktionen derzeit einen tatsächlichen Kostenfaktor darstellt;
• den durchschnittlichen Betrag der VAT, der von den einzelnen Unternehmen zur Erstattung erwartet oder vorgetragen wird;
• die jährlichen Finanzierungskosten dieses Betrags;
• die Kosten für die Anpassung von Buchhaltungsprozessen, Verfahren und Systemen sowie für die laufende Überwachung der VAT-Gruppe.

Erst ein solcher Vergleich zeigt die tatsächlichen wirtschaftlichen Auswirkungen. Die Reduzierung der Anzahl von Rechnungen und JPK-Dateien mag praktisch sein, sollte für eine größere Unternehmensgruppe jedoch in der Regel nicht der alleinige Grund für die Umstellung des gesamten VAT-Abrechnungsmodells sein.

Die Beurteilung, ob eine VAT-Gruppe geeignet ist, erfordert nicht nur eine Analyse der formalen Voraussetzungen, sondern auch der tatsächlichen VAT-Ströme, der Vorsteuerabzugsrechte und der aus der Struktur der Gruppe resultierenden Risiken. In solchen Fällen können professionelle Steuerberatungsleistungen in Polen die Analyse der möglichen Folgen unterstützen, bevor ein neues VAT-Abrechnungsmodell umgesetzt wird.

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Welches sind die wesentlichen Risiken einer VAT-Gruppe in Polen?

Das bedeutendste Risiko ergibt sich aus derselben Voraussetzung, die das Bestehen der VAT-Gruppe überhaupt erst ermöglicht: Ihre Mitglieder müssen die erforderlichen Verbindungen während des gesamten Bestehens der Gruppe durchgehend aufrechterhalten. Führt eine Änderung der tatsächlichen oder rechtlichen Umstände dazu, dass diese Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, hat der Vertreter der VAT-Gruppe 14 Tage Zeit, den Leiter des zuständigen Finanzamts zu informieren. Die Gruppe verliert ihren Status als Steuerpflichtiger am Tag vor dem Eintritt der betreffenden Änderung. Daneben bestehen weitere wichtige Einschränkungen.

Kann sich die Mitgliedschaft in einer VAT-Gruppe ändern?

Nach Gründung einer VAT-Gruppe kann kein neues Unternehmen einfach hinzugefügt und kein bestehendes Mitglied einfach entfernt werden. Das polnische Mehrwertsteuerrecht lässt eine Erweiterung oder Verkleinerung der Mitgliedschaft einer bestehenden VAT-Gruppe nicht zu.

Plant eine Gruppe in den kommenden Jahren eine Akquisition, die Veräußerung eines Unternehmens, eine Unternehmensteilung oder eine andere Umstrukturierung, sollte der Zeitplan für die Eigentümerwechsel mit der geplanten Struktur der VAT-Gruppe abgeglichen werden, bevor das Vorhaben beginnt.

Haften die Mitglieder einer VAT-Gruppe gesamtschuldnerisch?

Die gesamtschuldnerische Haftung gilt sowohl während des Bestehens der VAT-Gruppe als auch nach dem Verlust ihres Status als Steuerpflichtiger. Aus Sicht der Geschäftsführung sollte die Entscheidung daher nicht allein aus der Perspektive eines einzelnen Unternehmens beurteilt werden. Auch die Qualität der VAT-Abrechnungen aller künftigen Mitglieder sollte verstanden werden.

Entbindet die vereinfachte Rechnungsstellung von internen Aufzeichnungspflichten?

Transaktionen zwischen Mitgliedern der VAT-Gruppe unterliegen nicht der Mehrwertsteuer (VAT), doch jedes Mitglied ist verpflichtet, elektronische Aufzeichnungen über die für andere Mitglieder ausgeführten Transaktionen zu führen. Diese Aufzeichnungen sind in der Struktur JPK_GV monatlich bis zum 25. Tag des auf den jeweiligen Berichtsmonat folgenden Monats beim Finanzamt einzureichen. Eine VAT-Gruppe verändert somit die Dokumentationspflichten, hebt sie jedoch nicht auf.

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Wie gründet man eine VAT-Gruppe in Polen?

Die Gründung einer VAT-Gruppe in Polen erfordert zunächst die Bestätigung aller erforderlichen Verbindungen, den Abschluss eines schriftlichen Vertrags sowie die Durchführung der entsprechenden steuerlichen Registrierungsverfahren. Ein bloßer Beschluss der Unternehmen, die Mehrwertsteuer (VAT) gemeinsam abzurechnen, genügt nicht. Ein sachgerecht vorbereiteter Prozess sollte mit einer Analyse beginnen, nicht mit den Registrierungsformularen:

1. Potenzielle Mitglieder identifizieren und die erforderlichen finanziellen, wirtschaftlichen und organisatorischen Verbindungen prüfen.
2. Die VAT-Auswirkungen modellieren, insbesondere hinsichtlich konzerninterner Transaktionen, Vorsteuerabzugsrechten, VAT-Überschüssen und mehrwertsteuerbefreiten Umsätzen.
3. Das Betriebsmodell festlegen, einschließlich der Zuständigkeiten für Daten, externe Rechnungsstellung, JPK-Meldungen, interne Aufzeichnungen und Zahlungsströme.
4. Den Vertrag über die VAT-Gruppe abschließen und den Vertreter der VAT-Gruppe bestellen.
5. Eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) beantragen und die VAT-Gruppe registrieren – der Vertreter der Gruppe beantragt die NIP für die VAT-Gruppe und reicht anschließend das Registrierungsformular VAT-R zusammen mit dem Vertrag über die VAT-Gruppe beim zuständigen Leiter des Finanzamts ein. Buchhaltungs- und Meldeprozesse sollten parallel vorbereitet werden, damit sie ab dem ersten VAT-Abrechnungszeitraum funktionsfähig sind.

Der Vertrag über die VAT-Gruppe muss für einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren abgeschlossen werden und unter anderem Angaben zu den Mitgliedern und dem Vertreter, Informationen zur Eigentümerstruktur sowie den Zeitraum, für den die Gruppe bestehen soll, enthalten.

Die Gruppe erlangt den Status eines Steuerpflichtigen zu dem im Vertrag festgelegten Datum, frühestens jedoch mit Abschluss der Registrierung.

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Was sollte vor der Gründung einer VAT-Gruppe in Polen analysiert werden?

Der sinnvollste Ausgangspunkt ist nicht allein die Frage, ob die formalen Voraussetzungen erfüllt sind. Die relevantere unternehmerische Frage lautet: Wo bindet die Mehrwertsteuer (VAT) derzeit Kapital oder wird für die Gruppe insgesamt zu einem Kostenfaktor? Unternehmen sollten die VAT-Abrechnungen der vergangenen 12–24 Monate für jedes potenzielle Mitglied prüfen und dabei unter anderem konzerninterne Ströme, Ausgangs-VAT, Vorsteuer, Erstattungsbeträge, Erstattungszeitpunkte und den Umfang der nicht abzugsfähigen Mehrwertsteuer (VAT) untersuchen. Erst danach sollten die gesetzlichen Anforderungen an eine VAT-Gruppe auf dieses Modell angewendet werden.

Die Umkehrung der üblichen Analysereihenfolge kann dazu beitragen, die Umsetzung einer Struktur zu vermeiden, die formal verfügbar ist, aber nur geringen wirtschaftlichen Nutzen bringt. Sie kann zudem Situationen aufdecken, in denen das aktuelle VAT-Abrechnungsmodell Kosten verursacht oder Kapital bindet, obwohl diese Effekte in den standardmäßigen Gewinn- und Verlustrechnungen der einzelnen Unternehmen nicht ohne Weiteres sichtbar sind.

Eine solche Analyse sollte auch die laufenden Anforderungen an die Einhaltung der Mehrwertsteuer (VAT)-Vorschriften berücksichtigen, einschließlich Vorsteuerabzugsrechten, VAT-Erstattungen sowie inländischen und grenzüberschreitenden Transaktionen. getsix® unterstützt bei der Mehrwertsteuer (VAT) in Polen und Europa, einschließlich laufender VAT-Abrechnungen, VAT-Registrierung, Dokumentation und Meldepflichten.

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Was sollten Unternehmen zu VAT-Gruppen in Polen wissen?

Eine VAT-Gruppe kann mehr sein als eine administrative Vereinfachung. In der richtigen Struktur kann sie die mit konzerninternen Transaktionen verbundenen VAT-Kosten reduzieren oder Kapital freisetzen, das andernfalls in den getrennten VAT-Abrechnungen der einzelnen Unternehmen gebunden bliebe. Das bedeutet nicht, dass jede Unternehmensgruppe dieses Modell nutzen sollte. Die feste Mitgliedschaft, die Pflicht zur Aufrechterhaltung der gesetzlichen Verbindungen, die gesamtschuldnerische Haftung und die Auswirkungen auf die Vorsteuerabzugsrechte bedeuten, dass der Entscheidung eine Analyse des gesamten VAT-Abrechnungsmodells vorausgehen sollte.

Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen prüfen, wie sich ihre aktuelle Transaktionsstruktur auf die VAT-Abrechnungen auswirkt und welche steuerlichen Risiken sich aus einer möglichen Änderung des Abrechnungsmodells ergeben können. getsix® unterstützt Unternehmen bei der steuerlichen Analyse und den VAT-Abrechnungen in Polen. Kontaktieren Sie uns.

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