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Dokumentenautomatisierung (auch Dokumentenzusammenstellung genannt) ist die Entwicklung von Systemen und Arbeitsabläufen, die bei der Erstellung von elektronischen Dokumenten helfen. Dieses Verfahren wird in bestimmten Branchen zunehmend für die Zusammenstellung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Briefen eingesetzt. Systeme zur Automatisierung von Dokumenten können auch dazu verwendet werden, alle bedingten Texte, variablen Texte und Daten, die in einer Reihe von Dokumenten enthalten sind, zu automatisieren.
Vorteile des Outsourcings an getsix®
Die Automatisierung Ihrer Dokumente innerhalb Ihrer Organisation hat drei wesentliche Vorteile:
- Risikoreduzierung
- Verbesserte Compliance
- Effizienz im Betrieb
Die Auslagerung Ihrer Dokumentenautomatisierung an getsix® hilft Ihnen, mehr Kontrolle zu haben und den Zeitaufwand rund um Ihre Dokumente deutlich zu reduzieren.
Lassen Sie getsix® die Dateneingabe in Ihrem Unternehmen automatisieren und minimieren, den Zeitaufwand für das Korrekturlesen verringern und die mit menschlichen Fehlern verbundenen Risiken minimieren. Weitere Vorteile sind: Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Papierhandling, Laden von Dokumenten, Lagerung, Verteilung, Porto/Versand, Fax, Telefon, Arbeit und Abfall.
Dokumentenkontrolle
Wenn Sie sicherstellen, dass die in geschäftskritischen Dokumenten enthaltenen Informationen korrekt sind, trägt dies wesentlich zur Risikominimierung und zur Verbesserung der Compliance bei. getsix® kann selbst die komplexesten Dokumente in intelligente, interaktive Vorlagen umwandeln, die es den Dokumentenautoren ermöglichen, die Daten zu kontrollieren, die zum Ausfüllen und Generieren eines maßgeschneiderten Dokuments verwendet werden.
Zum Beispiel… Logistik, Lieferkettenmanagement oder Vertriebszentren
In diesen Bereichen werden viele Dokumente verwendet, z. B. Rechnungen, Packlisten, Listen mit beschädigter/zurückgegebener Ware, Import/Export und Lieferung, um nur einige zu nennen. Diese Dokumente sind in der Regel die Verträge zwischen dem Empfänger und dem Absender und daher für beide Parteien sehr wichtig. Die Handhabung von Dokumenten in Logistik-, Lieferkettenmanagement- und Vertriebszentren erfolgt in der Regel manuell oder halbautomatisch mit Hilfe von Barcodescannern.
Denken Sie auch an die internen Verträge mit Ihren Mitarbeitern und die externen Verträge, bei denen viele Abschnitte gleich sind. Wenn ein Abschnitt in allen Verträgen geändert werden muss, müssen Sie nicht Hunderte von Word-Dokumente ändern.
Wenn Sie getsix® mit der Automatisierung Ihrer Dokumente beauftragen, schützen Sie Ihre Privatsphäre und die Möglichkeit des Identitätsdiebstahls, was natürlich ein wichtiges Anliegen ist, vor allem angesichts der Zunahme des elektronischen Handels, des Internet-/Online-Shoppings, bei dem es wichtiger denn je ist, zu gewährleisten, dass jedes Mal das richtige Dokument mit der richtigen Bestellung oder Sendung verbunden ist.
SSie könnten mehrere Monate mit der Suche nach diesem Service verbringen, aber lassen Sie sich von getsix® versichern, dass es keine Lösung gibt, die so umfassend, benutzerfreundlich und erschwinglich ist wie unsere.
getsix® kann den Prozess Ihrer Dokumentation erfolgreich rationalisieren. Was derzeit umfangreiche Verfahren sind, die sehr anfällig für menschliche Fehler sind, kann in ein paar einfache Klicks umgewandelt werden. Das spart Ihren Mitarbeitern nicht nur viel Zeit, sondern verschafft Ihnen auch einen potenziellen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern, da getsix® die Dokumentation für Ihre Kunden schneller erstellen kann.
Greifbare Ergebnisse
Einmal implementiert, reduziert die getsix® Dokumentationsautomatisierung den Zeitaufwand für die Erstellung selbst der komplexesten Dokumente erheblich, was zu einer enormen Reduzierung der Personalzeit und der damit verbundenen Kosten pro erstelltem Dokument führt. Einige unserer Kunden erstellen nun Tausende von Dokumenten pro Monat mit 100%iger Genauigkeit und Konformität.
Darüber hinaus kann getsix® in Ihr anderes Geschäftssystem integriert werden, um eine effiziente Dokumentenautomatisierung in das Herzstück Ihrer CRM-, Dokumentenmanagement- oder anderen Geschäftsanwendungen zu integrieren.
