Archivierung und Suche von Dokumenten

/ Ausgelagertes Dokumenten-Management

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digital archivierten Dokumenten

Als eines der führenden Dokumentenmanagement-Unternehmen in Polen widmet sich getsix® der Sicherung Ihrer anspruchsvollen Datenkomponenten durch nahtloses Dokumentenmanagement in der Cloud oder vor Ort. Im Einklang mit Ihren digitalen Anforderungen und aktuellen Trends helfen wir unseren Kunden, ihre Produktivität zu steigern, während wir ihre Dokumente über verschiedene Plattformen und Geräte hinweg überwachen und verwalten.

Unverzichtbare Geschäftsdokumente wie Verträge, Briefe oder Projektdokumentationen können im Laufe der Zeit leicht ein beträchtliches Volumen erreichen und wertvollen und teuren Speicherplatz beanspruchen. Darüber hinaus kann die manuelle Suche nach wichtigen Daten ungeheuer viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Um Einrichtungskosten zu sparen, Arbeitszeiten zu verkürzen und Geschäftsprozesse erheblich zu beschleunigen, wandeln viele Unternehmen gedruckte Geschäftsdokumente in digitale Unterlagen um, die elektronisch archiviert, effizient verwaltet und leicht zugänglich gemacht werden können.

getsix® bietet eine Lösung für die Erfassung von Papierdokumenten und deren automatisierte Umwandlung in durchsuchbare digitale Datenbestände. Dies hilft Unternehmen, beliebige Mengen an Papierunterlagen schnell zu digitalisieren und sie für spätere elektronische Archivierungs- und Records-Management-Prozesse verfügbar zu machen. Durch das Scannen sämtlicher Korrespondenz, gedruckter Dateien oder gefaxter Briefe und deren Umwandlung in digitale Dokumente, z. B. MRC-komprimierte, durchsuchbare und indizierte PDFs oder PDA/A-Dateien, erhält Ihr Unternehmen elektronische Dateien, die das Aussehen der Papieroriginale beibehalten. Da diese Dateien klein sind, eignen sie sich für die Langzeitarchivierung mit hoher visueller Qualität. Dadurch sind sie auf verschiedenen elektronischen Geräten leicht lesbar, von entfernten Standorten aus leicht zugänglich und können zentral in digitalen Dokumentenarchiven, elektronischen Archiven oder in Dokumentenmanagementsystemen archiviert werden. Dieser schnelle, ortsunabhängige Zugriff auf digital gespeicherte Geschäftsdokumente (natürlich mit definierten Zugriffsrechten) sollte die internen Prozesse deutlich beschleunigen und die Produktivität eines Unternehmens steigern.

Vorteile der Nutzung von digitalisiertem Dokumentenarchiv und -suche

Zugriff auf Dokumente – ‚Jederzeit und überall‘

Ihre digitalen Dokumente können jederzeit elektronisch aus Ihrem Dokumentenarchiv abgerufen und schnell per E-Mail verteilt werden, wodurch das physische Kopieren oder die zeitaufwändige Weiterleitung von gedruckten Kopien entfällt.

Das richtige Dokument finden – schnell und einfach

Dokumente, die passende Schlagworte im Text oder entsprechende Informationen in den Metadaten enthalten, können von elektronischen Suchsystemen in Sekundenschnelle identifiziert und präsentiert werden. Ein mühsames manuelles Durchsuchen jeder einzelnen Seite nach passenden Informationen entfällt.

Gut organisierte Dokumentenverwaltung

Digitalisierte und indizierte Dokumente können in ein Dokumentenmanagementsystem exportiert und automatisch in einem entsprechenden digitalen Dokumentenarchiv abgelegt werden, wo ihre Verwendung nachverfolgt, dokumentiert und verwaltet werden kann.

Einfache Wiederverwendung von gedrucktem Text

Ursprünglich gedruckte Inhalte können in Microsoft® Word oder Excel® bearbeitet und wiederverwendet werden, wenn sie in bearbeitbaren Text umgewandelt werden. Diese Umwandlung von Papierdokumenten in bearbeitbare Formate erspart das Abtippen und Reproduzieren von Dokumenten.

Zuletzt aktualisiert: 13.01.2022

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