Scannen von Dokumenten – ausgelagert

Dokumentenscannen außer Haus – Scannen bei getsix® Services

Das Scannen von Dokumenten bietet für viele Unternehmen enorme Vorteile, da es die Speicherung und Sicherung einer großen Menge von Dokumenten in digitaler Form ermöglicht. Der Prozess des Scannens dieser Dokumente ist zeitaufwendig und erfordert die Aufmerksamkeit eines Spezialisten für Dokumenten-Imaging, um sicherzustellen, dass die Ausgabe von hoher Qualität ist. getsix® Services bietet Dokumenten-Imaging-Services, die diesen Prozess vereinfachen und eine kosteneffektive und rationalisierte Lösung für Ihre Anforderungen an das Scannen von Dokumenten liefern.

Das Scannen bei getsix® Services kann in Form eines einmaligen Projekts oder eines fortlaufenden Prozesses erfolgen. Bei einmaligen Projekten stellt der Kunde den getsix^® Services Scan-Centern an unseren Standorten die zu digitalisierenden Dokumente zur Verfügung und erhält nach dem Scannen die Dokumente in der gewünschten elektronischen Form.

Mit Scanning als fortlaufendem Prozess ermöglicht getsix® Services seinen Kunden, sich durch gezieltes Business Process Outsourcing (BPO) auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

getsix^® Services bietet effiziente digitale Scanservices, um den Zeit- und Kostenaufwand für diese mühsame Aufgabe drastisch zu reduzieren. Nach dem Scannen liefern wir die digitalisierte Ausgabe an die Kunden über ein sicheres File Transfer Protocol (FTP) oder per E-Mail, CD-R usw., je nach den Bedürfnissen des Kunden.

Unsere Scandienstleistungen umfassen:

• Dokumentenscannen;
• Scannen von Rechnungen;
• PDF-Scannen.

Optimieren Sie Ihre Prozesse durch Outsourcing von Scanning an getsix^® Services

Mit den Scan- und Indexierungsdiensten von getsix^® Services können Unternehmen die Menge an Papier, die sie aufbewahren, erheblich reduzieren und eine effektivere und bequemere Methode für den Zugriff auf Dokumente und das Abrufen von Informationen bieten. Ganz gleich, ob es sich um Bedienungsanleitungen, Unternehmenskonten, Mietverträge oder andere Daten handelt, unsere Scan-Experten erfassen, scannen, digitalisieren, indexieren, organisieren, archivieren und liefern Ihnen diese Informationen in der branchenweit besten Durchlaufzeit.

getsix^® Services Scan- und Indizierungsprozess:

• Inhalte in jedem Format werden gescannt;
• Diese Informationen werden in indizierte Datenbanken oder in die bereits vorhandenen Datenbanken des Kunden eingegeben;
• Informationen werden organisiert und kategorisiert;
• Die Daten werden auf vollständige Genauigkeit der Ausgabe überprüft;
• Nach Abschluss der Indizierung erhalten die Kunden organisierte, sortierte Informationen, die die Benutzerfreundlichkeit erhöhen, die Suche, den Zugriff und das Abrufen geschäftskritischer Informationen vereinfachen und den Bedarf an endlosen Papierdokumenten verringern.

Indem Sie diese mühsame Aufgabe an getsix^® Services auslagern, gewinnen Sie mehr Zeit, um Ihre Energie und Ressourcen auf die wichtigeren Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Unsere kosteneffizienten Scan- und Digitalisierungsdienste vereinfachen diese Back-Office-Aufgabe und verschaffen Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.

Rationalisiertes Scannen von Massendokumenten

getsix^® Services ist ein führendes Unternehmen für das Scannen von Massendokumenten und ist in der Lage, Dokumente verschiedener Größen, Formate und unter unterschiedlichen Bedingungen zu scannen und in ein digitales Format zu konvertieren. Wir beschriften und indexieren die Dokumente systematisch, um den Komfort für unsere Kunden zu erhöhen. Sobald unsere Massenscandienste die Dokumente in eine elektronische Form umgewandelt haben, wird der Zeitaufwand für das Auffinden und Abrufen von Dokumenten drastisch reduziert. Da alle Dokumente digital online verfügbar sind, können mehr Personen gleichzeitig an diesen Dokumenten arbeiten und sie analysieren, was die Effizienz Ihres Unternehmens spürbar erhöht.

getsix^® Services ist in der Lage, Output in einer Reihe verschiedener Formate zu liefern, darunter:

• PDF;
• TIFF;
• JPEG.

OCR (Optical Character Recognition) Scannen

getsix^® Services bieten auch die Möglichkeit, OCR-Scans durchzuführen. Beim OCR-Scannen werden Ihre Dokumente in ein elektronisches Format umgewandelt, das vollständig bearbeitbar und durchsuchbar ist. Wenn Ihre Dokumente in ein durchsuchbares Format umgewandelt worden sind, können Sie Ihre Informationen bequem bearbeiten, suchen, aktualisieren und speichern.

Als Unternehmen, das sich auf das Scannen von Dokumenten spezialisiert hat, kann getsix^® Services diese Aufgabe mit größerer Genauigkeit und Schnelligkeit erledigen, als wenn Sie das Scannen von Dokumenten intern durchführen würden. getsix^® Services ist nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt über strenge Sicherheitsverfahren auf allen Ebenen des Unternehmens, um die Sicherheit Ihrer wertvollen Informationen zu gewährleisten.

Dienstleistungen für das Scannen von Dokumenten

• Dokumente, die durch unsere ausgelagerte Poststellenverwaltung gesammelt werden, die eingehende Post und Faxe bearbeitet;
• Dokumente werden mit Barcodes eingecheckt;
• Akten werden zum Scannen vorbereitet, Heft- und Büroklammern werden entfernt;
• Das Büroteam digitalisiert Ihre Unterlagen;
• Die Bildqualität wird von zwei separaten Mitarbeitern überprüft;
• Digitale Indexierung abgeschlossen;
• Dokumente werden von unserem IT-Team in das gewünschte digitale Format ausgegeben;
• Kunden können wählen, ob die digitalen Bilder auf CD, DVD, Memory Stick oder in einem Online-Dokumentenmanagementsystem ausgegeben werden sollen;
• Akten können entweder zurückgegeben, in unserem sicheren Archiv aufbewahrt oder sicher vernichtet werden.

Scannen in Sharepoint

getsix^® Services scannen, klassifizieren und indizieren automatisch Ihre Dokumente in SharePoint, das in Ihren Räumlichkeiten installiert ist, oder in Ihrem gehosteten Microsoft Office 365 oder SharePoint Online

Seit der Veröffentlichung von Microsoft SharePoint hat die Akzeptanz dieser Technologie in Unternehmen aller Größenordnungen stark zugenommen. In der Vergangenheit wurde SharePoint vor allem als Intranetlösung für die gemeinsame Nutzung von MS Office-Dokumenten durch die Mitarbeiter gesehen, aber die neuen Funktionen in SharePoint 2013 haben es in den Bereich der Dokumentenverwaltung und des Enterprise Content Management (ECM) verschoben. Viele Unternehmen erkennen nun, dass sie auch ihre papierbasierten Dokumente innerhalb desselben Systems speichern und verwalten müssen.

In diesem Fall ist unser Service gefragt. Unser Scanservice ist die Antwort, denn er bietet kostengünstige, benutzerfreundliche Lösungen zum Scannen und Indizieren von Papierdokumenten.

getsix^® Service bietet die nötige Leistung und Flexibilität, um alle Arten von Papierdokumenten – Formulare, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz – zu erfassen und mit OCR zu versehen und sie direkt in SharePoint zu übertragen, vollständig indiziert und in den richtigen Dokumentenbibliotheken. Die Software kann im unbeaufsichtigten Modus ausgeführt werden und importiert und indiziert automatisch Bilder, die von MFPs oder anderen Netzwerkscannern in einen Netzwerkordner gescannt wurden. Um Benutzern die Möglichkeit zu geben, kritischere Daten vor dem Export nach SharePoint zu überprüfen oder zu korrigieren, kann das Programm auch im beaufsichtigten Modus ausgeführt werden.

PDF-Scandienstleistungen

Die Konvertierung Ihrer Dokumente in das PDF-Format ist außerordentlich praktisch, da PDF das am weitesten verbreitete elektronische Format ist, das in allen Branchen verwendet wird. getsix^® Services bietet kostengünstiges PDF-Scannen, um Sie bei der nahtlosen Übertragung einer Vielzahl von Dokumenten in PDF-Dateien zu unterstützen. Sobald Informationen in einer PDF-Datei vorliegen, ist es viel einfacher, auf Daten zuzugreifen, sie zu suchen und zu verteilen.

getsix^® Services setzt modernste Scangeräte und Verarbeitungssoftware ein, um PDF-Konvertierungen von höchster Qualität und Genauigkeit zu gewährleisten. Unser engagiertes Qualitätssicherungsteam prüft die Dokumente sorgfältig, bevor wir sie an den Kunden zurücksenden, um die Qualität unserer PDF-Scandienstleistungen zu gewährleisten.

Dank unserer Erfahrung ist getsix^® Services in der Lage, unsere PDF-Scandienstleistungen an die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden anzupassen.

Unsere PDF-Scandienstleistungen umfassen:

PDF Searchable Image

In diesem PDF-Format wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form angezeigt. Außerdem wird eine OCR durchgeführt, damit Sie die Dokumente durchsuchen und die gewünschten Informationen leicht auffinden können. Der in diesem Format dargestellte Text kann nicht bearbeitet werden.

PDF-formatierter Text und Grafiken

Die Informationen werden direkt aus gescannten Papierdokumenten angezeigt. Dieses Dateiformat ist vollständig bearbeitbar und wird häufig verwendet, wenn die Größe eine Rolle spielt, wie z. B. bei webbasierten Abfragen.

Nur PDF-Bild

Gescannte Dokumente werden im PDF-Format zur Verfügung gestellt, sind aber nicht durchsuchbar oder bearbeitbar.

Aktenzugänglichkeit

Wenn es um das Scannen von Dokumenten geht, wenden sich Unternehmen, die ihre Handhabung und Produktivität verbessern wollen, an getsix^® für umfassende und bequeme Lösungen. Wir können Ihre Anforderungen mit einem vollständig textdurchsuchbaren, indizierten Dokumentensystem – Microsoft SharePoint – erfüllen, das wir unser “Kunden-Extranet” nennen und das wir für Sie auf SaaS-Basis hosten. Der Zugriff auf Ihre gescannten Dokumente erfolgt über ein einfaches, webbrowserbasiertes System, das für eine beliebige Anzahl von Benutzern, die Sie autorisieren möchten, eingerichtet ist. Jedes Dokument verfügt über ein Prüfprotokoll und kann versionskontrolliert, freigegeben, mit Anmerkungen versehen oder gegebenenfalls geschwärzt werden.

Lagerraum und Kosten

Archive beanspruchen viel Platz, der nach Abschluss der Digitalisierung für profitablere Zwecke genutzt werden kann. Unternehmen, die ihre Akten und Archive von getsix^® Services digitalisieren lassen, haben ganze Stockwerke an Bürofläche freigemacht. Wir können Ihre Dokumente in unserem sicheren, cloudbasierten Microsoft SharePoint-Repository speichern, wo sie über Check-in/Check-out-Funktionen von jedem beliebigen Standort aus oder in Ihrer von Microsoft gehosteten Microsoft Office 365- oder Microsoft SharePoint Online-Umgebung abgerufen werden können.

Abgesehen davon, dass sie viel Platz benötigen, kann der Unterhalt von Archiven teuer sein, vor allem, wenn besondere Handhabungs- oder Klimabedingungen für die Aufbewahrung erforderlich sind. Wenn Sie die laufenden jährlichen Kosten pro Quadratmeter Ihres Papierdokumentenlagers mit den wahrscheinlichen Projektkosten eines Back-File-Scanning-Projekts mit getsix^® Services vergleichen, kommen Sie vielleicht zu dem Schluss, dass der Komfort und die Zeitersparnis das Budget mehr als rechtfertigen.

Mit der neuesten Kofax-Software für das Scannen von Dokumenten scannen wir große Mengen von nahezu jedem Dokument:

• Kundenaufträge, Bestellungen und Rechnungen
• Rückmeldekarten, Umfragen und Fragebögen
• Antrags- und Anmeldeformulare, Formulare für Versicherungsansprüche
• Urkunden und Übertragungsurkunden
• Stundenzettel, Lebensläufe und Mitarbeiterunterlagen
• Schecks, Fahrkarten und Quittungen
• Liefernachweise, Konnossemente, Wareneingangsscheine

Qualität und Effizienz

Dank mehrerer abgeschlossener Scanprojekte verfügt getsix^® über einen großen Erfahrungsschatz bei der Digitalisierung und Indexierung von Papierarchiven unterschiedlicher Art und Größe. Diese Grundlage sichert den Kunden eine professionelle Unterstützung bei der Definition der optimalen Scanparameter (z.B. Auflösung, Dateiformate, Indizierung, Ausgabeformate) sowie die Garantie, dass das Scannen innerhalb des vereinbarten Projektzeitrahmens äußerst effizient und in hoher Qualität durchgeführt wird.

Mit den getsix^®-Scandienstleistungen profitieren die Kunden von einer sicheren und zeitnahen Digitalisierung der Dokumente sowie einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis. Investitionskosten für Infrastrukturen und Personal können vermieden werden, die Kosten richten sich nach der tatsächlichen Menge der Dokumente. Qualifizierte Mitarbeiter, laufende Qualitätskontrollen mit entsprechendem Reporting und die Nutzung modernster Infrastruktur runden die getsix^®-Scandienstleistungen ab.

getsix^® Services nutzen die Kofax VirtualRescan (VRS) Technologie:

Beim Scannen von Dokumenten ist die Qualität der gescannten Bilder nicht immer optimal: Manche Bilder sind unscharf, zu hell oder zu dunkel, schief oder fast unlesbar. Dank Kofax VRS ist es nicht mehr notwendig, den Scanner einzurichten und die Dokumente immer wieder neu zu scannen, um ein gutes Bild zu erhalten.

Kofax VRS fungiert als elektronischer Kontrollpunkt für gescannte Dokumente: Während die Bilder verarbeitet werden, führt VRS verschiedene Kontrollen an jedem Bild durch. VRS prüft die Bilder auf Klarheit, Kontrast, Schärfe und Ausrichtung. Jede Anomalie wird von VRS sofort korrigiert, um die bestmöglich lesbaren Bilder zu erzeugen.

Außerdem ist die Dateigröße der erzeugten Bilder kleiner als ohne VRS.

Die Vorteile von VRS auf einen Blick:

• Perfekte Qualität, oft sogar besser als das Original;
• Automatisches Drehen der Seiten;
• Scannen von gemischten Dokumentenstapeln in Farbe und Schwarz-Weiß ist möglich;
• Glättet den Hintergrund und erstellt kompakte Dateien;
• Entfernt leere Seiten automatisch.

Entdecken Sie, wie getsix^® Services Ihre Scananforderungen rationalisieren können, bitte kontaktieren Sie uns noch heute.

Vorteile der Auslagerung von Dokumenten-Scandiensten an getsix^®

• Wenn Ihre Dokumente in einem elektronischen Format vorliegen, wird die Zeit, die für die Identifizierung und Extraktion von Informationen benötigt wird, erheblich reduziert – was die Effizienz Ihres Unternehmens steigert;
• Bei getsix^® Services bieten wir unseren Kunden mehrsprachige Unterstützung und pflegen eine konsistente Kommunikation, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden in vollem Umfang berücksichtigt werden;
• Mit einer hochmodernen Infrastruktur und einem hochqualifizierten Team sind wir in der Lage, das Scannen von Unterlagen zu unglaublich niedrigen Kosten durchzuführen und dabei die höchste Qualität zu gewährleisten;
• Die neueste Kofax-Software zum Scannen von Dokumenten. Mit dem getsix^® Dokumentenscanservice profitieren Unternehmen von der branchenführenden Kofax Dokumentenscansoftware, die das Stapelscannen mehrseitiger Dokumente und Formulare in großem Umfang ermöglicht. Die Kofax Capture-Software umfasst die patentierte VRS-Technologie, die die Bildkorrektur von Dokumenten automatisiert, um die Produktivität erheblich zu steigern und hervorragende Ergebnisse bei OCR- und Datenextraktionsvorgängen zu erzielen.